Регулярні рахунки - підписки, оренда та постійні послуги
Якщо ви регулярно виставляєте той самий рахунок тому самому клієнту - за обслуговування сайту, договір на підтримку, оренду чи підписку, - не потрібно щоразу вводити його заново. У NiemieckaFaktura ви зберігаєте регулярний рахунок: контрагента, позиції, інтервал і дату наступного виставлення. Коли настає цей термін, застосунок готує чернетку рахунку з номером, а ви перевіряєте її, фіналізуєте та надсилаєте клієнту. Застосунок не фіналізує й не надсилає регулярні рахунки сам.
- 1
Відкрийте Регулярні рахунки
У бічному меню виберіть Регулярні рахунки. Ви побачите список своїх регулярних рахунків (порожній під час першого входу) зі стовпцями Інтервал, Наступне виставлення, Востаннє згенеровано і Згенеровано.
- 2
Додайте регулярний рахунок
Натисніть Додати регулярний рахунок. У вікні в полі Контрагент виберіть контрагента зі списку (його потрібно додати заздалегідь - див. Додайте контрагента), виберіть Тип рахунку, впишіть Період виконання послуги (Leistungszeitraum) і заповніть Позиції (кнопка Додати позицію) так само, як у звичайному рахунку. У полі Примітки можна додати примітки до рахунку. Поле Проєкт необов’язкове, а для авансового (Abschlagsrechnung) і остаточного рахунку (Schlussrechnung) - обов’язкове.
В описах позицій і в періоді виконання послуги можна використовувати змінні, напр.
{MONAT}і{JAHR}- під час створення чернетки застосунок замінить їх місяцем і роком із дати рахунку. Повний список змінних показано у вікні під позиціями. - 3
Задайте інтервал і дату
Виберіть Інтервал: Щомісяця, Щокварталу або Щороку. У полі Наступне виставлення вкажіть день, коли має з’явитися перша чернетка, а в полі Термін оплати - скільки днів клієнт має на оплату (7, 14, 21, 30 або 60).
Наступні терміни застосунок рахує від дня, який ви вкажете в полі Наступне виставлення (також після його зміни). Якщо це, напр., 31-ше число, у коротшому місяці чернетка з’явиться в останній день місяця, а в місяцях, де є цей день, - знову в цей день.
- 4
Збережіть - у день виставлення з’являється чернетка
Натисніть Зберегти. Регулярний рахунок з’явиться у списку з позначкою Активна. Застосунок перевіряє терміни щодня о 05:00 за берлінським часом: під час першого запуску від дня в полі Наступне виставлення він створює чернетку рахунку з номером і надсилає push-сповіщення (якщо сповіщення увімкнено). Чернетку ви знайдете у списку Рахунки - перевірте її, натисніть Фіналізувати (на комп’ютері в рядку списку це значок щита) та надішліть клієнту. Застосунок не фіналізує й не надсилає регулярні рахунки сам.
Якщо чернетку не вдається створити, список регулярних рахунків показує причину біля цієї позиції.
- 5
Призупиніть, відновіть, відредагуйте або видаліть
Біля кожної позиції у списку є кнопки Призупинити / Відновити, Редагувати і Видалити; призупинити, відновити й видалити можна також кілька позначених позицій одночасно. Призупинений регулярний рахунок не створює чернеток. Якщо під час паузи минув термін у полі Наступне виставлення, після відновлення найближчий запуск створює одну чернетку за прострочений термін, а інших пропущених термінів не надолужує. Видалення регулярного рахунку не видаляє рахунків, які вже з нього створено.
Зміна позицій регулярного рахунку
Що робити, якщо через 3 місяці потрібно підняти ціну або додати нову позицію?
Регулярний рахунок можна редагувати будь-коли. Натисніть Редагувати в рядку регулярного рахунку в списку, змініть позицію або ціну та збережіть. Нові дані потраплять у наступну чернетку. Рахунки, які вже створено, не змінюються (фіналізовані незмінні - GoBD).
Типові сценарії використання
- Щомісячні підписки - IT-обслуговування, хостинг, домен, підтримка сайту
- Оренда - оренда приміщення, гаража, квартири (для підприємницької діяльності)
- Договори з фіксованою оплатою - стала плата за бухгалтерський супровід, консультації, обслуговування
- Річні рахунки - ліцензії на програмне забезпечення, продовження сертифікатів