Як виставити рахунок у Німеччині - повний посібник для підприємців

Ведення бізнесу в Німеччині відкриває перед підприємцями величезні можливості. Німецький будівельний ринок, ринок послуг і торгівлі - одні з найбільших у Європі. Однак виставлення рахунків у Німеччині підпорядковується власним, чітко визначеним правилам. Помилка в рахунку може означати не лише затримку оплати, а й податкові наслідки - Finanzamt (німецька податкова служба) відомий своєю прискіпливістю.

У цьому посібнику ми крок за кроком пояснюємо, як правильно виставити рахунок відповідно до німецького податкового права. Розглядаємо обов’язкові реквізити рахунка згідно з §14 UStG, правила архівування GoBD, нові норми щодо електронних рахунків (e-Rechnung), які діють з 2025 року, а також практичні поради щодо термінів оплати та Skonto.

Податкові обов’язки в Німеччині - з чого почати

Steuernummer - ваш податковий номер

Кожна компанія, яка веде діяльність у Німеччині, повинна мати Steuernummer (податковий номер), що його надає відповідний Finanzamt. Це базовий податковий ідентифікатор; на рахунку має бути зазначено Steuernummer або USt-IdNr (§14 Abs. 4 Nr. 2 UStG). Цей номер ви отримуєте автоматично після реєстрації підприємницької діяльності (Gewerbeanmeldung) або після подання податкового опитувальника (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung).

Юрисдикція Finanzamt залежить від місцезнаходження вашої компанії в Німеччині. Якщо ви ведете будівельну фірму із зареєстрованим офісом у Берліні, то берлінський Finanzamt надасть вам Steuernummer. Процес реєстрації триває зазвичай від 2 до 6 тижнів, хоча на практиці буває й довшим. Варто подати заяву завчасно, щоб мати змогу виставляти рахунки з першого дня діяльності.

USt-IdNr - номер VAT для внутрішньоєвропейських операцій

USt-IdNr (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) - це німецький ідентифікаційний номер платника ПДВ. Він необхідний для внутрішньоєвропейських операцій, наприклад, коли ви надаєте послуги компанії з Польщі чи іншої країни ЄС. Цей номер можна перевірити в системі VIES (VAT Information Exchange System), яку веде Європейська Комісія - перевірка контрагента у VIES є хорошою практикою, що захищає вас від проблем із відрахуванням ПДВ.

USt-IdNr ви запитуєте безпосередньо в Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Він може замінити Steuernummer на рахунку - у документі має бути зазначено щонайменше одне з цих двох позначень. Пам’ятайте, однак, що навіть компанія, яка користується звільненням для малих підприємців (Kleinunternehmerregelung, §19 UStG), може подати запит на USt-IdNr до BZSt на підставі §27a UStG - часто він навіть потрібен для внутрішньоєвропейських операцій B2B. Kleinunternehmer просто не виділяє ПДВ на рахунках.

Реєстрація у Finanzamt

Реєстрація у Finanzamt - це перший формальний крок. Після подання Fragebogen zur steuerlichen Erfassung служба аналізує профіль вашої діяльності, прогнозовані доходи та правову форму компанії. На підставі цих даних вам призначають відповідний податковий режим - чи будете ви звітувати з ПДВ щомісяця, чи щокварталу, а також чи маєте право на Kleinunternehmerregelung.

Для підприємців, які відкривають фірму в Німеччині, часто ключовою є допомога Steuerberater (податкового консультанта). Консультант не лише допоможе з реєстрацією, а й подбає про правильне налаштування нумерації рахунків та системи бухгалтерського обліку від самого початку.

Обов’язкові реквізити рахунка згідно з §14 UStG - повний чек-лист

Німецьке податкове право у §14 UStG (Umsatzsteuergesetz - закон про податок з обороту) точно визначає, які елементи має містити правильний рахунок. Відсутність будь-якого з них може призвести до того, що отримувач не зможе відрахувати ПДВ (Vorsteuerabzug), а ви можете отримати вимогу про виправлення.

Дані продавця та покупця

Рахунок повинен містити повну назву та адресу продавця (Rechnungssteller) і повну назву та адресу покупця (Rechnungsempfänger). Скорочення назви компанії або самого лише номера клієнта недостатньо. Адреса має бути повною - вулиця, номер, поштовий індекс, місто. У випадку товариств зазначають також правову форму (GmbH, UG, GbR тощо).

Крім того, на рахунку має бути зазначено Steuernummer або USt-IdNr продавця. Це одна з найпоширеніших помилок - відсутність цього елемента автоматично дискваліфікує рахунок з погляду Vorsteuerabzug.

Дати та номер рахунка

Дата виставлення (Rechnungsdatum) має бути однозначно зазначена в документі. Не менш важливою є дата постачання або послуги (Lieferdatum або Leistungszeitraum). Якщо ви продаєте товар, зазначаєте дату постачання. Якщо надаєте послугу, зазначаєте період виконання послуги (наприклад, «01.01.2026 - 31.01.2026»).

Номер рахунка (fortlaufende Rechnungsnummer) - послідовний і унікальний (присвоюється один раз), як вимагає §14 Abs. 4 Nr. 4 UStG. Безперервна послідовність номерів без пропусків не є обов’язковою (UStAE 14.5 абз. 10). Під час перевірки (Betriebsprüfung) інспектор усе ж може запитати про відсутні номери - тому варто вміти пояснити, звідки вони взялися (напр., зміна шаблону номера або нова серія). Якщо відсутні номери вказували б на доходи, не відображені в обліку, Finanzamt може оцінити базу оподаткування (Hinzuschätzung). Дозволені різні схеми нумерації (наприклад, із префіксом контрагента чи типу рахунка), але в межах однієї послідовності номери мають іти по порядку.

Опис послуги, суми та податок

Опис послуги або товару має містити вид і кількість (Menge und Art). Загального формулювання «будівельні послуги» недостатньо - опис повинен бути настільки детальним, щоб податкова служба могла ідентифікувати, чого стосується операція. Наприклад: «Фарбування внутрішніх стін, 3-кімнатна квартира, Berliner Str. 15, 60 м²».

На рахунку мають бути зазначені:

Сума нетто (Nettobetrag) - сума до податку
Ставка ПДВ і сума ПДВ (Steuersatz und Steuerbetrag) - стандартна ставка становить 19%, знижена - 7%
Сума брутто (Bruttobetrag) - кінцева сума до сплати

Примітки про податкові звільнення

У певних випадках рахунок має містити відповідну примітку (Hinweis):

§13b UStG (Reverse Charge / Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers) - коли саме покупець зобов’язаний сплатити ПДВ. Це стосується, зокрема, багатьох будівельних послуг, що надаються між компаніями. На рахунку ви зазначаєте суму нетто зі ставкою 0% і додаєте примітку: «Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gem. §13b UStG».
§19 UStG (Kleinunternehmerregelung) - якщо ви користуєтеся звільненням для малих підприємців (оборот нетто до 25 000 € за попередній рік і до 100 000 € у поточному, у рік початку діяльності в Німеччині до 25 000 €; від JStG 2024), ви не нараховуєте ПДВ і додаєте примітку: «Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet».

Повний чек-лист реквізитів рахунка

Повна назва та адреса продавця
Повна назва та адреса покупця
Steuernummer або USt-IdNr продавця
Дата виставлення (Rechnungsdatum)
Номер рахунка - послідовний і унікальний (присвоюється один раз)
Опис послуги/товару - вид і кількість (Menge und Art)
Дата постачання/послуги (Leistungszeitraum або Lieferdatum)
Сума нетто (Nettobetrag)
Ставка ПДВ і сума ПДВ (Steuersatz und Steuerbetrag)
Сума брутто (Bruttobetrag)
За потреби Hinweis про звільнення: §13b UStG, §19 UStG

Терміни оплати та Skonto

Стандартні терміни оплати (Zahlungsziel)

У Німеччині стандартний термін оплати становить від 14 до 30 днів від дати виставлення рахунка. Цей термін має бути чітко зазначений на рахунку - формулювання «Zahlbar innerhalb von 14 Tagen» (Оплатити протягом 14 днів) є поширеною практикою.

Варто знати, що в будівельній галузі (Baugewerbe) терміни оплати бувають довшими й часто узгоджуються індивідуально в договорі. Попри це, зазначення конкретного терміну на рахунку є ключовим - воно полегшує можливе стягнення заборгованості.

Skonto - знижка за швидку оплату

Skonto (знижка за дострокову оплату) - популярна практика в німецькому діловому обороті. Типове формулювання звучить так: «Bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen gewähren wir 2% Skonto» (За оплати протягом 10 днів надаємо знижку 2%). Skonto заохочує контрагентів швидко оплачувати рахунки, що покращує вашу фінансову ліквідність.

На рахунку ви маєте чітко вказати умови Skonto - відсоток знижки та термін, протягом якого має надійти оплата, щоб знижка діяла. Skonto є необов’язковим, але дуже цінується німецькими контрагентами. Багато з них автоматично віднімають Skonto, якщо воно зазначене на рахунку, навіть якщо платять після закінчення терміну, - тому варто стежити за надходженнями.

Zuschlag і Rabatt - доплати та знижки на рівні позиції рахунка

Окрім Skonto (знижки за своєчасну оплату), на будівельних рахунках часто трапляються Zuschlag (доплата/надбавка) і Rabatt (позиційна знижка) - безпосередньо на рівні окремої позиції рахунка.

Zuschlag - це відсоткова надбавка, що додається до ціни одиниці позиції. Типові застосування:

Робота у вихідні чи святкові дні (Wochenend-/Feiertagszuschlag)
Робота в небезпечних умовах (Gefahrenzuschlag)
Понаднормова робота (Überstundenzuschlag)
Надбавка за термінове замовлення (Eilzuschlag)

Rabatt - це відсоткова знижка, що надається на конкретну позицію. Вона може випливати з:

Рамкового договору з контрагентом (Rahmenvertragsrabatt)
Кількісної знижки (Mengenrabatt)
Проєктних перемовин

Формула обчислення суми нетто позиції: Ціна × Кількість × (1 + Zuschlag%) × (1 − Rabatt%). Zuschlag і Rabatt мають бути чітко виокремлені на рахунку - окремі стовпці в таблиці позицій полегшують перевірку контрагентом і бухгалтерією.

Після терміну - відсотки та Mahnung

Якщо клієнт прострочив оплату (Verzug), ви можете вимагати відсотків за прострочення (Verzugszinsen) за час прострочення (§288 Abs. 1 BGB). Клієнт прострочує оплату, якщо не платить після нагадування (Mahnung), надісланого після настання строку платежу; без нагадування - зокрема, якщо сторони погодили строк платежу за календарем, а за вимогою про оплату винагороди (Entgeltforderung) - найпізніше, якщо не заплатить протягом 30 днів після настання строку платежу та отримання рахунку (§286 BGB; щодо споживача - лише якщо рахунок особливо на це вказує). Для операцій B2B відсотки становлять базову ставку (Basiszinssatz, §247 BGB, її оголошує Deutsche Bundesbank) + 9 процентних пунктів (§288 BGB). Перед нарахуванням відсотків зазвичай надсилають вимогу про оплату (Mahnung) - спершу Zahlungserinnerung, потім 1. Mahnung, 2. Mahnung, а зрештою попередження про стягнення.

Системний моніторинг оплат і своєчасне надсилання нагадувань - ключ до підтримання фінансової ліквідності, особливо коли ви працюєте з багатьма контрагентами одночасно.

Архівування та GoBD - як зберігати рахунки

Що таке GoBD?

GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) - це звід правил, що регулюють ведення та зберігання бухгалтерської документації в електронній формі. Вони стосуються всіх компаній у Німеччині - незалежно від розміру. Чинна редакція GoBD ґрунтується на BMF-Schreiben від 28.11.2019, зі змінами від 11.03.2024.

GoBD вимагають, щоб початковий зміст фіналізованого рахунку і далі можна було встановити (§146 Abs. 4 AO). На практиці раз виставлений і заведений у бухгалтерію рахунок не змінюють - виправлення вносять окремими коригувальними документами (Stornorechnung або Rechnungskorrektur). Хеш SHA-256 дає змогу перевірити, чи не змінився зміст документа. Детальний розгляд правил архівування ви знайдете в нашому посібнику GoBD - архівування рахунків у Німеччині.

Новий термін зберігання - 8 років від 2025 року

Увага - важлива зміна в законодавстві! Від 01.01.2025 обов’язковий термін архівування рахунків становить 8 років, а не 10 років, як раніше. Цю зміну запроваджено на підставі BEG IV (Bürokratieentlastungsgesetz IV - четвертий закон про дебюрократизацію), і вона стосується §147 Abs. 1 Nr. 4 AO (Abgabenordnung).

Скорочення терміну архівування з 10 до 8 років стосується рахунків (Rechnungen) і пов’язаних бухгалтерських документів. Натомість бухгалтерські книги (Bücher) і річні звіти (Jahresabschlüsse) надалі підлягають 10-річному терміну зберігання згідно з §257 Abs. 1 Nr. 1 HGB (Handelsgesetzbuch).

На практиці це означає, що рахунок, виставлений у 2026 році, має зберігатися до кінця 2034 року. Протягом усього цього періоду ви маєте забезпечити доступ до документа в незмінному вигляді.

Технічні вимоги GoBD

GoBD ставлять конкретні технічні вимоги до системи архівування:

Початковий зміст можна встановити (§146 Abs. 4 AO) - заведений у бухгалтерію рахунок не редагують, зміни вносять коригувальним рахунком або сторно
Доступ на вимогу - Finanzamt може вимагати ознайомлення з електронною документацією під час перевірки (GDPdU/GoBD-Zugriff)
Читабельність протягом усього терміну зберігання - формат файлу має залишатися читабельним упродовж усього обов’язкового періоду архівування

Для підприємців, які звикли до польської системи бухгалтерського обліку, німецькі вимоги GoBD можуть спершу здаватися складними. Ключовим є вибір програмного забезпечення для виставлення рахунків, яке підтримує ці вимоги.

e-Rechnung від 2025 - нова ера електронних рахунків

Empfangspflicht - обов’язок приймати е-рахунки

Від 01.01.2025 у Німеччині діє Empfangspflicht - кожен підприємець повинен мати змогу прийняти рахунок в електронному форматі (e-Rechnung). Це фундаментальна зміна, запроваджена Wachstumschancengesetz (закон про можливості зростання), яка вносить зміни до §14 UStG.

Це ще не означає обов’язку виставляти е-рахунки - але з початку 2025 року ви маєте мати технічну інфраструктуру для їх приймання. На практиці це означає, що якщо ваш контрагент надішле вам рахунок у форматі ZUGFeRD або XRechnung, ви повинні його прийняти й правильно завести в бухгалтерію.

Перехідний період 2025–2027

На першому етапі перехідного періоду - у 2025–2026 роках - діють такі правила:

Паперові рахунки все ще дозволені, а за згодою отримувача також рахунки у форматі PDF (без структури XML)
Е-рахунки у форматах ZUGFeRD або XRechnung приймаються без жодних додаткових умов

Від 2027 року в B2B-операціях між компаніями з місцезнаходженням або постійним представництвом у Німеччині паперові рахунки, а за згодою отримувача також PDF-рахунки, ще будуть дозволені, але лише для компаній, оборот яких у 2026 році не перевищив 800 000 €. Компанії, що перевищують цей поріг, муситимуть виставляти е-рахунки.

Від 01.01.2028 інші компанії мають виставляти рахунки B2B (між підприємцями з місцезнаходженням або постійним представництвом у Німеччині) у структурованому електронному форматі; малі підприємства за §19 UStG від цього обов’язку звільнені (§34a UStDV).

Формати е-рахунків

У Німеччині приймаються два основні формати е-рахунків:

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) - рахунок у форматі PDF із вбудованим файлом XML. Візуально він виглядає як звичайний PDF, але містить машиночитану структуру даних. Чинний стандарт - ZUGFeRD 2.3, профіль COMFORT, відповідає нормі EN16931.
XRechnung - суто формат XML без візуального шару PDF. Застосовується переважно у відносинах з державними органами, але приймається також у приватному обороті B2B.

Для підприємців ZUGFeRD зазвичай зручніший - контрагент бачить читабельний рахунок PDF, а бухгалтерська система автоматично імпортує дані з вбудованого XML. Це рішення поєднує традиційну читабельність із сучасними вимогами e-Rechnung. Більше про формати та профілі ZUGFeRD ви знайдете в статті ZUGFeRD - що це таке і навіщо вам e-Rechnung.

Практичні поради щодо e-Rechnung

Підготовку до e-Rechnung варто розпочати якнайшвидше. Ось практичні кроки:

Переконайтеся, що ваше програмне забезпечення для виставлення рахунків генерує рахунки у форматі ZUGFeRD 2.3 або XRechnung
Підготуйте поштову скриньку чи систему для приймання е-рахунків від контрагентів
Повідомте своїх контрагентів, що ви готові приймати е-рахунки
Перевірте, чи ваш Steuerberater (податковий консультант) приймає е-рахунки у своїй бухгалтерській системі

Специфічні податкові сценарії для підприємців

Reverse Charge - Steuerschuldnerschaft (§13b UStG)

Якщо ви підприємець, який надає будівельні послуги німецькій компанії, з великою ймовірністю ви застосовуєте Reverse Charge (зворотне нарахування). За цим механізмом саме покупець (німецький контрагент) сплачує ПДВ, а ви виставляєте рахунок зі ставкою 0% і приміткою про §13b UStG.

На рахунку Reverse Charge ви зазначаєте суму нетто, ставку ПДВ 0%, суму ПДВ 0,00 € і обов’язкову примітку: «Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gem. §13b UStG». Ви також маєте вказати свій USt-IdNr та USt-IdNr покупця.

Bauabzugsteuer - будівельний податок (§48 EStG)

У будівельній галузі існує додатковий механізм - Bauabzugsteuer (податок на будівельні послуги в розмірі 15%). Замовник-підприємець зобов’язаний утримати 15% винагороди брутто й перерахувати їх до Finanzamt, якщо за прогнозом він заплатить вам за рік понад 5 000 € (при §13b: нетто плюс ПДВ), хіба що ви маєте Freistellungsbescheinigung (свідоцтво про звільнення від Bauabzugsteuer).

Наявність чинного Freistellungsbescheinigung є ключовою для будівельних фірм у Німеччині. Без нього замовник, на якого поширюється цей обов’язок, утримуватиме 15% з ваших рахунків. Свідоцтво видає Finanzamt, і воно має визначений термін дії - варто стежити за датою закінчення.

Kleinunternehmerregelung - звільнення для малих фірм (§19 UStG)

Якщо ваш оборот нетто не перевищив 25 000 € за попередній рік і не перевищує 100 000 € у поточному році (нові ліміти від JStG 2024, чинні від 01.01.2025), ви можете скористатися Kleinunternehmerregelung (звільнення від ПДВ для малих підприємців). У цьому випадку ви не нараховуєте ПДВ на рахунках, але й не відраховуєте ПДВ із покупок. Оподатковується вже та операція, якою межу перевищено. У рік початку діяльності в Німеччині ліміт становить 25 000 € (без перерахунку на весь рік).

На рахунку ви додаєте примітку: «Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet». Пам’ятайте - як Kleinunternehmer ви все одно можете отримати USt-IdNr (на підставі §27a UStG, наприклад для внутрішньоєвропейських операцій B2B), але не виставляєте рахунки з виділеним ПДВ. Більше про чинні ліміти й правила ви знайдете в статті Kleinunternehmerregelung - §19 UStG від 2025 року.

У NiemieckaFaktura, коли ви позначите в розділі Дані компанії поле Виставляю рахунки без ПДВ (Kleinunternehmer §19 UStG), застосунок сам друкує на рахунку примітку §19 у формулюванні «Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.»

Як NiemieckaFaktura спрощує виставлення рахунків у Німеччині

Виставлення рахунків у Німеччині не має бути складним. NiemieckaFaktura - це застосунок, створений спеціально для підприємців, які ведуть фірми в Німеччині. Інтерфейс п’ятьма мовами (польською, німецькою, українською, румунською та хорватською), а рахунки завжди німецькою, у форматі e-Rechnung (ZUGFeRD).

Ось що NiemieckaFaktura робить за вас:

Автоматичне генерування ZUGFeRD 2.3 COMFORT - кожен рахунок є повноцінним е-рахунком із вбудованим XML, що відповідає нормі EN16931. Готовий до обов’язків e-Rechnung: приймання з 2025 року, виставлення поетапно з 2027/2028.
Послідовна нумерація - застосунок надає номери послідовно, кожен лише один раз.
Підтримка GoBD під час архівування - фіналізований рахунок застосунок уже не дає редагувати, хеш SHA-256, записаний під час фіналізації, дає змогу перевірити, чи не змінився його зміст, а в плані Premium (також у пробному періоді) дії з рахунком видно в його історії.
Надсилання електронною поштою безпосередньо із застосунку - надішліть рахунок контрагенту одним кліком, із вкладенням PDF/ZUGFeRD.
Експорт DATEV - дані, готові до передавання Steuerberater у форматі DATEV, без ручного перенесення (у планах Professional і Premium, також у пробному періоді).

Перевірте, як легко ви можете виставляти рахунки в Німеччині - зареєструйтеся безкоштовно на NiemieckaFaktura.de.

📘 Крок за кроком: Виставте перший рахунок у NiemieckaFaktura - посібник із 5 кроків від реєстрації до фіналізованого рахунка ZUGFeRD 2.3.

Джерела

Ця стаття має інформаційний характер і не є податковою чи юридичною консультацією - зверніться до податкового радника або юриста.

Як виставити рахунок у Німеччині - посібник для підприємців