Dodavanje klijenta - B2B, Reverse Charge §13b i javne ustanove (XRechnung)
Svaki račun zahtijeva potpune podatke primatelja - bez USt-IdNr. pri slanju u EU, bez Leitweg-ID prema javnoj ustanovi račun će odbiti nadzorno tijelo ili knjigovodstvo klijenta, a kod §13b korisno je imati u dokumentaciji potvrdu USt 1 TG klijenta. Ovaj vodič pokazuje što upisati za svaki scenarij.
- 1
Otvorite obrazac za dodavanje
U bočnom izborniku odaberite Klijenti, zatim kliknite Dodajte klijenta u gornjem desnom kutu. Otvorit će se obrazac s osnovnim i proširenim poljima.
- 2
Ispunite osnovne podatke
Obavezno: naziv tvrtke, ulica i kućni broj, poštanski broj i grad, država (zadano Njemačka). Za račune koji se dostavljaju poštom to je dovoljno - ali za e-Rechnung preporučujemo i e-mail adresu, kako biste PDF mogli slati izravno iz aplikacije.
Polje Broj klijenta (Kundennummer) zadano ispunjavate ručno ili ostavljate prazno. Možete kliknuti Uključite automatsku numeraciju klijenata, upisati Posljednji broj klijenta i kliknuti Aktivirajte - tada svaki novi klijent dobiva sljedeći broj (npr. K2026-0001) s odabranim prefiksom. Automatika je zadano isključena. Na kraju koraka Podaci o tvrtki nalazi se polje Bilješka - samo za Vas, ne pojavljuje se na računima ni ponudama (do 1000 znakova).
- 3
Prefiks numeracije - kratka oznaka klijenta na računu
Neobavezno polje Prefiks numeracije kratka je oznaka koja će se pojaviti na početku broja svakog računa izdanog za ovog klijenta. Ovdje ne upisujte porezne brojeve ni identifikatore (Steuernummer, USt-IdNr.) - to je samo kratica radi praktičnosti (npr. naziv tvrtke ili Vaša interna oznaka klijenta).
Što upišete u polje Kako će izgledati broj računa ACMEACME/2026/001BauerBauer/2026/001MKMK/2026/001(prazno) 2026/001Tablica prikazuje vrstu Građevinski račun; kod vrste Rechnung prefiks stoji ispred kratice vrste:
ACME/R/2026/001.Porezne brojeve upisujte u zasebna polja u odjeljku „Porezni podaci” - sustav će ih sam unijeti na odgovarajuća mjesta na računu i u datoteku ZUGFeRD/XRechnung.
Najčešće se ovo polje ostavlja prazno pa numeriranje ide prema uzorku vrste - npr.
2026/001,2026/002(Građevinski račun) iliR/2026/001(Rechnung). Prefiks je koristan kada poslujete s više klijenata i želite na prvi pogled razlikovati račune po klijentu u popisu dokumenata. - 4
USt-IdNr. za domaći B2B i EU
Ako je klijent obveznik PDV-a u Njemačkoj ili EU - upišite USt-IdNr. (format: DE123456788 ili PL1234567883). Polje se provjerava u hodu: provjeravamo strukturu i (opcionalno) aktivnost u registru VIES. Za B2C i Kleinunternehmer - ostavite prazno.
Za transakcije unutar EU (Reverse Charge §3a UStG) USt-IdNr. klijenta je obavezan - bez njega će Finanzamt u nadzoru odbiti račun bez PDV-a.
- 5
Reverse Charge §13b (graditeljstvo) - potvrda USt 1 TG
Ako pružate građevinske usluge tvrtki koja i sama pruža građevinske usluge (§13b UStG) - u kartici klijenta označite opciju Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge), upišite broj i datum valjanosti njegove potvrde USt 1 TG i priložite PDF. Potvrda dokazuje građevinski status klijenta; bez nje ga procjenjujete sami. Freistellungsbescheinigung ovdje nije potrebna - to je Vaša vlastita potvrda za Bauabzugsteuer. Vlastitu Freistellungsbescheinigung učitavate u Tvrtka i logo, u kartici Dokumenti tvrtke (u aplikaciji za Android: Podaci o tvrtki, odjeljak Dokumenti); ako upišete datum valjanosti, aplikacija će Vas podsjetiti na njezin istek 30, 14 i 7 dana ranije.
Više o §13b i kada ga primijeniti: Reverse Charge §13b UStG u graditeljstvu.
- 6
Javna ustanova - Leitweg-ID za XRechnung
Ako je klijent savezno, pokrajinsko (Land) ili općinsko tijelo - njegov Leitweg-ID (npr. 991-12345-73) upisujete na računu (u odjeljku referentnih polja), a ne u kartici klijenta. Ne postoji zaseban prekidač „javni sektor” - sama prisutnost oznake Leitweg-ID automatski prebacuje račun na profil XRECHNUNG (ZUGFeRD 2.3). Prije slanja na portal ZRE / OZG-RE provjerite datoteku u KoSIT validatoru.
Leitweg-ID uvijek dobivate od javne ustanove u javnoj nabavi ili u ugovoru. Potpuni vodič: XRechnung 3.0 - format za B2G.
- 7
Spremite i upotrijebite na računu
Kliknite Spremite. Klijent će se pojaviti na popisu, poredanom abecedno i grupiranom prema prvom slovu naziva (uzimamo u obzir poljske znakove i njemačke Ä/Ö/Ü). Pri izdavanju sljedećeg računa odabrat ćete ga s padajućeg popisa - njegovi podaci (naziv, adresa, USt-IdNr.) automatski će se popuniti na računu. Oznaka u kartici klijenta - Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge) za §13b ili Innergemeinschaftliche Dienstleistung (§3a Abs. 2 UStG) za §3a - sama uključuje Reverse Charge samo na odgovarajućem računu: §13b na građevinskom računu, §3a na običnom Rechnungu za tvrtku iz druge države EU.
Koje polje kada ispuniti - brzi pregled
| Scenarij | USt-IdNr. | Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge) | Innergemeinschaftliche Dienstleistung (§3a Abs. 2 UStG) | Leitweg-ID | USt 1 TG klijenta |
|---|---|---|---|---|---|
| B2C (fizička osoba) | ne | ne | ne | ne | ne |
| B2B Njemačka, uobičajene usluge | opcionalno | - | - | ne | ne |
| B2B, građevinske usluge za građevinsku tvrtku (iz Njemačke ili iz druge zemlje) | da (preporučeno) | da | - | ne | preporučeno |
| B2B, tvrtka iz druge države EU, usluge koje nisu vezane uz nekretninu | obavezno | - | da (oznaka vidljiva samo za državu EU osim Njemačke; tada aplikacija sama uključuje §3a na Rechnungu) | ne | ne |
| Javna ustanova DE (savezna/pokrajinska) | ne | - | - | obavezno | ne |
„-” = oznaka ne utječe na tu vrstu računa. Oznake pripadaju klijentu, a ne računu: obje mogu biti označene istodobno (npr. građevinska tvrtka iz druge države EU za koju pružate i druge usluge), a automatika uzima onu koja odgovara vrsti računa.
Sinkronizacija s postojećim računima
Ako uređujete podatke klijenta (npr. mijenjate adresu):
- Računi u nacrtu (još nisu finalizirani) - podaci klijenta ažurirat će se automatski
- Finalizirani računi (plaćeni, u čekanju plaćanja ili dospjeli) - zbog zahtjeva GoBD računi se nakon finalizacije ne smiju mijenjati, pa ostaju s izvornim podacima
Uvoz iz CSV / Excel datoteke
Ako već imate bazu klijenata, ne morate svakoga dodavati ručno - pogledajte vodič Uvoz klijenata iz CSV datoteke. Aplikacija prihvaća CSV, TXT, XLSX i XLS, a stupce prepoznaje automatski.
Privatne osobe označite u datoteci stupcem „Privatna osoba” (ili „Privatperson”, „Osoba prywatna”, „Private person”) s vrijednošću „da” ili „ne”. Prazna ćelija ili stupac koji nedostaje = tvrtka. Privatna osoba sprema se bez Steuernummer i USt-IdNr., kao u obrascu klijenta. Uvoz ne mijenja već uvezene klijente - privatnu osobu označite u obrascu klijenta.