Smart Mahnwesen - opomene na 3 razine
Smart Mahnwesen je sustav podsjetnika na plaćanje na 3 razine. Sustav prati rokove, šalje e-poštu u pravo vrijeme i eskalira od pristojne poruke Zahlungserinnerung, preko formalne 1. Mahnung, sve do posljednje 2. Mahnung s najavom pravnih koraka. Cjelokupna se korespondencija automatski arhivira u sandučiću aplikacije. Automatsko slanje postoji samo u planu Premium (i tijekom probnog razdoblja); u planu Professional podsjetnike šaljete ručno.
- 1
Otvorite postavke Mahnwesen
U bočnom izborniku idite na Postavke → Smart Mahnwesen. Funkcija je dostupna u planovima Professional i Premium - ako imate jedan od njih, vidjet ćete obrazac za konfiguraciju. U planu Starter kliknite gumb za otključavanje kako biste prešli na Professional ili Premium. Automatsko slanje podsjetnika (prekidač Automatsko slanje) postoji samo u planu Premium (i tijekom probnog razdoblja). Ručno - u svakom planu sa Smart Mahnwesen, a u planu Professional samo tako - gumbom Opomenite na nadzornoj ploči, u kartici Računi u kašnjenju (u aplikaciji za Android i u pregledniku na uskom zaslonu ikona zvona), šaljete sljedeći dospjeli podsjetnik - razinu aplikacija bira sama prema danima postavljenima u Smart Mahnwesen.
Smart Mahnwesen je funkcija koja se plaća jer zahtijeva slanje e-pošte s poslužitelja, provjeru isporuke i automatski izračun zateznih kamata §288 BGB.
- 2
Uključite sustav i konfigurirajte 3 razine
Prebacite Uključite Mahnwesen na ON. Pojavit će se tri odjeljka konfiguracije - po jedan za svaku razinu:
- Zahlungserinnerung (pristojan podsjetnik) - zadano 1 dan nakon dospijeća
- 1. Mahnung (formalna opomena) - zadano 7 dana nakon dospijeća; tko ne plati na opomenu poslanu nakon dospijeća, pada u zakašnjenje (Verzug, §286 Abs. 1 BGB)
- 2. Mahnung (posljednja opomena) - zadano 17 dana nakon dospijeća, najava pravnih koraka
- 3
Postavite vremenski raspored za svaku razinu
Za svaku od 3 razine odredite koliko dana nakon datuma dospijeća treba poslati podsjetnik. Rasponi: Zahlungserinnerung 1-30 dana, 1. Mahnung 1-60, 2. Mahnung 1-90. Zadano 1 / 7 / 17 dana (pristojno 1 dan nakon dospijeća, formalno nakon 7, posljednje nakon 17). Automatski se sljedeća razina šalje najranije 7 dana nakon prethodne. Uz zadane vrijednosti 1. Mahnung se stoga automatski šalje najranije 8. dana nakon dospijeća; pri ručnom slanju taj razmak ne vrijedi.
Zadane vrijednosti 1 / 7 / 17 dana brz su ritam: pristojan podsjetnik predviđen je već za dan nakon dospijeća. Ako klijentu želite dati više vremena, postavite kasnije dane, npr. 3 / 10 / 20.
- 4
Konfigurirajte naknade i kamate
Prekidačem Obračunavajte naknade uključujete obračun naknade za opomenu (Mahngebühr) i zateznih kamata - bez njega opomene ne sadrže ni naknadu ni kamate. Naknadu postavljate kao jedan iznos u polju Naknada za opomenu (EUR) (zadano 5,00 €, od 0 do 50,00 €); dodaje se 1. Mahnung i 2. Mahnung, a Zahlungserinnerung je uvijek bez naknade. Na računu u PLN aplikacija preračunava naknadu u zlote po mjesečnom tečaju BMF utvrđenom na dan opomene; ako se tečaj ne može utvrditi, opomena se šalje bez naknade.
Vjerovnik može zahtijevati zatezne kamate (Verzugszinsen) prema §288 BGB: osnovna stopa (Basiszinssatz, §247 BGB, objavljuje je Deutsche Bundesbank) + 9 postotnih bodova za B2B. Sustav ih automatski obračunava od prvog dana zakašnjenja. Zadano je to dan nakon prve Mahnung (1. ili 2. Mahnung, ne Zahlungserinnerung) poslane iz aplikacije, a ako je klijent tvrtka - najkasnije 31. dan nakon dospijeća ili nakon primitka računa poslanog iz aplikacije (aplikacija kao dan primitka uzima dan nakon slanja), ako je on bio kasnije (§286 Abs. 1 i 3 BGB). Ako opomena sadrži kamate, taj datum stoji u njoj uz iznos kamata; u pregledniku ga vidite i u prozoru za slanje, gdje ga pri ručnom slanju možete promijeniti. Ručno uneseni datum aplikacija primjenjuje i na sljedeće opomene za taj račun.
Ako je dužnik koji nije potrošač u zakašnjenju s tražbinom za plaćanje (Entgeltforderung), vjerovnik može zahtijevati i paušal od 40 € (§288 Abs. 5 BGB) - i kod plaćanja predujma (Abschlagszahlung) ili drugog obročnog plaćanja. Paušal se uračunava u dugovanu naknadu štete ako se šteta sastoji u troškovima pravnog progona. Sustav ga ne dodaje opomenama.
- 5
Prilagodite sadržaj e-poruka (opcionalno)
Svaka razina podsjetnika ima zadani sadržaj e-poruke (pristojan / formalan / posljednji ton), ali ga možete slobodno izmijeniti. U tekstu možete upotrijebiti varijable koje sustav zamjenjuje podacima s računa - na primjer, {client_name}, {invoice_number}, {amount}, {days_overdue}, {interest}. Predloške pripremite na njemačkom ili poljskom - sustav sam bira odgovarajući na temelju jezika odabranog pri izdavanju računa.
- 6
Provjerite automatsku eskalaciju
Spremite postavke. U planu Premium (i tijekom probnog razdoblja), kada je uključen prekidač Automatsko slanje, sustav svaki dan u 08:00 (po berlinskom vremenu) provjerava neplaćene račune i šalje podsjetnike prema zadanom rasporedu. Automatski se sljedeća razina šalje najranije 7 dana nakon prethodne. U planu Professional automatskog slanja nema - podsjetnike šaljete ručno. U pregledniku na nadzornoj ploči vidjet ćete oznaku „Potrebna opomena” (aplikacija za Android je ne prikazuje), a povijest poslanih podsjetnika - u pojedinostima računa. Na nadzornoj ploči kartica Računi u kašnjenju prikazuje najviše 10 dospjelih računa, od najstarijeg roka; uz račune prikazane u kartici nalazi se gumb Opomenite (u aplikaciji za Android i u pregledniku na uskom zaslonu - ikona zvona). U svakom planu sa Smart Mahnwesen njime ručno šaljete sljedeći dospjeli podsjetnik - razinu aplikacija bira sama prema danima postavljenima u Smart Mahnwesen. Ako sljedeća razina još nije dospjela, aplikacija pokazuje od kojeg se datuma može poslati. Ostale dospjele račune otvarate gumbom Prikažite sve uz karticu - u pregledniku je Opomenite i u retku dospjelog računa na otvorenom popisu (u užem prozoru - u izborniku ⋯ uz račun).
Sandučić aplikacije (Micro Mailbox) dostupan je već od plana Starter - odgovori klijenta na Mahnung stižu izravno u njega, pa je cijela korespondencija na jednom mjestu i povezana s računom.
Pravna osnova - §286 i §288 BGB
Mahnwesen u Njemačkoj ima strog pravni okvir:
- §286 BGB - određuje kada dužnik pada u zakašnjenje (Verzug): kada ne plati na opomenu (Mahnung) vjerovnika poslanu nakon dospijeća. Bez opomene - među ostalim, kada su stranke ugovorile rok plaćanja po kalendaru (Abs. 2 Nr. 1), a kod tražbine za plaćanje (Entgeltforderung) najkasnije kada dužnik ne plati u roku od 30 dana od dospijeća i primitka računa (Abs. 3; prema potrošaču - samo ako račun na to posebno upozorava). Zatezne kamate vjerovnik može zahtijevati za vrijeme zakašnjenja (§288 Abs. 1 BGB).
- §288 BGB - utvrđuje visinu zateznih kamata (Verzugszinsen): B2B = osnovna stopa (Basiszinssatz, §247 BGB, objavljuje je Deutsche Bundesbank) + 9 postotnih bodova.
- §257 HGB - trgovac (Kaufmann) čuva preslike poslanih poslovnih pisama (Handelsbriefe - dokumenti koji se odnose na trgovački posao, dakle i poslane opomene) najmanje 6 godina, računajući od kraja kalendarske godine u kojoj su poslana; ako opomena ujedno služi kao knjigovodstvena isprava (Buchungsbeleg) - 8 godina (§257 Abs. 1 Nr. 3 i 4, Abs. 2, 4 i 5 HGB).
Kada NE slati Mahnung
Ponekad opomena nema smisla ili pogoršava situaciju:
- Klijent je na godišnjem odmoru / u pregovorima - provjerite korespondenciju prije eskalacije
- Osporeni račun - ako je klijent osporio uslugu, Mahnung neće riješiti problem
- Klijent u teškoj situaciji - ponekad je bolje dogovoriti obročnu otplatu nego eskalirati
Aplikacija nema zasebnu pauzu za jednog klijenta - automatsko slanje isključujete prekidačem Automatsko slanje u postavkama Smart Mahnwesen, za sve račune odjednom.
Što nakon 2. Mahnung
Ako klijent ne reagira ni na 2. Mahnung, sljedeći su koraci:
- Inkasso - agencija za naplatu potraživanja
- Gerichtliches Mahnverfahren - sudski platni nalog
- Klage - tužba ako dužnik osporava potraživanje ili očekujete spor, odvjetnik (tarife RVG)
Potpuni vodič kroz postupak: Smart Mahnwesen - od Zahlungserinnerung do Mahnung.