Wiederkehrende Rechnungen — Abos, Mieten und Dauerleistungen
Wenn Sie jeden Monat dieselbe Rechnung an denselben Kunden stellen — für Webseiten-Wartung, Servicevertrag, Miete oder Abo — müssen Sie das nicht manuell tun. In NiemieckaFaktura definieren Sie eine Vorlage für die wiederkehrende Rechnung, legen den Zeitplan fest (monatlich, quartalsweise, jährlich) und die App stellt sie automatisch am gewählten Tag aus und versendet sie. Sie sparen 5-10 Minuten pro Monat pro Vertrag.
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Wiederkehrende Rechnungen öffnen
Wählen Sie im Seitenmenü Wiederkehrende Rechnungen. Sie sehen die Liste der konfigurierten Zyklen (beim ersten Mal leer) mit Informationen, wann jeder zuletzt ausgeführt wurde und wann die nächste Ausführung ansteht.
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Neuen Zyklus anlegen
Klicken Sie auf Zyklus hinzufügen. Wählen Sie den Kunden aus der Liste (muss vorher angelegt sein — siehe Kunden anlegen), geben Sie einen Zyklusnamen zur Orientierung ein (z. B. "Webseiten-Service — Müller GmbH"), und füllen Sie die Rechnungspositionen genauso wie bei einer normalen Rechnung aus.
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Zeitplan festlegen
Im Bereich Zeitplan wählen Sie:
- Häufigkeit — monatlich, alle 2 Monate, quartalsweise, halbjährlich, jährlich
- Tag des Monats für die Rechnungsstellung (z. B. 1. jeden Monats)
- Startdatum — die erste Rechnung aus diesem Zyklus wird an diesem Tag erstellt
- Enddatum (optional) — falls der Vertrag befristet ist, z. B. ein Jahr
Wenn Sie einen Tag zwischen dem 1. und 28. wählen, vermeiden Sie Komplikationen im Februar (28 oder 29 Tage). Bei Tag 31 verschiebt das System die Rechnung auf den letzten Tag des Monats.
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Automatisierung wählen
Im Bereich Automatisierung entscheiden Sie, was am Ausstellungstag passieren soll:
- Nur Entwurf erstellen — das System erstellt die Rechnung als Entwurf, Sie sehen sie in der Rechnungsliste und können sie vor der Finalisierung prüfen
- Erstellen und finalisieren — das System finalisiert die Rechnung automatisch (fertig, unveränderlich)
- Erstellen, finalisieren und per E-Mail versenden — volle Automatisierung, Sie müssen nichts tun
Unsere Empfehlung für den Start: "Nur Entwurf erstellen" — Sie behalten die Kontrolle, und wenn Sie sicher sind, dass alles funktioniert, schalten Sie auf volle Automatisierung um.
Die Option "Erstellen, finalisieren und versenden" benötigt einen funktionierenden E-Mail-Kanal. Wenn Sie Ihr eigenes SMTP nutzen, konfigurieren Sie es vor dem Einschalten der vollen Automatisierung in den Einstellungen.
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Speichern und aktivieren
Klicken Sie auf Zyklus speichern. Er erscheint in der Liste mit einem grünen "Aktiv"-Indikator. Im Dashboard auf der Karte Wiederkehrende Rechnungen sehen Sie, wie viele aktive Zyklen Sie haben und welche in der nächsten Woche ausgeführt werden. Das System prüft die Zeitpläne täglich um 07:00 (Berliner Zeit) und erstellt die Rechnungen zu den fälligen Terminen.
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Zyklus pausieren oder beenden
Wenn ein Kunde den Vertrag für 2 Monate pausiert — klicken Sie auf den Zyklus und wählen Sie Pausieren. Es werden keine Rechnungen ausgestellt, bis Sie Fortsetzen wählen. Wenn der Vertrag endgültig beendet ist — klicken Sie auf Zyklus beenden. Bereits erstellte Rechnungen bleiben im System (GoBD-Pflicht — 8 Jahre unveränderlich).
Positionen in einem aktiven Zyklus ändern
Was, wenn Sie nach 3 Monaten den Preis anheben oder eine neue Position zur Vorlage hinzufügen müssen?
Sie können den Zyklus jederzeit bearbeiten. Gehen Sie in den Zyklus, klicken Sie auf Bearbeiten, ändern Sie Position/Preis, speichern. Ab der nächsten Rechnung werden die neuen Daten verwendet. Bereits ausgestellte Rechnungen ändern sich nicht (GoBD).
Typische Anwendungsfälle
- Monatliche Abonnements — IT-Service, Hosting, Domain, Webseiten-Wartung
- Mieten — Gewerbemiete, Garage, Wohnung (für die Geschäftstätigkeit)
- Pauschalverträge — feste Gebühr für Buchhaltung, Beratung, Wartung
- Jahresrechnungen — Softwarelizenzen, Zertifikatverlängerungen
Limits
Jeder Plan hat ein Limit an aktiven Zyklen:
| Plan | Aktive Zyklen |
|---|---|
| Starter | 3 |
| Professional | 20 |
| Premium | unbegrenzt |
Pausierte und beendete Zyklen zählen nicht zum Limit — Sie können beliebig viele davon haben.