Vlastito numeriranje računa - prefiksi, podtipovi, format
Svaka vrsta računa u NiemieckaFaktura ima vlastiti uzorak i vlastiti brojač - zadano npr. R/2026/001 (Rechnung), 2026/001 (Građevinski račun) i K/2026/001 (Ispravak računa). To je dovoljno za većinu malih tvrtki. Ako Vam treba drugi format (prefiks tvrtke, broj s mjesecom, zasebna serija za poslovnu liniju ili klijenta), postavljate ga na mjestima opisanima u nastavku. Aplikacija dodjeljuje brojeve uzastopno i svaki samo jednom.
- 1
Otvorite Postavke → Računi
U bočnom izborniku kliknite Postavke, a zatim kategoriju Računi. Numeracije se ovdje tiču odjeljci Prefiks numeracije, Numeracija računa, Podtipovi računa i Početni broj. Prefiks, uzorci numeracije i početni broj dostupni su u svakom planu, i u planu Starter; plan Premium potreban je samo za podtipove računa.
- 2
Prefiks tvrtke za građevinski račun
U odjeljku Prefiks numeracije upišite u polje Prefiks (najviše 5 slova) svoju oznaku - na primjer "RE" ili "FV" - i kliknite Spremite. Ispod polja vidite pregled, npr. RE/2026/001. Prefiks se odnosi na vrstu Građevinski račun; ostale vrste imaju vlastite uzorke (npr. Rechnung: R/2026/001). Ako Građevinski račun ima vlastiti uzorak u odjeljku Numeracija računa, prefiks se u njemu ne koristi - aplikacija tada prikazuje upozorenje.
Promjena prefiksa neće izmijeniti već izdane račune - oni zadržavaju svoje stare brojeve. Promjena se odnosi samo na novoizdane račune.
- 3
Uzorci brojeva za 7 vrsta računa
U odjeljku Numeracija računa svaka vrsta ima vlastito polje uzorka i vlastiti brojač. Prazno polje = zadani uzorak (sivi tekst u polju):
- Rechnung - R/2026/001
- Građevinski račun - 2026/001
- Materialrechnung - M/2026/001
- Abschlagsrechnung (AR) - AR/2026/001
- Schlussrechnung (SR) - SR/2026/001
- Stornorechnung - S/2026/001
- Ispravak računa - K/2026/001
U uzorku koristite oznake {YEAR} (godina), {NR} (sljedeći broj, najmanje tri znamenke) i po potrebi {MONAT} (mjesec 01-12). Strelica pokraj polja predlaže gotove uzorke, a pregled s desne strane prikazuje gotov broj - npr. uzorak KR/{YEAR}/{NR} daje prvi ispravak KR/2026/001.
Odvojite {YEAR} i {NR} od slova (npr. R-{NR}) - aplikacija neće spremiti uzorak koji poslužitelj ne može pročitati. Primjer prelaska iz drugog programa: posljednji račun RE-2026-123 → za svoju vrstu računa uzorak RE-{YEAR}-{NR}, a u odjeljku Početni broj broj 124 → sljedeći račun te vrste: RE-2026-124.
- 4
Vlastiti podtipovi (Premium)
U planu Premium možete kreirati vlastite podtipove računa sa zasebnim prefiksima - na primjer ako vodite više poslovnih linija:
- "Čišćenje" (pod vrstom Rechnung) - prefiks CIS/
- "Krovovi" (pod vrstom Građevinski račun) - prefiks DACH/
- "Najam opreme" - prefiks NAJ/
Pri izdavanju računa odabirete podtip iz padajućeg izbornika, a sustav koristi njegov prefiks. Storno/ispravak računa s podtipom nasljeđuje prefiks: CIS/S/2026/001 za storno računa za čišćenje, CIS/K/2026/001 za ispravak. Umjesto prefiksa podtip može imati vlastiti uzorak u polju Predložak numeracije (neobavezno) - storno i ispravak ostaju uz prefiks podtipa. Sve automatski.
Podtipovima upravljate u izborniku Postavke → Računi, odjeljak Podtipovi računa (Dodajte podtip, Aktivirajte / Deaktivirajte). Najviše 10 podtipova ukupno, uključujući neaktivne.
- 5
Prefiks klijenta - zaseban brojač za klijenta
U obrascu klijenta (korak Podaci o tvrtki; pri uređivanju ista kartica) upišite Prefiks numeracije - kratku oznaku klijenta, npr. "MUL". Računi za tog klijenta dobivaju je na početku broja i imaju vlastiti brojač: MUL/2026/001 (Građevinski račun), MUL/R/2026/001 (Rechnung). Ovdje ne upisujte porezne brojeve - to je samo oznaka.
- 6
Provjerite pregled i spremite
Pregled pokraj svakog polja uzorka pokazuje kako izgleda broj prema tom uzorku. Uzorke spremate gumbom Spremite podatke na dnu odjeljka (ispod odabira resetiranja), prefiks tvrtke - gumbom Spremite u njegovu odjeljku, a odabir u Resetiranje brojača numeracije sprema se odmah. Promjena se odnosi na sljedeće račune.
Pravila broja računa
Broj računa je uzastopan i jedinstven (dodjeljuje se jednom) - to zahtijeva §14 st. 4 t. 4 UStG. Slijed brojeva bez prekida nije obvezan (UStAE 14.5 st. 10), a tvrtka može voditi više neovisnih serija - npr. zasebno za vrste računa, podtipove i klijente. Aplikacija dodjeljuje brojeve uzastopno i svaki samo jednom.
Nova godina i resetiranje brojača
U odjeljku Resetiranje brojača numeracije birate: Svake godine (standardno) - brojač svake godine počinje od 001 (R/2026/045 → R/2027/001); Svaki mjesec - svaki mjesec od 001, samo za uzorke s {MONAT}; Nikada (neprekidni brojač) - brojač se nastavlja (R/2026/045 → R/2027/046). Godina i mjesec računaju se prema berlinskom vremenu.
Promjena tijekom godine
- Izdani računi zadržavaju svoje brojeve
- Novi računi dobivaju novi format od sljedećeg broja
- Brojač se nastavlja - npr. nakon 2026/050 sljedeći građevinski račun s prefiksom RE dobiva RE/2026/051
Iznimka: prijelaz na mjesečno resetiranje ili s njega prebacuje vrste s {MONAT} u uzorku na drugi brojač - aplikacija na to upozorava; tada provjerite početne brojeve.