Prvi račun - od registracije do slanja
Nakon registracije u NiemieckaFaktura popunjavate podatke tvrtke, dodajete klijenta, izrađujete račun u čarobnjaku u 4 koraka i finalizirate ga gumbom Finalizirajte sada. Klijentu šaljite finalizirani račun - PDF nacrta ima natpis ENTWURF / VORSCHAU, a slanje pojedinačnog nacrta e-poštom iz aplikacije najprije ga finalizira. Sustav automatski generira ZUGFeRD 2.3 - hibridni PDF s ugrađenim XML-om, format e-računa koji se koristi u B2B poslovanju u Njemačkoj.
- 1
Registrirajte korisnički račun
Otvorite stranicu za registraciju i izradite korisnički račun pomoću adrese e-pošte. Nakon registracije dobivate potpuno probno razdoblje od 14 dana bez potrebe za unosom kreditne kartice - imate pristup svim Premium funkcijama.
Nakon registracije provjerite svoju e-poštu - šaljemo poruku dobrodošlice s popisom prvih koraka.
- 2
Popunite podatke tvrtke
U bočnom izborniku otvorite Tvrtka i logo. Popunite obvezna polja: naziv tvrtke, adresu, Steuernummer i (ako ga imate) USt-IdNr. Ti se podaci pojavljuju na svakom vašem računu. Na računu mora biti Steuernummer ili USt-IdNr. (§14 Abs. 4 Nr. 2 UStG zahtijeva jedan od njih). Izgled računa (jedan od 4 predloška, 5 fontova, boja naglaska, logo lijevo, u sredini ili desno) mijenjate na zaslonu Kreator PDF predložaka - od plana Professional (u pregledniku Postavke → Računi → Kreator PDF predložaka, na Androidu Postavke → Računi i dokumenti → PDF predlošci). U planu Premium postoji i zaslon Vizualni uređivač računa: u pregledniku (Postavke → Računi → Vizualni uređivač računa) postavljate raspored blokova računa i birate jedan od 8 gotovih preseta, a na Androidu (Postavke → Računi i dokumenti → Vizualni uređivač računa) birate jedan od gotovih preseta. U planu Starter račun ima zadani izgled.
Ako ste Kleinunternehmer (§19 UStG), u odjeljku Porezni podaci označite polje Izdajem račune bez PDV-a (Kleinunternehmer §19 UStG) - sustav automatski dodaje obveznu napomenu na račune.
- 3
Dodajte prvog klijenta
U izborniku odaberite Klijenti → Dodajte klijenta. Unesite naziv tvrtke, adresu i kontaktnu e-poštu. Polja VAT ID nisu obvezna za domaći B2B; za Reverse Charge §13b ili slanje XRechnung postaju obvezna.
- 4
Izdajte račun (čarobnjak u 4 koraka)
Kliknite Izradite račun u gornjem lijevom kutu. Čarobnjak vas vodi kroz 4 koraka: (1) odabir klijenta, (2) osnovni podaci računa (datum izdavanja, datum dospijeća), (3) stavke računa, (4) sažetak. U svakom se koraku možete vratiti i promijeniti podatke - nacrt se sprema automatski svakih 5 sekundi, pa nećete izgubiti unesene informacije.
Ako prekinete izdavanje računa i zatvorite aplikaciju, nakon povratka u istom pregledniku vidjet ćete na Nadzornoj ploči natpis Imate nedovršen račun s gumbom Nastavite - uneseni podaci čuvaju se 30 dana.
- 5
Finalizirajte i preuzmite PDF
Nakon provjere sažetka kliknite Spremite - račun se sprema kao nacrt. U prozoru Gotovo - nacrt spremljen kliknite Finalizirajte sada (ili kasnije Finalizirajte uz nacrt na popisu računa - na računalu je u retku popisa to ikona štita), označite potvrdu i kliknite Finalizirajte i arhivirajte. PDF nacrta ima natpis ENTWURF / VORSCHAU koji nestaje nakon finalizacije. Sustav automatski generira datoteku u formatu ZUGFeRD 2.3 - to je PDF s ugrađenom XML datotekom u skladu s normom EN 16931. Od tog trenutka aplikacija ne dopušta izmjenu sadržaja računa (GoBD zahtijeva da se njegov izvorni sadržaj i dalje može utvrditi, §146 Abs. 4 AO) - pogrešku ispravljate ispravkom ili stornom. Preuzmite gotovu datoteku na disk gumbom PDF ili je pošaljite izravno klijentu e-poštom iz aplikacije.
Nakon finalizacije još možete označiti račun kao plaćen ili dospio, ali sadržaj računa (iznose, stavke, podatke) više ne možete promijeniti. Ako primijetite pogrešku na izdanom računu, izdajte ispravak - ne pokušavajte uređivati izvorni račun.
Što dobivate automatski
Svaki račun izdan u NiemieckaFaktura:
- Sadrži polja za obvezne elemente iz §14 UStG - među ostalim broj, datum, strane, stavke, PDV, Bruttobetrag
- ZUGFeRD 2.3 - hibridni format e-računa za B2B (detalji u članku ZUGFeRD - što je to)
- Nepromjenjiv nakon finalizacije (podrška za GoBD) - aplikacija više ne dopušta njegovo uređivanje, a SHA-256 hash spremljen pri finalizaciji omogućuje provjeru je li mu se sadržaj promijenio; čuva se 8 godina (§257 HGB)
- Numeriran uzastopno - broj uzastopan i jedinstven (dodjeljuje se jednom)
Najčešća pitanja
Mogu li urediti račun nakon slanja? Ne - aplikacija ne dopušta uređivanje finaliziranog računa (GoBD zahtijeva da se njegov izvorni sadržaj i dalje može utvrditi, §146 Abs. 4 AO). Umjesto uređivanja izdajte ispravak ili Storno.
Kako postaviti vlastito numeriranje (npr. prefiks „FV”)?
Prema zadanim postavkama svaka vrsta ima vlastiti uzorak (npr. Rechnung R/2026/001, Građevinski račun 2026/001). U izborniku Postavke → Računi dodajete prefiks tvrtke za vrstu Građevinski račun („FV/2026/001”) i mijenjate uzorke vrsta (npr. ispravak KR/2026/001) - pojedinosti u vodiču Vlastito numeriranje računa.
Je li običan PDF dovoljan u B2B poslovanju u Njemačkoj? Običan PDF nije e-Rechnung u smislu novih njemačkih propisa - riječ je o takozvanoj sonstige Rechnung (slika računa bez strukturiranog XML-a). Od 1. siječnja 2025. svaka B2B tvrtka u Njemačkoj mora moći primati e-račune, a obveza njihova izdavanja u B2B transakcijama između tvrtki sa sjedištem ili stalnom poslovnom jedinicom u Njemačkoj stupa na snagu u fazama (od 2027. za tvrtke s prometom većim od 800.000 € u 2026. godini, od 2028. za ostale; male tvrtke prema §19 UStG od nje su izuzete). U prijelaznom je razdoblju običan PDF uz suglasnost primatelja ponegdje još dopušten, no ciljni su standard u B2B strukturirani računi, poput ZUGFeRD ili XRechnung. Pri finalizaciji NiemieckaFaktura sprema račun u formatu ZUGFeRD 2.3 (PDF/A-3 s ugrađenim XML-om prema normi EN 16931, profil COMFORT), a kada je na računu Leitweg-ID, aplikacija izrađuje XML u profilu XRechnung 3.0. Za sadržaj računa odgovarate Vi kao poduzetnik - provjerite s poreznim savjetnikom (Steuerberater) odnosi li se i od kada obveza izdavanja e-računa na Vašu tvrtku.