Власна нумерація рахунків - префікси, підтипи, формат
Кожен тип рахунку в NiemieckaFaktura має власний шаблон і власний лічильник номерів - за замовчуванням, наприклад, R/2026/001 (Rechnung), 2026/001 (Bau Rechnung) і K/2026/001 (Коригувальний рахунок). Цього достатньо для більшості малих компаній. Якщо потрібен інший формат - префікс компанії, номер із місяцем, окрема серія для напрямку бізнесу або контрагента, - його налаштовують у місцях, описаних нижче. Застосунок присвоює номери послідовно й кожен лише один раз.
- 1
Відкрийте Налаштування → Рахунки
У бічному меню натисніть Налаштування, а потім категорію Рахунки. Нумерації тут стосуються розділи Префікс нумерації, Нумерація рахунків, Підтипи рахунків і Стартовий номер. Префікс, шаблони нумерації та стартовий номер доступні в кожному плані, також у плані Starter; план Premium потрібен лише для підтипів рахунків.
- 2
Префікс компанії для Bau Rechnung
У розділі Префікс нумерації введіть у поле Префікс (макс. 5 літер) свій код - наприклад "RE" або "FV" - і натисніть Зберегти. Під полем видно попередній перегляд, наприклад RE/2026/001. Префікс стосується типу Bau Rechnung; інші типи мають власні шаблони (наприклад, Rechnung: R/2026/001). Якщо Bau Rechnung має власний шаблон у розділі Нумерація рахунків, префікс у ньому не використовується - тоді застосунок показує попередження.
Зміна префікса не торкнеться вже виставлених рахунків - вони зберігають свої старі номери. Зміна стосується лише нових рахунків.
- 3
Шаблони номерів для 7 типів рахунків
У розділі Нумерація рахунків кожен тип має власне поле шаблону й власний лічильник. Порожнє поле = стандартний шаблон (сірий текст у полі):
- Rechnung - R/2026/001
- Bau Rechnung - 2026/001
- Materialrechnung - M/2026/001
- Abschlagsrechnung (AR) - AR/2026/001
- Schlussrechnung (SR) - SR/2026/001
- Stornorechnung - S/2026/001
- Коригувальний рахунок - K/2026/001
У шаблоні використовуєте позначки {YEAR} (рік), {NR} (наступний номер, щонайменше три цифри) і за потреби {MONAT} (місяць 01-12). Стрілка біля поля пропонує готові шаблони, а попередній перегляд праворуч показує готовий номер - наприклад, шаблон KR/{YEAR}/{NR} дасть перше коригування KR/2026/001.
Відокремте {YEAR} і {NR} від літер (напр. R-{NR}) - шаблон, який сервер не прочитає, застосунок не збереже. Приклад переходу з іншої програми: останній рахунок RE-2026-123 → для свого типу рахунку шаблон RE-{YEAR}-{NR}, а в розділі Стартовий номер число 124 → наступний рахунок цього типу: RE-2026-124.
- 4
Власні підтипи (Premium)
У плані Premium ви можете створювати власні підтипи рахунків з окремими префіксами - наприклад, якщо ви ведете різні напрямки бізнесу:
- "Прибирання" (під типом Rechnung) - префікс PRY/
- "Дахи" (під типом Bau Rechnung) - префікс DACH/
- "Оренда обладнання" - префікс OREN/
Під час виставлення рахунку ви обираєте підтип зі спадного списку, і система використовує його префікс. Storno/коригування до рахунку з підтипом успадковує префікс: PRY/S/2026/001 для сторно рахунку за прибирання, PRY/K/2026/001 для коригування. Замість префікса підтип може мати власний шаблон у полі Шаблон нумерації (опціонально) - сторно й коригування залишаються з префіксом підтипу. Усе автоматично.
Підтипами ви керуєте в Налаштування → Рахунки, розділ Підтипи рахунків (Додати підтип, Активувати / Деактивувати). Не більше 10 підтипів загалом, разом із неактивними.
- 5
Префікс контрагента - окремий лічильник для клієнта
У формі контрагента (крок Дані компанії; під час редагування та сама вкладка) впишіть Префікс нумерації - коротке скорочення клієнта, наприклад "MUL". Рахунки для цього контрагента отримують його на початку номера й мають власний лічильник: MUL/2026/001 (Bau Rechnung), MUL/R/2026/001 (Rechnung). Не вписуйте сюди податкових номерів - це лише позначка.
- 6
Перевірте попередній перегляд і збережіть
Попередній перегляд біля кожного поля шаблону показує, який вигляд матиме номер за цим шаблоном. Шаблони ви зберігаєте кнопкою Зберегти дані внизу розділу (під вибором скидання), префікс компанії - кнопкою Зберегти в його розділі, а вибір у Скидання лічильника нумерації зберігається одразу. Зміна стосується наступних рахунків.
Правила номера рахунку
Номер рахунку послідовний і унікальний (присвоюється один раз) - цього вимагає §14 абз. 4 п. 4 UStG. Безперервна послідовність номерів без пропусків не є обов’язковою (UStAE 14.5 абз. 10), а компанія може вести кілька незалежних серій - наприклад, окремо для типів рахунків, підтипів і контрагентів. Застосунок присвоює номери послідовно й кожен лише один раз.
Новий рік і скидання лічильника
У розділі Скидання лічильника нумерації ви обираєте: Щороку (стандарт) - лічильник починає кожен рік з 001 (R/2026/045 → R/2027/001); Щомісяця - кожен місяць з 001, лише для шаблонів з {MONAT}; Ніколи (безперервний лічильник) - лічильник продовжується (R/2026/045 → R/2027/046). Рік і місяць визначаються за берлінським часом.
Зміна посеред року
- Виставлені рахунки зберігають свої номери
- Нові рахунки отримують новий формат від наступного номера
- Лічильник продовжується - наприклад, після 2026/050 наступний Bau Rechnung із префіксом RE отримає RE/2026/051
Виняток: перехід на щомісячне скидання або з нього переводить типи з {MONAT} у шаблоні на інший лічильник - застосунок про це попереджає; тоді перевірте стартові номери.