GoBD - правила архівування рахунків у Німеччині та 8-річний обов’язок зберігання

Що таке GoBD і чому кожен підприємець у Німеччині повинен їх знати?

Якщо ви ведете бізнес у Німеччині - незалежно від того, чи ви одноосібний субпідрядник у будівництві, чи керуєте сервісною командою з 10 осіб - на вас поширюються GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form.

Українською: Принципи належного ведення та зберігання книг, записів і документів в електронній формі.

GoBD - це збірка настанов Міністерства фінансів (BMF), які визначають, як компанії в Німеччині мають:

• Створювати та зберігати бухгалтерські документи (зокрема рахунки)
• Дбати, щоб початковий зміст документів і далі можна було встановити (§146 Abs. 4 AO)
• Вести послідовну нумерацію рахунків (fortlaufende Nummer)
• Архівувати документи протягом обов’язкового строку зберігання

Історія та оновлення GoBD

Ключова зміна 2025: Від 1 січня 2025 року строк зберігання рахунків було скорочено з 10 до 8 років на підставі BEG IV (Bürokratieentlastungsgesetz IV - Закон про зменшення бюрократії IV).

У цій статті ви дізнаєтеся:

• Як довго потрібно зберігати рахунки (і чому від 2025 року коротше)
• Що означає «незмінність» документа і як вона виглядає на практиці
• Чого закон вимагає від номера рахунку
• Як NiemieckaFaktura підтримує вимоги GoBD

---

8-річний строк зберігання - §257 HGB та §147 AO

Що каже закон?

Обов’язок зберігати бухгалтерські документи випливає з двох правових актів:

§257 Handelsgesetzbuch (HGB) - Торговельний кодекс:

• Торговельні книги, інвентарні описи, вступні баланси, річну фінансову звітність: 10 років
• Отримані та копії надісланих ділових листів (Handels-/Geschäftsbriefe): 6 років (§257 Abs. 4 HGB, §147 Abs. 3 AO)
• Рахунки та бухгалтерські документи (Rechnungen, Buchungsbelege): раніше 10 років, від 01.01.2025 - 8 років

§147 Abgabenordnung (AO) - Податковий кодекс:

• Книги та записи: 10 років
• Рахунки та бухгалтерські документи: від 01.01.2025 - 8 років

Зміна BEG IV - з 10 на 8 років

До кінця 2024 року всі рахунки мали зберігатися протягом 10 років. Від 1 січня 2025 року на підставі Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) цей строк було скорочено до 8 років.

Що це означає на практиці?

Увага: Перебіг строку починається з кінцем календарного року, у якому було виставлено рахунок. Рахунок від березня 2025 року має зберігатися до 31 грудня 2033.

Що підлягає архівуванню?

Обов’язок стосується всіх документів, пов’язаних із виставленням рахунків:

• Вихідні рахунки (Ausgangsrechnungen)
• Вхідні рахунки (Eingangsrechnungen)
• Коригувальні рахунки (Rechnungskorrekturen)
• Сторно (Stornorechnungen)
• Авансові рахунки (Abschlagsrechnungen)
• Кінцеві рахунки (Schlussrechnungen)
• Пропозиції, якщо дійшло до угоди (Angebote)
• Ділове листування, пов’язане з рахунками

---

Незмінність документів - Unveränderbarkeit

Фундаментальний принцип

GoBD вимагають, щоб початковий зміст фіналізованого рахунку і далі можна було встановити (§146 Abs. 4 AO). На практиці це означає, що:

1. Фіналізований рахунок не редагують - зміст, суми, дати й дані контрагента залишаються такими, як на момент фіналізації
2. Кожну зміну вносять окремим документом - коригувальним рахунком (Rechnungskorrektur) або сторно (Stornorechnung), а оригінал залишається

Чому незмінність така важлива?

Finanzamt (податкова служба) повинен бути впевнений, що документи, які він бачить під час перевірки, ідентичні тим, які існували в момент виставлення. Якби рахунок можна було змінити заднім числом, уся податкова система втратила б достовірність.

Як це виглядає на практиці?

Сценарій 1: Ви виставили рахунок на 5 000 €, але виявилося, що правильна сума - 4 500 €.

• ❌ Ви не можете відкрити рахунок і змінити суму
• ✅ Ви маєте виставити коригувальний рахунок (Rechnungskorrektur) або сторно (Stornorechnung) + новий рахунок

Сценарій 2: Ви помилилися в адресі контрагента на фіналізованому рахунку.

• ❌ Ви не можете редагувати адресу на наявному рахунку
• ✅ Ви маєте виставити сторно оригінального рахунку та новий рахунок із правильною адресою

Перевірка цілісності - хеш SHA-256

Саму незмінність дає система, яка не дозволяє редагувати фіналізований документ. Контрольна сума (хеш) нічого не блокує - вона дає змогу виявити зміну: якщо зміниться зміст, зміниться й хеш. NiemieckaFaktura обчислює її за алгоритмом SHA-256.

Як це працює:

1. У момент фіналізації рахунку обчислюється хеш SHA-256 з усього змісту документа
2. Хеш зберігається разом із рахунком
3. Під час кожного зчитування можна перевірити, чи зміст рахунку не було змінено - якщо змінився хоча б один символ, хеш буде іншим

---

Номер рахунку - послідовний і унікальний

Правова вимога: §14 Abs. 4 UStG

Закон про податок на додану вартість (Umsatzsteuergesetz, UStG) у §14 Abs. 4 Nr. 4 вимагає, щоб кожен рахунок містив fortlaufende Nummer - послідовний номер, присвоєний лише один раз, який однозначно ідентифікує рахунок.

Що це означає на практиці?

• Номери присвоюються послідовно (напр., 2026/001, 2026/002, 2026/003) - компанія може вести кілька незалежних серій, наприклад окремо для типів рахунків і контрагентів
• Безперервна послідовність номерів без пропусків не є обов’язковою (UStAE 14.5 абз. 10)
• Кожен номер можна використати лише один раз (унікальність)

Порада: NiemieckaFaktura дозволяє налаштувати нумерацію з поділом за типом рахунку та контрагентом (напр., Mueller/R/2026/001). Кожна серія має власний, незалежний лічильник.

---

Як NiemieckaFaktura підтримує вимоги GoBD

NiemieckaFaktura підтримує вимоги GoBD конкретними механізмами:

1. Хеш SHA-256 під час фіналізації

У момент фіналізації рахунку система:

• Обчислює хеш SHA-256 з повного змісту рахунку (усі поля: суми, дати, позиції, дані контрагента)
• Зберігає хеш у базі даних поруч із рахунком
• Уможливлює перевірку цілісності у будь-який момент - якщо хеш не збігається, це означає порушення

2. Блокування редагування фіналізованих рахунків

Після фіналізації рахунок заблоковано для редагування:

• Фронтенд (вебзастосунок і Android) не дозволяє відкрити фіналізований рахунок у режимі редагування
• Бекенд (Cloud Function getInvoiceForEdit) відмовляє в поверненні даних для редагування, якщо рахунок має прапорець is_finalized: true
• Єдина дозволена зміна - це зміна статусу на «оплачено» (paid) - адже оплата є окремою подією, а не зміною змісту рахунку

Це defense-in-depth - навіть якщо хтось спробує обійти фронтенд, бекенд заблокує спробу.

3. Коригувальні рахунки та сторно замість редагування

Якщо вам потрібно змінити фіналізований рахунок:

• Stornorechnung - анулює оригінальний рахунок (сума з мінусом)
• Rechnungskorrektur - виставляє коригувальний документ із посиланням на оригінал

В обох випадках:

• Оригінальний рахунок залишається недоторканим у системі
• Новий документ має власний номер і хеш
• Оригінал автоматично отримує статус «corrected»

4. Номери присвоюються послідовно і лише один раз

Система нумерації в NiemieckaFaktura:

• Присвоює номер під час фіналізації рахунку - чернетка з автоматичним номером показує лише попередній перегляд і не витрачає номер із серії
• Використовує транзакції Firestore і блокування номера, щоб два рахунки не отримали той самий номер
• Підтримує кілька серій нумерації (тип рахунку, підтип, контрагент) - кожна серія має власний лічильник

5. 8-річне архівування з повідомленнями про строк зберігання

NiemieckaFaktura реалізує повний життєвий цикл архіву:

Три Cloud Functions обслуговують цей процес:

1. checkRetentionExpiry - щодня о 4:00 перевіряє, які рахунки перевищили 8-річний строк
2. exportRetentionData - генерує ZIP-архів із рахунками для завантаження
3. cleanupExpiredInvoices - видаляє дані після завершення пільгового періоду

6. Audit logging

Система реєструє ключові операції:

• Фіналізація рахунку (хто, коли, хеш)
• Зміна статусу (draft → pending → paid)
• Надсилання електронною поштою, сторнувальні й коригувальні рахунки
• Адміністративні операції

---

Часті запитання (FAQ)

Чи можу я зберігати рахунки виключно в електронній формі?

Так. GoBD прямо дозволяють зберігання документів в електронній формі - за умови, що:

• Документи зберігаються так, щоб початковий зміст фіналізованих рахунків і далі можна було встановити (§146 Abs. 4 AO)
• Документи є читабельними протягом усього строку зберігання
• Можливий машинний аналіз (maschinelle Auswertbarkeit)
• Система веде журнал змін (Protokollierung)

Вам не потрібно друкувати та зберігати паперові копії рахунків. Електронного архіву цілком достатньо.

Що станеться, якщо Finanzamt знайде пропуски в нумерації моїх рахунків?

Безперервна послідовність номерів без пропусків не є обов’язковою (UStAE 14.5 абз. 10). Під час перевірки (Betriebsprüfung) інспектор усе ж може запитати про відсутні номери - тому варто вміти пояснити, звідки вони взялися (напр., зміна шаблону номера або нова серія). Якщо відсутні номери вказували б на доходи, не відображені в обліку, Finanzamt може оцінити базу оподаткування (Hinzuschätzung). Обов’язково: номер рахунку - послідовний і унікальний (присвоюється один раз).

Чи стосується BEG IV також рахунків, виставлених до 2025 року?

Так. Скорочення строку з 10 до 8 років стосується також рахунків, виставлених до 1 січня 2025 року - за умови, що їхній дотеперішній 8-річний строк зберігання ще не минув. Це означає, що рахунки 2017 року, які раніше мали б зберігатися до кінця 2027, тепер можуть бути видалені вже з кінцем 2025 року.

Чи відповідають рахунки у форматі ZUGFeRD/XRechnung вимогам GoBD?

Сам формат не вирішує питання GoBD - GoBD стосуються того, як документи створюються, проводяться в обліку та зберігаються в усій фірмі. Проте формати електронних рахунків, такі як ZUGFeRD 2.3 та XRechnung 3.0 (обидва базуються на стандарті EN16931), полегшують виконання частини вимог:

• Машинний аналіз (XML, вбудований у PDF або окремий)
• Стандартизацію даних (EN16931)
• Цілісність (структурні дані можна порівняти з PDF)

NiemieckaFaktura генерує рахунки у форматі ZUGFeRD 2.3 із вбудованим XML-файлом (з Leitweg-ID на рахунку - у профілі XRechnung 3.0), що підтримує вимогу машинної читабельності з GoBD.

За весь процес і документацію процедур (Verfahrensdokumentation) відповідає підприємець.

---

Підсумок

GoBD - це не бюрократичне страховисько, а конкретні, логічні правила, які захищають як податкову службу, так і вас як підприємця.

Ключові пункти:

• 8 років архівування (від 01.01.2025, BEG IV)
• Початковий зміст можна встановити (§146 Abs. 4 AO) - фіналізований рахунок не редагують, зміни лише коригувальним рахунком або сторно
• Номер рахунку - послідовний і унікальний (присвоюється один раз), §14 Abs. 4 UStG
• Хеш SHA-256 - дає змогу виявити зміну змісту, але не блокує її

NiemieckaFaktura підтримує ці вимоги для рахунків, які ви в ній виставляєте: кожен фіналізований рахунок отримує хеш SHA-256, блокується для редагування і зберігається 8 років (§147 AO, §14b UStG після BEG IV). Після цього строку застосунок надсилає сповіщення й дає змогу завантажити архів, перш ніж дані буде видалено. За весь процес, зокрема за документацію процедур (Verfahrensdokumentation), відповідаєте ви як підприємець.

Якщо ви тільки починаєте виставляти рахунки в Німеччині, прочитайте наш посібник із виставлення рахунків. А щоб злагоджено співпрацювати з бухгалтерією, перегляньте, як експортувати дані у форматі DATEV.

Правові джерела:

• BMF-Schreiben vom 28.11.2019 (GoBD)
• §257 Handelsgesetzbuch (HGB)
• §147 Abgabenordnung (AO)
• §14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG)
• §14b Umsatzsteuergesetz (UStG)
• Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV), чинний від 01.01.2025

---

Застереження: Ця стаття має інформаційний характер і не є податковою чи юридичною консультацією - зверніться до податкового радника або юриста.