E-Rechnung з 2025 року - революція у виставленні рахунків у Німеччині

З 1 січня 2025 року у Німеччині діє лише обов’язок приймати електронні рахунки (E-Rechnung) - кожна B2B-компанія повинна мати змогу приймати е-рахунки. Натомість обов’язок їх виставляти в B2B-операціях між компаніями з місцезнаходженням або постійним представництвом у Німеччині запроваджується поетапно: з 2027 року - для компаній з оборотом понад 800 000 € у 2026 році, з 2028 року - для решти (малі підприємства за §19 UStG від нього звільнені, §34a UStDV). Це найбільша зміна в німецькій системі виставлення рахунків за останні роки - обов’язок приймати стосується кожної компанії незалежно від її розміру.

Якщо ви ведете компанію в Німеччині або виставляєте рахунки німецьким контрагентам, вам потрібно знати, що змінилося і як до цього підготуватися.

Що таке E-Rechnung?

E-Rechnung (elektronische Rechnung, електронний рахунок) - це рахунок у структурованому електронному форматі відповідно до європейського стандарту EN16931. Це не просто PDF, надісланий електронною поштою.

Ключова відмінність:

Тип	Формат	Статус із 2025 року
E-Rechnung	ZUGFeRD від версії 2.0.1 (без профілів MINIMUM і BASIC WL), XRechnung (XML: CII або UBL)	✅ Це E-Rechnung
Класичний PDF	Зображення/текст без XML-структури	❌ Не відповідає вимозі E-Rechnung
Скан/фото	Зображення	❌ Не відповідає вимозі

Підстава: Abschnitt 14.1 Abs. 14 UStAE (лист BMF від 15.10.2025).

ZUGFeRD 2.3 - це найпопулярніший формат у Німеччині: він поєднує читабельний PDF/A-3 з машинозчитуваним XML-файлом (CII). XRechnung - це чистий XML, який використовується переважно в державному секторі.

Графік запровадження - хто і коли

Запровадження відбувається поетапно:

З 1 січня 2025 року - обов’язок приймати

Усі компанії в Німеччині повинні мати змогу приймати електронні рахунки
Це стосується також Kleinunternehmer (§19 UStG)
Ви не можете відмовитися прийняти E-Rechnung від контрагента

З 1 січня 2027 року - обов’язок виставляти (оборот у 2026 році понад 800 000 EUR)

Компанії, оборот яких у 2026 році перевищив 800 000 EUR, зобов’язані виставляти E-Rechnungen у B2B-операціях між компаніями з місцезнаходженням або постійним представництвом у Німеччині
Компанії, оборот яких у 2026 році не перевищив 800 000 EUR, можуть і далі виставляти паперові рахунки, а за згодою отримувача також PDF

З 1 січня 2028 року - обов’язок виставляти (інші компанії)

Інші компанії зобов’язані виставляти E-Rechnungen у B2B-операціях між компаніями з місцезнаходженням або постійним представництвом у Німеччині; малі підприємства за §19 UStG від цього обов’язку звільнені (§34a UStDV)
Кінець перехідного періоду - для компаній, на які поширюється обов’язок, PDF без XML більше не приймається

Кого стосується цей обов’язок?

Ситуація	Прийом E-Rechnung	Виставлення E-Rechnung
B2B-компанія в Німеччині	З 2025 ✅	З 2027/2028 ✅
Kleinunternehmer (§19)	З 2025 ✅	Звільнені (§34a UStDV)
B2C-операції	Не стосується	Не стосується
Закордонні операції	Опційно	Опційно
Державний сектор	Уже діє	Уже діє

Важливо: цей обов’язок стосується B2B-операцій між компаніями з місцезнаходженням або постійним представництвом у Німеччині. Для операцій з компаніями за кордоном діють окремі правила.

Яким вимогам повинна відповідати E-Rechnung?

E-Rechnung має:

Відповідати EN16931 - європейському стандарту для електронних рахунків
Містити структуровані XML-дані - машинозчитувані
Відповідати вимогам §14 UStG - усі обов’язкові реквізити рахунку
Зберігатися 8 років - щонайменше її структурована частина (XML) у неушкодженому, первісному вигляді (§14b UStG; лист BMF від 15.10.2025)

Прийнятні формати:

ZUGFeRD від версії 2.0.1, без профілів MINIMUM і BASIC WL (PDF/A-3 + XML)
XRechnung (чистий XML, профіль CII або UBL)
Інші формати, що відповідають EN16931

Що загрожує за відсутність E-Rechnung?

Із 2028 року виставлення B2B-рахунків без структурованого XML між компаніями з місцезнаходженням або постійним представництвом у Німеччині - за винятками (зокрема малі підприємства за §19 UStG, §34a UStDV) - вважатиметься порушенням §14 UStG. Наслідки:

Отримувач не зможе відрахувати Vorsteuer з рахунку, який не відповідає вимогам
Штраф - до 5 000 EUR за невиставлення рахунку або виставлення його із запізненням (§26a Abs. 2 Nr. 1 UStG)
Проблеми під час податкової перевірки - Finanzamt може поставити відрахування під сумнів

Як підготуватися?

1. Переконайтеся, що ви можете приймати електронні рахунки (уже зараз!)

Налаштуйте адресу електронної пошти для приймання E-Rechnungen
Перевірте, чи ваше програмне забезпечення підтримує ZUGFeRD/XRechnung

2. Перейдіть на програмне забезпечення з підтримкою E-Rechnung

Ваша програма для виставлення рахунків має вміти генерувати ZUGFeRD (від версії 2.0.1, без профілів MINIMUM і BASIC WL) або XRechnung
NiemieckaFaktura автоматично створює PDF/A-3 із вбудованим XML ZUGFeRD 2.3 COMFORT (EN16931). Коли на рахунку є Leitweg-ID, NiemieckaFaktura позначає XML як XRechnung 3.0.

3. Перевірте архівування

E-Rechnungen потрібно зберігати 8 років - щонайменше їхню структуровану частину (XML) у неушкодженому, первісному вигляді (§14b UStG; лист BMF від 15.10.2025)
Для цілей, не пов’язаних із ПДВ, діють також правила GoBD, що випливають із закону Abgabenordnung (§147 AO)
Електронний формат має бути збережений - не можна просто роздрукувати й покласти в папку

4. Поінформуйте контрагентів

Попередьте своїх клієнтів, що з 2027/2028 року ви надсилатимете E-Rechnungen
Узгодьте формат (ZUGFeRD чи XRechnung) і спосіб доставлення

E-Rechnung у NiemieckaFaktura

У NiemieckaFaktura кожен виставлений рахунок автоматично:

Генерує PDF/A-3 із вбудованим ZUGFeRD 2.3 COMFORT XML
Отримує профіль XRechnung 3.0 (CII), коли на ньому є Leitweg-ID
Містить дані XML за стандартом EN16931
Отримує під час фіналізації хеш SHA-256 - підтримка GoBD під час архівування

Доступно в усіх тарифах - від Starter до Premium. Почніть 14-денний безкоштовний пробний період.

Примітка: Ця стаття має інформаційний характер і не є податковою чи юридичною консультацією - зверніться до податкового радника або юриста.

E-Rechnung обов’язкова з 2025 року - що потрібно знати і як підготуватися