Додавання контрагента — B2B, Reverse Charge §13b і держустанови (XRechnung)
Кожен рахунок потребує повних даних отримувача — без USt-IdNr під час надсилання до ЄС, без Leitweg-ID для держустанови чи без Freistellungsbescheinigung при §13b рахунок відхилить контролюючий орган або бухгалтерія клієнта. Цей посібник показує, що вписати для кожного сценарію.
- 1
Відкрийте форму додавання
У бічному меню виберіть Контрагенти, потім натисніть Додати контрагента у верхньому правому куті. Відкриється форма з основними та розширеними полями.
- 2
Заповніть основні дані
Обовʼязкові: назва компанії, вулиця і номер, поштовий індекс і місто, країна (за замовчуванням Німеччина). Для рахунків, що надсилаються поштою, цього достатньо — але для e-Rechnung радимо також додати електронну пошту, щоб надсилати PDF прямо з застосунку.
Система присвоює **Kundennummer** (номер клієнта) автоматично (напр. K2026-0001). Префікс можна змінити в Налаштуваннях → Нумерація.
- 3
Префікс нумерації — короткий скорот клієнта на рахунку
Необовʼязкове поле Префікс нумерації — це коротка позначка, яка зʼявиться на початку номера кожного рахунку, що виставляється для цього контрагента. Не вписуйте сюди податкових номерів чи ідентифікаторів (Steuernummer, USt-IdNr.) — це лише скорот для зручності (напр. назва компанії або ваше внутрішнє позначення клієнта).
Що ви впишете в поле Як виглядатиме номер рахунку ACMEACME/2026/001BauerBauer/2026/001MKMK/2026/001(порожнє) 2026/001Податкові номери вписуйте в окремі поля в розділі «Податкові дані» — система сама підставить їх у відповідні місця на рахунку та у файлі ZUGFeRD/XRechnung.
Найчастіше це поле залишають порожнім, і нумерація йде просто `2026/001`, `2026/002`. Префікс корисний, коли ви обслуговуєте багатьох клієнтів і хочете з першого погляду відрізняти рахунки за контрагентом у списку документів.
- 4
USt-IdNr для внутрішнього B2B та ЄС
Якщо контрагент є платником ПДВ у Німеччині чи ЄС — впишіть USt-IdNr (формат: DE123456789 або PL1234567890). Поле перевіряється на льоту: контролюємо структуру та (за бажанням) активність у реєстрі VIES. Для B2C та Kleinunternehmer — залиште порожнім.
Для операцій у межах ЄС (Reverse Charge §3a UStG) USt-IdNr контрагента **обовʼязкова** — без неї рахунок без ПДВ буде відхилено Finanzamt під час перевірки.
- 5
Reverse Charge §13b (будівництво) — Freistellungsbescheinigung
Якщо ви виставляєте будівельні послуги для компанії з Німеччини зі звільненням за §13b UStG — увімкніть опцію Reverse Charge §13b у картці контрагента. Додатково завантажте Freistellungsbescheinigung контрагента (PDF-вкладення). Без цього документа рахунок без ПДВ може оскаржити Finanzamt.
Докладніше про §13b і коли його застосовувати: [Reverse Charge §13b UStG у будівництві](/blog/reverse-charge-13b-ustg-budownictwo).
- 6
Державна установа — Leitweg-ID для XRechnung
Якщо контрагент — це федеральна, земельна чи комунальна установа — увімкніть Державний сектор і впишіть Leitweg-ID (напр. 991-12345-67). Система перевіряє контрольну цифру алгоритмічно. Для рахунків цьому контрагенту ми автоматично генеруємо ZUGFeRD 2.3 у профілі XRECHNUNG — який приймають портали ZRE / OZG-RE.
Leitweg-ID ви завжди отримуєте від установи в публічному замовленні чи договорі. Повний посібник: [XRechnung 3.0 — формат для B2G](/blog/xrechnung-3-format-e-faktury-b2g).
- 7
Збережіть і використайте в рахунку
Натисніть Зберегти. Контрагент зʼявиться у списку, відсортованому за абеткою та згрупованому за першою літерою назви (враховуємо польські знаки та німецькі Ä/Ö/Ü). Під час виставлення наступного рахунку ви виберете його з випадного списку — усі його дані (USt-IdNr, позначка §13b, Leitweg-ID) автоматично підставляться в рахунок.
Коли яке поле заповнювати — швидка шпаргалка
| Сценарій | USt-IdNr | Reverse Charge §13b | Leitweg-ID | Freistellungsbescheinigung |
|---|---|---|---|---|
| B2C (приватна особа) | ні | ні | ні | ні |
| B2B Німеччина, звичайні послуги | необовʼязково | ні | ні | ні |
| B2B Німеччина, будівельні послуги | так (рекомендовано) | так | ні | так |
| B2B ЄС (інша сторона) | обовʼязково | ні | ні | ні |
| Установа DE (федеральна/земельна) | ні | ні | обовʼязково | ні |
Синхронізація з наявними рахунками
Якщо ви редагуєте дані контрагента (напр. змінюєте адресу):
- Рахунки-чернетки (ще не фіналізовані) — дані контрагента оновляться автоматично
- Фіналізовані рахунки (оплачені, в очікуванні оплати або прострочені) — через вимоги GoBD рахунки після фіналізації змінювати не можна, тож вони залишаються з оригінальними даними
Імпорт із файлу CSV / Excel
Якщо у вас уже є база контрагентів, не потрібно додавати кожного вручну — перегляньте посібник Імпорт контрагентів із файлу CSV. Застосунок приймає CSV та XLSX і розпізнає стовпці автоматично.