Експорт DATEV — надсилайте рахунки одразу бухгалтеру
DATEV — це стандарт німецької бухгалтерії: практично кожен Steuerberater користується програмним забезпеченням DATEV для ведення ваших книг. Замість того щоб надсилати йому PDF-рахунки (які доводиться вручну перенабирати), ви одним кліком готуєте **пакет експорту DATEV**. Steuerberater імпортує файл, система DATEV сама проводить рахунки, а ви платите менше за робочі години (і немає помилок від перенабирання).
- 1
Переконайтеся, що маєте дані від бухгалтера
Перш ніж експортувати вперше, вам потрібні від бухгалтера 3 дані з DATEV:
- Номер клієнта (Mandantennummer) — ваш номер у системі бухгалтера (5-7 цифр)
- Номер консультанта (Beraternummer) — номер бухгалтера (5-7 цифр)
- План рахунків (Kontenrahmen) — SKR03 або SKR04 (стандартний німецький план рахунків)
Напишіть бухгалтеру: "Мені потрібні дані для експорту DATEV: Mandantennummer, Beraternummer, Kontenrahmen (SKR03/04)". Відповідь надійде за 5 хвилин — ці поняття знає кожен Steuerberater.
Різниця між SKR03 і SKR04: SKR03 — старіший, але й досі найпоширеніший у малих фірмах. SKR04 — новіший, детальніший стандарт (його використовують більші компанії). Для 90 % одноосібних підприємців — SKR03.
- 2
Введіть дані DATEV у налаштуваннях
У меню натисніть Налаштування → Експорт DATEV. Заповніть:
- Mandantennummer — від бухгалтера
- Beraternummer — від бухгалтера
- Kontenrahmen — оберіть SKR03 або SKR04
- Стандартний рахунок клієнта (Debitor) — зазвичай порожній, система автоматично присвоює послідовні номери в діапазоні 10000-69999 (правило DATEV)
Збережіть. Ці дані зберігаються один раз — не потрібно вводити їх перед кожним експортом.
- 3
Оберіть діапазон дат для експорту
Перейдіть до Рахунки → Експорт DATEV (або скористайтеся ярликом із Панелі). Оберіть діапазон дат:
- Поточний місяць — типово, коли щомісяця надсилаєте бухгалтеру
- Попередній місяць — часто наприкінці наступного місяця (після фіналізації)
- Поточний квартал / рік — для квартальних / річних декларацій
- Власний діапазон — будь-які дати
Система покаже, скільки рахунків буде експортовано, і загальну суму.
Якщо деякі рахунки ще в статусі чернетки, вони не експортуються — DATEV приймає лише **фіналізовані рахунки**. Перед експортом перевірте, чи все фіналізовано.
- 4
Оберіть формат експорту
Два формати на вибір:
- DATEV CSV (Belegbuchung) — рекомендований для більшості бухгалтерів. Легкий файл, простий імпорт. Містить рахунки з продажу з позиціями та ПДВ.
- DATEV XML (DATEV Format) — детальніший, із вкладеними у пакет PDF-додатками. Потребує новішої версії DATEV у бухгалтера.
Запитайте бухгалтера, який формат йому потрібен. Якщо не знає — оберіть CSV: він надійний і сумісний із будь-якою версією DATEV Unternehmen online.
- 5
Згенеруйте пакет і перевірте підсумок
Натисніть Згенерувати експорт. Система підготує пакет за кілька секунд і покаже підсумок:
- Кількість експортованих рахунків
- Загальна сума нетто, ПДВ, брутто
- Розбивка за ставкою ПДВ (19 %, 7 %, 0 % §13b)
- Перелік нових контрагентів (Debitor), яким система присвоїла наступні номери
Якщо все збігається з вашим реєстром продажів — завантажте пакет (ZIP із файлом CSV або XML + інструкція з імпорту для бухгалтера).
- 6
Надішліть бухгалтеру
Варіант А: Надішліть електронною поштою з застосунку — введіть адресу бухгалтера, система автоматично долучає ZIP-пакет і короткий опис ("Експорт рахунків DATEV за [місяць]").
Варіант Б: Завантажте на диск і надішліть самостійно (електронна пошта, DATEV DMS, Dropbox — як вам зручніше).
Бухгалтер відкриває пакет у DATEV Unternehmen online → Belegbuchung → Імпорт CSV/XML. Система бухгалтера проводить рахунки за кілька секунд — готово.
ZIP-пакет містить файл "Anleitung.pdf" (німецькою) з інструкцією з імпорту — бухгалтеру не доведеться телефонувати вам за деталями.
Що саме міститься у файлі CSV
Файл експорту містить стовпці у стандарті DATEV:
| Стовпець | Вміст |
|---|---|
| Umsatz | Сума рахунку нетто |
| Soll/Haben | Дебет/Кредит (автоматично) |
| WKZ Umsatz | Код валюти (EUR) |
| Konto | Рахунок доходу (8400 для SKR03) |
| Gegenkonto | Рахунок дебітора (10000+ для SKR03) |
| BU-Schlüssel | Код ПДВ DATEV (6 для 19 %, 4 для 7 %, 0 для §13b) |
| Belegdatum | Дата рахунку |
| Belegfeld 1 | Номер рахунку |
| Buchungstext | Опис (назва контрагента + короткий опис послуги) |
Пакет також містить окремий файл Stammdaten.csv із даними нових контрагентів (назва, адреса, USt-IdNr, номер дебітора, присвоєний автоматично).
Частота експортів — рекомендації
- Щомісяця (5-го числа наступного місяця) — для USt-Voranmeldung (щомісячна декларація ПДВ). Найпоширеніший варіант для малих фірм.
- Щокварталу — якщо у вас квартальна USt-Voranmeldung (невеликий оборот)
- На постійній основі — великі компанії експортують щотижня або навіть щодня
Що робити, якщо щось пішло не так
Бухгалтер каже "файл не імпортується" — найчастіші причини:
- Неправильний Mandantennummer/Beraternummer → перевірте налаштування застосунку
- Версія DATEV у бухгалтера старіша за 2020 рік → використайте CSV замість XML
- Кодування файлу (рідко) → напишіть у підтримку, отримаєте файл в альтернативному кодуванні
Експортувалося не все — перевірте, чи:
- Усі рахунки в діапазоні фіналізовані (чернетки не експортуються)
- Діапазон дат правильний (наприклад, експорт за березень потребує дат 01.03 - 31.03)
- Немає скасованих рахунків (storno експортується окремо з від'ємною сумою)
Більше юридичного контексту
DATEV — це не лише формат файлів, а ціла екосистема німецької бухгалтерії. Повний посібник для бухгалтера (і навіщо це все потрібно): DATEV Export — посібник для бухгалтера.