Ponavljajući računi — pretplate, najamnine i trajne usluge
Ako svaki mjesec izdajete isti račun istom klijentu — za održavanje web stranice, ugovor o održavanju, najamninu ili pretplatu — to ne morate raditi ručno. U aplikaciji NiemieckaFaktura definirate predložak ponavljajućeg računa, postavite raspored (svaki mjesec, tromjesečje, godinu) i aplikacija ga sama izdaje i šalje na odabrani dan. Uštedjet ćete 5-10 minuta mjesečno na svakom takvom ugovoru.
- 1
Otvorite Ponavljajuće račune
U bočnom izborniku odaberite Ponavljajući računi. Vidjet ćete popis konfiguriranih ciklusa (prazan pri prvom otvaranju) s podatkom o tome kada je svaki zadnji put pokrenut i kada se pokreće sljedeći.
- 2
Izradite novi ciklus
Kliknite Dodaj ciklus. Odaberite klijenta s popisa (mora biti prethodno dodan — pogledajte Dodaj klijenta), unesite naziv ciklusa za vlastitu orijentaciju (npr. „Održavanje stranice — Müller GmbH") i popunite stavke računa jednako kao kod običnog računa.
- 3
Postavite raspored
U odjeljku Raspored odaberite:
- Učestalost — svaki mjesec, svaka 2 mjeseca, svako tromjesečje, svakih pola godine, svake godine
- Dan u mjesecu za izdavanje (npr. 1. u svakom mjesecu)
- Datum početka — prvi račun iz ovog ciklusa bit će izdan na taj dan
- Datum završetka (opcionalno) — ako ugovor ima određeni kraj, npr. za godinu dana
Odaberete li dan između 1. i 28., izbjegavate komplikacije u veljači (koja ima 28 ili 29 dana). Za dan 31. sustav pomiče račun na zadnji dan u mjesecu.
- 4
Odaberite razinu automatizacije
U odjeljku Automatizacija odlučujete što se treba dogoditi na dan izdavanja:
- Samo izradi nacrt — sustav priprema račun kao nacrt, vidjet ćete ga na popisu računa i možete ga provjeriti prije finalizacije
- Izradi i finaliziraj — sustav automatski finalizira račun (gotov, nepromjenjiv)
- Izradi, finaliziraj i pošalji e-poštom — potpuna automatizacija, ne morate ništa raditi
Naša preporuka za početak: „Samo izradi nacrt" — zadržavate kontrolu, a kada se uvjerite da sve radi, prebacite se na potpunu automatizaciju.
Opcija „Izradi, finaliziraj i pošalji" zahtijeva ispravan kanal e-pošte. Ako koristite vlastiti SMTP, konfigurirajte ga u Postavkama prije uključivanja potpune automatizacije.
- 5
Spremite i aktivirajte
Kliknite Spremi ciklus. Pojavit će se na popisu sa zelenom oznakom „Aktivan". Na nadzornoj ploči, na kartici Ponavljajući računi, vidjet ćete koliko imate aktivnih ciklusa i koji će se pokrenuti u sljedećem tjednu. Sustav provjerava rasporede svaki dan u 07:00 (po berlinskom vremenu) i izdaje račune na dane kada dospiju.
- 6
Pauzirajte ili završite ciklus
Ako klijent pauzira ugovor na 2 mjeseca — kliknite na ciklus i odaberite Pauziraj. Nijedan račun neće biti izdan dok ne odaberete Nastavi. Ako je ugovor konačno završen — kliknite Završi ciklus. Već izdani računi ostaju u sustavu (zahtjev GoBD — nepromjenjivi 8 godina).
Izmjena stavki u aktivnom ciklusu
Što ako nakon 3 mjeseca trebate podići cijenu ili dodati novu stavku u predložak?
Ciklus možete urediti u bilo kojem trenutku. Uđite u ciklus, kliknite Uredi, promijenite stavku/cijenu i spremite. Od sljedećeg računa koristit će se novi podaci. Ranije izdani računi neće se promijeniti (GoBD).
Tipične primjene
- Mjesečne pretplate — IT servis, hosting, domena, održavanje stranice
- Najamnine — najam poslovnog prostora, garaže, stana (za poslovnu djelatnost)
- Paušalni ugovori — fiksna naknada za knjigovodstvo, savjetovanje, održavanje
- Godišnji računi — softverske licencije, produljenja certifikata
Ograničenja
Svaki plan ima ograničenje broja aktivnih ciklusa:
| Plan | Aktivni ciklusi |
|---|---|
| Starter | 3 |
| Professional | 20 |
| Premium | bez ograničenja |
Pauzirani i završeni ciklusi ne ulaze u ograničenje — možete ih imati koliko god želite.