Як виставити рахунок у Німеччині — повний посібник для підприємців

Ведення бізнесу в Німеччині відкриває перед підприємцями величезні можливості. Німецький будівельний ринок, ринок послуг і торгівлі — одні з найбільших у Європі. Однак виставлення рахунків у Німеччині підпорядковується власним, чітко визначеним правилам. Помилка в рахунку може означати не лише затримку оплати, а й податкові наслідки — Finanzamt (німецька податкова служба) відомий своєю прискіпливістю.

У цьому посібнику ми крок за кроком пояснюємо, як правильно виставити рахунок відповідно до німецького податкового права. Розглядаємо обовʼязкові реквізити рахунка згідно з §14 UStG, правила архівування GoBD, нові норми щодо електронних рахунків (e-Rechnung), які діють з 2025 року, а також практичні поради щодо термінів оплати та Skonto.

Податкові обовʼязки в Німеччині — з чого почати

Steuernummer — ваш податковий номер

Кожна компанія, яка веде діяльність у Німеччині, повинна мати Steuernummer (податковий номер), що його надає відповідний Finanzamt. Це базовий податковий ідентифікатор, який має бути зазначений на кожному виставленому рахунку. Цей номер ви отримуєте автоматично після реєстрації підприємницької діяльності (Gewerbeanmeldung) або після подання податкового опитувальника (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung).

Юрисдикція Finanzamt залежить від місцезнаходження вашої компанії в Німеччині. Якщо ви ведете будівельну фірму із зареєстрованим офісом у Берліні, то берлінський Finanzamt надасть вам Steuernummer. Процес реєстрації триває зазвичай від 2 до 6 тижнів, хоча на практиці буває й довшим. Варто подати заяву завчасно, щоб мати змогу виставляти рахунки з першого дня діяльності.

USt-IdNr — номер VAT для внутрішньоєвропейських операцій

USt-IdNr (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) — це німецький ідентифікаційний номер платника ПДВ. Він необхідний для внутрішньоєвропейських операцій, наприклад, коли ви надаєте послуги компанії з Польщі чи іншої країни ЄС. Цей номер можна перевірити в системі VIES (VAT Information Exchange System), яку веде Європейська Комісія — перевірка контрагента у VIES є хорошою практикою, що захищає вас від проблем із відрахуванням ПДВ.

USt-IdNr ви запитуєте безпосередньо в Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Він може замінити Steuernummer на рахунку — у документі має бути зазначено щонайменше одне з цих двох позначень. Памʼятайте, однак, що USt-IdNr не надається компаніям, які користуються звільненням для малих підприємців (Kleinunternehmerregelung, §19 UStG).

Реєстрація у Finanzamt

Реєстрація у Finanzamt — це перший формальний крок. Після подання Fragebogen zur steuerlichen Erfassung служба аналізує профіль вашої діяльності, прогнозовані доходи та правову форму компанії. На підставі цих даних вам призначають відповідний податковий режим — чи будете ви звітувати з ПДВ щомісяця, чи щокварталу, а також чи маєте право на Kleinunternehmerregelung.

Для підприємців, які відкривають фірму в Німеччині, часто ключовою є допомога Steuerberater (податкового консультанта). Консультант не лише допоможе з реєстрацією, а й подбає про правильне налаштування нумерації рахунків та системи бухгалтерського обліку від самого початку.

Обовʼязкові реквізити рахунка згідно з §14 UStG — повний чек-лист

Німецьке податкове право у §14 UStG (Umsatzsteuergesetz — закон про податок з обороту) точно визначає, які елементи має містити правильний рахунок. Відсутність будь-якого з них може призвести до того, що отримувач не зможе відрахувати ПДВ (Vorsteuerabzug), а ви можете отримати вимогу про виправлення.

Дані продавця та покупця

Рахунок повинен містити повну назву та адресу продавця (Rechnungssteller) і повну назву та адресу покупця (Rechnungsempfänger). Скорочення назви компанії або самого лише номера клієнта недостатньо. Адреса має бути повною — вулиця, номер, поштовий індекс, місто. У випадку товариств зазначають також правову форму (GmbH, UG, GbR тощо).

Крім того, на рахунку має бути зазначено Steuernummer або USt-IdNr продавця. Це одна з найпоширеніших помилок — відсутність цього елемента автоматично дискваліфікує рахунок з погляду Vorsteuerabzug.

Дати та номер рахунка

Дата виставлення (Rechnungsdatum) має бути однозначно зазначена в документі. Не менш важливою є дата постачання або послуги (Lieferdatum або Leistungszeitraum). Якщо ви продаєте товар, зазначаєте дату постачання. Якщо надаєте послугу, зазначаєте період виконання послуги (наприклад, «01.01.2026 – 31.01.2026»).

Номер рахунка (Rechnungsnummer) має бути послідовним і без пропусків (fortlaufende Rechnungsnummer). Це вимога GoBD — якщо ви виставите рахунок № 2026/001, наступний має бути 2026/002, а не 2026/005. Пропуски в нумерації викликають підозри Finanzamt і можуть призвести до податкової перевірки. Дозволені різні схеми нумерації (наприклад, із префіксом контрагента чи типу рахунка), але в межах однієї послідовності номери мають іти по порядку.

Опис послуги, суми та податок

Опис послуги або товару має містити вид і кількість (Menge und Art). Загального формулювання «будівельні послуги» недостатньо — опис повинен бути настільки детальним, щоб податкова служба могла ідентифікувати, чого стосується операція. Наприклад: «Фарбування внутрішніх стін, 3-кімнатна квартира, Berliner Str. 15, 60 м²».

На рахунку мають бути зазначені:

Сума нетто (Nettobetrag) — сума до податку
Ставка ПДВ і сума ПДВ (Steuersatz und Steuerbetrag) — стандартна ставка становить 19%, знижена — 7%
Сума брутто (Bruttobetrag) — кінцева сума до сплати

Примітки про податкові звільнення

У певних випадках рахунок має містити відповідну примітку (Hinweis):

§13b UStG (Reverse Charge / Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers) — коли саме покупець зобовʼязаний сплатити ПДВ. Це стосується, зокрема, багатьох будівельних послуг, що надаються між компаніями. На рахунку ви зазначаєте суму нетто зі ставкою 0% і додаєте примітку: «Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gem. §13b UStG».
§19 UStG (Kleinunternehmerregelung) — якщо ви користуєтеся звільненням для малих підприємців (оборот нетто менш ніж 25.000 € на рік; від JStG 2024), ви не нараховуєте ПДВ і додаєте примітку: «Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet».

Повний чек-лист реквізитів рахунка

Повна назва та адреса продавця
Повна назва та адреса покупця
Steuernummer або USt-IdNr продавця
Дата виставлення (Rechnungsdatum)
Номер рахунка — послідовний, без пропусків
Опис послуги/товару — вид і кількість (Menge und Art)
Дата постачання/послуги (Leistungszeitraum або Lieferdatum)
Сума нетто (Nettobetrag)
Ставка ПДВ і сума ПДВ (Steuersatz und Steuerbetrag)
Сума брутто (Bruttobetrag)
За потреби Hinweis про звільнення: §13b UStG, §19 UStG

Терміни оплати та Skonto

Стандартні терміни оплати (Zahlungsziel)

У Німеччині стандартний термін оплати становить від 14 до 30 днів від дати виставлення рахунка. Цей термін має бути чітко зазначений на рахунку — формулювання «Zahlbar innerhalb von 14 Tagen» (Оплатити протягом 14 днів) є поширеною практикою. Якщо ви не зазначите термін на рахунку, застосовується законодавчо встановлений термін 30 днів згідно з §286 BGB.

Варто знати, що в будівельній галузі (Baugewerbe) терміни оплати бувають довшими й часто узгоджуються індивідуально в договорі. Попри це, зазначення конкретного терміну на рахунку є ключовим — воно полегшує можливе стягнення заборгованості.

Skonto — знижка за швидку оплату

Skonto (знижка за дострокову оплату) — популярна практика в німецькому діловому обороті. Типове формулювання звучить так: «Bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen gewähren wir 2% Skonto» (За оплати протягом 10 днів надаємо знижку 2%). Skonto заохочує контрагентів швидко оплачувати рахунки, що покращує вашу фінансову ліквідність.

На рахунку ви маєте чітко вказати умови Skonto — відсоток знижки та термін, протягом якого має надійти оплата, щоб знижка діяла. Skonto є необовʼязковим, але дуже цінується німецькими контрагентами. Багато з них автоматично віднімають Skonto, якщо воно зазначене на рахунку, навіть якщо платять після закінчення терміну, — тому варто стежити за надходженнями.

Zuschlag і Rabatt — доплати та знижки на рівні позиції рахунка

Окрім Skonto (знижки за своєчасну оплату), на будівельних рахунках часто трапляються Zuschlag (доплата/надбавка) і Rabatt (позиційна знижка) — безпосередньо на рівні окремої позиції рахунка.

Zuschlag — це відсоткова надбавка, що додається до ціни одиниці позиції. Типові застосування:

Робота у вихідні чи святкові дні (Wochenend-/Feiertagszuschlag)
Робота в небезпечних умовах (Gefahrenzuschlag)
Понаднормова робота (Überstundenzuschlag)
Надбавка за термінове замовлення (Eilzuschlag)

Rabatt — це відсоткова знижка, що надається на конкретну позицію. Вона може випливати з:

Рамкового договору з контрагентом (Rahmenvertragsrabatt)
Кількісної знижки (Mengenrabatt)
Проєктних перемовин

Формула обчислення суми нетто позиції: Ціна × Кількість × (1 + Zuschlag%) × (1 − Rabatt%). Zuschlag і Rabatt мають бути чітко виокремлені на рахунку — окремі стовпці в таблиці позицій полегшують перевірку контрагентом і бухгалтерією.

Після терміну — відсотки та Mahnung

Після закінчення терміну оплати ви маєте право на нарахування відсотків за прострочення (Verzugszinsen). Для операцій B2B відсотки становлять наразі базову ставку ЄЦБ + 9 процентних пунктів (§288 BGB). Перед нарахуванням відсотків зазвичай надсилають вимогу про оплату (Mahnung) — спершу Zahlungserinnerung, потім 1. Mahnung, 2. Mahnung, а зрештою попередження про стягнення.

Системний моніторинг оплат і своєчасне надсилання нагадувань — ключ до підтримання фінансової ліквідності, особливо коли ви працюєте з багатьма контрагентами одночасно.

Архівування та GoBD — як зберігати рахунки

Що таке GoBD?

GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) — це звід правил, що регулюють ведення та зберігання бухгалтерської документації в електронній формі. Вони стосуються всіх компаній у Німеччині — незалежно від розміру. Чинна редакція GoBD ґрунтується на BMF-Schreiben від 28.11.2019, зі змінами від 11.03.2024.

GoBD вимагають, щоб бухгалтерські документи (зокрема рахунки) зберігалися в незмінному та відтворюваному вигляді (revisionssichere Archivierung). Це означає, що раз виставлений і заведений у бухгалтерію рахунок не можна змінювати — усі виправлення мають здійснюватися через окремі коригувальні документи (Stornorechnung або Rechnungskorrektur). Цілісність документа забезпечується за допомогою хешу SHA-256. Детальний розгляд правил архівування ви знайдете в нашому посібнику GoBD — архівування рахунків у Німеччині.

Новий термін зберігання — 8 років від 2025 року

Увага — важлива зміна в законодавстві! Від 01.01.2025 обовʼязковий термін архівування рахунків становить 8 років, а не 10 років, як раніше. Цю зміну запроваджено на підставі BEG IV (Bürokratieentlastungsgesetz IV — четвертий закон про дебюрократизацію), і вона стосується §147 Abs. 1 Nr. 4 AO (Abgabenordnung).

Скорочення терміну архівування з 10 до 8 років стосується рахунків (Rechnungen) і повʼязаних бухгалтерських документів. Натомість бухгалтерські книги (Bücher) і річні звіти (Jahresabschlüsse) надалі підлягають 10-річному терміну зберігання згідно з §257 Abs. 1 Nr. 1 HGB (Handelsgesetzbuch).

На практиці це означає, що рахунок, виставлений у 2026 році, має зберігатися до кінця 2034 року. Протягом усього цього періоду ви маєте забезпечити доступ до документа в незмінному вигляді.

Технічні вимоги GoBD

GoBD ставлять конкретні технічні вимоги до системи архівування:

Незмінність документа — після внесення в бухгалтерію рахунок не можна редагувати
Хеш SHA-256 — криптографічна контрольна сума, що забезпечує цілісність файлу
Журнал ревізій (Audit Trail) — кожна зміна статусу документа має бути зафіксована
Доступ на вимогу — Finanzamt може вимагати ознайомлення з електронною документацією під час перевірки (GDPdU/GoBD-Zugriff)
Читабельність протягом усього терміну зберігання — формат файлу має залишатися читабельним упродовж усього обовʼязкового періоду архівування

Для підприємців, які звикли до польської системи бухгалтерського обліку, німецькі вимоги GoBD можуть спершу здаватися складними. Ключовим є вибір програмного забезпечення для виставлення рахунків, яке автоматично відповідає цим вимогам — ручне керування хешами та журналом ревізій практично неможливе.

e-Rechnung від 2025 — нова ера електронних рахунків

Empfangspflicht — обовʼязок приймати e-рахунки

Від 01.01.2025 у Німеччині діє Empfangspflicht — кожен підприємець повинен мати змогу прийняти рахунок в електронному форматі (e-Rechnung). Це фундаментальна зміна, запроваджена Wachstumschancengesetz (закон про можливості зростання), яка вносить зміни до §14 UStG.

Це ще не означає обовʼязку виставляти e-рахунки — але з початку 2025 року ви маєте мати технічну інфраструктуру для їх приймання. На практиці це означає, що якщо ваш контрагент надішле вам рахунок у форматі ZUGFeRD або XRechnung, ви повинні його прийняти й правильно завести в бухгалтерію.

Перехідний період 2025–2027

У 2025–2026 роках діє перехідний період. У цей час:

Паперові рахунки та рахунки у форматі PDF (без структури XML) усе ще дозволені, за умови згоди отримувача
E-рахунки у форматах ZUGFeRD або XRechnung приймаються без жодних додаткових умов

Від 2027 року паперові рахунки ще будуть дозволені, але лише для компаній з оборотом менш ніж 800.000 € на рік. Компанії, що перевищують цей поріг, муситимуть виставляти e-рахунки.

Від 01.01.2028 набуває чинності повний обовʼязок виставляти e-рахунки в обороті B2B (між підприємцями). Усі рахунки B2B муситимуть виставлятися у структурованому електронному форматі.

Формати e-рахунків

У Німеччині приймаються два основні формати e-рахунків:

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) — рахунок у форматі PDF із вбудованим файлом XML. Візуально він виглядає як звичайний PDF, але містить машиночитану структуру даних. Чинний стандарт — ZUGFeRD 2.3, профіль COMFORT, відповідає нормі EN16931.
XRechnung — суто формат XML без візуального шару PDF. Застосовується переважно у відносинах з державними органами, але приймається також у приватному обороті B2B.

Для підприємців ZUGFeRD зазвичай зручніший — контрагент бачить читабельний рахунок PDF, а бухгалтерська система автоматично імпортує дані з вбудованого XML. Це рішення поєднує традиційну читабельність із сучасними вимогами e-Rechnung. Більше про формати та профілі ZUGFeRD ви знайдете в статті ZUGFeRD — що це таке і навіщо вам e-Rechnung.

Практичні поради щодо e-Rechnung

Підготовку до e-Rechnung варто розпочати якнайшвидше. Ось практичні кроки:

Переконайтеся, що ваше програмне забезпечення для виставлення рахунків генерує рахунки у форматі ZUGFeRD 2.3 або XRechnung
Підготуйте поштову скриньку чи систему для приймання e-рахунків від контрагентів
Повідомте своїх контрагентів, що ви готові приймати e-рахунки
Перевірте, чи ваш Steuerberater (податковий консультант) приймає e-рахунки у своїй бухгалтерській системі

Специфічні податкові сценарії для підприємців

Reverse Charge — Steuerschuldnerschaft (§13b UStG)

Якщо ви підприємець, який надає будівельні послуги німецькій компанії, з великою ймовірністю ви застосовуєте Reverse Charge (зворотне нарахування). За цим механізмом саме покупець (німецький контрагент) сплачує ПДВ, а ви виставляєте рахунок зі ставкою 0% і приміткою про §13b UStG.

На рахунку Reverse Charge ви зазначаєте суму нетто, ставку ПДВ 0%, суму ПДВ 0,00 € і обовʼязкову примітку: «Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gem. §13b UStG». Ви також маєте вказати свій USt-IdNr та USt-IdNr покупця.

Bauabzugsteuer — будівельний податок (§48b EStG)

У будівельній галузі існує додатковий механізм — Bauabzugsteuer (податок на будівельні послуги в розмірі 15%). Замовник зобовʼязаний утримати 15% суми з рахунка й перерахувати їх до Finanzamt, якщо тільки субпідрядник не має Freistellungsbescheinigung (свідоцтво про звільнення від Bauabzugsteuer).

Наявність чинного Freistellungsbescheinigung є ключовою для будівельних фірм у Німеччині. Без нього ваш контрагент утримуватиме 15% з кожного рахунка. Свідоцтво видає Finanzamt, і воно має визначений термін дії — варто стежити за датою закінчення.

Kleinunternehmerregelung — звільнення для малих фірм (§19 UStG)

Якщо ваш оборот нетто не перевищив 25.000 € за попередній рік і не перевищить 100.000 € у поточному році (нові ліміти від JStG 2024, чинні від 01.01.2025), ви можете скористатися Kleinunternehmerregelung (звільнення від ПДВ для малих підприємців). У цьому випадку ви не нараховуєте ПДВ на рахунках, але й не відраховуєте ПДВ із покупок.

На рахунку ви додаєте примітку: «Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet». Памʼятайте — як Kleinunternehmer ви не можете отримати USt-IdNr і не виставляєте рахунки з виділеним ПДВ. Більше про чинні ліміти й правила ви знайдете в статті Kleinunternehmerregelung — §19 UStG від 2025 року.

Як NiemieckaFaktura спрощує виставлення рахунків у Німеччині

Виставлення рахунків відповідно до німецького податкового права не має бути складним. NiemieckaFaktura — це застосунок, створений спеціально для підприємців, які ведуть фірми в Німеччині. Інтерфейс польською та німецькою мовами, а рахунки завжди відповідають вимогам §14 UStG, GoBD та e-Rechnung.

Ось що NiemieckaFaktura робить за вас:

Автоматичне генерування ZUGFeRD 2.3 COMFORT — кожен рахунок є повноцінним e-рахунком із вбудованим XML, що відповідає нормі EN16931. Готовий до обовʼязків e-Rechnung від 2025 року.
Послідовна нумерація без пропусків — система автоматично стежить за порядком номерів рахунків, усуваючи ризик пропусків у нумерації, яких вимагає GoBD.
Архівування відповідно до GoBD — хеш SHA-256 генерується автоматично під час фіналізації рахунка. Документи незмінні після внесення в бухгалтерію, з повним журналом ревізій.
Надсилання електронною поштою безпосередньо із застосунку — надішліть рахунок контрагенту одним кліком, із вкладенням PDF/ZUGFeRD.
Експорт DATEV — дані, готові до передавання Steuerberater у форматі DATEV, без ручного перенесення.

Перевірте, як легко ви можете виставляти правильні рахунки в Німеччині — зареєструйтеся безкоштовно на NiemieckaFaktura.de.

📘 Крок за кроком: Виставте перший рахунок у NiemieckaFaktura — посібник із 5 кроків від реєстрації до фіналізованого рахунка ZUGFeRD 2.3.

Налаштування cookies

Як виставити рахунок у Німеччині — посібник для підприємців