Експорт DATEV — надсилайте рахунки одразу бухгалтеру
DATEV — це стандарт німецької бухгалтерії: практично кожен Steuerberater користується програмним забезпеченням DATEV для ведення ваших книг. Замість того щоб надсилати йому PDF-рахунки (які доводиться вручну перенабирати), ви одним кліком готуєте **файл Buchungsstapel** (EXTF CSV) із готовими проведеннями продажу: сума брутто, рахунок дебітора, рахунок доходів, дібраний до ставки ПДВ і сценарію (§13b, §19, внутрішньосоюзне постачання), дата й номер рахунку. Steuerberater імпортує файл, DATEV проводить рахунки, а ви платите менше за робочі години.
- 1
Переконайтеся, що маєте дані від бухгалтера
Перш ніж експортувати вперше, вам потрібні від бухгалтера 4 дані:
- Beraternummer — номер канцелярії в DATEV (4–7 цифр, від 1001)
- Mandantennummer — ваш номер клієнта в бухгалтера (1–5 цифр)
- Kontenrahmen — SKR03 або SKR04 (стандартний німецький план рахунків)
- Спосіб обліку — повний облік із балансом (Soll) чи EÜR, тобто проведення за датою оплати (Ist)
Напишіть бухгалтеру: „Мені потрібні дані для експорту DATEV: Beraternummer, Mandantennummer, Kontenrahmen (SKR03/04) і чи проводимо ми Soll чи EÜR". Якщо номерів у вас ще немає, експорт усе одно спрацює: файл отримає замінники 1001/1, а бухгалтер призначить правильного мандата під час імпорту.
Різниця між SKR03 і SKR04: SKR03 — старіший, але й досі найпоширеніший у малих фірмах. SKR04 — новіший, детальніший стандарт (його використовують більші компанії). Для більшості одноосібних підприємців — SKR03, але вирішує план рахунків вашого бухгалтера.
- 2
Відкрийте вікно експорту і введіть дані DATEV
Перейдіть до Рахунки → Export → Експорт DATEV (в Android: позначте рахунки → DATEV). Під час першого експорту застосунок запитає про спосіб обліку (Soll / Ist) і запам’ятає відповідь. У вікні заповніть:
- Beraternummer і Mandantennummer — від бухгалтера
- Kontenrahmen — SKR03 або SKR04
- Рахунки клієнтів у файлі (Debitoren) — у режимі Soll ви обираєте: окремий рахунок для кожного клієнта (за замовчуванням; нові номери від 10001, початковий номер зміните на прохання бюро, напр. „від 20000") або один збірний рахунок (1400 у SKR03 / 1200 у SKR04, без розрахунків по клієнтах — так експортують магазини з разовими клієнтами)
При окремих рахунках номер, введений у даних клієнта (поле „Рахунок дебітора (DATEV)"), має пріоритет — так ви переймаєте нумерацію бюро. Решту клієнтів ми нумеруємо автоматично й зберігаємо номер у клієнта, тож наступні експорти узгоджені, а до ZIP додаємо файл EXTF_DebKred_Stamm.csv з даними цих рахунків — бюро імпортує його перед Buchungsstapel, і рахунки створюються самі. Усі налаштування зберігаються в даних фірми та діють у веб-версії й в Android.
- 3
Виберіть рахунки або діапазон дат і зробіть попередній перегляд
Ви експортуєте позначені рахунки або діапазон дат (зазвичай увесь попередній місяць). До файлу потрапляють лише фіналізовані рахунки — чернетки пропускаються. Кожен місяць — окремий файл (DATEV і Agenda завантажують один файл в один розрахунковий період) — діапазон із кількох місяців ви завантажите як ZIP із файлом на кожен місяць; один ZIP охоплює один господарський рік.
Натисніть Попередній перегляд: ви побачите кількість рядків, суму брутто, попередження (напр. авансові й кінцевий рахунок одного проєкту, відсутні номери DATEV) та список пропущених рахунків із причиною — перевірте його, перш ніж надсилати файл.
У режимі Ist / EÜR до файлу потрапляють лише рахунки, позначені як оплачені (з датою оплати). Якщо попередній перегляд показує „7 із 50", причина найчастіше саме в цьому — позначте оплати або перейдіть на Soll.
- 4
Soll чи Ist / EÜR — перевірте, який режим у вас налаштовано
Режим визначає, які рахунки і з якою датою потраплять до файлу:
- Soll (метод нарахування) — кожен фіналізований рахунок, з датою виставлення, на рахунок вашого клієнта в DATEV. Так проводять при балансі й скрізь, де бюро проводить рахунки в день виставлення (часто також при EÜR); якщо Finanzamt надав вам Ist-Versteuerung, DATEV сам перенесе ПДВ на момент оплати.
- Ist / EÜR (касовий) — лише рахунки, позначені як оплачені, з датою оплати (частини окремо), на транзитний рахунок EÜR 1371 (SKR03) / 1486 (SKR04). Лише якщо бюро проводить ваш дохід аж після оплати (EÜR за надходженнями).
Режим змінюєте у вікні експорту (на один експорт) або в Налаштування → Рахунки (назавжди).
Не знаєте, який? Це не залежить від форми фірми чи обороту. Запитайте бюро одним реченням: „Ви проводите мої рахунки після виставлення чи лише після оплати?". Після виставлення → Soll, після оплати → Ist.
- 5
Згенеруйте файл і прочитайте повідомлення
Натисніть Експортувати DATEV CSV. Ви завантажуєте файл
EXTF_Buchungsstapel_РРРР-ММ.csvу форматі DATEV (EXTF 700, кодування CP1252, крапки з комою), а при кількох місяцях — ZIP із таким файлом на кожен місяць. Повідомлення після експорту каже, скільки рядків у файлі та скільки рахунків пропущено (без оплати в режимі Ist, чернетки) — якщо цифри дивують, поверніться до попереднього перегляду.Не відкривайте файл у Excel і не зберігайте його повторно — Excel змінює кодування та формат сум, і такий файл DATEV відхилить. Передайте його точно в тому вигляді, в якому його завантажено.
Діапазон, що охоплює два господарські роки, буде заблоковано — DATEV приймає один Wirtschaftsjahr на файл. Експортуйте грудень і січень окремо.
- 6
Передайте файл бухгалтеру
Надішліть файл електронною поштою або завантажте до DATEV Unternehmen online, якщо бухгалтер надав вам доступ. Бухгалтер імпортує його в DATEV Kanzlei-Rechnungswesen → Bestand → Importieren → DATEV-Format-Daten (або через Stapelverarbeitung). Пакет не заблоковано (Festschreibung 0), тож він ще може перепровести окремі позиції, напр. зарахувати аванси.
Варто додати ZIP із рахунками у PDF (Рахунки → Export → Експортувати ZIP): кожен рахунок — це PDF/A-3 із вбудованим ZUGFeRD XML, який бухгалтер долучає в DATEV як Belegbild. Під час першого експорту попросіть про тестовий імпорт кількох рахунків і зворотний зв’язок — кожна канцелярія має власні налаштування мандата.
Що саме міститься у файлі CSV
Файл — це DATEV Buchungsstapel у форматі EXTF 700 (версія 13): два рядки заголовка (метадані + назви 125 стовпців) і по одному рядку на кожну ставку ПДВ рахунку (рахунок із позиціями 19% і 7% дає два рядки). Ми заповнюємо перші 14 стовпців, решта лишається порожньою — точно так, як роблять інші програми, що експортують у DATEV.
| Стовпець | Вміст |
|---|---|
| Umsatz | Сума брутто (завжди додатна — напрямок задає Soll/Haben) |
| Soll/Haben | S для рахунків, H для сторно й корекцій |
| WKZ Umsatz | Валюта (EUR; для PLN додатково курс і сума в EUR) |
| Konto | Рахунок дебітора клієнта (номер із картки або автоматично від початкового номера, за замовчуванням 10001) або збірний рахунок 1400/1200 — у режимі Ist рахунок EÜR 1371/1486 |
| Gegenkonto | Рахунок доходів, дібраний до сценарію (таблиця нижче) |
| BU-Schlüssel | порожній — рахунки доходів є Automatikkonten, DATEV сам обчислює ПДВ |
| Belegdatum | Дата рахунку (Soll) або оплати (Ist), формат DDMM |
| Belegfeld 1 | Номер рахунку (макс. 36 символів: літери, цифри та $&%*+-/) |
| Belegfeld 2 | Номер оригінального рахунку при сторно/корекції (макс. 12 символів) |
| Buchungstext | Назва клієнта + позначка: Abschlagsrechnung, SR abzgl. AR…, Storno zu…, Teilzahlung n/N |
Рахунки доходів (Gegenkonto)
| Сценарій | SKR03 | SKR04 |
|---|---|---|
| 19% | 8400 | 4400 |
| 7% | 8300 | 4300 |
| Reverse Charge §13b (напр. Bauleistungen у Німеччині) | 8337 | 4337 |
| Послуга для фірми з іншої країни ЄС (§3a Abs. 2, Zusammenfassende Meldung) | 8336 | 4336 |
| Внутрішньосоюзне постачання товарів §4 Nr. 1b | 8125 | 4125 |
| Експорт за межі ЄС §4 Nr. 1a | 8120 | 4120 |
| Kleinunternehmer §19 (від SKR 2025) | 8192 | 4184 |
| Інші 0% | 8100 | 4100 |
| §25a (маржа) — частка ціни купівлі | 8197 | 4132 |
| §25a (маржа) — сама маржа, 19% | 8199 | 4134 |
Аванси та кінцевий рахунок: Авансовий рахунок (Abschlagsrechnung) проводиться в повній сумі при виставленні, а кінцевий (Schlussrechnung) лише сумою, що залишилася до сплати після вирахування авансів, з позначкою „SR abzgl. AR …" у Buchungstext — рахунок доходів показує проєкт один раз, а бюро не віднімає аванси вдруге. Рахунки §25a ділимо на два рядки: частка ціни купівлі без ПДВ і сама маржа на рахунку 19%, тож бюро не мусить їх перепроводити. Виняток — метод Gesamtdifferenz: там маржа рахується за весь період, а не за окремий рахунок, тому залишається один рядок без ПДВ, а маржу періоду визначає бюро.
Частота експортів
- Щомісяця (за кілька днів після завершення місяця) — для щомісячної USt-Voranmeldung. Найпоширеніший варіант.
- Щокварталу — якщо у вас квартальна USt-Voranmeldung.
Що робити, якщо щось пішло не так
Бухгалтер каже „файл не імпортується":
- Beraternummer/Mandantennummer у файлі не збігаються з мандатом у DATEV → виправте у вікні експорту.
- Файл відкривали й зберігали в Excel → експортуйте ще раз і передайте оригінал.
- Неправильний Kontenrahmen (SKR03 замість SKR04) → DATEV повідомить про неіснуючі рахунки; змініть план рахунків.
У файлі менше рахунків, ніж у списку:
- режим Ist / EÜR бере лише рахунки, позначені як оплачені — позначте оплати або перейдіть на Soll,
- чернетки не експортуються — фіналізуйте їх,
- діапазон охоплював два роки — експорт блокується, розділіть його.
Номер рахунку виглядає інакше, ніж на рахунку: DATEV допускає в Belegfeld 1 лише літери, цифри та знаки $&%*+-/ — пробіли, крапки й діакритичні знаки ми вилучаємо або замінюємо, а попередній перегляд про це попереджає.
Більше контексту
Повний посібник для бухгалтера (що DATEV робить із цим файлом і навіщо це все): DATEV Export — посібник для бухгалтера.