E-Rechnung обов’язкова з 2025 року — що потрібно знати і як підготуватися
З 01.01.2025 E-Rechnung є обов’язковою в Німеччині. Хто має виставляти електронні рахунки? Які формати? Терміни, винятки, штрафи — практичний посібник.
E-Rechnung з 2025 року — революція у виставленні рахунків у Німеччині
З 1 січня 2025 року електронний рахунок (E-Rechnung) став обов’язковим для всіх B2B-операцій у Німеччині. Це найбільша зміна в німецькій системі виставлення рахунків за останні роки — вона стосується кожної компанії незалежно від її розміру.
Якщо ви ведете компанію в Німеччині або виставляєте рахунки німецьким контрагентам, вам потрібно знати, що змінилося і як до цього підготуватися.
Що таке E-Rechnung?
E-Rechnung (elektronische Rechnung, електронний рахунок) — це рахунок у структурованому електронному форматі відповідно до європейського стандарту EN16931. Це не просто PDF, надісланий електронною поштою.
Ключова відмінність:
| Тип | Формат | Статус із 2025 року |
|---|---|---|
| E-Rechnung | ZUGFeRD 2.x, XRechnung (XML/CII) | ✅ Відповідає закону |
| Класичний PDF | Зображення/текст без XML-структури | ❌ Не відповідає вимозі E-Rechnung |
| Скан/фото | Зображення | ❌ Не відповідає вимозі |
ZUGFeRD 2.3 — це найпопулярніший формат у Німеччині: він поєднує читабельний PDF/A-3 з машинозчитуваним XML-файлом (CII). XRechnung — це чистий XML, який використовується переважно в державному секторі.
Графік запровадження — хто і коли
Запровадження відбувається поетапно:
З 1 січня 2025 року — обов’язок приймати
- Усі компанії в Німеччині повинні мати змогу приймати електронні рахунки
- Це стосується також Kleinunternehmer (§19 UStG)
- Ви не можете відмовитися прийняти E-Rechnung від контрагента
З 1 січня 2027 року — обов’язок виставляти (компанії з обігом понад 800.000 EUR)
- Компанії з оборотом понад 800.000 EUR зобов’язані виставляти E-Rechnungen
- Менші компанії можуть і далі виставляти PDF (за згодою отримувача)
З 1 січня 2028 року — обов’язок виставляти (усі компанії)
- Усі компанії зобов’язані виставляти E-Rechnungen в B2B-операціях
- Кінець перехідного періоду — PDF без XML більше не приймається
Кого стосується цей обов’язок?
| Ситуація | Прийом E-Rechnung | Виставлення E-Rechnung |
|---|---|---|
| B2B-компанія в Німеччині | З 2025 ✅ | З 2027/2028 ✅ |
| Kleinunternehmer (§19) | З 2025 ✅ | З 2028 ✅ |
| B2C-операції | Не стосується | Не стосується |
| Закордонні операції | Опційно | Опційно |
| Державний сектор | Уже діє | Уже діє |
Важливо: цей обов’язок стосується B2B-операцій усередині Німеччини. Reverse Charge (§13b UStG) і міжнародні операції регулюються окремо.
Яким вимогам повинна відповідати E-Rechnung?
E-Rechnung має:
- Відповідати EN16931 — європейському стандарту для електронних рахунків
- Містити структуровані XML-дані — машинозчитувані
- Відповідати вимогам §14 UStG — усі обов’язкові реквізити рахунку
- Архівуватися відповідно до GoBD — 8 років, незмінність
Прийнятні формати:
- ZUGFeRD 2.x COMFORT або вище (PDF/A-3 + XML)
- XRechnung (чистий XML, профіль CII або UBL)
- Інші формати, що відповідають EN16931
Що загрожує за відсутність E-Rechnung?
Із 2028 року виставлення B2B-рахунків без структурованого XML вважатиметься порушенням §14 UStG. Наслідки:
- Отримувач не зможе відрахувати Vorsteuer з рахунку, який не відповідає вимогам
- Адміністративні штрафи — до 5.000 EUR за повторні порушення
- Проблеми під час податкової перевірки — Finanzamt може поставити відрахування під сумнів
Як підготуватися?
1. Переконайтеся, що ви можете приймати електронні рахунки (уже зараз!)
- Налаштуйте адресу електронної пошти для приймання E-Rechnungen
- Перевірте, чи ваше програмне забезпечення підтримує ZUGFeRD/XRechnung
2. Перейдіть на програмне забезпечення з підтримкою E-Rechnung
- Ваша програма для виставлення рахунків має вміти генерувати ZUGFeRD 2.3 або XRechnung 3.0
- NiemieckaFaktura автоматично генерує ZUGFeRD 2.3 COMFORT із профілем XRechnung 3.0 — кожен рахунок одразу є E-Rechnung
3. Перевірте архівування
- E-Rechnungen потрібно зберігати відповідно до GoBD протягом 8 років
- Електронний формат має бути збережений — не можна просто роздрукувати й покласти в папку
4. Поінформуйте контрагентів
- Попередьте своїх клієнтів, що з 2027/2028 року ви надсилатимете E-Rechnungen
- Узгодьте формат (ZUGFeRD чи XRechnung) і спосіб доставлення
E-Rechnung у NiemieckaFaktura
У NiemieckaFaktura вам не доведеться перейматися відповідністю вимогам — кожен виставлений рахунок автоматично:
- Генерує PDF/A-3 із вбудованим ZUGFeRD 2.3 COMFORT XML
- Використовує профіль XRechnung 3.0 (CII)
- Відповідає стандарту EN16931
- Проходить структурну перевірку (коректність XML)
- Архівується відповідно до GoBD з хешем SHA-256
Доступно в усіх тарифах — від Starter до Premium. Почніть 7-денний безкоштовний пробний період.