Каталог послуг і товарів - збережіть один раз, використовуйте на багатьох рахунках
Якщо ви виставляєте рахунки з повторюваними позиціями - наприклад «Мулярські роботи», «Доїзд», «Матеріал» - каталог позицій заощаджує безліч часу. Ви додаєте позицію один раз, задаєте ціну та ставку ПДВ, а під час виставлення рахунка обираєте її зі списку. У разі підвищення цін ви оновлюєте ціну в одному місці, а не на кожному рахунку окремо. Каталог - це не те саме, що «Регулярні рахунки»: там застосунок щоразу готує цілу чернетку рахунку для одного контрагента, а позицію з каталогу ви вставляєте в будь-який рахунок.
- 1
Відкрийте каталог позицій
У бічному меню натисніть Товари та послуги. Ви побачите список своїх позицій (порожній під час першого входу), а також кнопки Додати позицію та Додати категорію у верхньому правому куті.
- 2
Створіть категорії (опційно)
Якщо у вас понад 10-15 позицій, варто згрупувати їх у категорії. Типові категорії для будівельної компанії: Мулярські роботи, Оздоблювальні роботи, Електрика, Матеріал, Доїзд. Натисніть Додати категорію, впишіть назву, оберіть колір - готово.
- 3
Додайте першу позицію
Натисніть Додати позицію. Заповніть: назву (наприклад «Монтаж міжкімнатних дверей»), опційно опис (деталі, що відображаються на рахунку), одиницю (год., шт., м², м³, паушально), ціну за одиницю нетто та ставку ПДВ (19%, 7%, 0% або звільнено від податку). Ви також можете прив’язати позицію до категорії.
Застосунок за замовчуванням пропонує 19% ПДВ - це налаштування застосунку, а не податкове рішення. Яку ставку (19% чи 7%) застосувати у вашому випадку, з’ясуйте з податковим консультантом (Steuerberater) - застосунок цього не перевіряє. За Reverse Charge (§13b, §3a) залиште в каталозі звичайну ставку: коли в рахунку увімкнено Reverse Charge, застосунок сам ставить 0% на всіх позиціях. Якщо ви Kleinunternehmer - усі позиції залишаєте з 0% ПДВ, і застосунок автоматично додає застереження §19 UStG.
- 4
Використайте позицію в рахунку
Під час виставлення нового рахунка, у кроці Позиції, натисніть Виберіть позицію... у рядку позиції. Відкриється вікно з пошуком - впишіть фрагмент назви, оберіть позицію і готово. Ви ще можете змінити кількість, ціну чи опис для цього конкретного рахунка - зміна не впливає на позицію в каталозі. Опис німецькою можна підготувати за допомогою AI: у рахунку біля поля опису позиції кнопка AI (підказка «Дії AI») відкриває меню, зокрема з пунктами Перекласти німецькою і Виправити правопис (у застосунку для Android - кнопки Перекласти і Виправити). AI є в планах Professional і Premium (також у пробному періоді), до 100 запитів на добу - ліміт оновлюється опівночі за берлінським часом.
Ви можете обрати кілька позицій одразу (поставивши прапорці) - усі потраплять на рахунок одним кліком.
- 5
Оновіть ціни (коли потрібно)
Коли ви підвищуєте ціни - наприклад на початку нового року - поверніться до розділу Товари та послуги, натисніть позицію та змініть ціну. Від цього моменту позиції, які ви додаєте з каталогу, отримують нову ціну. Важливо: уже виставлені рахунки зберігають старі ціни - ціна потрапляє в рахунок у момент додавання позиції, а фіналізований рахунок застосунок не дозволяє змінювати.
Коли каталог НЕ варто використовувати
Каталог послуг корисний при повторюваних позиціях. Якщо кожен ваш рахунок має унікальні позиції (наприклад, ви фрилансер, що працює над різними проєктами з різними ставками) - каталог може бути зайвим. Краще вписувати позиції безпосередньо в рахунку.