Was ist XRechnung?

XRechnung ist der offizielle deutsche Standard für elektronische Rechnungen, speziell entwickelt für die Kommunikation zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung (B2G — Business-to-Government). Es handelt sich um ein strukturiertes XML-Format gemäß der europäischen Norm EN 16931, entwickelt und gepflegt vom KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) im Auftrag des Bundes und der Länder.

Im Gegensatz zu ZUGFeRD ist XRechnung reines XML ohne PDF-Layer. Der Empfänger in der Verwaltung erhält ausschließlich maschinenlesbare Daten — keine Visualisierung, keine Vorschau für Menschen. Für die Behörde zählen die Daten; für den Rechnungssteller und Kunden — eine geeignete Software, die diese Daten rendert.

Wichtigste Merkmale von XRechnung

Format: reines XML (zwei Varianten — UBL und CII)
Grundlage: EN 16931 + deutsche CIUS-Erweiterungen (Core Invoice Usage Specification)
Zweck: Kommunikation mit deutschen Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden
Pflicht: seit dem 27. November 2020 für Lieferanten der Bundesverwaltung
Aktuelle Version: XRechnung 3.0 (gültig seit 1. Februar 2024)

Rechtsgrundlage — §4a E-RechV und Richtlinie 2014/55/EU

XRechnung entstand als deutsche Umsetzung der europäischen Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. Wichtige Rechtsakte:

Richtlinie 2014/55/EU — verpflichtete alle EU-Staaten, ab dem 18. April 2019 (Bundesverwaltung) und 18. April 2020 (Länder/Kommunen) EN-16931-konforme e-Rechnungen zu akzeptieren.
E-Rechnungsverordnung (E-RechV) — Bundesverordnung vom 13. Oktober 2017, die technische Regeln für den Rechnungsempfang durch Behörden festlegt.
§4a E-RechV — bestimmt, dass XRechnung der Standard für Rechnungen an die Bundesverwaltung ist.
Wachstumschancengesetz (März 2024) — erweitert die e-Rechnungspflicht auf B2B ab 1. Januar 2025 (Details im Artikel zur e-Rechnungspflicht 2025).

Für Bau- und Dienstleistungsunternehmen, die mit Städten, Finanzämtern oder der Bundeswehr zusammenarbeiten — XRechnung ist keine Option, sondern Pflicht. Papier- oder PDF-Rechnungen werden abgelehnt.

XRechnung vs ZUGFeRD — wann welches Format

Beide Formate sind EN-16931-konform, haben aber unterschiedliche Anwendungsbereiche:

Merkmal	XRechnung 3.0	ZUGFeRD 2.3
Format	Reines XML	Hybrid PDF/A-3 + XML
Menschlich lesbar	Nein — nur Daten	Ja — PDF-Layer
Zweck	B2G (Behörden)	B2B und B2G
XML-Variante	UBL oder CII	CII (nur)
Deutsche Erweiterungen	Ja (CIUS)	Nein
Profil in ZUGFeRD	—	XRECHNUNG (am restriktivsten)
Behördliche Validierung	KoSIT Validator	KoSIT Validator (bei Profil = XRECHNUNG)

Praxis-Tipp: Wenn Sie eine Datei für Behörden und B2B-Kunden verwenden möchten — erzeugen Sie ZUGFeRD 2.3 im Profil XRECHNUNG. Das ist ZUGFeRD, dessen XML-Teil die XRechnung-Anforderungen erfüllt, während der PDF-Layer menschenlesbar bleibt. NiemieckaFaktura erzeugt standardmäßig genau dieses Profil, wenn Sie eine Rechnung an eine Behörde stellen.

Leitweg-ID — der Behördenempfänger-Identifikator

Jede deutsche Behörde, die e-Rechnungen annimmt, hat eine eigene Leitweg-ID — eine eindeutige Kennung im zentralen System. Ohne diese ID erreicht die Rechnung nicht die richtige Organisationseinheit.

Struktur der Leitweg-ID

Format: XX-YYYY-NN (vereinfacht), zum Beispiel:

991-12345-67 — typische Form für eine Bundesbehörde
04011000-12345-80 — Hamburg (Landes-ID + Einheit + Prüfziffer)

Die Leitweg-ID besteht aus drei Teilen:

Bereichspräfix (grober Gebiets-/Landesidentifikator)
Grobe Organisationseinheit (Ministerium, Stadt, Gemeinde)
Prüfziffer — algorithmisch validiert

Wo man die Leitweg-ID des Kunden findet

Öffentliche Ausschreibung — die Behörde muss die Leitweg-ID in der Ausschreibung oder im Vertrag angeben
Behördenwebseite — die meisten Behörden veröffentlichen ihre ID
Leitweg-ID-Datenbank — zentrales Register unter leitweg-id.de

Im XRechnung-Feld BuyerReference (BT-10) tragen Sie immer die Leitweg-ID des Empfängers ein. Ohne diese wird die Rechnung bereits auf Portalebene abgelehnt.

Wie sendet man XRechnung an die Behörde — 3 Kanäle

Die deutsche Verwaltung bietet drei offizielle Empfangskanäle für XRechnung:

1. ZRE — Zentrale Rechnungseingangsplattform (Bund)

Das Portal xrechnung.bund.de nimmt Rechnungen für alle Bundesbehörden entgegen (Ministerien, Bundesbehörden, Bundeswehr, Bundesbank usw.).

Übermittlung per Web-Upload (manuell) oder Peppol (automatisiert)
Format: ausschließlich XRechnung (kein ZUGFeRD in voller PDF-Form)
Automatische Validierung: Ablehnung innerhalb von Sekunden bei Fehlern

2. OZG-RE — Landes-Plattformen

Jedes der 16 Bundesländer hat eine eigene OZG-konforme Plattform (Onlinezugangsgesetz). Beispiele:

Bayern: e-rechnung.bayern.de
NRW: rechnung.nrw.de
Berlin: rechnung.berlin.de
Hamburg, Hessen, Sachsen — eigene Portale

Jede Plattform akzeptiert XRechnung + Leitweg-ID der entsprechenden Einheit.

3. Peppol — Europäisches Netzwerk

Für Unternehmen, die Rechnungen in großem Umfang versenden, empfehlen wir einen Peppol Access Point. Das ist eine EU-Infrastruktur, die es ermöglicht, e-Rechnungen an jede öffentliche Einheit in Europa zu senden (nicht nur Deutschland) — ein Kanal, viele Empfänger. Erfordert einen Vermittler (Peppol-Broker) oder eigene Integration.

Validierung — KoSIT Validator

Vor dem Versand von XRechnung validieren Sie die Datei immer mit dem KoSIT Validator. Das ist das offizielle Prüfwerkzeug auf drei Ebenen:

Ebene 1 (EN 16931): Konformität mit der europäischen Norm
Ebene 2 (XRechnung CIUS): deutsche Verschärfungen (z. B. Pflichtfelder, Datumsformate)
Ebene 3 (Schematron): Geschäftsregeln (z. B. MwSt muss sich zu 100 % summieren)

Ein Fehler auf irgendeiner Ebene = Ablehnung am Portal-Gateway. NiemieckaFaktura validiert jede Datei intern vor dem Speichern — falls etwas nicht passt, erhalten Sie eine klare Meldung, bevor die Rechnung finalisiert wird.

Häufigste Validierungsfehler

Fehlende oder falsche Leitweg-ID (BT-10)
Unpassendes Währungsformat (muss ISO 4217 sein — "EUR")
Datum im falschen Format (YYYY-MM-DD, nicht DD.MM.YYYY)
Fehlende Steuernummer des Verkäufers (BT-31 — Steuernummer oder USt-IdNr)
Falsche MwSt-Rundungen (Summe der Positionen ≠ Gesamtsumme)

XRechnung 3.0 — Was ist neu

Die Version 3.0 (offiziell gültig seit 1. Februar 2024) führte ein:

Neue Geschäftsregeln (BR-DE-21, BR-DE-22) für Korrekturrechnungen
Erweiterte Anhang-Unterstützung (Attachments im Format PDF/A-3)
Präzisere Adressvalidierung (Postleitzahl gemäß Landesformat)
Zahlungsavis-Unterstützung (PaymentMeans mit erweiterten SEPA-Codes)
Abwärtskompatibilität — ältere 2.x-Versionen werden bis 31. Dezember 2025 akzeptiert

NiemieckaFaktura generiert nativ XRechnung 3.0. Sie müssen sich keine Gedanken über Migration machen — alle Rechnungen ab 2024 entsprechen dem neuesten Standard.

XRechnung in NiemieckaFaktura — wie es funktioniert

Wenn Sie eine Rechnung an eine Behörde ausstellen:

Markieren Sie den Kunden als "Öffentlicher Sektor" in den Kundendaten
Tragen Sie die Leitweg-ID ein — in-time validiert (Prüfziffer-Algorithmus)
Stellen Sie die Rechnung normal aus — das System erzeugt automatisch ZUGFeRD 2.3 im Profil XRECHNUNG
Laden Sie die Datei XML oder PDF herunter — beide enthalten dieselben strukturierten Daten
Versenden Sie via ZRE/OZG-RE/Peppol — manuell oder (bei Business-Plan) per API-Integration

Die KoSIT-Validierung läuft im Hintergrund vor jedem Speichervorgang. Falls etwas nicht passt — Sie erhalten einen konkreten Fehler auf Deutsch, kein kryptischer XML-Stack-Trace.

FAQ

Ist XRechnung bei B2B-Rechnungen Pflicht? Nein — für B2B reicht ZUGFeRD. XRechnung ist nur erforderlich, wenn der Empfänger eine Behörde ist. Ab 2025 erfordert B2B eine e-Rechnung (kein Papier/Scan), aber das muss nicht XRechnung sein — ein beliebiges EN-16931-konformes Format genügt.

Kann ich PDF + XML separat senden? Technisch ja, aber Behördenportale erwarten eine Datei. Die Hybrid-Lösung ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG (PDF mit eingebettetem XML) ist sicherer.

Was, wenn die Behörde keine Leitweg-ID hat? Jede Bundesbehörde muss seit 2020 eine Leitweg-ID haben. Wenn sie behauptet, keine zu haben — fragen Sie ihre Buchhaltung unter Verweis auf §4a E-RechV. Kommunale Einheiten (Gemeinde, Stadt) haben je nach Bundesland Zeit bis 2025-2027.

Wird XRechnung ZUGFeRD ersetzen? Nein. Beide Formate haben ihre Nische: ZUGFeRD für B2B (menschenlesbar), XRechnung für B2G (rein maschinell). Die Koexistenz ist Teil der Strategie für die kommenden Jahre.

📘 Schritt für Schritt: Kunde mit Leitweg-ID in NiemieckaFaktura anlegen — markieren Sie eine öffentliche Einrichtung, tragen Sie die Leitweg-ID ein, und das System erstellt automatisch ZUGFeRD im XRECHNUNG-Profil.

Zusammenfassung

XRechnung 3.0 ist das Pflichtformat für e-Rechnungen an die deutsche öffentliche Verwaltung
Rechtsgrundlage: §4a E-RechV + Richtlinie 2014/55/EU
Benötigt Leitweg-ID des Empfängers (BT-10) und Validierung im KoSIT Validator
Drei Empfangskanäle: ZRE (Bund), OZG-RE (Länder), Peppol (EU)
Für B2B reicht ZUGFeRD; für B2G — XRechnung
NiemieckaFaktura erzeugt ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG — eine Datei, beide Anwendungsfälle

Falls Sie nicht sicher sind, ob Ihr konkreter Empfänger XRechnung benötigt oder einfaches ZUGFeRD akzeptiert — prüfen Sie im Vertrag oder fragen Sie die Buchhaltung der Behörde vor der ersten Rechnung. Die Ablehnung einer e-Rechnung am Portal bedeutet nicht nur Mehrarbeit, sondern auch eine Zahlungsverzögerung von bis zu mehreren Wochen.

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XRechnung 3.0 — das offizielle e-Rechnungsformat für die deutsche Verwaltung (B2G)