Як імпортувати контрагентів із CSV-файлу до NiemieckaFaktura
Крок за кроком: експорт контрагентів із вашої попередньої програми у CSV-файл та імпорт до NiemieckaFaktura. Зіставлення полів, формати CSV і практичні поради.
Навіщо імпортувати контрагентів?
Якщо ви ведете компанію в Німеччині, ви, найімовірніше, вже маєте базу контрагентів в іншій програмі для виставлення рахунків або в бухгалтерському обліку. Ручне переписування десятків чи сотень контрагентів - це втрата часу й ризик помилок: одрук в адресі або відсутній USt-IdNr означає некоректний рахунок.
NiemieckaFaktura пропонує імпорт контрагентів із CSV-файлу з автоматичним розпізнаванням типових заголовків стовпців з експортів програм для виставлення рахунків.
Підтримувані файли
Ви імпортуєте файл CSV, TXT, XLSX або XLS (до 5 МБ і 2000 рядків) з будь-якої програми чи електронної таблиці. Стовпці ми розпізнаємо за заголовками, а нерозпізнані ви призначаєте на кроці зіставлення (у вебверсії).
Експорт із вашої попередньої програми - крок за кроком
Крок 1: Відкрийте список клієнтів
У своїй попередній програмі для виставлення рахунків перейдіть до списку клієнтів (зазвичай Kunden / Kontakte / Stammdaten). Ви побачите список усіх контрагентів з їхніми даними.
Крок 2: Експортуйте у CSV
- Виберіть функцію експорту даних у формат CSV (найчастіше в меню Datei → Datenexport або Exportieren)
- Виберіть обсяг: Alle Kunden (Усі клієнти) або позначте конкретних
- Виберіть поля для експорту:
- Firma (назва компанії)
- Vorname, Nachname (ім’я, прізвище)
- Straße (вулиця та номер)
- PLZ (поштовий індекс)
- Ort (місто)
- Land (країна)
- Telefon
- USt-IdNr (номер платника ПДВ)
- Steuernummer
Крок 3: Збережіть файл
- Збережіть CSV-файл на диску
- Кодування ми розпізнаємо автоматично (UTF-8, UTF-16 з BOM, Windows-1250, Windows-1252). Файл «ANSI» з польського Excel (Windows-1250) ми зазвичай прочитаємо разом із польськими літерами - перевірте їх у попередньому перегляді, а якщо літери спотворені, збережіть файл як «CSV UTF-8» і завантажте його знову. Кириличні літери зберігаються у CSV-файлі лише в UTF-8 або UTF-16 - якщо програма зберігає «ANSI» (для кирилиці це зазвичай Windows-1251), виберіть під час експорту UTF-8.
- Якщо програма не дає вибрати кодування: відкрийте файл у Блокноті → Зберегти як → Кодування: UTF-8 (допомагає, якщо в Блокноті кириличні й польські літери відображаються правильно)
Імпорт до NiemieckaFaktura - крок за кроком
Крок 1: Відкрийте імпорт
- Увійдіть до NiemieckaFaktura
- Перейдіть до Налаштування → Імпорт / Експорт або натисніть кнопку Import у списку контрагентів
Імпорт контрагентів доступний у тарифах Professional і Premium (а також у 14-денному пробному періоді).
Крок 2: Завантажте файл
- Перетягніть файл на поле завантаження або натисніть Виберіть файл (CSV, TXT, XLSX або XLS, до 5 МБ і 2000 рядків)
- Ми зчитуємо заголовки стовпців і одразу пропонуємо зіставлення
Крок 3: Зіставте стовпці
- Кожному стовпцю файлу ви призначаєте поле зі списку (таблиця нижче); розпізнані зіставлення можна виправити, а стовпець, який не потрібно імпортувати, - пропустити
- Кожен рядок потребує назви, компанії, імені або Matchcode
Крок 4: Перевірте попередній перегляд
Це найважливіший крок. Попередній перегляд показує:
- кількість рядків у файлі
- дублікати - контрагентів, які вже є в базі або повторюються у файлі
- пропущені рядки з причиною (напр., рядок без назви) - їх не буде імпортовано
- попередження (напр., некоректна адреса електронної пошти або Steuernummer у неправильному форматі)
Позначте контрагентів для імпорту - не більше 500 за раз. Уважно перевірте назви компаній та адреси; номери USt-IdNr./Steuernummer з неправильним форматом попередній перегляд покаже в попередженнях.
Крок 5: Імпортуйте
- Натисніть Імпортувати
- Позначені контрагенти потрапляють до вашої бази. Враховується ліміт активних контрагентів вашого тарифу: Professional - 30, Premium - без обмежень, у пробному періоді - як у Premium (повна таблиця в посібнику «Плани та ліміти»). Якщо імпорт перевищив би цей ліміт, ми не збережемо жодного й покажемо, скільки місць залишилося (архівовані контрагенти не враховуються).
- Готово - ви можете одразу виставляти рахунки в Німеччині
У застосунку для Android: Контрагенти → значок імпорту; стовпці зіставляємо автоматично за заголовками, без ручного зіставлення (файли CSV, TXT, XLSX або XLS, до 5 МБ і 2000 рядків).
Зіставлення полів - файл → NiemieckaFaktura
На кроці зіставлення (у вебверсії) ви призначаєте стовпці файлу таким полям:
| Заголовок у файлі (приклади) | Поле на кроці зіставлення | Примітки |
|---|---|---|
| Firma, company | Компанія | Назва компанії |
| Name, Nachname, Nazwisko | Ім’я / прізвище | |
| Vorname, Imię | Ім’я | Поєднується з прізвищем у «Прізвище Ім’я»; саме ім’я стає назвою |
| Matchcode | Коротка назва (Matchcode) | Якщо немає назви й компанії, стає компанією |
| Straße, Strasse | Вулиця | Вулиця й номер будинку |
| PLZ, Postleitzahl | Поштовий індекс | Якщо країна - Німеччина, індекс із 4 цифр (напр., «1067» - таблиця втратила нуль на початку) попередній перегляд позначає попередженням із пропозицією «01067»; індекс імпортуємо так, як у файлі - задайте в таблиці текстовий формат для стовпця індексу |
| Ort, Stadt | Місто | |
| «PLZ, Ort» | Індекс + місто (разом) | Автоматично розділяємо індекс із 4-6 цифр (напр., німецький, австрійський, швейцарський, румунський), польський XX-XXX, нідерландський «1234 AB», а також чеський і словацький «110 00», зокрема з префіксом країни («D-» з 5 цифрами, а з 4 - з попередженням про втрачений нуль, «A-» або «CH-» з 4; напр., «D-10115 Berlin» - індекс 10115, а за порожнього стовпця країни країна DE, навіть якщо USt-IdNr. має префікс іншої країни); за країни GB у стовпці країни (GB, GBR, UK, Großbritannien, Vereinigtes Königreich, United Kingdom, Great Britain або Wielka Brytania) - також британський (напр., «sw1a1aa London» - індекс «SW1A 1AA», великими літерами з пробілом); інший запис (напр., «Wien 1010») потрапляє повністю в поле «Місто» - виправте його після імпорту або вкажіть у файлі індекс і місто в окремих стовпцях |
| Land, Länderkürzel | Країна | Порожній стовпець: країна з префікса USt-IdNr., а без нього - з поштового індексу (5 цифр, крім тих, що починаються з 00, - DE, XX-XXX - PL, «1234 AB» - NL, але з літерами скорочення швейцарського кантону, наприклад ZH, BE, - країна порожня; без індексу - DE); за іншого індексу (наприклад, 4 цифри: AT, CH, BE, або 00144) країна залишається порожньою, а попередній перегляд попереджає; якщо країну прийнято як DE (5 цифр або без індексу), попередній перегляд попереджає один раз для всього файлу |
| USt-IdNr., EG-ID | Номер платника ПДВ ЄС (USt-IdNr.) | |
| Steuernummer | Податковий номер (Steuernummer) | |
| E-Mail, Email | Електронна пошта | Кілька адрес, розділених комою або крапкою з комою |
| Telefon, Tel | Телефон | |
| Kundennummer, Kunden-Nr. | Номер клієнта | |
| Bemerkung, Notizen | Нотатки | Потрапляє в поле «Нотатка» контрагента (не показується в рахунках); текст понад 1000 символів попередній перегляд скорочує з попередженням |
| Osoba prywatna, Privatperson | Приватна особа (так/ні) | Для «так» Steuernummer, USt-IdNr. і позначка §13b з файлу не зберігаються - попередній перегляд про це попереджає |
| §13b UStG | Зворотне нарахування §13b UStG (так/ні) | Див. речення під таблицею |
Зворотне нарахування §13b UStG - поле з файлу не вмикає зворотне оподаткування в рахунках; після імпорту позначте Steuerschuldnerschaft у картці контрагента. Стовпець приймає так (tak, ja, j, t, yes, y, так, da, 1, true, wahr, prawda, x) або ні (nie, nein, n, no, ні, nu, ne, 0, false, falsch, fałsz) незалежно від регістру; порожня клітинка або сама риска означає відсутність позначки, а за іншого значення попередній перегляд пропускає рядок (з причиною).
Практичні поради
Перед імпортом
- Перевірте дані в попередньому перегляді - краще виправити файл, ніж редагувати контрагентів після імпорту
- Очистьте вихідні дані - видаліть неактивних контрагентів із файлу перед імпортом
- Кодування - ми розпізнаємо його автоматично (UTF-8, UTF-16 з BOM, Windows-1250, Windows-1252); якщо в попередньому перегляді замість кириличних або польських літер видно «спотворені символи», збережіть файл у UTF-8 і завантажте його знову
Після імпорту
- Редагуйте контрагентів - після імпорту ви можете позначити в картці контрагента Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge) і додати дату дії довідки USt 1 TG та префікс нумерації рахунків; нотатку про контрагента ви впишете в поле Нотатка у формі контрагента
- Дублікати - попередній перегляд позначає контрагента, який уже є в базі, і кожне наступне повторення у файлі (та сама назва або компанія - незалежно від регістру й зайвих пробілів -, той самий USt-IdNr. або той самий номер клієнта - незалежно від регістру) і на початку не вибирає його; вибраний дублікат імпорт збереже як нового контрагента. Наявних контрагентів імпорт не перезаписує.
- Багаторазовий імпорт - ви можете імпортувати контрагентів багато разів (напр., наступну партію з іншого файлу). Наявні дані не будуть перезаписані.
- Префікс нумерації - після імпорту встановіть префікс контрагента (напр., «Mueller»), щоб його рахунки автоматично отримували цей префікс, напр., Mueller/2026/001 (або Mueller/R/2026/001 для типу Rechnung)
- Нагадування про оплату - після імпорту контрагентів і виставлення рахунків, у тарифі Premium (і в пробному періоді) ви можете ввімкнути автоматичні нагадування про оплату (Smart Mahnwesen), щоб система сама стежила за термінами
Імпорт з іншої програми для виставлення рахунків
Якщо ви користуєтеся хмарною бухгалтерією або іншою програмою для виставлення рахунків:
- У своїй програмі перейдіть до списку контактів / клієнтів (зазвичай Kontakte або Kunden)
- Натисніть Exportieren → CSV (Експортувати → CSV)
- Збережіть CSV-файл
Завантажте файл до NiemieckaFaktura - стовпці ми розпізнаємо за заголовками, а нерозпізнані ви призначите на кроці зіставлення (у вебверсії).
Загальний CSV - імпорт із будь-якого джерела
Якщо ваші дані містяться в іншій програмі або в електронній таблиці (Excel, Google Sheets):
Підготуйте файл
Перший рядок файлу містить заголовки стовпців (приклади в таблиці зіставлення вище). Кожен рядок потребує назви, компанії, імені або Matchcode (саме ім’я стає назвою, сам Matchcode - компанією); рядок без них попередній перегляд показує як пропущений (з причиною). Решта стовпців необов’язкові, але для фіналізації рахунку контрагенту потрібні вулиця, поштовий індекс і місто - краще імпортувати їх одразу.
Імпорт
- Завантажте файл (Налаштування → Імпорт / Експорт)
- Перевірте зіставлення стовпців і за потреби виправте його
- Перевірте попередній перегляд і натисніть Імпортувати
Найпоширеніші проблеми та рішення
| Проблема | Причина | Рішення |
|---|---|---|
| Спотворені символи замість кириличних літер | Файл збережено в «ANSI», а не в UTF-8 | Збережіть файл у UTF-8 і завантажте його знову |
| Спотворені символи замість польських літер | Файл збережено в кодуванні, якого ми не розпізнаємо (іншому, ніж UTF-8, UTF-16 з BOM, Windows-1250, Windows-1252), або файл Windows-1250 прочитано як Windows-1252 - тоді попередній перегляд показує попередження «Файл прочитано як Windows-1252» | Збережіть файл у UTF-8 і завантажте його знову |
| Бракує деяких контрагентів | Рядок без назви, компанії, імені та Matchcode або з некоректним значенням (напр., у стовпці §13b або Приватна особа) | Попередній перегляд показує такий рядок серед пропущених, із причиною - виправте його у файлі |
| Подвійні записи | Контрагент уже є в базі або повторюється у файлі | Попередній перегляд позначає дублікат і не вибирає його - не вибирайте його вручну; імпорт нічого не перезаписує |
| Адреса в одному стовпці | Вулиця, індекс і місто в одній клітинці | Розділіть на вулицю, індекс і місто перед імпортом; стовпець «PLZ, Ort» ми розділяємо автоматично для індексу з 4-6 цифр, польського XX-XXX, нідерландського «1234 AB», чеського і словацького «110 00» (зокрема з префіксом «D-», «A-», «CH-») або британського за країни GB - інший запис потрапляє повністю в поле «Місто» |
Підсумок
| Крок | Опис |
|---|---|
| 1. Експортуйте | Попередня програма або таблиця → файл CSV чи XLSX (найкраще в UTF-8) |
| 2. Імпортуйте | NiemieckaFaktura → Налаштування → Імпорт / Експорт (або кнопка Import у списку контрагентів) |
| 3. Перевірте | Зіставлення стовпців і попередній перегляд - звірте дані перед імпортом |
| 4. Готово | Контрагенти в системі - ви можете виставляти рахунки |
У застосунку для Android імпорт відкриває значок імпорту в списку контрагентів, а стовпці ми зіставляємо автоматично.
Імпорт контрагентів ви зазвичай робите один раз, а заощаджує він години роботи. Замість ручного переписування даних просто завантажте CSV-файл і починайте виставляти рахунки. Якщо ви шукаєте комплексний інструмент для виставлення рахунків у будівельній галузі, перегляньте наше порівняння програм для е-рахунків для будівельних компаній.