Що таке e-Rechnung? Визначення та правова основа

Поняття e-Rechnung (електронний рахунок) у Німеччині має чітко визначене правове значення. Не кожен надісланий електронною поштою документ є електронним рахунком. Згідно з директивою ЄС 2014/55/EU та німецьким законом Wachstumschancengesetz (ухваленим у березні 2024 року), e-Rechnung - це рахунок, виставлений у структурованому електронному форматі, що відповідає європейському стандарту EN 16931.

Що НЕ є електронним рахунком у розумінні закону

Звичайний файл PDF, надісланий електронною поштою
Скан паперового рахунку
Електронний лист із вкладенням PDF
Зображення рахунку (JPG, PNG)

Усі наведені вище форми - це лише зображення рахунків: вони не містять структурованих, машинозчитуваних даних, а отже не є e-Rechnung у розумінні німецьких приписів. Від 2025 року всі компанії в Німеччині зобов’язані вміти приймати електронні рахунки, а в перехідний період зображення рахунку (так звана sonstige Rechnung) за згодою отримувача подекуди ще допускається - проте цільовим стандартом є структурований формат. Якщо ви тільки починаєте виставляти рахунки в Німеччині, ознайомтеся з нашим посібником Як виставити рахунок у Німеччині, який розглядає всі обов’язкові елементи рахунку.

ZUGFeRD проти XRechnung - порівняння форматів

У Німеччині існують два основні формати електронних рахунків, що відповідають EN 16931. Обидва визнані юридично, але різняться застосуванням і структурою.

Характеристика	ZUGFeRD	XRechnung
Формат	PDF/A-3 + вбудований XML (Factur-X)	Чистий XML (UBL або CII)
Зчитуваність	Для людей (PDF) і машин (XML)	Лише машинозчитуваний
Стандарт	EN 16931 (ZUGFeRD від версії 2.0.1, без профілів MINIMUM і BASIC WL)	EN 16931
Застосування	Переважно у B2B	Обов’язковий у B2G (державне управління)
Походження	Співпраця DE (FeRD) + FR (FNFE-MPE)	KoSIT (Німеччина)
Візуалізація	Вбудована (PDF)	Потребує зовнішнього рендерингу

Чому ZUGFeRD популярніший у B2B?

ZUGFeRD поєднує в одному файлі зчитуваний документ PDF з машинозчитуваним XML. Отримувач без системи ERP може відкрити рахунок як звичайний PDF, а бухгалтерська система автоматично зчитає дані з вбудованого XML. Це ідеальне рішення для малих і середніх підприємств, ремісників та одноосібних підприємців, що працюють у Німеччині.

XRechnung - це чистий XML, який потребує спеціального програмного забезпечення для зчитування. Він обов’язковий під час виставлення рахунків на користь державного управління (B2G), але в обігу B2B ZUGFeRD значно зручніший.

Шість профілів ZUGFeRD

ZUGFeRD визначає шість профілів, які різняться обсягом наведених даних. Не всі профілі вважаються електронними рахунками в розумінні німецького права.

1. MINIMUM

Містить лише базові дані заголовка (номер рахунку, дата, сума). НЕ вважається електронним рахунком у Німеччині - слугує виключно для опрацювання платежів; рахунок у цьому профілі може бути щонайбільше sonstige Rechnung.

2. BASIC WL (Without Lines)

Дані заголовка без позицій рахунку. НЕ вважається електронним рахунком у Німеччині; рахунок у цьому профілі може бути щонайбільше sonstige Rechnung.

3. BASIC

Містить позиції рахунку та вважається електронним рахунком.

4. EN 16931 (раніше COMFORT) - РЕКОМЕНДОВАНИЙ

Повна відповідність стандарту EN 16931. Це профіль, рекомендований для більшості компаній. Він містить усі обов’язкові поля: дані продавця та покупця, позиції з цінами за одиницю, ставки ПДВ, умови оплати та терміни.

5. EXTENDED

Розширений профіль для складних бізнес-процесів. Від версії ZUGFeRD 2.4 підтримує sub-line management (підпозиції рахунку). Відповідає EN 16931.

6. XRechnung

Профіль XRechnung, вбудований у формат ZUGFeRD. Поєднує переваги обох форматів - файл PDF із повною відповідністю XRechnung у шарі XML.

Які профілі вважаються електронними рахунками?

Електронним рахунком вважається ZUGFeRD від версії 2.0.1 у профілях:

BASIC - з позиціями рахунку
EN 16931 (COMFORT) - повна відповідність стандарту
EXTENDED - розширений, відповідає стандарту
XRechnung - профіль XRechnung у складі ZUGFeRD

Профілі MINIMUM і BASIC WL не вважаються електронними рахунками в Німеччині (Abschnitt 14.1 Abs. 14 UStAE, лист BMF від 15.10.2025).

Графік запровадження e-Rechnung у Німеччині

Обов’язок виставлення та приймання електронних рахунків в обігу B2B запроваджується поетапно. Правовою основою є §14 UStG (закон про ПДВ) та §27 Abs. 38 UStG (перехідні приписи).

Від 1 січня 2025 - обов’язок приймання (Empfangspflicht)

Усі компанії в Німеччині (зокрема малі підприємства за §19 UStG) повинні мати змогу приймати електронні рахунки у форматі, що відповідає EN 16931. Це стосується як ZUGFeRD, так і XRechnung.

2025–2026 - перехідний період (Übergangszeit)

У цей час досі можна виставляти паперові рахунки, а за згодою отримувача також PDF-рахунки. Це час на пристосування систем і процесів.

2027 - послаблення для менших компаній

Компанії з оборотом за попередній рік (Vorjahresumsatz) не більшим за 800 000 EUR можуть і надалі виставляти паперові рахунки, а за згодою отримувача також PDF-рахунки.

Від 1 січня 2028 - обов’язок виставляти для інших компаній

Інші компанії в обігу B2B між компаніями з місцезнаходженням або постійним представництвом у Німеччині повинні виставляти електронні рахунки, що відповідають EN 16931; малі підприємства за §19 UStG від цього обов’язку звільнені (§34a UStDV). Кінець перехідного періоду - для компаній, на які поширюється обов’язок, папір і звичайний PDF більше не прийматимуться. Докладний графік і практичні поради щодо підготовки ви знайдете у статті Обов’язок e-Rechnung від 2025 - що вам потрібно знати.

ZUGFeRD 2.4 - найновіша версія

Організація FeRD опублікувала ZUGFeRD 2.4 4 грудня 2025 року. Нова версія діє від 15 січня 2026 року.

Найважливіші зміни у версії 2.4

Sub-line management у профілі EXTENDED - підтримка підпозицій рахунку (наприклад, детальне розрахування матеріалів у межах однієї позиції)
Оновлені валідації Schematron - точніший контроль правильності даних
Базується на UN/CEFACT CII D22B (раніше D16B)
Зворотно сумісний із форматом D16B - системи, що підтримують ZUGFeRD 2.3, можуть зчитувати рахунки версії 2.4

А що з ZUGFeRD 2.3?

ZUGFeRD 2.3 залишається повністю відповідним стандарту EN 16931 і приймається як коректний формат електронного рахунку. Перехід на версію 2.4 не є обов’язковим - це еволюція, а не революція.

Створення електронних рахунків ZUGFeRD у NiemieckaFaktura

NiemieckaFaktura автоматично генерує рахунки у форматі ZUGFeRD 2.3, профіль EN 16931 (COMFORT) - XML за нормою EN 16931 у файлі PDF/A-3. Коли на рахунку є Leitweg-ID, застосунок створює XML у профілі XRechnung 3.0.

PDF/A-3 із вбудованим XML - один файл, зчитуваний для людей і машин
Готово до надсилання - електронною поштою безпосередньо з застосунку або експорт для завантаження
Підтримка GoBD - блокування редагування фіналізованих рахунків, а хеш SHA-256, записаний під час фіналізації, дає змогу перевірити, чи не змінився зміст

Незалежно від того, чи ведете ви будівельну компанію, одноосібну діяльність, чи надаєте послуги як субпідрядник - кожен фіналізований рахунок створюється як електронний рахунок.

Найчастіші запитання (FAQ)

Чи мушу я вже зараз виставляти електронні рахунки?

Від 1 січня 2025 року ви повинні мати змогу приймати електронні рахунки. Обов’язок виставлення в B2B-операціях між компаніями з місцезнаходженням або постійним представництвом у Німеччині запроваджується поетапно: з 2027 року - для компаній з оборотом понад 800 000 € у 2026 році, з 1 січня 2028 року - для решти B2B-компаній (малі підприємства за §19 UStG від нього звільнені, §34a UStDV).

Чи достатньо звичайного PDF?

Ні - звичайний PDF не є електронним рахунком; обов’язок виставлення електронних рахунків у B2B-операціях між компаніями з місцезнаходженням або постійним представництвом у Німеччині запроваджується з 2027/2028 року (зокрема, малі підприємства за §19 UStG від нього звільнені, §34a UStDV), а до того часу звичайний PDF за згодою отримувача подекуди ще допускається. Уже зараз варто перейти на ZUGFeRD або XRechnung, щоб уникнути проблем у майбутньому.

Який профіль ZUGFeRD обрати?

Для більшості компаній в обігу B2B оптимальним є профіль EN 16931 (раніше COMFORT). Він забезпечує повну відповідність європейському стандарту й рекомендований організацією FeRD.

Чи працює ZUGFeRD із DATEV?

Так. ZUGFeRD у профілі EN 16931 зчитують бухгалтерські програми, що працюють з е-рахунками, зокрема DATEV.

Ця стаття має інформаційний характер і не є податковою чи юридичною консультацією - зверніться до податкового радника або юриста.

ZUGFeRD - що це таке і чому вам потрібен формат e-Rechnung