Регулярні рахунки — підписки, оренда та постійні послуги
Якщо ви щомісяця виставляєте той самий рахунок тому самому клієнту — за обслуговування сайту, договір на підтримку, оренду чи підписку — це не потрібно робити вручну. У NiemieckaFaktura ви визначаєте шаблон регулярного рахунку, налаштовуєте графік (щомісяця, щокварталу, щороку), і застосунок сам виставляє та надсилає його у вибраний день. Ви заощадите 5-10 хвилин щомісяця на кожному такому договорі.
- 1
Відкрийте Регулярні рахунки
У бічному меню виберіть Регулярні рахунки. Ви побачите список налаштованих циклів (порожній під час першого входу) з інформацією про те, коли кожен виконувався востаннє та коли запуститься наступний.
- 2
Створіть новий цикл
Натисніть Додати цикл. Виберіть контрагента зі списку (його потрібно додати заздалегідь — див. Додайте контрагента), вкажіть назву циклу для власної орієнтації (напр. «Обслуговування сайту — Müller GmbH») і заповніть позиції рахунку так само, як для звичайного рахунку.
- 3
Налаштуйте графік
У розділі Графік виберіть:
- Періодичність — щомісяця, раз на 2 місяці, щокварталу, раз на півроку, щороку
- День місяця виставлення (напр. 1-го числа кожного місяця)
- Дату початку — перший рахунок цього циклу буде виставлено в цей день
- Дату завершення (необовʼязково) — якщо договір має визначений кінець, напр. через рік
Якщо вибрати день між 1-м і 28-м, ви уникнете ускладнень у лютому (який має 28 або 29 днів). Для 31-го числа система перенесе рахунок на останній день місяця.
- 4
Виберіть рівень автоматизації
У розділі Автоматизація ви вирішуєте, що має відбуватися в день виставлення:
- Лише створити чернетку — система підготує рахунок як чернетку, ви побачите його в списку рахунків і зможете перевірити перед фіналізацією
- Створити та фіналізувати — система автоматично фіналізує рахунок (готовий, незмінний)
- Створити, фіналізувати та надіслати електронною поштою — повна автоматизація, вам не потрібно нічого робити
Наша рекомендація на початок: «Лише створити чернетку» — ви збережете контроль, а коли переконаєтеся, що все працює, перемкніться на повну автоматизацію.
Опція «Створити, фіналізувати та надіслати» потребує робочого каналу електронної пошти. Якщо ви використовуєте власний SMTP, налаштуйте його в Налаштуваннях перед увімкненням повної автоматизації.
- 5
Збережіть і активуйте
Натисніть Зберегти цикл. Він зʼявиться у списку із зеленим індикатором «Активний». На Панелі у картці Регулярні рахунки ви побачите, скільки у вас активних циклів і які запустяться найближчого тижня. Система перевіряє графіки щодня о 07:00 (за берлінським часом) і виставляє рахунки у дні, коли настає їхній термін.
- 6
Призупиніть або завершіть цикл
Якщо клієнт призупиняє договір на 2 місяці — натисніть на цикл і виберіть Призупинити. Жодні рахунки не виставлятимуться, доки ви не натиснете Відновити. Якщо договір завершився остаточно — натисніть Завершити цикл. Уже виставлені рахунки залишаються в системі (вимога GoBD — незмінні протягом 8 років).
Зміна позицій в активному циклі
Що робити, якщо через 3 місяці потрібно підняти ціну або додати нову позицію до шаблону?
Ви можете редагувати цикл у будь-який момент. Зайдіть у цикл, натисніть Редагувати, змініть позицію/ціну, збережіть. Починаючи з наступного рахунку, використовуватимуться нові дані. Раніше виставлені рахунки не зміняться (GoBD).
Типові сценарії використання
- Щомісячні підписки — IT-обслуговування, хостинг, домен, підтримка сайту
- Оренда — оренда приміщення, гаража, квартири (для підприємницької діяльності)
- Договори з фіксованою оплатою — стала плата за бухгалтерський супровід, консультації, обслуговування
- Річні рахунки — ліцензії на програмне забезпечення, продовження сертифікатів
Ліміти
Кожен план має ліміт активних циклів:
| План | Активні цикли |
|---|---|
| Starter | 3 |
| Professional | 20 |
| Premium | без обмежень |
Призупинені та завершені цикли не зараховуються до ліміту — їх може бути скільки завгодно.