Перший рахунок - від реєстрації до надсилання
Після реєстрації в NiemieckaFaktura ви заповнюєте дані компанії, додаєте контрагента, створюєте рахунок у майстрі з 4 кроків і фіналізуєте його кнопкою Фіналізувати зараз. Клієнту надсилайте фіналізований рахунок - PDF чернетки має напис ENTWURF / VORSCHAU, а надсилання однієї чернетки електронною поштою із застосунку спершу її фіналізує. Система автоматично генерує ZUGFeRD 2.3 - гібридний PDF із вбудованим XML, формат е-рахунку, який використовують в обігу B2B у Німеччині.
- 1
Зареєструйте обліковий запис
Перейдіть на сторінку реєстрації та створіть обліковий запис за допомогою адреси електронної пошти. Після реєстрації ви отримаєте повноцінний 14-денний пробний період без потреби вказувати банківську картку - ви маєте доступ до всіх функцій Premium.
Після реєстрації перевірте поштову скриньку - ми надсилаємо вітальний лист зі списком перших кроків.
- 2
Заповніть дані компанії
Перейдіть до розділу Компанія та логотип у бічному меню. Заповніть обов’язкові поля: назву компанії, адресу, Steuernummer та (за наявності) USt-IdNr. Ці дані з’являтимуться на кожному вашому рахунку. На рахунку має бути Steuernummer або USt-IdNr. (§14 Abs. 4 Nr. 2 UStG вимагає одного з них). Вигляд рахунку (один із 4 шаблонів, 5 шрифтів, колір акценту, логотип ліворуч, по центру або праворуч) ви змінюєте на екрані Конструктор PDF-шаблонів - від тарифу Professional (у браузері Налаштування → Рахунки → Конструктор PDF-шаблонів, на Android Налаштування → Рахунки та документи → Шаблони PDF). У тарифі Premium є також екран Візуальний редактор рахунку: у браузері (Налаштування → Рахунки → Візуальний редактор рахунку) ви налаштовуєте розташування блоків рахунку й вибираєте один із 8 готових пресетів, а на Android (Налаштування → Рахунки та документи → Візуальний редактор рахунку) вибираєте один із готових пресетів. У тарифі Starter рахунок має стандартний вигляд.
Якщо ви Kleinunternehmer (§19 UStG), у розділі Податкові дані позначте поле Виставляю рахунки без ПДВ (Kleinunternehmer §19 UStG) - система автоматично додасть на рахунки потрібне застереження.
- 3
Додайте першого контрагента
У меню виберіть Контрагенти → Додати контрагента. Заповніть назву компанії, адресу та контактну електронну пошту. Поля VAT ID необов’язкові для внутрішнього B2B; для Reverse Charge §13b або надсилання XRechnung вони стають обов’язковими.
- 4
Виставте рахунок (майстер із 4 кроків)
Натисніть Виставити рахунок у верхньому лівому куті. Майстер проведе вас через 4 кроки: (1) вибір контрагента, (2) основні дані рахунку (дата виставлення, термін оплати), (3) позиції рахунку, (4) підсумок. На кожному кроці ви можете повернутися назад і змінити дані - чернетка зберігається автоматично кожні 5 секунд, тож введена інформація не загубиться.
Якщо ви перервете виставлення рахунку й закриєте застосунок, після повернення в тому самому браузері ви побачите на Панелі банер У вас є незавершений рахунок з кнопкою Продовжити - введені дані зберігаються протягом 30 днів.
- 5
Фіналізуйте та завантажте PDF
Перевіривши підсумок, натисніть Зберегти - рахунок збережеться як чернетка. У вікні Готово - чернетку збережено натисніть Фіналізувати зараз (або пізніше Фіналізувати біля чернетки у списку рахунків - на комп’ютері в рядку списку це значок щита), позначте підтвердження і натисніть Фіналізувати й заархівувати. PDF чернетки має напис ENTWURF / VORSCHAU, який зникає після фіналізації. Система автоматично згенерує файл у форматі ZUGFeRD 2.3 - це PDF із вбудованим XML-файлом, що відповідає нормі EN 16931. Від цього моменту застосунок не дозволяє змінити зміст рахунку (GoBD вимагають, щоб його початковий зміст і далі можна було встановити, §146 Abs. 4 AO) - помилку ви виправите коригувальним рахунком (корекцією) або сторно. Завантажте готовий файл на диск кнопкою PDF або надішліть його контрагенту електронною поштою безпосередньо із застосунку.
Після фіналізації ви ще можете позначити рахунок як оплачений або прострочений, але вміст рахунку (суми, позиції, дані) вже не зміните. Якщо ви помітите помилку у виставленому рахунку, виставте коригувальний рахунок (корекцію) - не намагайтеся редагувати оригінальний рахунок.
Що ви отримуєте автоматично
Кожен рахунок, виставлений у NiemieckaFaktura, є:
- Таким, що має поля для обов’язкових елементів §14 UStG - зокрема номер, дата, сторони, позиції, ПДВ, Bruttobetrag
- ZUGFeRD 2.3 - гібридний формат е-рахунку для B2B (докладніше в статті ZUGFeRD - що це таке)
- Незмінним після фіналізації (підтримка GoBD) - застосунок уже не дає його редагувати, а хеш SHA-256, записаний під час фіналізації, дає змогу перевірити, чи не змінився його зміст; рахунок зберігається 8 років (§257 HGB)
- Послідовно пронумерованим - номер послідовний і унікальний (присвоюється один раз)
Найчастіші запитання
Чи можу я редагувати рахунок після надсилання? Ні - фіналізований рахунок застосунок не дозволяє редагувати (GoBD вимагають, щоб його початковий зміст і далі можна було встановити, §146 Abs. 4 AO). Замість редагування виставте коригувальний рахунок (корекцію) або сторно.
Як налаштувати власну нумерацію (наприклад, префікс «FV»)?
За замовчуванням кожен тип має власний шаблон (наприклад, Rechnung R/2026/001, Bau Rechnung 2026/001). У розділі Налаштування → Рахунки ви додасте префікс компанії для типу Bau Rechnung («FV/2026/001») і зміните шаблони типів (наприклад, коригування KR/2026/001) - докладніше в посібнику Власна нумерація рахунків.
Чи достатньо звичайного PDF в B2B-обігу в Німеччині? Звичайний PDF не є е-рахунком (e-Rechnung) у розумінні нових німецьких приписів - це так звана sonstige Rechnung (зображення рахунку без структурованого XML). Від 1 січня 2025 року кожна B2B-компанія в Німеччині повинна вміти приймати е-рахунки, а обов’язок їх виставлення в B2B-операціях між компаніями з місцезнаходженням або постійним представництвом у Німеччині набуває чинності поетапно (з 2027 року для компаній з оборотом понад 800 000 € за 2026 рік, з 2028 року для решти; малі підприємства за §19 UStG від нього звільнені). У перехідний період звичайний PDF за згодою отримувача подекуди ще допустимий, але цільовим стандартом у B2B є структуровані рахунки, як-от ZUGFeRD чи XRechnung. Під час фіналізації NiemieckaFaktura зберігає рахунок у форматі ZUGFeRD 2.3 (PDF/A-3 із вбудованим XML за нормою EN 16931, профіль COMFORT), а коли на рахунку є Leitweg-ID, застосунок створює XML у профілі XRechnung 3.0. За зміст рахунків відповідаєте ви як підприємець - чи і з якого часу обов’язок виставлення е-рахунків стосується вашої компанії, уточніть у податкового консультанта (Steuerberater).