Kako izdati račun u Njemačkoj - potpuni vodič za poduzetnike

Vođenje tvrtke u Njemačkoj otvara poduzetnicima ogromne mogućnosti. Njemačko građevinsko, uslužno i trgovačko tržište među najvećima je u Europi. Ipak, izdavanje računa u Njemačkoj podliježe vlastitim, strogo određenim pravilima. Pogreška u računu može značiti ne samo kašnjenje plaćanja, nego i porezne posljedice - Finanzamt (njemačka porezna uprava) poznat je po svojoj temeljitosti.

U ovom vodiču korak po korak objašnjavamo kako ispravno izdati račun u skladu s njemačkim poreznim propisima. Obrađujemo obvezne elemente računa prema §14 UStG, pravila arhiviranja GoBD, nove propise o elektroničkim računima (e-Rechnung) koji vrijede od 2025. godine te praktične savjete o rokovima plaćanja i Skontu.

Porezne obveze u Njemačkoj - odakle početi

Steuernummer - Vaš porezni broj

Svaka tvrtka koja posluje u Njemačkoj mora imati Steuernummer (porezni broj) koji dodjeljuje nadležni Finanzamt. To je osnovni porezni identifikator; na računu mora biti naveden Steuernummer ili USt-IdNr (§14 Abs. 4 Nr. 2 UStG). Taj broj dobivate automatski nakon prijave obrta (Gewerbeanmeldung) ili nakon predaje poreznog upitnika (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung).

Nadležnost Finanzamta ovisi o sjedištu Vaše tvrtke u Njemačkoj. Ako vodite građevinsku tvrtku sa sjedištem u Berlinu, berlinski Finanzamt dodijelit će Vam Steuernummer. Postupak registracije obično traje od 2 do 6 tjedana, iako u praksi zna potrajati i dulje. Zahtjev je dobro predati dovoljno rano kako biste račune mogli izdavati od prvog dana poslovanja.

USt-IdNr - PDV broj za transakcije unutar EU

USt-IdNr (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) njemački je identifikacijski broj za PDV. Neophodan je za transakcije unutar Europske unije, primjerice kada pružate usluge tvrtki iz Poljske ili druge zemlje EU. Taj se broj može provjeriti u sustavu VIES (VAT Information Exchange System) koji vodi Europska komisija - provjera klijenta u VIES-u dobra je praksa koja Vas štiti od problema s odbitkom pretporeza.

USt-IdNr tražite izravno od Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Može zamijeniti Steuernummer na računu - na dokumentu mora biti navedena barem jedna od te dvije oznake. Imajte ipak na umu da i tvrtka koja koristi oslobođenje za male poduzetnike (Kleinunternehmerregelung, §19 UStG) može zatražiti USt-IdNr od BZSt-a na temelju §27a UStG - često je čak i potreban za B2B transakcije unutar EU. Kleinunternehmer jednostavno ne iskazuje PDV na računima.

Registracija kod Finanzamta

Registracija kod Finanzamta prvi je formalni korak. Nakon predaje obrasca Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ured analizira profil Vaše djelatnosti, predviđene prihode i pravni oblik tvrtke. Na temelju tih podataka dodjeljuje Vam odgovarajući porezni režim - hoćete li PDV obračunavati mjesečno ili tromjesečno te ispunjavate li uvjete za Kleinunternehmerregelung.

Za poduzetnike koji osnivaju tvrtku u Njemačkoj često je ključna pomoć Steuerberatera (poreznog savjetnika). Savjetnik neće pomoći samo s registracijom, nego će se od samog početka pobrinuti i za ispravno postavljanje numeracije računa i knjigovodstvenog sustava.

Obvezni elementi računa prema §14 UStG - potpuna kontrolna lista

Njemački porezni propisi u §14 UStG (Umsatzsteuergesetz - zakon o porezu na promet) precizno određuju koje elemente mora sadržavati ispravan račun. Nedostatak bilo kojeg od njih može dovesti do toga da primatelj ne može odbiti pretporez (Vorsteuerabzug), a Vi možete dobiti poziv na ispravak.

Podaci prodavatelja i kupca

Račun mora sadržavati puni naziv i adresu prodavatelja (Rechnungssteller) te puni naziv i adresu kupca (Rechnungsempfänger). Kratica naziva tvrtke ili sam broj klijenta nisu dovoljni. Adresa mora biti potpuna - ulica, kućni broj, poštanski broj, mjesto. Kod trgovačkih društava navodi se i pravni oblik (GmbH, UG, GbR i slično).

Dodatno, na računu mora biti naveden Steuernummer ili USt-IdNr prodavatelja. To je jedna od najčešćih pogrešaka - nedostatak tog elementa automatski diskvalificira račun sa stajališta Vorsteuerabzug.

Datumi i broj računa

Datum izdavanja (Rechnungsdatum) mora biti jednoznačno naveden na dokumentu. Jednako je važan datum isporuke ili usluge (Lieferdatum ili Leistungszeitraum). Ako prodajete robu, navodite datum isporuke. Ako pružate uslugu, navodite razdoblje izvršenja usluge (primjerice „01.01.2026 - 31.01.2026”).

Broj računa (fortlaufende Rechnungsnummer) mora biti uzastopan i jedinstven (dodjeljuje se jednom) - to propisuje §14 Abs. 4 Nr. 4 UStG. Slijed brojeva bez prekida nije obvezan (UStAE 14.5 st. 10). Pri nadzoru (Betriebsprüfung) nadzornik ipak može pitati za brojeve koji nedostaju - zato je dobro znati objasniti odakle potječu (npr. promjena uzorka broja ili nova serija). Ako bi brojevi koji nedostaju upućivali na prihode koji nisu evidentirani u knjigama, Finanzamt može procijeniti poreznu osnovicu (Hinzuschätzung). Dopuštene su različite sheme numeracije (primjerice s prefiksom klijenta ili vrste računa), ali unutar jednog niza brojevi moraju ići redom.

Opis usluge, iznosi i porez

Opis usluge ili robe mora sadržavati vrstu i količinu (Menge und Art). Općenita formulacija „građevinske usluge” nije dovoljna - opis mora biti toliko detaljan da porezna uprava može utvrditi na što se transakcija odnosi. Primjerice: „Ličenje unutarnjih zidova, trosobni stan, Berliner Str. 15, 60 m²”.

Na računu se moraju nalaziti:

Neto iznos (Nettobetrag) - zbroj prije poreza
Stopa PDV-a i iznos PDV-a (Steuersatz und Steuerbetrag) - standardna stopa iznosi 19%, snižena 7%
Bruto iznos (Bruttobetrag) - konačni iznos za plaćanje

Napomene o poreznim oslobođenjima

U određenim slučajevima račun mora sadržavati odgovarajuću napomenu (Hinweis):

§13b UStG (Reverse Charge / Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers) - kada je upravo kupac obvezan obračunati PDV. To se odnosi, među ostalim, na mnoge građevinske usluge između tvrtki. Na računu navodite neto iznos sa stopom 0% i dodajete napomenu: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gem. §13b UStG”.
§19 UStG (Kleinunternehmerregelung) - ako koristite oslobođenje za male poduzetnike (neto promet do 25.000 € u prethodnoj godini i do 100.000 € u tekućoj, u godini početka djelatnosti u Njemačkoj do 25.000 €; od JStG 2024), ne obračunavate PDV i dodajete napomenu: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet”.

Potpuna kontrolna lista elemenata računa

Puni naziv i adresa prodavatelja
Puni naziv i adresa kupca
Steuernummer ili USt-IdNr prodavatelja
Datum izdavanja (Rechnungsdatum)
Broj računa - uzastopan i jedinstven (dodjeljuje se jednom)
Opis usluge/robe - vrsta i količina (Menge und Art)
Datum isporuke/usluge (Leistungszeitraum ili Lieferdatum)
Neto iznos (Nettobetrag)
Stopa PDV-a i iznos PDV-a (Steuersatz und Steuerbetrag)
Bruto iznos (Bruttobetrag)
Eventualni Hinweis o oslobođenjima: §13b UStG, §19 UStG

Rokovi plaćanja i Skonto

Standardni rokovi plaćanja (Zahlungsziel)

U Njemačkoj uobičajeni rok plaćanja iznosi od 14 do 30 dana od datuma izdavanja računa. Taj rok treba biti jasno naveden na računu - formulacija „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen” (Plativo u roku od 14 dana) uobičajena je praksa.

Vrijedi znati da su u građevinskoj djelatnosti (Baugewerbe) rokovi plaćanja često dulji i redovito se ugovaraju pojedinačno. Unatoč tome, upisivanje konkretnog roka na račun ključno je - olakšava eventualnu naplatu potraživanja.

Skonto - popust za brzo plaćanje

Skonto (popust za prijevremeno plaćanje) popularna je praksa u njemačkom poslovanju. Tipična formulacija glasi: „Bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen gewähren wir 2% Skonto” (Kod plaćanja u roku od 10 dana odobravamo 2% popusta). Skonto potiče klijente na brzo podmirivanje računa, što poboljšava Vašu financijsku likvidnost.

Na računu morate jasno navesti uvjete Skonta - postotak popusta i rok u kojem plaćanje mora biti zaprimljeno da bi popust vrijedio. Skonto je neobvezan, ali ga njemački klijenti vrlo cijene. Mnogi od njih automatski odbijaju Skonto ako je naveden na računu, čak i kada plate nakon isteka roka - zato se isplati pratiti priljeve.

Zuschlag i Rabatt - dodaci i popusti na razini stavke računa

Osim Skonta (popusta za pravovremeno plaćanje), na građevinskim se računima često pojavljuju Zuschlag (dodatak/uvećanje) i Rabatt (popust na stavci) - izravno na razini pojedinačne stavke računa.

Zuschlag je postotno uvećanje jedinične cijene stavke. Tipične primjene:

Rad vikendom ili blagdanom (Wochenend-/Feiertagszuschlag)
Rad u opasnim uvjetima (Gefahrenzuschlag)
Prekovremeni rad (Überstundenzuschlag)
Dodatak za hitnu narudžbu (Eilzuschlag)

Rabatt je postotni popust odobren na pojedinu stavku. Može proizlaziti iz:

Okvirnog ugovora s klijentom (Rahmenvertragsrabatt)
Količinskog popusta (Mengenrabatt)
Pregovora o projektu

Formula za izračun neto iznosa stavke: Cijena × Količina × (1 + Zuschlag%) × (1 − Rabatt%). Zuschlag i Rabatt moraju biti jasno iskazani na računu - zasebni stupci u tablici stavki olakšavaju provjeru klijentu i knjigovodstvenom servisu.

Nakon roka - zatezne kamate i Mahnung

Ako je klijent u zakašnjenju (Verzug), možete zahtijevati zatezne kamate (Verzugszinsen) za vrijeme zakašnjenja (§288 Abs. 1 BGB). Klijent pada u zakašnjenje ako ne plati na opomenu (Mahnung) poslanu nakon dospijeća; bez opomene - među ostalim, ako su stranke ugovorile rok plaćanja po kalendaru, a kod tražbine za plaćanje (Entgeltforderung) najkasnije ako ne plati u roku od 30 dana od dospijeća i primitka računa (§286 BGB; prema potrošaču - samo ako račun na to posebno upozorava). Za B2B transakcije kamate iznose osnovnu stopu (Basiszinssatz, §247 BGB, objavljuje je Deutsche Bundesbank) + 9 postotnih bodova (§288 BGB). Prije obračuna kamata obično se šalje opomena za plaćanje (Mahnung) - najprije Zahlungserinnerung, zatim 1. Mahnung, 2. Mahnung i naposljetku najava naplate potraživanja.

Sustavno praćenje plaćanja i pravodobno slanje opomena ključ su održavanja financijske likvidnosti, osobito kada radite s više klijenata istodobno.

Arhiviranje i GoBD - kako čuvati račune

Što je GoBD?

GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) skup je pravila koja uređuju vođenje i čuvanje knjigovodstvene dokumentacije u elektroničkom obliku. Vrijede za sve tvrtke u Njemačkoj - neovisno o veličini. Aktualna verzija GoBD-a temelji se na BMF-Schreiben od 28.11.2019, izmijenjenom 11.03.2024.

GoBD zahtijeva da se izvorni sadržaj finaliziranog računa i dalje može utvrditi (§146 Abs. 4 AO). U praksi se jednom izdan i proknjižen račun više ne mijenja - ispravci se provode zasebnim korektivnim dokumentima (Stornorechnung ili Rechnungskorrektur). SHA-256 hash omogućuje provjeru je li se sadržaj dokumenta promijenio. Detaljnu razradu pravila arhiviranja pronaći ćete u našem vodiču GoBD - arhiviranje računa u Njemačkoj.

Novo razdoblje čuvanja - 8 godina od 2025.

Pozor - važna zakonska promjena! Od 01.01.2025 obveza arhiviranja računa iznosi 8 godina, a ne 10 godina kao dosad. Ta je promjena uvedena na temelju BEG IV (Bürokratieentlastungsgesetz IV - četvrti zakon o smanjenju birokracije) i odnosi se na §147 Abs. 1 Nr. 4 AO (Abgabenordnung).

Skraćenje razdoblja arhiviranja s 10 na 8 godina odnosi se na račune (Rechnungen) i povezane knjigovodstvene isprave. Nasuprot tome, poslovne knjige (Bücher) i godišnji financijski izvještaji (Jahresabschlüsse) i dalje podliježu desetogodišnjem razdoblju čuvanja u skladu s §257 Abs. 1 Nr. 1 HGB (Handelsgesetzbuch).

U praksi to znači da se račun izdan 2026. godine mora čuvati do kraja 2034. godine. Kroz cijelo to razdoblje morate osigurati pristup dokumentu u nepromijenjenom obliku.

Tehnički zahtjevi GoBD-a

GoBD postavlja konkretne tehničke zahtjeve pred sustav arhiviranja:

Izvorni sadržaj može se utvrditi (§146 Abs. 4 AO) - proknjiženi račun se ne uređuje, izmjene se rade ispravkom ili stornom
Pristup na zahtjev - Finanzamt tijekom nadzora može zatražiti uvid u elektroničku dokumentaciju (GDPdU/GoBD-Zugriff)
Čitljivost kroz cijelo razdoblje čuvanja - format datoteke mora ostati čitljiv kroz cijelo obvezno razdoblje arhiviranja

Poduzetnicima naviknutima na drukčiji knjigovodstveni sustav njemački zahtjevi GoBD-a mogu se isprva činiti složenima. Ključno je odabrati program za izdavanje računa koji podržava te zahtjeve.

e-Rechnung od 2025. - nova era elektroničkih računa

Empfangspflicht - obveza primanja e-računa

Od 01.01.2025 u Njemačkoj vrijedi Empfangspflicht - svaki poduzetnik mora biti u stanju zaprimiti račun u elektroničkom formatu (e-Rechnung). To je temeljna promjena uvedena zakonom Wachstumschancengesetz (zakon o prilikama za rast), koji mijenja §14 UStG.

To još ne znači obvezu izdavanja e-računa - ali od početka 2025. morate raspolagati tehničkom infrastrukturom za njihovo primanje. U praksi to znači: ako Vam klijent pošalje račun u formatu ZUGFeRD ili XRechnung, morate ga zaprimiti i ispravno proknjižiti.

Prijelazno razdoblje 2025.–2027.

U prvoj fazi prijelaznog razdoblja - u godinama 2025.–2026. - vrijede sljedeća pravila:

Papirnati računi i dalje su dopušteni, a uz suglasnost primatelja i računi u PDF formatu (bez XML strukture)
E-računi u formatima ZUGFeRD ili XRechnung prihvaćaju se bez ikakvih dodatnih uvjeta

Od 2027. godine, u B2B transakcijama između tvrtki sa sjedištem ili stalnom poslovnom jedinicom u Njemačkoj, papirnati računi, a uz suglasnost primatelja i PDF računi, još će biti dopušteni, ali samo za tvrtke čiji promet u 2026. nije premašio 800.000 €. Tvrtke koje prijeđu taj prag morat će izdavati e-račune.

Od 01.01.2028 ostale tvrtke moraju izdavati B2B račune (između poduzetnika sa sjedištem ili stalnom poslovnom jedinicom u Njemačkoj) u strukturiranom elektroničkom formatu; male tvrtke prema §19 UStG izuzete su od te obveze (§34a UStDV).

Formati e-računa

U Njemačkoj se prihvaćaju dva glavna formata e-računa:

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) - račun u PDF formatu s ugrađenom XML datotekom. Vizualno izgleda kao običan PDF, ali sadrži strojno čitljivu strukturu podataka. Aktualni standard je ZUGFeRD 2.3, profil COMFORT, u skladu s normom EN16931.
XRechnung - čisti XML format bez vizualnog PDF sloja. Primjenjuje se ponajprije u kontaktu s javnom upravom, ali prihvaćen je i u privatnom B2B prometu.

Poduzetnicima je ZUGFeRD obično praktičniji - klijent vidi čitljiv PDF račun, a knjigovodstveni sustav automatski uvozi podatke iz ugrađenog XML-a. To rješenje spaja tradicionalnu čitljivost sa suvremenim zahtjevima e-Rechnunga. Više o formatima i profilima ZUGFeRD pronaći ćete u članku ZUGFeRD - što je to i zašto Vam treba e-Rechnung.

Praktični savjeti o e-Rechnungu

S pripremom za e-Rechnung vrijedi krenuti što prije. Evo praktičnih koraka:

Provjerite generira li Vaš program za izdavanje računa račune u formatu ZUGFeRD 2.3 ili XRechnung
Pripremite e-mail sandučić ili sustav za primanje e-računa od klijenata
Obavijestite svoje klijente da ste spremni za primanje e-računa
Provjerite prihvaća li Vaš Steuerberater (porezni savjetnik) e-račune u svojem knjigovodstvenom sustavu

Specifični porezni scenariji za poduzetnike

Reverse Charge - Steuerschuldnerschaft (§13b UStG)

Ako ste poduzetnik koji pruža građevinske usluge njemačkoj tvrtki, vrlo je vjerojatno da primjenjujete Reverse Charge (prijenos porezne obveze). U tom mehanizmu PDV obračunava upravo kupac (njemački klijent), a Vi izdajete račun sa stopom 0% i napomenom o §13b UStG.

Na računu s prijenosom porezne obveze navodite neto iznos, stopu PDV-a 0%, iznos PDV-a 0,00 € i obveznu napomenu: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gem. §13b UStG”. Morate navesti i svoj USt-IdNr te USt-IdNr kupca.

Bauabzugsteuer - porez na građevinske usluge (§48 EStG)

U građevinskoj djelatnosti postoji dodatni mehanizam - Bauabzugsteuer (porez na građevinske usluge u visini od 15%). Naručitelj koji je poduzetnik obvezan je zadržati 15% bruto naknade i uplatiti ih Finanzamtu kada Vam prema predviđanju u godini plati više od 5.000 € (kod §13b: neto plus PDV), osim ako posjedujete Freistellungsbescheinigung (potvrdu o oslobođenju od Bauabzugsteuer).

Posjedovanje važeće Freistellungsbescheinigung ključno je za građevinske tvrtke u Njemačkoj. Bez nje će naručitelj na kojeg se ta obveza odnosi zadržati 15% s Vaših računa. Potvrdu izdaje Finanzamt i ima određeni rok valjanosti - vrijedi pratiti datum isteka.

Kleinunternehmerregelung - oslobođenje za male tvrtke (§19 UStG)

Ako Vaš neto promet nije prešao 25.000 € u prethodnoj godini i ne prelazi 100.000 € u tekućoj godini (novi pragovi od JStG 2024, na snazi od 01.01.2025), možete iskoristiti Kleinunternehmerregelung (oslobođenje od PDV-a za male poduzetnike). U tom slučaju ne obračunavate PDV na računima, ali ni ne odbijate PDV od nabave. Oporeziva je već transakcija kojom je prag prekoračen. U godini početka djelatnosti u Njemačkoj prag iznosi 25.000 € (bez preračunavanja na cijelu godinu).

Na račun dodajete napomenu: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet”. Imajte na umu - kao Kleinunternehmer i dalje možete dobiti USt-IdNr (na temelju §27a UStG, primjerice za B2B transakcije unutar EU), ali ne izdajete račune s iskazanim PDV-om. Više o aktualnim pragovima i pravilima pronaći ćete u članku Kleinunternehmerregelung - §19 UStG od 2025. godine.

U aplikaciji NiemieckaFaktura, kada u Podaci o tvrtki označite polje Izdajem račune bez PDV-a (Kleinunternehmer §19 UStG), aplikacija sama ispisuje na računu napomenu o §19 u tekstu „Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.”

Kako NiemieckaFaktura pojednostavnjuje izdavanje računa u Njemačkoj

Izdavanje računa u Njemačkoj ne mora biti složeno. NiemieckaFaktura je aplikacija stvorena posebno za poduzetnike koji vode tvrtke u Njemačkoj. Sučelje je dostupno na pet jezika (poljskom, njemačkom, ukrajinskom, rumunjskom i hrvatskom), a računi su uvijek na njemačkom jeziku, u formatu e-Rechnung (ZUGFeRD).

Evo što NiemieckaFaktura radi umjesto Vas:

Automatsko generiranje ZUGFeRD 2.3 COMFORT - svaki je račun potpuni e-račun s ugrađenim XML-om, u skladu s normom EN16931. Spreman za obveze e-Rechnunga: primanje od 2025., izdavanje u fazama od 2027./2028.
Slijedna numeracija - aplikacija dodjeljuje brojeve redom, svaki samo jednom.
Podrška za GoBD pri arhiviranju - aplikacija više ne dopušta uređivanje finaliziranog računa, SHA-256 hash spremljen pri finalizaciji omogućuje provjeru je li mu se sadržaj promijenio, a u planu Premium (i u probnom razdoblju) radnje s računom vidljive su u njegovoj povijesti.
Slanje e-poštom izravno iz aplikacije - pošaljite račun klijentu jednim klikom, s privitkom PDF/ZUGFeRD.
DATEV izvoz - podaci spremni za predaju Steuerberateru u DATEV formatu, bez ručnog prepisivanja (u planovima Professional i Premium, i u probnom razdoblju).

Uvjerite se koliko lako možete izdavati račune u Njemačkoj - registrirajte se besplatno na NiemieckaFaktura.de.

📘 Korak po korak: Izdajte prvi račun u NiemieckaFaktura - tutorial u 5 koraka, od registracije do finaliziranog ZUGFeRD 2.3 računa.

Izvori

Ovaj članak ima informativni karakter i ne predstavlja porezni ni pravni savjet - posavjetujte se s poreznim savjetnikom ili odvjetnikom.

Kako izdati račun u Njemačkoj - vodič za poduzetnike