Što je XRechnung?

XRechnung je službeni njemački standard elektroničkog računa, izrađen posebno za komunikaciju između poduzetnika i javne uprave (B2G — Business-to-Government). Riječ je o strukturiranom XML formatu u skladu s europskom normom EN 16931, koji razvija i održava KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) po nalogu savezne vlade i saveznih zemalja.

Za razliku od formata ZUGFeRD, XRechnung je čisti XML bez grafičkog PDF sloja. Primatelj u upravi dobiva isključivo strojno čitljive podatke — nikakvu vizualizaciju, nikakav pregled za čovjeka. Uredu su važni podaci; izdavatelju i klijentu — odgovarajući softver koji te podatke prikaže.

Najvažnije značajke formata XRechnung

Format: čisti XML (dvije varijante — UBL i CII)
Osnova: EN 16931 + njemačka proširenja CIUS (Core Invoice Usage Specification)
Namjena: komunikacija s njemačkim saveznim, zemaljskim i općinskim uredima
Obveza: od 27. studenoga 2020. za dobavljače savezne uprave
Aktualna verzija: XRechnung 3.0 (na snazi od 1. veljače 2024.)

Pravna osnova — §4a E-RechV i Direktiva 2014/55/EU

XRechnung je nastao kao njemačka provedba europske Direktive 2014/55/EU o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi. Ključni pravni akti:

Direktiva 2014/55/EU — obvezala je sve države EU-a da prihvaćaju e-račune u skladu s EN 16931 od 18. travnja 2019. (savezna uprava) i od 18. travnja 2020. (zemaljska i lokalna razina).
E-Rechnungsverordnung (E-RechV) — savezna uredba od 13. listopada 2017., koja određuje tehnička pravila zaprimanja e-računa u uredima.
§4a E-RechV — propisuje da je XRechnung zadani standard za račune upućene saveznoj upravi.
Wachstumschancengesetz (ožujak 2024.) — proširuje obvezu e-računa na B2B od 1. siječnja 2025. (pojedinosti u članku o obvezi e-Rechnung 2025).

Za građevinske i uslužne tvrtke koje surađuju s gradovima, poreznim uredima (Finanzamt) ili s Bundeswehrom — XRechnung nije opcija, nego zakonska obveza. Papirnati račun ili PDF bit će odbijen.

XRechnung vs ZUGFeRD — kada koristiti koji

Oba su formata u skladu s EN 16931, ali imaju različite primjene:

Značajka	XRechnung 3.0	ZUGFeRD 2.3
Format	Čisti XML	Hibridni PDF/A-3 + XML
Pregled za čovjeka	Ne — samo podaci	Da — PDF sloj
Namjena	B2G (ured)	B2B i B2G
XML varijanta	UBL ili CII	CII (samo)
Njemačka proširenja	Da (CIUS)	Ne
Profil u formatu ZUGFeRD	—	XRECHNUNG (najrestriktivniji)
Službena validacija	KoSIT Validator	KoSIT Validator (kada je profil = XRECHNUNG)

Praktičan savjet: Ako jednom datotekom želite pokriti i urede i B2B klijente — generirajte ZUGFeRD 2.3 u profilu XRECHNUNG. To je ZUGFeRD čiji XML dio ispunjava zahtjeve formata XRechnung, a PDF sloj ostaje čitljiv za čovjeka. NiemieckaFaktura standardno generira upravo taj profil kada izdajete račun za ustanovu javnog sektora.

Leitweg-ID — identifikator primatelja u upravi

Svaki njemački ured koji zaprima e-račune ima vlastiti Leitweg-ID — jedinstveni identifikator u središnjem sustavu. Bez tog identifikatora račun neće stići do prave organizacijske jedinice.

Struktura oznake Leitweg-ID

Format: XX-YYYY-NN (pojednostavljeno), na primjer:

991-12345-67 — tipičan oblik za savezni ured
04011000-12345-80 — Hamburg (identifikator savezne zemlje + jedinica + kontrolna znamenka)

Oznaka Leitweg-ID sastoji se od tri dijela:

Prefiks područja (opći identifikator područja ili savezne zemlje)
Opća organizacijska jedinica (ministarstvo, grad, općina)
Kontrolna znamenka — provjerava se algoritamski

Gdje pronaći Leitweg-ID klijenta

Javna nabava — ured mora navesti Leitweg-ID u natječajnoj obavijesti ili u ugovoru
Stranica ureda — većina ureda objavljuje svoj identifikator
Baza Leitweg-ID — središnji registar na leitweg-id.de

U polje BuyerReference (BT-10) formata XRechnung uvijek upisujete Leitweg-ID primatelja. Bez njega račun će biti odbijen već na razini portala.

Kako predati XRechnung uredu — 3 kanala

Njemačka uprava nudi tri službena kanala za zaprimanje formata XRechnung:

1. ZRE — Zentrale Rechnungseingangsplattform (savezna razina)

Portal xrechnung.bund.de zaprima račune za sve savezne urede (ministarstva, središnje urede, Bundeswehr, Bundesbank i tako dalje).

Slanje putem web-prijenosa (ručno) ili putem mreže Peppol (automatizirano)
Format: isključivo XRechnung (ne ZUGFeRD u punom PDF obliku)
Automatska validacija: odbijanje u nekoliko sekundi u slučaju pogrešaka

2. OZG-RE — platforme saveznih zemalja

Svaka od 16 saveznih zemalja (Bundesländer) ima vlastitu platformu u skladu s OZG (Onlinezugangsgesetz). Primjeri:

Bavarska: e-rechnung.bayern.de
NRW: rechnung.nrw.de
Berlin: rechnung.berlin.de
Hamburg, Hessen, Saska — vlastiti portali

Svaka platforma prihvaća XRechnung + Leitweg-ID odgovarajuće jedinice.

3. Peppol — europska mreža

Tvrtkama koje šalju račune u velikom opsegu preporučujemo Peppol Access Point. To je infrastruktura EU-a koja omogućuje slanje e-računa bilo kojoj javnoj ustanovi u Europi (ne samo u Njemačkoj) — jedan kanal, mnogo primatelja. Zahtijeva posrednika (Peppol-broker) ili vlastitu integraciju.

Validacija — KoSIT Validator

Prije slanja uvijek validirajte datoteku alatom KoSIT Validator. To je službeni alat za provjeru usklađenosti:

Razina 1 (EN 16931): usklađenost s europskom normom
Razina 2 (XRechnung CIUS): njemačka pooštrenja (na primjer obveznost pojedinih polja, formati datuma)
Razina 3 (Schematron): poslovna pravila (na primjer, PDV se mora zbrojiti na 100 %)

Pogreška na bilo kojoj razini = odbijanje na ulazu službenog portala. NiemieckaFaktura interno validira svaku datoteku prije spremanja — ako se nešto ne slaže, dobit ćete jasnu poruku prije nego što račun bude izdan.

Najčešće pogreške u validaciji

Nedostajući ili pogrešan Leitweg-ID (BT-10)
Neusklađen format valute (mora biti ISO 4217 — „EUR“)
Datumi u pogrešnom formatu (YYYY-MM-DD, a ne DD.MM.YYYY)
Nedostatak poreznog identifikatora prodavatelja (USt-IdNr — BT-31, ili Steuernummer — BT-32)
Pogrešna zaokruživanja PDV-a (zbroj stavki ≠ ukupni zbroj)

XRechnung 3.0 — što je novo

Verzija 3.0 (službeno na snazi od 1. veljače 2024.) uvela je:

Nova poslovna pravila (BR-DE-21, BR-DE-22) za ispravke računa
Proširenu podršku za privitke (attachments u formatu PDF/A-3)
Precizniju validaciju adresa (poštanski broj u skladu s nacionalnim formatom)
Podršku za Zahlungsavis (PaymentMeans s proširenim SEPA kodovima)
Kompatibilnost unatrag — prethodne verzije 2.x prihvaćaju se do 31. prosinca 2025.

NiemieckaFaktura izvorno generira XRechnung 3.0. Ne morate brinuti o migraciji — svi računi od 2024. izdaju se u skladu s najnovijim standardom.

XRechnung u aplikaciji NiemieckaFaktura — kako radi

Ako izdajete račun za ured:

Unesite Leitweg-ID primatelja u polje na računu — provjerava se u hodu (algoritam kontrolne znamenke)
Sama prisutnost oznake Leitweg-ID automatski prebacuje račun na profil XRechnung — nema zasebne oznake „javni sektor“ kod klijenta
Izdajte račun na uobičajen način — sustav će generirati ZUGFeRD 2.3 u profilu XRECHNUNG
Preuzmite XML datoteku ili PDF — obje sadrže iste strukturirane podatke
Pošaljite putem ZRE/OZG-RE/Peppol — ručno (web-prijenos na portalu) ili preko vlastite točke Peppol Access Point. NiemieckaFaktura generira samo datoteku XML/PDF; račune umjesto Vas ne šalje putem integracije

KoSIT validacija radi u pozadini prije svakog spremanja. Ako se nešto ne slaže — dobivate konkretnu pogrešku na hrvatskom, a ne zagonetan XML stack trace.

Česta pitanja

Je li XRechnung obvezan pri izdavanju računa u B2B? Ne — za B2B je dovoljan ZUGFeRD. XRechnung je obvezan samo kada je primatelj ustanova javnog sektora (Behörde). Od 2025. u B2B vrijedi samo obveza zaprimanja e-računa; obveza izdavanja stupa na snagu postupno (od 2027. za tvrtke s prometom iznad 800 tisuća EUR, od 2028. za ostale). U prijelaznom razdoblju papirnati i PDF računi i dalje su dopušteni (uz suglasnost primatelja, u pravilu do kraja 2026.). A kada već izdajete e-račun u B2B, to ne mora biti XRechnung — dovoljan je bilo koji format u skladu s EN 16931.

Mogu li poslati PDF i XML odvojeno? Tehnički da, ali službeni portali očekuju jednu datoteku. Hibridno rješenje ZUGFeRD u profilu XRECHNUNG (PDF s ugrađenim XML-om) sigurnije je.

Što ako ured nema Leitweg-ID? Svaki savezni ured mora imati Leitweg-ID od 2020. godine. Ako tvrdi da ga nema — uputite pitanje njegovom računovodstvu uz poziv na §4a E-RechV. Jedinice lokalne samouprave (općina, grad) imaju vremena do 2025.–2027., ovisno o saveznoj zemlji.

Hoće li XRechnung zamijeniti ZUGFeRD? Ne. Oba formata imaju svoju nišu: ZUGFeRD za B2B (čitljiv za čovjeka), XRechnung za B2G (isključivo strojni). Suživot je ugrađen u strategiju za sljedeće godine.

📘 Korak po korak: Dodajte klijenta s oznakom Leitweg-ID u NiemieckaFaktura — označite ustanovu javnog sektora, unesite Leitweg-ID, a sustav će automatski generirati ZUGFeRD u profilu XRECHNUNG.

Sažetak

XRechnung 3.0 obvezni je format e-računa za njemačku javnu upravu
Pravna osnova: §4a E-RechV + Direktiva 2014/55/EU
Zahtijeva Leitweg-ID primatelja (BT-10) i validaciju u alatu KoSIT Validator
Tri kanala zaprimanja: ZRE (savezna razina), OZG-RE (savezne zemlje), Peppol (EU)
Za B2B je dovoljan ZUGFeRD; za B2G — XRechnung
NiemieckaFaktura generira ZUGFeRD u profilu XRECHNUNG — jedna datoteka, obje primjene

Ako niste sigurni zahtijeva li Vaš konkretni primatelj XRechnung ili prihvaća običan ZUGFeRD — provjerite u ugovoru ili pitajte računovodstvo ureda prije prvog računa. Odbijanje e-računa na portalu ne znači samo dodatan posao, nego i kašnjenje plaćanja i do nekoliko tjedana.

Ovaj članak informativne je naravi i ne predstavlja porezni ni pravni savjet — obratite se poreznom savjetniku ili odvjetniku.

XRechnung 3.0 — službeni format e-računa za njemačku upravu (B2G)