Was ist die e-Rechnung? Definition und Rechtsgrundlage

Der Begriff e-Rechnung (elektronische Rechnung) hat in Deutschland eine klar definierte rechtliche Bedeutung. Nicht jedes per E-Mail versendete Dokument ist eine e-Rechnung. Gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU und dem deutschen Wachstumschancengesetz (verabschiedet im März 2024) ist eine e-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format gemäß der europäischen Norm EN 16931 ausgestellt wird.

Was KEINE e-Rechnung ist

Eine einfache PDF-Datei per E-Mail
Ein Scan einer Papierrechnung
Eine E-Mail mit PDF-Anhang
Ein Bild der Rechnung (JPG, PNG)

All diese Formen sind lediglich Rechnungsbilder — sie enthalten keine strukturierten, maschinenlesbaren Daten und erfüllen nicht die Anforderungen des deutschen Rechts ab 2025. Wenn Sie gerade erst mit der Rechnungsstellung in Deutschland beginnen, lesen Sie unseren Leitfaden Rechnung in Deutschland ausstellen, der alle Pflichtangaben einer Rechnung erläutert.

ZUGFeRD vs. XRechnung — Formatvergleich

In Deutschland gibt es zwei Hauptformate für e-Rechnungen, die mit EN 16931 konform sind. Beide sind rechtlich anerkannt, unterscheiden sich jedoch in Anwendung und Struktur.

Merkmal	ZUGFeRD	XRechnung
Format	PDF/A-3 + eingebettetes XML (Factur-X)	Reines XML (UBL oder CII)
Lesbarkeit	Für Menschen (PDF) und Maschinen (XML)	Nur maschinenlesbar
Norm	EN 16931 (Profil COMFORT / EN 16931)	EN 16931
Einsatzbereich	Bevorzugt im B2B-Bereich	Pflicht im B2G-Bereich (öffentliche Verwaltung)
Herkunft	Zusammenarbeit DE (FeRD) + FR (FNFE-MPE)	KoSIT (Deutschland)
Visualisierung	Integriert (PDF)	Erfordert externes Rendering

Warum ist ZUGFeRD im B2B-Bereich beliebter?

ZUGFeRD vereint in einer Datei ein lesbares PDF-Dokument mit maschinenverarbeitbarem XML. Der Empfänger ohne ERP-System kann die Rechnung wie ein normales PDF öffnen, während das Buchhaltungssystem die Daten automatisch aus dem eingebetteten XML ausliest. Das ist die ideale Lösung für kleine und mittlere Unternehmen, Handwerker und Einzelunternehmer in Deutschland.

XRechnung ist reines XML — es erfordert spezielle Software zum Lesen. Es ist Pflicht bei der Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung (B2G), aber im B2B-Verkehr ist ZUGFeRD deutlich komfortabler.

ZUGFeRD-Profile — 6 Konformitätsstufen

ZUGFeRD definiert sechs Profile, die sich im Umfang der enthaltenen Daten unterscheiden. Nicht alle Profile gelten als vollwertige e-Rechnungen im Sinne des deutschen Rechts.

1. MINIMUM

Enthält nur grundlegende Kopfdaten (Rechnungsnummer, Datum, Betrag). Gilt in Deutschland NICHT als Rechnung — dient ausschließlich der Zahlungsverarbeitung.

2. BASIC WL (Without Lines)

Kopfdaten ohne Rechnungspositionen. Gilt in Deutschland NICHT als Rechnung.

3. BASIC

Enthält Rechnungspositionen, ist aber nicht vollständig konform mit der Norm EN 16931. Kann als Übergangsformat verwendet werden.

4. EN 16931 (ehemals COMFORT) — EMPFOHLEN

Vollständige Konformität mit der Norm EN 16931. Dies ist das empfohlene Profil für die meisten Unternehmen. Es enthält alle erforderlichen Felder: Verkäufer- und Käuferdaten, Positionen mit Einzelpreisen, Umsatzsteuersätze, Zahlungsbedingungen und Fristen.

5. EXTENDED

Erweitertes Profil für komplexe Geschäftsprozesse. Ab ZUGFeRD 2.4 unterstützt es Sub-Line-Management (Unterpositionen). Konform mit EN 16931.

6. XRechnung

XRechnung-Profil im ZUGFeRD-Format. Vereint die Vorteile beider Formate — eine PDF-Datei mit vollständiger XRechnung-Konformität in der XML-Schicht.

Welche Profile gelten als e-Rechnungen?

Nur drei Profile erfüllen die Anforderungen des deutschen Rechts an die e-Rechnung:

EN 16931 (COMFORT) — vollständige Normkonformität
EXTENDED — erweitert, normkonform
XRechnung — XRechnung-Profil im ZUGFeRD-Format

Die Profile MINIMUM, BASIC WL und BASIC gelten nicht als vollwertige e-Rechnungen in Deutschland.

Zeitplan der e-Rechnungspflicht in Deutschland

Die Pflicht zur Ausstellung und zum Empfang von e-Rechnungen im B2B-Bereich wird stufenweise eingeführt. Rechtsgrundlage sind §14 UStG (Umsatzsteuergesetz) und §27 Abs. 38 UStG (Übergangsvorschriften).

Ab 1. Januar 2025 — Empfangspflicht

Alle in Deutschland umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen müssen in der Lage sein, e-Rechnungen zu empfangen, die dem Format EN 16931 entsprechen. Dies betrifft sowohl ZUGFeRD (Profil EN 16931 oder höher) als auch XRechnung.

2025–2026 — Übergangszeit

In diesem Zeitraum können weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen ausgestellt werden, sofern der Empfänger zustimmt. Dies ist die Zeit zur Anpassung von Systemen und Prozessen.

2027 — Erleichterung für kleinere Unternehmen

Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 EUR dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen.

Ab 1. Januar 2028 — vollständige B2B-Pflicht

Alle Unternehmen im B2B-Verkehr in Deutschland müssen e-Rechnungen gemäß EN 16931 ausstellen. Ende der Übergangszeit — Papier und einfaches PDF werden nicht mehr akzeptiert. Einen detaillierten Zeitplan und praktische Vorbereitungstipps finden Sie im Artikel E-Rechnungspflicht ab 2025 — was Sie wissen müssen.

ZUGFeRD 2.4 — die neueste Version

Die Organisation FeRD hat ZUGFeRD 2.4 am 4. Dezember 2025 veröffentlicht. Die neue Version gilt ab dem 15. Januar 2026.

Die wichtigsten Änderungen in Version 2.4

Sub-Line-Management im Profil EXTENDED — Unterstützung von Unterpositionen (z. B. detaillierte Materialabrechnung innerhalb einer Position)
Aktualisierte Schematron-Validierungen — genauere Kontrolle der Datenkorrektheit
Basiert auf UN/CEFACT CII D22B (zuvor D16B)
Abwärtskompatibel mit dem Format D16B — Systeme, die ZUGFeRD 2.3 unterstützen, können Rechnungen der Version 2.4 lesen

Was ist mit ZUGFeRD 2.3?

ZUGFeRD 2.3 bleibt vollständig konform mit der Norm EN 16931 und wird als gültiges e-Rechnungsformat akzeptiert. Der Umstieg auf Version 2.4 ist nicht erforderlich — es ist eine Evolution, keine Revolution.

e-Rechnungen mit NiemieckaFaktura erstellen

NiemieckaFaktura generiert Rechnungen automatisch im Format ZUGFeRD 2.3, Profil EN 16931 (COMFORT) — vollständig konform mit allen Anforderungen des deutschen Rechts an die e-Rechnung.

PDF/A-3 mit eingebettetem XML — eine Datei, lesbar für Menschen und Maschinen
Automatische Validierung der Konformität mit der Norm EN 16931
Versandfertig — per E-Mail direkt aus der App oder als Export zum Download
GoBD-konform — Unveränderlichkeit finalisierter Rechnungen, sequentielle Nummerierung

Egal, ob Sie ein Bauunternehmen führen, als Einzelunternehmer tätig sind oder als Subunternehmer Dienstleistungen erbringen — Ihre Rechnungen entsprechen den geltenden Vorschriften.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Muss ich jetzt schon e-Rechnungen ausstellen?

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Sie in der Lage sein, e-Rechnungen zu empfangen. Die Pflicht zur Ausstellung von e-Rechnungen für alle B2B-Unternehmen tritt am 1. Januar 2028 in Kraft, mit gewissen Erleichterungen in der Übergangszeit.

Reicht eine einfache PDF-Datei aus?

Nein — ab 2028 wird eine einfache PDF-Datei nicht als e-Rechnung anerkannt. Es lohnt sich, schon jetzt auf ZUGFeRD oder XRechnung umzusteigen, um künftige Probleme zu vermeiden.

Welches ZUGFeRD-Profil soll ich wählen?

Für die meisten Unternehmen im B2B-Bereich ist das Profil EN 16931 (ehemals COMFORT) optimal. Es gewährleistet vollständige Konformität mit der europäischen Norm und wird von FeRD empfohlen.

Funktioniert ZUGFeRD mit DATEV?

Ja. ZUGFeRD im Profil EN 16931 ist vollständig kompatibel mit Buchhaltungssystemen, einschließlich DATEV, Lexware und anderen gängigen Lösungen in Deutschland.

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