Abschlagsrechnung і Schlussrechnung - поетапне виставлення рахунків у будівництві
У німецькому будівництві практично кожен більший проєкт розраховується етапами - клієнт не сплатить усю суму наперед, а підрядник не хоче чекати 6 місяців на гроші. Рішення: авансові рахунки (Abschlagsrechnung), які виставляють після завершених етапів, а наприкінці - підсумковий рахунок (Schlussrechnung), що остаточно розраховує весь проєкт. NiemieckaFaktura автоматично відстежує авансові суми й обчислює залишкову заборгованість у Schlussrechnung.
- 1
Створіть проєкт (Bauvorhaben)
Спершу створіть Проєкт у меню Проєкти → Новий проєкт. Введіть назву (напр., "Ремонт ванної - Hauptstraße 12, Мюнхен"), за бажанням адресу та номер договору. Проєкт об’єднує всі рахунки одного будівництва, тож аванси й підсумковий рахунок цього будівництва з їхніми сумами ви бачите в одному місці (крок 5).
Після вибору проєкту застосунок вписує в порожнє поле Bauvorhaben (місце будівництва) рахунку вміст поля Bauvorhaben із проєкту, а якщо в проєкті це поле порожнє - назву проєкту (ви можете це змінити). Клієнт одразу бачить, якого будівництва стосується рахунок. Кожен Abschlagsrechnung містить власний ПДВ.
- 2
Виставте перший Abschlagsrechnung
Після завершення першого етапу робіт (напр., виконано 30% робіт) виставте авансовий рахунок. Натисніть Виставити рахунок, оберіть тип: Abschlagsrechnung, прив’яжіть до раніше створеного проєкту. У позиціях вписуєте вартість виконаних на цей момент робіт - напр., "Мурувальні роботи - етап 1" - 5 000 € нетто. Фіналізуйте та надішліть клієнту.
PDF авансового рахунку має заголовок Abschlagsrechnung, тож клієнт бачить, що це не підсумковий рахунок. Коли в проєкті вже є фіналізований і несторнований авансовий рахунок, PDF наступного (крім партнерського шаблону Buchalteria) показує також список авансів проєкту із сумами нетто, ПДВ і брутто під заголовком «Diese Rechnung ist die 2. Teilzahlungsforderung zum Projekt …» (номер іде за порядком авансів).
- 3
Виставляйте наступні Abschlagsrechnungen у міру прогресу
Зазвичай у будівельному проєкті виставляють 3-5 авансів - напр., після фундаменту (20%), стін (50%), даху (75%) і оздоблювальних робіт (90%). Кожен наступний Abschlagsrechnung виставляється так само, а у вікні проєкту ви бачите його разом з іншими рахунками проєкту (крок 5).
- 4
Наприкінці: виставте Schlussrechnung
Коли проєкт завершено й прийнято клієнтом, ви виставляєте підсумковий рахунок. Натисніть Виставити рахунок, оберіть тип: Schlussrechnung, прив’яжіть до того самого проєкту. У позиціях вписуєте повну вартість проєкту (усі роботи - разом з тим, що ви вже виставили в авансах). Застосунок віднімає від суми брутто підсумкового рахунку фіналізовані й несторновані авансові рахунки цього проєкту, а PDF показує під сумою рахунку відраховані аванси й суму, яка залишається до сплати.
Приклад: проєкт 30 000 €, аванси 5k + 10k + 10k = 25k. Schlussrechnung показує: Вартість проєкту 30 000 € мінус Відрахування авансів 25 000 € = До сплати 5 000 €. Клієнт сплачує лише решту 5k, а не всі 30k. Якщо кінцевий рахунок точно повторює позиції авансів, а аванси округлили ПДВ інакше (щонайбільше 1 цент на аванс), ці копійки потрапляють в окремий рядок «Rundungsdifferenz», а до сплати залишається 0,00 €.
- 5
Перевірте суму у вікні проєкту
Після виставлення Schlussrechnung перейдіть у Проєкти й натисніть на свій проєкт. Відкриється вікно Деталі проєкту з контрагентом, кількістю рахунків і полем Разом - це загальна сума брутто рахунків проєкту в EUR, до якої підсумковий рахунок входить сумою після вирахування авансів, тож аванси не рахуються двічі. Нижче є таблиця всіх рахунків проєкту з номером, датою, типом і сумою; коли ви наводите курсор на номер рахунку, віконце показує його статус (напр., «Оплачено», «Прострочено»). Коли підсумковий рахунок фіналізовано й не сторновано, ви можете перенести проєкт до архіву значком архіву у списку проєктів (підказка Архівувати).
Правова основа - §14 Abs. 5 UStG і §632a BGB
- §632a Abs. 1 BGB - підрядник (Unternehmer) може вимагати від замовника (Besteller) проміжного платежу (Abschlagszahlung) у розмірі вартості виконаних ним робіт, передбачених договором. Виконані роботи треба підтвердити переліком (Aufstellung), який дає змогу швидко й надійно їх оцінити.
- §14 Abs. 5 UStG - якщо підприємець отримує оплату або частину оплати за ще не виконану поставку чи послугу, правила щодо рахунків (Abs. 1-4) застосовуються відповідно. У кінцевому рахунку (Endrechnung) віднімають частини оплати, отримані до виконання поставки чи послуги, і суми податку, що на них припадають, якщо на ці частини виставлено рахунки в розумінні Abs. 1-4.
Застосунок віднімає в кінцевому рахунку фіналізовані й несторновані авансові рахунки проєкту - виставлені, незалежно від того, чи клієнт їх уже оплатив (крок 4). Чи стосується §14 Abs. 5 UStG вашого авансу, оцінить Steuerberater (податковий консультант); питання щодо договору й §632a BGB - до адвоката (Rechtsanwalt).
ПДВ на авансах
Кожен Abschlagsrechnung містить власний ПДВ - ви не відкладаєте розрахунок ПДВ до Schlussrechnung. Приклад:
- Abschlag 1: 5 000 € нетто + 950 € ПДВ = 5 950 € брутто → ПДВ за період, у якому ви отримаєте цей аванс
- Abschlag 2: 10 000 € нетто + 1 900 € ПДВ = 11 900 € брутто → ПДВ за період, у якому ви отримаєте цей аванс
- Abschlag 3: 10 000 € нетто + 1 900 € ПДВ = 11 900 € брутто → ПДВ за період, у якому ви отримаєте цей аванс
- Schlussrechnung: повні 30 000 € нетто + 5 700 € ПДВ = 35 700 € брутто. Система відрахує попередні 25 000 € нетто + 4 750 € ПДВ (уже сплачені) = залишається 5 000 € нетто + 950 € ПДВ
Тож за кінцевим рахунком до сплати залишається лише решта ПДВ: ПДВ з авансів удруге не нараховується.
Коли виникає ПДВ з авансу: якщо ви отримали аванс до того, як послугу або її частину (Teilleistung) виконано, ПДВ із цієї суми виникає із закінченням звітного періоду (Voranmeldungszeitraum), у якому ви отримали аванс (§13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a S. 4 UStG). Саме виставлення авансового рахунку ПДВ не спричиняє. Якщо етап, за який платить клієнт, уже виконано як частину послуги (Teilleistung), момент виникнення ПДВ оцінить Steuerberater (податковий консультант).
Reverse Charge §13b у проєкті
Якщо клієнт сам надає будівельні послуги й сплачує ПДВ за §13b (Reverse Charge), позначте це один раз у картці контрагента (Steuerschuldnerschaft). Нові рахунки в проєкті (аванси та підсумковий) тоді автоматично отримують Reverse Charge: без ПДВ, із позначенням "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers". Автоматика не змінює рахунок з іншим налаштуванням (Kleinunternehmer §19, §25a, звільнення §4 Nr. 1, тип Reverse Charge, вибраний вручну) - перед фіналізацією перевірте у формі рахунку перемикач Reverse Charge (зворотне нарахування). Докладніше: Reverse Charge §13b UStG у будівництві.
Помилковий авансовий рахунок, коли остаточний уже виставлено
Фіналізований авансовий рахунок, який остаточний рахунок уже врахував, не можна скасувати окремо - застосунок відмовить. Причина бухгалтерська, а не технічна: віднімання авансів на остаточному рахунку зафіксовано під час його виставлення (GoBD) і змінити його пізніше неможливо. Якби аванс можна було скасувати окремо, остаточний рахунок далі віднімав би дохід, якого вже немає.
Правильна послідовність розплітає ланцюг з кінця:
- Скасуйте остаточний рахунок. Проєкт знову прийме остаточний рахунок.
- Виправте авансовий рахунок - тепер його можна скасувати або скоригувати.
- Виставте остаточний рахунок заново. Віднімання перерахується з актуальних авансів.
Після натискання «Скоригувати або анулювати рахунок» біля такого авансу буде кнопка, що веде просто до остаточного рахунку, з якого треба почати.
Коригування авансу залишається доступним, але воно не може змінювати суми. Аванс, виставлений на пізніший етап проєкту і не врахований остаточним рахунком, скасовується як звичайно.