Власна нумерація рахунків — префікси, підтипи, формат
За замовчуванням рахунки в NiemieckaFaktura нумеруються у форматі **2026/001**, **2026/002**, **2026/003**… Цього достатньо для більшості малих компаній. Але якщо у вас є особливі вимоги — окрема послідовність для рахунків на продаж і коригувань, префікс із назвою компанії, різна нумерація для різних проєктів — ви можете налаштувати власний формат. Уся конфігурація відповідає §14 UStG та GoBD: послідовність має бути безперервною та унікальною. Система стежить за цим автоматично.
- 1
Відкрийте Налаштування → Нумерація
У бічному меню натисніть Налаштування, потім вкладку Нумерація рахунків. Ви побачите поточний формат (за замовчуванням "YYYY/NNN") з попереднім переглядом того, який номер матиме найближчий виставлений рахунок.
- 2
Додайте префікс компанії
У полі Префікс введіть свій код — наприклад "RE" (Rechnung), "INV" (Invoice) або скорочення назви компанії ("MUL" для Müller GmbH). Під полем ви побачите попередній перегляд: RE/2026/001. Префікс з'явиться перед датою на кожному рахунку.
Зміна префікса **не торкнеться** вже виставлених рахунків — вони зберігають свої старі номери. Зміна стосується лише нових рахунків.
- 3
Окремі префікси для кожного типу рахунку
Якщо ви хочете мати окремі послідовності номерів для різних типів рахунків, увімкніть опцію Префікси за типом. З'являться 4 поля:
- Стандартний рахунок — за замовчуванням RE/
- Коригувальний рахунок — за замовчуванням KORR/
- Storno — за замовчуванням S/
- Abschlag (будівельний аванс) — за замовчуванням A/
Приклад: RE/2026/001, RE/2026/002… для звичайних рахунків, а KORR/2026/001 для першого коригування (незалежна послідовність).
Цей варіант віддають перевагу бухгалтери — їм легше сортувати коригування окремо від рахунків на продаж. Але кожна послідовність має бути **послідовною без пропусків**.
- 4
Власні підтипи (Premium)
У плані Premium ви можете створювати власні підтипи рахунків з окремими префіксами — наприклад, якщо ви ведете різні напрямки бізнесу:
- "Прибирання" (під типом Rechnung) — префікс PRY/
- "Дахи" (під типом Standard) — префікс DACH/
- "Оренда обладнання" — префікс OREN/
Під час виставлення рахунку ви обираєте підтип зі спадного списку, і система використовує його префікс. Storno/коригування до рахунку з підтипом успадковує префікс: PRY/S/2026/001 для сторно рахунку за прибирання. Усе автоматично.
Керування підтипами: **Налаштування → Підтипи рахунків**. Там ви додаєте, редагуєте, архівуєте. Максимум 20 підтипів на тип (Standard/Rechnung/Material тощо).
- 5
Префікси для кожного контрагента (дуже розширене)
Якщо ви хочете, щоб кожен контрагент мав окрему послідовність — наприклад, для великого B2B-клієнта, який очікує номери у формі "MUL-2026-001" — відкрийте картку контрагента, розділ Розширене, і встановіть Індивідуальний префікс. Рахунки для цього контрагента нумеруватимуться незалежно від основної послідовності.
Увага: Цей варіант використовується рідко — GoBD вимагає загальної послідовності без пропусків, а індивідуальні префікси ускладнюють аудит. Використовуйте лише тоді, коли клієнт цього прямо вимагає.
- 6
Перевірте попередній перегляд і збережіть
Унизу сторінки налаштувань ви бачите Попередній перегляд найближчих номерів — точно так, як виглядатимуть перші 3 номери після збереження змін. Переконайтеся, що все правильно, і натисніть Зберегти налаштування. Зміна набуває чинності одразу — наступний виставлений рахунок використає новий формат.
Правила, яким має відповідати ваш формат
Німецьке податкове право (§14 UStG + GoBD) вимагає від номерів рахунків:
- Унікальність — кожен номер лише один раз за всю історію компанії (не за рік — глобально)
- Послідовність — без пропусків у ряду. Ви не можете мати 2026/001, 2026/003 без 002
- Ідентифікованість — з номера має однозначно випливати, про який рахунок ідеться
Застосунок автоматично стежить за всіма трьома правилами — неможливо виставити рахунок із номером, який уже існує, або пропустити номер.
Що зробити на початку нового року
Рік за роком рахунки починаються з 001. Це НЕ пропуск у розумінні GoBD — перехід 2025/999 → 2026/001 є стандартом. Застосунок скидає лічильник 1 січня о 00:00 (Berlin).
Якщо ви хочете безперервне продовження без скидання (наприклад 2025/999 → 2025/1000 → 2026/1001) — у налаштуваннях вимкніть Щорічне скидання. Тоді послідовність буде безперервною, але номери зростатимуть нескінченно.
Зміна посеред року
Зміна префікса або формату після виставлення перших рахунків у поточному році дозволена, але:
- Старі рахунки зберігають свої старі номери (GoBD — незмінність)
- Нові рахунки використають новий формат від наступного номера
- Послідовність номерів зростатиме безперервно — наприклад, після рахунку 2026/050 (старий формат) наступним буде RE/2026/051 (новий формат, лічильник продовжується)
Така зміна відповідає вимогам §14 UStG та GoBD, доки безперервність нумерації збережена.