Kunden anlegen — B2B, Reverse Charge §13b und Behörden (XRechnung)
Jede Rechnung benötigt vollständige Empfängerdaten — ohne USt-IdNr beim EU-Versand, ohne Leitweg-ID für Behörden oder ohne Freistellungsbescheinigung bei §13b wird sie vom Kontrollorgan oder der Kundenbuchhaltung abgelehnt. Diese Anleitung zeigt, was für jedes Szenario einzugeben ist.
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Formular zum Anlegen öffnen
Im Seitenmenü wählen Sie Kunden, dann klicken Sie oben rechts auf Kunde hinzufügen. Ein Formular mit Basis- und erweiterten Feldern öffnet sich.
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Basisdaten eingeben
Pflicht: Firmenname, Straße und Hausnummer, PLZ und Stadt, Land (Standard Deutschland). Für postalisch zugestellte Rechnungen genügt das — für e-Rechnungen empfehlen wir zusätzlich E-Mail, damit Sie PDFs direkt aus der App versenden können.
Das System vergibt die **Kundennummer** automatisch (z. B. K2026-0001). Das Präfix können Sie in Einstellungen → Nummerierung ändern.
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USt-IdNr für inländisches B2B und EU
Ist der Kunde Umsatzsteuerpflichtiger in Deutschland oder der EU — geben Sie die USt-IdNr ein (Format: DE123456789 oder PL1234567890). Feld in-time validiert: Struktur + (optional) VIES-Aktivität. Für B2C und Kleinunternehmer — leer lassen.
Bei EU-Transaktionen (Reverse Charge §3a UStG) ist die USt-IdNr des Kunden **Pflicht** — ohne sie wird die Rechnung ohne MwSt bei einer Prüfung vom Finanzamt abgelehnt.
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Reverse Charge §13b (Bau) — Freistellungsbescheinigung
Wenn Sie Bauleistungen für ein deutsches Unternehmen mit §13b-Befreiung ausstellen — aktivieren Sie Reverse Charge §13b in den Kundendaten. Zusätzlich laden Sie die Freistellungsbescheinigung des Kunden hoch (PDF-Anhang). Ohne dieses Dokument kann die Rechnung ohne MwSt vom Finanzamt beanstandet werden.
Mehr zu §13b und wann er anzuwenden ist: [Reverse Charge §13b UStG im Baugewerbe](/blog/reverse-charge-13b-ustg-budownictwo).
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Öffentliche Einrichtung — Leitweg-ID für XRechnung
Ist der Kunde eine Bundes-, Landes- oder Kommunalbehörde — aktivieren Sie Öffentlicher Sektor und geben Sie die Leitweg-ID ein (z. B. 991-12345-67). Das System validiert die Prüfziffer algorithmisch. Bei Rechnungen an diesen Kunden generieren wir automatisch ZUGFeRD 2.3 im XRECHNUNG-Profil — akzeptiert von ZRE-/OZG-RE-Portalen.
Die Leitweg-ID erhalten Sie immer von der Behörde in der öffentlichen Ausschreibung oder im Vertrag. Vollständiger Leitfaden: [XRechnung 3.0 — Format für B2G](/blog/xrechnung-3-format-e-faktury-b2g).
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Speichern und in Rechnung verwenden
Klicken Sie auf Speichern. Der Kunde erscheint in der Liste (alphabetisch sortiert, gruppiert nach Anfangsbuchstaben — PL-DE-first inkl. Ä/Ö/Ü). Bei der nächsten Rechnung wählen Sie ihn aus dem Dropdown — alle seine Daten (USt-IdNr, Reverse Charge, Leitweg-ID) werden automatisch in die Rechnung kopiert.
Welches Feld wann ausfüllen — Schnellübersicht
| Szenario | USt-IdNr | Reverse Charge §13b | Leitweg-ID | Freistellungsbescheinigung |
|---|---|---|---|---|
| B2C (Privatperson) | nein | nein | nein | nein |
| B2B Deutschland, normale Dienstleistungen | optional | nein | nein | nein |
| B2B Deutschland, Bauleistungen | ja (empfohlen) | ja | nein | ja |
| B2B EU (andere Seite) | Pflicht | nein | nein | nein |
| Behörde DE (Bund/Land) | nein | nein | Pflicht | nein |
Synchronisierung mit bestehenden Rechnungen
Wenn Sie Kundendaten bearbeiten (z. B. Adresse ändern):
- Nicht finalisierte Rechnungen (Entwurf) — Daten werden automatisch aktualisiert
- Finalisierte Rechnungen (bezahlt/offen/überfällig) — GoBD erfordert Unveränderlichkeit, sie behalten die alten Daten
Import aus Excel / Lexware
Wenn Sie bereits eine Kundendatenbank haben, müssen Sie nicht jeden manuell anlegen — sehen Sie sich den Leitfaden Import von Kunden aus Lexware an. Die App akzeptiert CSV und XLSX.