Каталог послуг і товарів — збережіть один раз, використовуйте на багатьох рахунках
Якщо ви виставляєте рахунки з повторюваними позиціями — наприклад «Мулярські роботи», «Доїзд», «Матеріал» — каталог позицій заощаджує безліч часу. Ви додаєте позицію один раз, задаєте ціну та ставку ПДВ, а під час виставлення рахунка обираєте її зі списку. У разі підвищення цін ви оновлюєте ціну в одному місці, а не на кожному рахунку окремо.
- 1
Відкрийте каталог позицій
У бічному меню натисніть Товари та послуги. Ви побачите список своїх позицій (порожній під час першого входу), а також кнопки Додати позицію та Додати категорію у верхньому правому куті.
- 2
Створіть категорії (опційно)
Якщо у вас понад 10-15 позицій, варто згрупувати їх у категорії. Типові категорії для будівельної компанії: Мулярські роботи, Оздоблювальні роботи, Електрика, Матеріал, Доїзд. Натисніть Додати категорію, впишіть назву, оберіть колір — готово.
Категорії також допомагають у статистиці — ви побачите, які категорії приносять найбільший дохід за рік.
- 3
Додайте першу позицію
Натисніть Додати позицію. Заповніть: назву (наприклад «Монтаж міжкімнатних дверей»), опційно опис (деталі, що відображаються на рахунку), одиницю (год., шт., м², м³, паушально), ціну за одиницю нетто та ставку ПДВ (19%, 7%, 0% або звільнено від податку). Ви також можете прив’язати позицію до категорії.
Для послуг у Німеччині — за замовчуванням **19% ПДВ**. Для будівельних матеріалів при Reverse Charge §13b ви використовуєте **0%** і вмикаєте відповідну опцію в контрагента. Якщо ви Kleinunternehmer — усі позиції залишаєте з **0% ПДВ**, і застосунок автоматично додає застереження §19 UStG.
- 4
Використайте позицію в рахунку
Під час виставлення нового рахунка, у кроці Позиції, натисніть Додати з каталогу. Відкриється список із пошуком — впишіть фрагмент назви, оберіть позицію і готово. Ви ще можете змінити кількість, ціну чи опис для цього конкретного рахунка — зміна не впливає на позицію в каталозі.
Ви можете обрати кілька позицій одразу (поставивши прапорці) — усі потраплять на рахунок одним кліком.
- 5
Оновіть ціни (коли потрібно)
Коли ви підвищуєте ціни — наприклад на початку нового року — поверніться до розділу Товари та послуги, натисніть позицію та змініть ціну. Від цього моменту нові виставлені рахунки використовуватимуть нову ціну. Важливо: уже виставлені рахунки зберігають старі ціни — GoBD не дозволяє ретроактивно змінювати фінансові дані.
Коли каталог НЕ варто використовувати
Каталог послуг корисний при повторюваних позиціях. Якщо кожен ваш рахунок має унікальні позиції (наприклад, ви фрилансер, що працює над різними проєктами з різними ставками) — каталог може бути зайвим. Краще вписувати позиції безпосередньо в рахунку.
Імпортуйте каталог з Excel
Якщо у вас є каталог в Excel або в попередній бухгалтерській програмі, не потрібно переписувати позиції вручну. Скористайтеся функцією Імпорт із CSV у верхньому правому куті списку позицій — ми приймаємо файли .csv та .xlsx. Обов’язкові стовпці: назва, ціна, ставка ПДВ. Решта — опційно.
Інтеграція з шаблонами рахунків
Пакети Professional та Premium дозволяють зберігати цілі набори позицій як шаблони рахунків — наприклад набір «Монтаж вікна стандарт» (демонтаж + монтаж + матеріал + доїзд). Під час створення нового рахунка ви обираєте шаблон, і всі 4 позиції додаються одразу.