Додавання контрагента - B2B, Reverse Charge §13b і держустанови (XRechnung)
Кожен рахунок потребує повних даних отримувача - без USt-IdNr під час надсилання до ЄС, без Leitweg-ID для держустанови рахунок відхилить контролюючий орган або бухгалтерія клієнта, а при §13b варто мати в документах довідку USt 1 TG контрагента. Цей посібник показує, що вписати для кожного сценарію.
- 1
Відкрийте форму додавання
У бічному меню виберіть Контрагенти, потім натисніть Додати контрагента у верхньому правому куті. Відкриється форма з основними та розширеними полями.
- 2
Заповніть основні дані
Обов’язкові: назва компанії, вулиця і номер, поштовий індекс і місто, країна (за замовчуванням Німеччина). Для рахунків, що надсилаються поштою, цього достатньо - але для e-Rechnung радимо також додати електронну пошту, щоб надсилати PDF прямо з застосунку.
Поле Номер контрагента (Kundennummer) за замовчуванням заповнюєте вручну або залишаєте порожнім. Ви можете натиснути Увімкнути автонумерацію клієнтів, ввести Останній номер контрагента і натиснути Активувати - тоді кожен новий контрагент отримує наступний номер (напр. K2026-0001) з обраним префіксом. Автоматику за замовчуванням вимкнено. Наприкінці кроку Дані компанії є поле Нотатка - лише для вас, не показується в рахунках і пропозиціях (до 1000 символів).
- 3
Префікс нумерації - короткий скорот клієнта на рахунку
Необов’язкове поле Префікс нумерації - це коротка позначка, яка з’явиться на початку номера кожного рахунку, що виставляється для цього контрагента. Не вписуйте сюди податкових номерів чи ідентифікаторів (Steuernummer, USt-IdNr.) - це лише скорот для зручності (напр. назва компанії або ваше внутрішнє позначення клієнта).
Що ви впишете в поле Як виглядатиме номер рахунку ACMEACME/2026/001BauerBauer/2026/001MKMK/2026/001(порожнє) 2026/001Таблиця показує тип Bau Rechnung; для типу Rechnung префікс стоїть перед скороченням типу:
ACME/R/2026/001.Податкові номери вписуйте в окремі поля в розділі «Податкові дані» - система сама підставить їх у відповідні місця на рахунку та у файлі ZUGFeRD/XRechnung.
Найчастіше це поле залишають порожнім, і нумерація йде за шаблоном типу - наприклад
2026/001,2026/002(Bau Rechnung) абоR/2026/001(Rechnung). Префікс корисний, коли ви обслуговуєте багатьох клієнтів і хочете з першого погляду відрізняти рахунки за контрагентом у списку документів. - 4
USt-IdNr для внутрішнього B2B та ЄС
Якщо контрагент є платником ПДВ у Німеччині чи ЄС - впишіть USt-IdNr (формат: DE123456788 або PL1234567883). Поле перевіряється на льоту: контролюємо структуру та (за бажанням) активність у реєстрі VIES. Для B2C та Kleinunternehmer - залиште порожнім.
Для операцій у межах ЄС (Reverse Charge §3a UStG) USt-IdNr контрагента обов’язкова - без неї рахунок без ПДВ буде відхилено Finanzamt під час перевірки.
- 5
Reverse Charge §13b (будівництво) - довідка USt 1 TG
Якщо ви надаєте будівельні послуги компанії, яка сама надає будівельні послуги (§13b UStG), - увімкніть у картці контрагента опцію Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge), впишіть номер і дату чинності його довідки USt 1 TG та додайте PDF. Довідка підтверджує будівельний статус контрагента; без неї ви оцінюєте його самі. Freistellungsbescheinigung тут не потрібна - це ваша власна довідка для Bauabzugsteuer. Власну Freistellungsbescheinigung ви завантажуєте в розділі Компанія та логотип, у картці Документи компанії (у застосунку для Android: Дані компанії, розділ Документи); якщо вписати дату чинності, застосунок нагадає про її закінчення за 30, 14 і 7 днів.
Докладніше про §13b і коли його застосовувати: Reverse Charge §13b UStG у будівництві.
- 6
Державна установа - Leitweg-ID для XRechnung
Якщо контрагент - це федеральна, земельна чи комунальна установа - його Leitweg-ID (напр. 991-12345-73) ви вписуєте на рахунку (у секції полів-реквізитів), а не в картці контрагента. Окремого перемикача «державний сектор» немає - сама наявність Leitweg-ID автоматично перемикає рахунок на профіль XRECHNUNG (ZUGFeRD 2.3). Перед надсиланням на портал ZRE / OZG-RE перевірте файл у валідаторі KoSIT.
Leitweg-ID ви завжди отримуєте від установи в публічному замовленні чи договорі. Повний посібник: XRechnung 3.0 - формат для B2G.
- 7
Збережіть і використайте в рахунку
Натисніть Зберегти. Контрагент з’явиться у списку, відсортованому за абеткою та згрупованому за першою літерою назви (враховуємо польські знаки та німецькі Ä/Ö/Ü). Під час виставлення наступного рахунку ви виберете його з випадного списку - його дані (назва, адреса, USt-IdNr) автоматично підставляться в рахунок. Позначка в картці контрагента - Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge) для §13b або Innergemeinschaftliche Dienstleistung (§3a Abs. 2 UStG) для §3a - сама вмикає Reverse Charge лише у відповідному рахунку: §13b - у будівельному рахунку, §3a - у звичайному Rechnung для фірми з іншої країни ЄС.
Коли яке поле заповнювати - швидка шпаргалка
| Сценарій | USt-IdNr | Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge) | Innergemeinschaftliche Dienstleistung (§3a Abs. 2 UStG) | Leitweg-ID | USt 1 TG контрагента |
|---|---|---|---|---|---|
| B2C (приватна особа) | ні | ні | ні | ні | ні |
| B2B Німеччина, звичайні послуги | необов’язково | - | - | ні | ні |
| B2B, будівельні послуги для будівельної фірми (з Німеччини чи з іншої країни) | так (рекомендовано) | так | - | ні | рекомендовано |
| B2B, фірма з іншої країни ЄС, послуги, не пов’язані з нерухомістю | обов’язково | - | так (позначка видима лише для країни ЄС, крім Німеччини; тоді застосунок сам вмикає §3a на Rechnung) | ні | ні |
| Установа DE (федеральна/земельна) | ні | - | - | обов’язково | ні |
«-» = позначка не впливає на цей вид рахунку. Позначки належать контрагенту, а не рахунку: обидві можуть бути увімкнені одночасно (напр. будівельна фірма з іншої країни ЄС, для якої ви виконуєте також інші послуги), а автоматика бере ту, яка відповідає типу рахунку.
Синхронізація з наявними рахунками
Якщо ви редагуєте дані контрагента (напр. змінюєте адресу):
- Рахунки-чернетки (ще не фіналізовані) - дані контрагента оновляться автоматично
- Фіналізовані рахунки (оплачені, в очікуванні оплати або прострочені) - через вимоги GoBD рахунки після фіналізації змінювати не можна, тож вони залишаються з оригінальними даними
Імпорт із файлу CSV / Excel
Якщо у вас уже є база контрагентів, не потрібно додавати кожного вручну - перегляньте посібник Імпорт контрагентів із файлу CSV. Застосунок приймає CSV, TXT, XLSX та XLS і розпізнає стовпці автоматично.
Приватних осіб позначте у файлі стовпцем «Privatperson» (або «Osoba prywatna», «Private person») зі значенням «так» або «ні». Порожня клітинка або відсутній стовпець = компанія. Приватну особу буде збережено без Steuernummer і USt-IdNr., як у формі контрагента. Уже імпортованих контрагентів імпорт не змінює - позначте приватну особу у формі контрагента.