Smart Mahnwesen — automatske opomene na 3 razine
Smart Mahnwesen je sustav automatskih podsjetnika na plaćanje na 3 razine. Sustav prati rokove, šalje e-poštu u pravo vrijeme i eskalira od pristojne poruke Zahlungserinnerung, preko formalne 1. Mahnung, sve do posljednje 2. Mahnung s najavom pravnih koraka. Cjelokupna se korespondencija automatski arhivira u sandučiću aplikacije.
- 1
Otvorite postavke Mahnwesen
U bočnom izborniku idite na Postavke → Smart Mahnwesen. Funkcija je dostupna u planovima Professional i Premium — ako imate jedan od njih, vidjet ćete obrazac za konfiguraciju. U planu Starter kliknite gumb za otključavanje kako biste prešli na Professional ili Premium.
Smart Mahnwesen je funkcija koja se plaća jer zahtijeva slanje e-pošte s poslužitelja, provjeru isporuke i automatski izračun zateznih kamata §288 BGB.
- 2
Uključite sustav i konfigurirajte 3 razine
Prebacite Uključi Mahnwesen na ON. Pojavit će se tri odjeljka konfiguracije — po jedan za svaku razinu:
- Zahlungserinnerung (pristojan podsjetnik) — zadano 3 dana nakon dospijeća
- 1. Mahnung (formalna opomena) — zadano 7 dana nakon dospijeća, zasniva "Verzug" §286 BGB
- 2. Mahnung (posljednja opomena) — zadano 17 dana nakon dospijeća, najava pravnih koraka
- 3
Postavite vremenski raspored za svaku razinu
Za svaku od 3 razine odredite koliko dana nakon datuma dospijeća treba poslati podsjetnik. Rasponi: Zahlungserinnerung 1-14 dana, 1. Mahnung 1-60, 2. Mahnung 1-90. Tipična shema "3 / 10 / 20" (pristojno nakon 3 dana, formalno nakon 10, posljednje nakon 20) funkcionira u 90% slučajeva.
Agresivan raspored ("dan poslije" umjesto "nakon nekoliko dana") — brže ćete naplatiti novac, ali riskirate odnos s klijentom. Opreznije je početi s tipičnom shemom 3/10/20.
- 4
Konfigurirajte naknade i kamate
Njemačko pravo dopušta naknadu za svaku razinu opominjanja (Mahngebühr):
- 1. Mahnung: 2,50-5,00 € (pokriva troškove slanja + administracije)
- 2. Mahnung: 5,00-7,50 € (viša zbog dodatnog posla)
Zatezne kamate (Verzugszinsen) obvezne su i izračunavaju se prema §288 BGB: osnovna stopa ESB-a + 9 postotnih bodova za B2B. Sustav ih automatski obračunava od dana nakon dospijeća.
Previsoka Mahngebühr (na primjer 25 € po opomeni) može se na sudu osporiti kao **nerazmjerna**. Držite se uobičajenih iznosa.
- 5
Prilagodite sadržaj e-poruka (opcionalno)
Svaka razina podsjetnika ima zadani sadržaj e-poruke (pristojan / formalan / posljednji ton), ali ga možete slobodno izmijeniti. U tekstu možete upotrijebiti varijable koje sustav zamjenjuje podacima s računa — na primjer, {client_name}, {invoice_number}, {amount}, {days_overdue}, {interest}. Predloške pripremite na njemačkom ili poljskom — sustav sam bira odgovarajući na temelju jezika odabranog pri izdavanju računa.
- 6
Provjerite automatsku eskalaciju
Spremite postavke. U planu Premium sustav svaki dan u 07:00 (po berlinskom vremenu) automatski provjerava sve neplaćene račune i šalje podsjetnike prema zadanom rasporedu. U planu Professional konfigurirate iste 3 razine, ali podsjetnike šaljete ručno. Na nadzornoj ploči vidjet ćete oznaku "Potrebna opomena" i povijest poslanih podsjetnika za svaki račun. Na popisu računa uz svaki dospjeli račun pojavit će se gumb Opomeni — u svakom planu s Mahnwesen možete poslati podsjetnik ručno, odabirom bilo koje razine.
Sandučić aplikacije (Micro Mailbox) dostupan je već od plana Starter — odgovori klijenta na Mahnung stižu izravno u njega, pa je cijela korespondencija na jednom mjestu i povezana s računom.
Pravna osnova — §286 i §288 BGB
Mahnwesen u Njemačkoj ima strog pravni okvir:
- §286 BGB — definira Verzug (zakašnjenje). Zakašnjenje nastupa nakon prve Mahnung ili automatski ako je bio dogovoren kalendarski rok.
- §288 BGB — utvrđuje visinu zateznih kamata (Verzugszinsen): B2B = osnovna stopa ESB-a + 9 postotnih bodova.
- §256 HGB — dokumentiranje korespondencije (Mahnung je poslovni dokument, čuvanje 6-10 godina)
Kada NE slati Mahnung
Ponekad opomena nema smisla ili pogoršava situaciju:
- Klijent je na godišnjem odmoru / u pregovorima — provjerite korespondenciju prije eskalacije
- Osporeni račun — ako je klijent osporio uslugu, Mahnung neće riješiti problem
- Klijent u teškoj situaciji — ponekad je bolje dogovoriti obročnu otplatu nego eskalirati
Smart Mahnwesen ima opciju "Pauza za ovog klijenta" — automatiku pauzirate bez isključivanja cijelog sustava.
Što nakon 2. Mahnung
Ako klijent ne reagira ni na 2. Mahnung, sljedeći su koraci:
- Inkasso — agencija za naplatu potraživanja (provizija 10-30%)
- Gerichtliches Mahnverfahren — sudski platni nalog (~50 € sudske pristojbe za dugove do 5k €)
- Klage — tužba za veće iznose, odvjetnik (tarife RVG)
Potpuni vodič kroz postupak: Smart Mahnwesen — od Zahlungserinnerung do Mahnung.