Як імпортувати контрагентів із CSV-файлу до NiemieckaFaktura
Крок за кроком: експорт контрагентів із вашої попередньої програми у CSV-файл та імпорт до NiemieckaFaktura. Зіставлення полів, формати CSV і практичні поради.
Навіщо імпортувати контрагентів?
Якщо ви ведете компанію в Німеччині, ви, найімовірніше, вже маєте базу контрагентів в іншій програмі для виставлення рахунків або в бухгалтерському обліку. Ручне переписування десятків чи сотень контрагентів — це втрата часу й ризик помилок: одрук в адресі або відсутній USt-IdNr означає некоректний рахунок.
NiemieckaFaktura пропонує імпорт контрагентів із CSV-файлу з автоматичним розпізнаванням типових форматів експорту бухгалтерських програм, які використовуються в Німеччині.
Підтримувані джерела імпорту
| Джерело | Опис |
|---|---|
| Інша програма для виставлення рахунків | Експорт контрагентів у CSV-файл |
| DATEV | Стандарт у бухгалтерських бюро (Steuerberater) |
| Файл CSV/XLSX | Будь-яке джерело — ручне зіставлення стовпців |
Експорт із вашої попередньої програми — крок за кроком
Крок 1: Відкрийте список клієнтів
У своїй попередній програмі для виставлення рахунків перейдіть до списку клієнтів (зазвичай Kunden / Kontakte / Stammdaten). Ви побачите список усіх контрагентів з їхніми даними.
Крок 2: Експортуйте у CSV
- Виберіть функцію експорту даних у формат CSV (найчастіше в меню Datei → Datenexport або Exportieren)
- Виберіть обсяг: Alle Kunden (Усі клієнти) або позначте конкретних
- Виберіть поля для експорту:
- Firma (назва компанії)
- Anrede (форма звертання)
- Vorname, Nachname (ім'я, прізвище)
- Straße (вулиця та номер)
- PLZ (поштовий індекс)
- Ort (місто)
- Land (країна)
- Telefon
- USt-IdNr (номер платника ПДВ)
- Steuernummer
Крок 3: Збережіть файл
- Збережіть CSV-файл на диску
- Важливо: багато програм за замовчуванням використовують кодування ANSI (Windows-1252)
- Якщо у вас є контрагенти з польськими символами (ą, ę, ć, ś, ź, ż, ó, ł, ń) або німецькими умлаутами (ä, ö, ü, ß), змініть кодування на UTF-8
- Як змінити: відкрийте файл у Блокноті → Зберегти як → Кодування: UTF-8
Імпорт до NiemieckaFaktura — крок за кроком
Крок 1: Перейдіть до імпорту
- Увійдіть до NiemieckaFaktura
- Перейдіть до Налаштування → Імпорт контрагентів
Крок 2: Виберіть джерело
Виберіть, звідки ви імпортуєте дані:
- Інша програма для виставлення рахунків — система автоматично розпізнає типовий формат стовпців
- DATEV — формат експорту DATEV
- CSV — загальний CSV-файл (ручне зіставлення стовпців)
Крок 3: Завантажте файл
- Натисніть Вибрати файл і вкажіть CSV-файл із диска
- Система зчитає вміст і покаже попередній перегляд
Крок 4: Перевірте попередній перегляд (Preview)
Це найважливіший крок! У попередньому перегляді ви побачите:
- Скільки контрагентів буде імпортовано
- Як стовпці з файлу було зіставлено з полями в NiemieckaFaktura
- Чи є попередження (напр., відсутня назва компанії, дублікати)
- Попередній перегляд перших кількох записів
Уважно перевірте, чи дані збігаються — особливо:
- Чи назви компаній повні
- Чи містять адреси вулицю, поштовий індекс і місто
- Чи збігаються номери USt-IdNr/Steuernummer
Крок 5: Підтвердьте імпорт
- Натисніть Імпортувати
- Система додасть контрагентів до вашої бази
- Готово — ви можете одразу виставляти рахунки в Німеччині
Зіставлення полів — CSV-файл → NiemieckaFaktura
| Поле у CSV-файлі | Поле в NiemieckaFaktura | Опис |
|---|---|---|
| Firma | company_name | Назва компанії |
| Vorname + Nachname | contact_person | Контактна особа |
| Straße | street | Вулиця та номер будинку |
| PLZ | postal_code | Поштовий індекс |
| Ort | city | Місто |
| Land | country | Країна (за замовчуванням DE) |
| Адреса електронної пошти | ||
| Telefon | phone | Номер телефону |
| USt-IdNr | vat_id | Ідентифікаційний номер платника ПДВ |
| Steuernummer | tax_number | Податковий номер |
Система автоматично зіставляє стовпці на основі вибраного джерела. У разі загального CSV ви можете зіставити стовпці вручну.
Практичні поради
Перед імпортом
- Перевірте дані в попередньому перегляді — краще виправити CSV-файл, ніж редагувати контрагентів після імпорту
- Очистьте вихідні дані — видаліть неактивних контрагентів із CSV-файлу перед імпортом
- Кодування UTF-8 — якщо замість польських символів ви бачите «нечитабельні кракозябри», проблема в кодуванні файлу
Після імпорту
- Редагуйте контрагентів — після імпорту ви можете додати додаткові дані: дату дії Freistellungsbescheinigung, префікс нумерації рахунків, нотатки
- Дублікати — система попереджає, якщо контрагент із такою самою назвою компанії вже існує в базі. Дублікати не перезаписуються.
- Багаторазовий імпорт — ви можете імпортувати контрагентів багато разів (напр., наступну партію з іншого файлу). Наявні дані не будуть перезаписані.
- Префікс нумерації — після імпорту встановіть префікс контрагента (напр., «Mueller»), щоб рахунки автоматично мали нумерацію Mueller/R/2026/001
- Нагадування про оплату — після імпорту контрагентів і виставлення рахунків ви можете ввімкнути автоматичні нагадування про оплату (Smart Mahnwesen), щоб система сама стежила за термінами
Імпорт із DATEV
DATEV — це стандарт у німецьких бухгалтерських бюро. Експорт контрагентів виглядає так:
- У DATEV перейдіть до Stammdaten → Debitoren (Основні дані → Дебітори)
- Виберіть Exportieren → CSV (Експортувати → CSV)
- Виберіть формат: Kontonummer, Name, Adresse
- Збережіть CSV-файл
У NiemieckaFaktura виберіть джерело DATEV — система автоматично розпізнає формат стовпців DATEV (Kontonummer, Name1, Name2, Straße, PLZ, Ort).
Імпорт з іншої програми для виставлення рахунків
Якщо ви користуєтеся хмарною бухгалтерією або іншою програмою для виставлення рахунків:
- У своїй програмі перейдіть до списку контактів / клієнтів (зазвичай Kontakte або Kunden)
- Натисніть Exportieren → CSV (Експортувати → CSV)
- Збережіть CSV-файл
У NiemieckaFaktura виберіть джерело Інша програма для виставлення рахунків — стовпці буде зіставлено автоматично.
Загальний CSV — імпорт із будь-якого джерела
Якщо ваші дані містяться в іншій програмі або в електронній таблиці (Excel, Google Sheets):
Підготуйте CSV-файл
Створіть CSV-файл із такими стовпцями:
| Стовпець | Обов'язковий | Опис |
|---|---|---|
| company_name | Так | Назва компанії |
| street | Так | Вулиця та номер |
| postal_code | Так | Поштовий індекс |
| city | Так | Місто |
| country | Ні | Країна (за замовчуванням DE) |
| Ні | Адреса електронної пошти | |
| phone | Ні | Телефон |
| vat_id | Ні | USt-IdNr |
| tax_number | Ні | Steuernummer |
| contact_person | Ні | Контактна особа |
Імпорт
- У NiemieckaFaktura виберіть джерело CSV
- Завантажте файл
- Зіставте стовпці вручну — призначте стовпці з файлу полям у системі
- Перевірте попередній перегляд і підтвердьте імпорт
Найпоширеніші проблеми та рішення
| Проблема | Причина | Рішення |
|---|---|---|
| Кракозябри замість польських символів | Неправильне кодування файлу | Збережіть файл як UTF-8 |
| Бракує деяких контрагентів | Порожнє поле «Firma» | Заповніть назву компанії у вихідному файлі |
| Подвійні записи | Контрагент уже існує | Система попереджає — вирішіть, чи пропустити |
| Адреса в одному стовпці | Інший формат експорту | Розділіть на вулицю, індекс, місто перед імпортом |
Підсумок
| Крок | Опис |
|---|---|
| 1. Експортуйте | Попередня програма / DATEV → CSV (кодування UTF-8) |
| 2. Імпортуйте | NiemieckaFaktura → Налаштування → Імпорт контрагентів |
| 3. Перевірте | Попередній перегляд — звірте дані перед імпортом |
| 4. Готово | Контрагенти в системі — ви можете виставляти рахунки |
Імпорт контрагентів — це одноразова дія, яка заощаджує години роботи. Замість ручного переписування даних просто завантажте CSV-файл і починайте виставляти рахунки. Якщо ви шукаєте комплексний інструмент для виставлення рахунків у будівельній галузі, перегляньте наше порівняння програм для е-рахунків для будівельних компаній.