Ponavljajući računi - pretplate, najamnine i trajne usluge
Ako redovito izdajete isti račun istom klijentu - za održavanje web stranice, ugovor o održavanju, najamninu ili pretplatu - ne morate ga svaki put unositi iznova. U aplikaciji NiemieckaFaktura spremate ponavljajući račun: klijenta, stavke, interval i datum sljedećeg izdavanja. Kada dođe taj rok, aplikacija priprema nacrt računa s brojem, a vi ga provjeravate, finalizirate i šaljete klijentu. Aplikacija ne finalizira i ne šalje ponavljajuće račune sama.
- 1
Otvorite Ponavljajuće račune
U bočnom izborniku odaberite Ponavljajući računi. Vidjet ćete popis svojih ponavljajućih računa (prazan pri prvom otvaranju) sa stupcima Interval, Sljedeće izdavanje, Zadnje generirano i Generirano.
- 2
Dodajte ponavljajući račun
Kliknite Dodajte ponavljajući račun. U prozoru u polju Klijent odaberite klijenta s popisa (mora biti prethodno dodan - pogledajte Dodavanje klijenta), odaberite Vrsta računa, upišite Razdoblje pružanja usluge (Leistungszeitraum) i popunite Stavke (gumb Dodajte stavku) jednako kao kod običnog računa. U polju Napomene možete dodati napomene uz račun. Polje Projekt nije obavezno, a za račun za predujam (Abschlagsrechnung) i konačni račun (Schlussrechnung) je obavezno.
U opisima stavki i u razdoblju pružanja usluge možete koristiti varijable, npr.
{MONAT}i{JAHR}- pri izradi nacrta aplikacija ih zamjenjuje mjesecom i godinom iz datuma računa. Potpuni popis varijabli prikazuje prozor ispod stavki. - 3
Postavite interval i datum
Odaberite Interval: Mjesečno, Tromjesečno ili Godišnje. U polju Sljedeće izdavanje navedite dan kada treba nastati prvi nacrt, a u polju Rok plaćanja koliko dana klijent ima za plaćanje (7, 14, 21, 30 ili 60).
Sljedeće rokove aplikacija računa od dana koji upišete u polje Sljedeće izdavanje (i nakon što ga promijenite). Ako je to npr. 31., u kraćim mjesecima nacrt nastaje zadnjeg dana u mjesecu, a u mjesecima koji imaju taj dan ponovno tog dana.
- 4
Spremite - na dan izdavanja nastaje nacrt
Kliknite Spremite. Ponavljajući račun pojavit će se na popisu s oznakom Aktivan. Aplikacija provjerava rokove svaki dan u 05:00 po berlinskom vremenu: pri prvom pokretanju od dana u polju Sljedeće izdavanje izrađuje nacrt računa s brojem i šalje push obavijest (ako su obavijesti uključene). Nacrt ćete pronaći na popisu Računi - provjerite ga, kliknite Finalizirajte (na računalu je u retku popisa to ikona štita) i pošaljite ga klijentu. Aplikacija ne finalizira i ne šalje ponavljajuće račune sama.
Ako nacrt ne može nastati, popis ponavljajućih računa prikazuje razlog uz tu stavku.
- 5
Pauzirajte, nastavite, uredite ili izbrišite
Uz svaku stavku na popisu nalaze se gumbi Pauzirajte / Nastavite, Uredite i Izbrišite; pauzirati, nastaviti i izbrisati možete i više označenih stavki odjednom. Pauzirani ponavljajući račun ne izrađuje nacrte. Ako je tijekom pauze prošao rok iz polja Sljedeće izdavanje, nakon nastavka sljedeće pokretanje izrađuje jedan nacrt za propušteni rok, a ostale propuštene rokove ne nadoknađuje. Brisanje ponavljajućeg računa ne briše račune koji su iz njega već nastali.
Izmjena stavki ponavljajućeg računa
Što ako nakon 3 mjeseca trebate podići cijenu ili dodati novu stavku?
Ponavljajući račun možete urediti u bilo kojem trenutku. Kliknite Uredite u retku ponavljajućeg računa na popisu, promijenite stavku ili cijenu i spremite. Novi podaci koristit će se od sljedećeg nacrta. Računi koji su već nastali ne mijenjaju se (finalizirani su nepromjenjivi - GoBD).
Tipične primjene
- Mjesečne pretplate - IT servis, hosting, domena, održavanje stranice
- Najamnine - najam poslovnog prostora, garaže, stana (za poslovnu djelatnost)
- Paušalni ugovori - fiksna naknada za knjigovodstvo, savjetovanje, održavanje
- Godišnji računi - softverske licencije, produljenja certifikata