Smart Mahnwesen — 3-рівнева система автоматичних нагадувань
Smart Mahnwesen — це 3-рівнева система автоматичних нагадувань про оплату. Система стежить за термінами, надсилає електронні листи у правильний час та поступово підсилює тон: від ввічливого Zahlungserinnerung через формальну 1. Mahnung до останньої 2. Mahnung із попередженням про юридичні кроки. Уся переписка автоматично архівується у поштовій скриньці застосунку.
- 1
Відкрийте налаштування Mahnwesen
У бічному меню перейдіть до Налаштування → Smart Mahnwesen. Функція доступна у планах Professional і Premium — якщо у вас один із них, ви побачите форму конфігурації. У плані Starter натисніть кнопку розблокування, щоб перейти на Professional або Premium.
Smart Mahnwesen — платна функція, бо вона потребує надсилання електронних листів із сервера, перевірки доставлення та автоматичного розрахунку процентів за прострочення §288 BGB.
- 2
Увімкніть систему та налаштуйте 3 рівні
Переведіть перемикач Увімкнути Mahnwesen в положення ON. З'являться три розділи конфігурації — по одному на кожен рівень:
- Zahlungserinnerung (ввічливе нагадування) — за замовчуванням через 3 дні після терміну
- 1. Mahnung (формальна вимога) — за замовчуванням через 7 днів після терміну, спричиняє "Verzug" §286 BGB
- 2. Mahnung (остаточна вимога) — за замовчуванням через 17 днів після терміну, попередження про юридичні кроки
- 3
Налаштуйте час для кожного рівня
Для кожного з 3 рівнів задайте, через скільки днів після терміну оплати надсилати нагадування. Діапазони: Zahlungserinnerung 1-14 днів, 1. Mahnung 1-60, 2. Mahnung 1-90. Типова схема "3 / 10 / 20" (ввічливе через 3 дні, формальне через 10, остаточне через 20) спрацьовує у 90% випадків.
Агресивний час ("наступного дня" замість "за кілька днів") — швидше повернете гроші, але ризикуєте стосунками з клієнтом. Обережніше починати з типової схеми 3/10/20.
- 4
Налаштуйте плату та проценти
Німецьке право дозволяє стягувати плату за кожен рівень нагадування (Mahngebühr):
- 1. Mahnung: 2,50-5,00 € (покриває витрати на надсилання + адміністрування)
- 2. Mahnung: 5,00-7,50 € (вища через додаткову роботу)
Проценти за прострочення (Verzugszinsen) є обов'язковими й розраховуються згідно з §288 BGB: базова ставка ЄЦБ + 9 процентних пунктів для B2B. Система нараховує їх автоматично з наступного дня після терміну.
Завищена Mahngebühr (наприклад, 25 € за нагадування) може бути оскаржена в суді як **непропорційна**. Дотримуйтесь типових ставок.
- 5
Налаштуйте зміст листів (за бажанням)
Кожен рівень нагадування має стандартний шаблон листа (ввічливий / формальний / остаточний тон), але ви можете вільно його змінити. У тексті можна використати змінні, які система підставить із даних рахунку — наприклад, {client_name}, {invoice_number}, {amount}, {days_overdue}, {interest}. Шаблони готуйте німецькою або польською — система сама обирає потрібний на основі мови, вибраної під час виставлення рахунку.
- 6
Перевірте автоматичну ескалацію
Збережіть налаштування. У плані Premium система щодня о 07:00 (за берлінським часом) автоматично перевіряє всі неоплачені рахунки й надсилає нагадування згідно з заданим розкладом. У плані Professional ви налаштовуєте ті самі 3 рівні, але нагадування надсилаєте вручну. На панелі ви побачите позначку "Потребує нагадування" та історію надісланих нагадувань для кожного рахунку. У списку рахунків поруч із кожним простроченим з'явиться кнопка Нагадати — у будь-якому плані з Mahnwesen ви можете надіслати нагадування вручну, вибравши будь-який рівень.
Поштова скринька застосунку (Micro Mailbox) доступна вже з плану Starter — відповіді клієнта на Mahnung потрапляють просто до неї, тож уся переписка зібрана в одному місці й прив'язана до рахунку.
Правова основа — §286 і §288 BGB
Mahnwesen у Німеччині має суворі правові рамки:
- §286 BGB — визначає Verzug (прострочення). Прострочення настає після першої Mahnung або автоматично, якщо було узгоджено календарний термін.
- §288 BGB — встановлює розмір процентів за прострочення (Verzugszinsen): B2B = базова ставка ЄЦБ + 9 пп.
- §256 HGB — документування переписки (Mahnung — це господарський документ, зберігання 6-10 років)
Коли НЕ надсилати Mahnung
Іноді нагадування не має сенсу або погіршить ситуацію:
- Клієнт у відпустці / у процесі переговорів — перевірте переписку перед ескалацією
- Спірний рахунок — якщо клієнт оскаржив послугу, Mahnung не вирішить проблему
- Клієнт у скрутному становищі — іноді краще домовитися про план розстрочки, ніж ескалувати
Smart Mahnwesen має опцію "Пауза для цього контрагента" — ви призупините автоматику, не вимикаючи всю систему.
Що після 2. Mahnung
Якщо клієнт не реагує і на 2. Mahnung, наступні кроки:
- Inkasso — колекторська компанія (комісія 10-30%)
- Gerichtliches Mahnverfahren — судовий наказ про сплату (~50 € судового збору для боргів до 5k €)
- Klage — позов для більших сум, адвокат (тарифи RVG)
Повний посібник із процесу: Smart Mahnwesen — від Zahlungserinnerung до Mahnung.