Katalog usluga i artikala - spremite jednom, koristite na više računa
Ako izdajete račune s ponavljajućim stavkama - npr. „Zidarski radovi”, „Dolazak”, „Materijal” - katalog stavki štedi jako puno vremena. Stavku dodajete jednom, postavite cijenu i stopu PDV-a, a pri izdavanju računa birate je s popisa. U slučaju poskupljenja cijenu ažurirate na jednom mjestu, a ne na svakom računu posebno. Katalog nije isto što i „Ponavljajući računi”: ondje aplikacija u svakom razdoblju priprema cijeli nacrt računa za jednog klijenta, a stavku iz kataloga umećete u bilo koji račun.
- 1
Otvorite katalog stavki
U bočnom izborniku kliknite Artikli i usluge. Vidjet ćete popis svojih stavki (prazan pri prvom ulasku) te gumbe Dodajte stavku i Dodajte kategoriju u gornjem desnom kutu.
- 2
Izradite kategorije (opcionalno)
Ako imate više od 10-15 stavki, isplati se grupirati ih u kategorije. Tipične kategorije za građevinsku tvrtku: Zidarski radovi, Završni radovi, Elektrika, Materijal, Dolazak. Kliknite Dodajte kategoriju, upišite naziv, odaberite boju - gotovo.
- 3
Dodajte prvu stavku
Kliknite Dodajte stavku. Ispunite: naziv (npr. „Montaža unutarnjih vrata”), opcionalno opis (detalji vidljivi na računu), jedinicu mjere (sat, kom., m², m³, paušal), jediničnu cijenu neto te stopu PDV-a (19%, 7%, 0% ili oslobođeno). Stavku možete i dodijeliti nekoj kategoriji.
Aplikacija standardno predlaže 19% PDV-a - to je postavka aplikacije, a ne porezna odluka. Koju stopu (19% ili 7%) primijeniti u Vašem slučaju, dogovorite s poreznim savjetnikom (Steuerberater) - aplikacija to ne provjerava. Kod Reverse Chargea (§13b, §3a) u katalogu ostavite uobičajenu stopu: kada je na računu uključen Reverse Charge, aplikacija sama postavlja 0% na sve stavke. Ako ste Kleinunternehmer - sve stavke ostavljate s 0% PDV-a, a aplikacija automatski dodaje napomenu §19 UStG.
- 4
Upotrijebite stavku na računu
Pri izdavanju novog računa, u koraku Stavke, kliknite Odaberite stavku... u retku stavke. Otvorit će se prozor s tražilicom - upišite dio naziva, odaberite stavku i gotovo. Za taj konkretan račun još možete promijeniti količinu, cijenu ili opis - promjena ne utječe na stavku u katalogu. Opis na njemačkom možete pripremiti uz pomoć AI-ja: na računu, uz polje opisa stavke, gumb AI (napomena „AI radnje”) otvara izbornik s, među ostalim, Prevedite na njemački i Ispravite pravopis (u aplikaciji za Android gumbi Prevedite i Ispravite). AI je uključen u planove Professional i Premium (i tijekom probnog razdoblja), do 100 upita dnevno - ograničenje se obnavlja u ponoć po berlinskom vremenu.
Možete odabrati više stavki odjednom (označavanjem kućica) - sve se dodaju na račun jednim klikom.
- 5
Ažurirajte cijene (kada je potrebno)
Kada podižete cijene - npr. početkom nove godine - vratite se na Artikli i usluge, kliknite stavku i promijenite cijenu. Od tog trenutka stavke koje dodajete iz kataloga dobivaju novu cijenu. Važno: već izdani računi zadržavaju stare cijene - cijena se preuzima u račun u trenutku dodavanja stavke, a aplikacija ne dopušta izmjenu finaliziranih računa.
Kada katalog NE vrijedi koristiti
Katalog usluga koristan je kod stavki koje se ponavljaju. Ako svaki Vaš račun ima jedinstvene stavke (npr. ako ste freelancer koji radi na različitim projektima s različitim cijenama) - katalog Vam možda nije potreban. Bolje je stavke upisivati izravno na račun.