Što je XRechnung?

XRechnung je službeni njemački standard elektroničkog računa, izrađen posebno za komunikaciju između poduzetnika i javne uprave (B2G - Business-to-Government). Riječ je o strukturiranom XML formatu u skladu s europskom normom EN 16931, koji razvija i održava KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) po nalogu savezne vlade i saveznih zemalja.

Za razliku od formata ZUGFeRD, XRechnung je čisti XML bez grafičkog PDF sloja. Primatelj u upravi dobiva isključivo strojno čitljive podatke - nikakvu vizualizaciju, nikakav pregled za čovjeka. Uredu su važni podaci; izdavatelju i klijentu - odgovarajući softver koji te podatke prikaže.

Najvažnije značajke formata XRechnung

Format: čisti XML (dvije varijante - UBL i CII)
Osnova: EN 16931 + njemačka proširenja CIUS (Core Invoice Usage Specification)
Namjena: komunikacija s njemačkim saveznim, zemaljskim i općinskim uredima
Obveza: od 27. studenoga 2020. za dobavljače savezne uprave
Aktualna verzija: XRechnung 3.0 (na snazi od 1. veljače 2024.)

Pravna osnova - §4a E-RechV i Direktiva 2014/55/EU

XRechnung je nastao kao njemačka provedba europske Direktive 2014/55/EU o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi. Ključni pravni akti:

Direktiva 2014/55/EU - obvezala je sve države EU-a da prihvaćaju e-račune u skladu s EN 16931 od 18. travnja 2019. (savezna uprava) i od 18. travnja 2020. (zemaljska i lokalna razina).
E-Rechnungsverordnung (E-RechV) - savezna uredba od 13. listopada 2017., koja određuje tehnička pravila zaprimanja e-računa u uredima.
§4a E-RechV - propisuje da je XRechnung zadani standard za račune upućene saveznoj upravi.
Wachstumschancengesetz (ožujak 2024.) - uvodi e-račun u B2B: od 1. siječnja 2025. sve tvrtke u Njemačkoj moraju ga moći primati, a obveza njegova izdavanja u B2B transakcijama između tvrtki sa sjedištem ili stalnom poslovnom jedinicom u Njemačkoj stupa na snagu u fazama od 2027./2028. (pojedinosti u članku o obvezi e-Rechnung 2025); male tvrtke prema §19 UStG izuzete su od obveze izdavanja (§34a UStDV).

Za građevinske i uslužne tvrtke koje surađuju s gradovima, poreznim uredima (Finanzamt) ili s Bundeswehrom - XRechnung nije opcija, nego zakonska obveza. Papirnati račun ili PDF bit će odbijen.

XRechnung vs ZUGFeRD - kada koristiti koji

Oba su formata u skladu s EN 16931, ali imaju različite primjene:

Značajka	XRechnung 3.0	ZUGFeRD 2.3
Format	Čisti XML	Hibridni PDF/A-3 + XML
Pregled za čovjeka	Ne - samo podaci	Da - PDF sloj
Namjena	B2G (ured)	B2B i B2G
XML varijanta	UBL ili CII	CII (samo)
Njemačka proširenja	Da (CIUS)	Ne
Profil u formatu ZUGFeRD	—	XRECHNUNG (najrestriktivniji)
Službena validacija	KoSIT Validator	KoSIT Validator (kada je profil = XRECHNUNG)

Praktičan savjet: Ako jednom datotekom želite pokriti i urede i B2B klijente - generirajte ZUGFeRD 2.3 u profilu XRECHNUNG. To je ZUGFeRD čiji XML dio ispunjava zahtjeve formata XRechnung, a PDF sloj ostaje čitljiv za čovjeka. NiemieckaFaktura prebacuje XML na profil XRechnung 3.0 kada račun sadrži oznaku Leitweg-ID.

Leitweg-ID - identifikator primatelja u upravi

Svaki njemački ured koji zaprima e-račune ima vlastiti Leitweg-ID - jedinstveni identifikator u središnjem sustavu. Bez tog identifikatora račun neće stići do prave organizacijske jedinice.

Struktura oznake Leitweg-ID

Format: grob-fein-prüfziffer (dijelovi odvojeni crticom), na primjer:

991-12345-73 - tipičan oblik za savezni ured
04011000-12345-03 - Bremen: ključ općine (AGS) + jedinica + kontrolna znamenka

Oznaka Leitweg-ID sastoji se od tri dijela (specifikacija KoSIT):

Grubi dio (Grobadressierung) - od 2 do 12 znamenki: oznaka savezne zemlje ili općine, za saveznu upravu počinje s 99 (npr. 991)
Fini dio (Feinadressierung) - neobvezan, do 30 znakova (slova i znamenke): organizacijska jedinica ureda
Kontrolna znamenka (Prüfziffer) - 2 znamenke, izračunava se algoritmom ISO/IEC 7064 MOD 97-10

Gdje pronaći Leitweg-ID klijenta

Javna nabava - ured mora navesti Leitweg-ID u natječajnoj obavijesti ili u ugovoru
Stranica ureda - većina ureda objavljuje svoj identifikator
Baza Leitweg-ID - središnji registar na leitweg-id.de

U polje BuyerReference (BT-10) formata XRechnung uvijek upisujete Leitweg-ID primatelja. Bez njega račun će biti odbijen već na razini portala.

Kako predati XRechnung uredu - 3 kanala

Njemačka uprava nudi tri službena kanala za zaprimanje formata XRechnung:

1. ZRE - Zentrale Rechnungseingangsplattform (savezna razina)

Portal xrechnung.bund.de zaprima račune za sve savezne urede (ministarstva, središnje urede, Bundeswehr, Bundesbank i tako dalje).

Slanje putem web-prijenosa (ručno) ili putem mreže Peppol (automatizirano)
Format: isključivo XRechnung (ne ZUGFeRD u punom PDF obliku)
Automatska validacija: odbijanje u nekoliko sekundi u slučaju pogrešaka

2. OZG-RE - platforme saveznih zemalja

Svaka od 16 saveznih zemalja (Bundesländer) ima vlastitu platformu u skladu s OZG (Onlinezugangsgesetz). Primjeri:

Bavarska: e-rechnung.bayern.de
NRW: rechnung.nrw.de
Berlin: rechnung.berlin.de
Hamburg, Hessen, Saska - vlastiti portali

Svaka platforma prihvaća XRechnung + Leitweg-ID odgovarajuće jedinice.

3. Peppol - europska mreža

Tvrtkama koje šalju račune u velikom opsegu preporučujemo Peppol Access Point. To je infrastruktura EU-a koja omogućuje slanje e-računa bilo kojoj javnoj ustanovi u Europi (ne samo u Njemačkoj) - jedan kanal, mnogo primatelja. Zahtijeva posrednika (Peppol-broker) ili vlastitu integraciju.

Validacija - KoSIT Validator

Prije slanja uvijek validirajte datoteku alatom KoSIT Validator. To je službeni alat za provjeru usklađenosti:

Razina 1 (EN 16931): usklađenost s europskom normom
Razina 2 (XRechnung CIUS): njemačka pooštrenja (na primjer obveznost pojedinih polja, formati datuma)
Razina 3 (Schematron): poslovna pravila (na primjer, PDV se mora zbrojiti na 100 %)

Pogreška na bilo kojoj razini = odbijanje na ulazu službenog portala.

Najčešće pogreške u validaciji

Nedostajući ili pogrešan Leitweg-ID (BT-10)
Neusklađen format valute (mora biti ISO 4217 - „EUR”)
Datumi u pogrešnom formatu (YYYY-MM-DD, a ne DD.MM.YYYY)
Nedostatak poreznog identifikatora prodavatelja (USt-IdNr - BT-31, ili Steuernummer - BT-32)
Pogrešna zaokruživanja PDV-a (zbroj stavki ≠ ukupni zbroj)

XRechnung 3.0 - što je novo

Verzija 3.0 (službeno na snazi od 1. veljače 2024.) uvela je:

Nova poslovna pravila (BR-DE-21, BR-DE-22) za ispravke računa
Proširenu podršku za privitke (attachments u formatu PDF/A-3)
Precizniju validaciju adresa (poštanski broj u skladu s nacionalnim formatom)
Podršku za Zahlungsavis (PaymentMeans s proširenim SEPA kodovima)
Kompatibilnost unatrag - prethodne verzije 2.x prihvaćaju se do 31. prosinca 2025.

Kada račun sadrži oznaku Leitweg-ID, NiemieckaFaktura označava XML kao XRechnung 3.0 (a ne stariju verziju 2.x). Ostali računi dobivaju XML prema normi EN 16931.

XRechnung u aplikaciji NiemieckaFaktura - kako radi

Ako izdajete račun za ured:

Unesite Leitweg-ID primatelja u polje na računu (odjeljak referentnih polja)
Sama prisutnost oznake Leitweg-ID automatski prebacuje račun na profil XRechnung - nema zasebne oznake „javni sektor” kod klijenta
Izdajte račun na uobičajen način - sustav će generirati ZUGFeRD 2.3 u profilu XRECHNUNG
Preuzmite XML datoteku ili PDF - obje sadrže iste strukturirane podatke
Pošaljite putem ZRE/OZG-RE/Peppol - ručno (web-prijenos na portalu) ili preko vlastite točke Peppol Access Point. NiemieckaFaktura generira samo datoteku XML/PDF; račune umjesto Vas ne šalje putem integracije

Pri preuzimanju XML datoteke aplikacija provjerava njezina osnovna polja i prikazuje pronađenu pogrešku. To ne zamjenjuje KoSIT validator - prije slanja računa uredu provjerite datoteku u KoSIT validatoru ili na portalu za zaprimanje.

Česta pitanja

Je li XRechnung obvezan pri izdavanju računa u B2B? Ne - za B2B je dovoljan ZUGFeRD. XRechnung je obvezan samo kada je primatelj ustanova javnog sektora (Behörde). Od 2025. u B2B vrijedi samo obveza zaprimanja e-računa; obveza izdavanja u B2B transakcijama između tvrtki sa sjedištem ili stalnom poslovnom jedinicom u Njemačkoj stupa na snagu postupno (od 2027. za tvrtke uz promet veći od 800.000 € u 2026., od 2028. za ostale); male tvrtke prema §19 UStG izuzete su od te obveze (§34a UStDV). U prijelaznom razdoblju (u pravilu do kraja 2026.) papirnati računi i dalje su dopušteni, a uz suglasnost primatelja i PDF računi. A kada već izdajete e-račun u B2B, to ne mora biti XRechnung - dovoljan je bilo koji format u skladu s EN 16931.

Mogu li poslati PDF i XML odvojeno? Tehnički da, ali službeni portali očekuju jednu datoteku. Hibridno rješenje ZUGFeRD u profilu XRECHNUNG (PDF s ugrađenim XML-om) sigurnije je.

Što ako ured nema Leitweg-ID? Svaki savezni ured mora imati Leitweg-ID od 2020. godine. Ako tvrdi da ga nema - uputite pitanje njegovom računovodstvu uz poziv na §4a E-RechV. Jedinice lokalne samouprave (općina, grad) imaju vremena do 2025.–2027., ovisno o saveznoj zemlji.

Hoće li XRechnung zamijeniti ZUGFeRD? Ne. Oba formata imaju svoju nišu: ZUGFeRD za B2B (čitljiv za čovjeka), XRechnung za B2G (isključivo strojni). Suživot je ugrađen u strategiju za sljedeće godine.

📘 Korak po korak: Dodajte klijenta u NiemieckaFaktura - oznaku Leitweg-ID upisujete na računu, a njezina prisutnost prebacuje XML na profil XRechnung 3.0.

Sažetak

XRechnung 3.0 obvezni je format e-računa za njemačku javnu upravu
Pravna osnova: §4a E-RechV + Direktiva 2014/55/EU
Zahtijeva Leitweg-ID primatelja (BT-10) i validaciju u alatu KoSIT Validator
Tri kanala zaprimanja: ZRE (savezna razina), OZG-RE (savezne zemlje), Peppol (EU)
Za B2B je dovoljan ZUGFeRD; za B2G - XRechnung
S oznakom Leitweg-ID na računu NiemieckaFaktura izrađuje XML u profilu XRechnung 3.0 - prije slanja uredu provjerite datoteku u KoSIT validatoru

Ako niste sigurni zahtijeva li Vaš konkretni primatelj XRechnung ili prihvaća običan ZUGFeRD - provjerite u ugovoru ili pitajte računovodstvo ureda prije prvog računa. Odbijanje e-računa na portalu ne znači samo dodatan posao, nego i kašnjenje plaćanja i do nekoliko tjedana.

Ovaj članak informativne je naravi i ne predstavlja porezni ni pravni savjet - obratite se poreznom savjetniku ili odvjetniku.

XRechnung 3.0 - službeni format e-računa za njemačku upravu (B2G)