Що має містити рахунок у Німеччині — §14 Abs. 4 UStG
Повний перелік обовʼязкових реквізитів німецького рахунка: 10 пунктів §14 Abs. 4 UStG, Kleinbetragsrechnung до 250 €, точні формулювання приміток.
Рахунок у Німеччині — це не просто документ про оплату. Це податковий документ, за яким ваш клієнт відраховує вхідний ПДВ (Vorsteuerabzug — відрахування вхідного податку). Якщо в рахунку бракує бодай одного обовʼязкового реквізиту, клієнт може втратити право на це відрахування — і поверне документ вам із проханням виправити. У гіршому випадку помилку виявить Finanzamt через два роки під час перевірки.
Німецьке право не залишає місця для здогадок: §14 Abs. 4 UStG (Umsatzsteuergesetz — закон про податок з обороту) перелічує реквізити рахунка поіменно. Нижче — повний перелік, точні формулювання юридичних приміток і найпоширеніша помилка, якої припускаються підприємці.
Десять обовʼязкових реквізитів рахунка
§14 Abs. 4 Satz 1 UStG вимагає, щоб рахунок містив такі дані:
| № | Реквізит | Німецька назва |
|---|---|---|
| 1 | Повна назва та адреса виконавця і отримувача | Vollständiger Name und Anschrift |
| 2 | Steuernummer або USt-IdNr. виконавця | Steuernummer / Umsatzsteuer-Identifikationsnummer |
| 3 | Дата виставлення | Ausstellungsdatum |
| 4 | Послідовний, одноразово наданий номер рахунка | Fortlaufende Rechnungsnummer |
| 5 | Кількість і вид товару або обсяг і вид послуги | Menge und Art der Lieferung / Umfang und Art der Leistung |
| 6 | Момент постачання або надання послуги | Leistungsdatum / Leistungszeitraum |
| 7 | Винагорода нетто в розбивці за ставками податку та звільненнями | Entgelt, nach Steuersätzen aufgeschlüsselt |
| 8 | Заздалегідь узгоджені знижки, якщо їх ще не враховано в сумі | Im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen |
| 9 | Ставка податку та сума податку або вказівка на звільнення | Steuersatz und Steuerbetrag / Hinweis auf Steuerbefreiung |
| 10 | Вказівка на обовʼязок зберігання, коли отримувач — приватна особа, а послуга стосується нерухомості | Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht |
Розберемо ті пункти, які на практиці спричиняють найбільше проблем.
Назва та адреса — обох сторін
Скорочення назви фірми або самого лише номера клієнта недостатньо. Адреса має бути повною: вулиця, номер будинку, поштовий індекс, місто. Для товариств зазначають також правову форму (GmbH, UG, GbR). Дані отримувача мають бути такими самими, як у його реєстраційних документах — «п. Мюллер, Берлін» рахунок не рятує.
Steuernummer або USt-IdNr.
Достатньо одного з двох номерів. Steuernummer (податковий номер) надає ваш Finanzamt, USt-IdNr. (ідентифікаційний номер платника ПДВ) — Bundeszentralamt für Steuern. Для внутрішньоєвропейських операцій B2B на практиці потрібен саме USt-IdNr., і тоді його зазначають замість Steuernummer. Відсутність обох номерів — класична причина відмови у Vorsteuerabzug.
Номер рахунка — послідовний і неповторний
Fortlaufende Rechnungsnummer означає одноразово надану, послідовну нумерацію без пропусків. Схема може бути будь-якою — з префіксом року, місяця, типу документа чи контрагента — але в межах однієї послідовності номери мають зростати. Пропуск у нумерації Finanzamt читає як підозру, що рахунок вилучили з обліку.
Опис послуги — достатньо конкретний
Формулювання «будівельні роботи» або «консультації» — це не опис. Податкова служба має змогти ідентифікувати, чого саме стосувалася операція. Правильно: «Фарбування внутрішніх стін, Berliner Str. 15, 3-кімнатна квартира, 62 м²».
Leistungsdatum — найчастіша помилка
Пункт 6 — окрема тема, бо саме тут виникає найбільше виправлених рахунків.
Дата виставлення (Rechnungsdatum) і момент надання послуги (Leistungsdatum) — це два різні реквізити. Наявність однієї з них не замінює іншої, навіть якщо обидві припадають на той самий день.
Якщо ви постачаєте товар — зазначаєте Lieferdatum (дату постачання). Якщо надаєте послугу — Leistungszeitraum (період надання послуги), наприклад «01.03.2026 – 31.03.2026». Закон дозволяє вказати місяць, у якому послугу виконано, але не дозволяє змовчати про нього зовсім.
Чому це важливо саме для отримувача: момент надання послуги визначає податковий період, у якому виникає ПДВ. Без цієї дати рахунок формально неповний, і бухгалтер клієнта має право його не прийняти. Практична порада: якщо дати збігаються, все одно надрукуйте обидві — окремим рядком «Leistungsdatum: 14.03.2026».
Kleinbetragsrechnung — спрощений рахунок до 250 €
§33 UStDV (Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung — постанова про застосування закону про ПДВ) дозволяє скоротити перелік реквізитів для рахунків, загальна сума яких разом із податком не перевищує 250 євро брутто.
| Реквізит | Звичайний рахунок | Kleinbetragsrechnung до 250 € |
|---|---|---|
| Назва й адреса виконавця | так | так |
| Назва й адреса отримувача | так | не потрібні |
| Дата виставлення | так | так |
| Номер рахунка | так | не потрібен |
| Кількість і вид | так | так |
| Розбивка нетто / ПДВ / брутто | так | достатньо однієї суми разом із податком |
| Ставка податку або вказівка на звільнення | так | так |
Спрощення не діє для reverse charge та для внутрішньоєвропейського постачання товарів. У цих випадках рахунок має містити повний набір реквізитів незалежно від суми.
Юридичні примітки — точні формулювання
Коли ПДВ не нараховується, рахунок мусить пояснити, на якій підставі. Просте «0 %» без посилання на норму рахунок не рятує. Нижче — формулювання, які друкує наш застосунок; вони містять цитовані параграфи й перевірені на практиці.
Reverse charge у будівництві (§13b UStG):
Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 13b UStG (Reverse Charge). Der Leistungsempfänger ist verpflichtet, die Umsatzsteuer abzuführen.
Детально про умови — у статті reverse charge §13b у будівництві.
Послуги для фірм з ЄС (§3a UStG):
Nicht steuerbare sonstige Leistung gemäß § 3a Abs. 2 UStG i.V.m. Art. 196 MwStSystRL. Der Leistungsempfänger ist verpflichtet, die Umsatzsteuer in seinem Mitgliedstaat abzuführen.
Умови застосування — послуги B2B для фірм з ЄС.
Kleinunternehmer (§19 UStG):
Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.
Пороги обороту й наслідки статусу — звільнення від ПДВ за §19 UStG.
Внутрішньоєвропейське постачання товарів (§4 Nr. 1 Buchst. b):
Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gemäß § 4 Nr. 1 Buchst. b i. V. m. § 6a UStG.
Експорт за межі ЄС (§4 Nr. 1 Buchst. a):
Steuerfreie Ausfuhrlieferung gemäß § 4 Nr. 1 Buchst. a i. V. m. § 6 UStG.
Ці сценарії взаємно виключні. На одному рахунку може бути щонайбільше одна з цих приміток. Рахунок, на якому одночасно стоїть §19 і §13b, — це помилка, а не подвійна обережність.
У застосунку ці примітки добираються автоматично на підставі податкового сценарію рахунка, тож формулювання не треба переписувати вручну й не можна випадково скомбінувати два несумісні.
§14c UStG — чому не можна «про всяк випадок» виділити ПДВ
Найдорожча помилка виглядає невинно: підприємець, який працює за §19, §13b або §25a, друкує на рахунку рядок «19 % USt» — бо «так виглядає солідніше» або тому, що шаблон так налаштований.
Якщо ви виділили суму ПДВ без правової підстави, ви зобовʼязані сплатити цей податок до Finanzamt на підставі §14c UStG — навіть якщо клієнт вам його не заплатив.
Тому при §19 (Kleinunternehmer), §13b (reverse charge) і §25a (Differenzbesteuerung — оподаткування маржі) сума ПДВ на рахунку не показується взагалі. Замість неї — відповідна примітка з переліку вище.
Обовʼязок зберігання — 8 років у підприємця, 2 роки в приватної особи лише за умови нерухомості
З 01.01.2025, після набрання чинності BEG IV (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz — четвертий закон про зменшення бюрократії), строк зберігання рахунків для підприємців скорочено з десяти до восьми років. Формулювання для отримувача-підприємця:
Aufbewahrungspflicht: Als Unternehmer sind Sie verpflichtet, diese Rechnung 8 Jahre lang aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 UStG, BEG IV).
Окремий випадок — пункт 10 переліку. Коли отримувач є приватною особою, а послуга повʼязана з нерухомістю (будівництво, ремонт, монтаж, садові роботи на ділянці), рахунок має містити вказівку на дворічний обовʼязок зберігання:
Aufbewahrungspflicht: Soweit es sich um eine steuerpflichtige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück handelt, sind Sie als Privatperson verpflichtet, diese Rechnung 2 Jahre lang aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).
Зверніть увагу на слово «soweit» («тією мірою, якою»). Дворічний варіант умовний — він стосується лише послуг, повʼязаних з нерухомістю. В інтернеті часто трапляється безумовне «приватна особа зберігає рахунок 2 роки» — це хибна юридична інформація. Для приватної особи, яка купила, скажімо, відремонтований ноутбук, жодного обовʼязку зберігання за §14b немає.
Технічний бік архівування — незмінність файлу, читабельність, доступність протягом усього строку — регулює GoBD; про це є окрема стаття про архівування рахунків згідно з GoBD.
Gutschrift і термін виставлення
Gutschrift (самофактурування) — це ситуація, коли рахунок виставляє не виконавець, а отримувач послуги; так часто працюють великі генпідрядники з субпідрядниками. У такому разі документ мусить містити слово «Gutschrift» (§14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG). Німецький термін тут обовʼязковий — синонім рідною мовою вимоги не виконує.
Термін виставлення: при операціях B2B рахунок треба виставити протягом шести місяців від виконання послуги (§14 Abs. 2 UStG). Пропущений строк не скасовує права на оплату, але є порушенням податкового обовʼязку.
Окремо памʼятайте, що з 2025 року в обігу B2B у Німеччині діють нові правила щодо формату документа — деталі в статті про обовʼязок e-Rechnung. Перелік реквізитів §14 Abs. 4 UStG при цьому не змінюється: електронний рахунок мусить містити рівно ті самі десять пунктів, лише в структурованому форматі. Практичний порядок дій від початку до кінця описано в посібнику як виставити рахунок у Німеччині.
Найчастіші запитання
Чи достатньо Steuernummer, чи потрібен ще USt-IdNr.?
Закон вимагає одного з двох. Для внутрішньоєвропейських операцій B2B на практиці потрібен USt-IdNr., і тоді саме він друкується на рахунку. Зазначати обидва номери не заборонено, але й не обовʼязково.
Що робити, якщо я забув вказати Leistungsdatum?
Рахунок можна виправити (Rechnungsberichtigung) — виставити коригуючий документ із доповненим реквізитом і чітким посиланням на початковий рахунок. Після виправлення клієнт знову має повний комплект реквізитів, потрібний для Vorsteuerabzug. Просто передрукувати старий документ із тим самим номером не можна: це порушує вимогу незмінності облікових записів. Просто передрукувати старий документ із тим самим номером не можна: це порушує вимогу незмінності облікових записів.
Чи можу я виставити рахунок українською мовою?
Отримувач і Finanzamt мають розуміти зміст документа, тож на практиці рахунок для німецького клієнта складають німецькою. Обовʼязкові юридичні примітки (§13b, §19, §4 Nr. 1) мусять бути наведені німецькою в тому формулюванні, яке цитує норму. Двомовний рахунок допустимий, але німецька частина є вирішальною.
Чи мушу я нумерувати Kleinbetragsrechnung?
За §33 UStDV номер рахунка для документів до 250 € брутто не є обовʼязковим реквізитом. Проте пропуск нумерації створює прогалину у вашому власному обліку, а GoBD вимагає повноти записів — тому на практиці варто нумерувати всі документи в одній послідовності.
Що станеться, якщо я виділю ПДВ, працюючи за §19?
Ви будете зобовʼязані сплатити цю суму до Finanzamt на підставі §14c UStG, навіть якщо клієнт її не переказав. Рахунок можна виправити, але до моменту виправлення податковий борг існує. Це найдорожча з-поміж описаних помилок.
Матеріал має інформаційний характер і не є юридичною чи податковою консультацією — у складних випадках (перехід на статус платника ПДВ, змішані операції, будівництво за кордоном) зверніться до Steuerberater.
Ця стаття має інформаційний характер і не є податковою чи юридичною консультацією — зверніться до податкового радника або юриста.