Leistungs- und Artikelkatalog — einmal speichern, auf vielen Rechnungen verwenden
Wenn Sie Rechnungen mit wiederkehrenden Positionen ausstellen — z. B. "Mauerarbeiten", "Anfahrt", "Material" — spart der Positionskatalog enorm Zeit. Sie legen eine Position einmal an, setzen Preis und MwSt-Satz, und bei der Rechnungserstellung wählen Sie sie aus der Liste. Bei Preiserhöhungen aktualisieren Sie den Preis an einer Stelle, nicht auf jeder Rechnung einzeln.
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Positionskatalog öffnen
Klicken Sie im Seitenmenü auf Artikel & Leistungen. Sie sehen die Liste Ihrer Positionen (beim ersten Mal leer) sowie die Schaltflächen Position hinzufügen und Kategorie hinzufügen oben rechts.
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Kategorien anlegen (optional)
Wenn Sie mehr als 10-15 Positionen haben, lohnt es sich, sie in Kategorien zu gruppieren. Typische Kategorien für ein Bauunternehmen: Mauerarbeiten, Ausbau, Elektrik, Material, Anfahrt. Klicken Sie auf Kategorie hinzufügen, geben Sie den Namen ein, wählen Sie eine Farbe — fertig.
Kategorien helfen auch bei Statistiken — Sie sehen, welche Kategorien den größten Jahresumsatz generieren.
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Erste Position hinzufügen
Klicken Sie auf Position hinzufügen. Füllen Sie aus: Name (z. B. "Innentürenmontage"), optional Beschreibung (Details, die auf der Rechnung erscheinen), Einheit (Std., Stk., m², m³, Pauschale), Einzelpreis netto und MwSt-Satz (19 %, 7 %, 0 % oder steuerbefreit). Sie können die Position auch einer Kategorie zuordnen.
Für Dienstleistungen in Deutschland standardmäßig **19 % MwSt**. Für Baumaterialien bei Reverse Charge §13b verwenden Sie **0 %** und aktivieren die Option beim Kunden. Als Kleinunternehmer lassen Sie alle Positionen auf **0 % MwSt** und die App fügt automatisch die §19-UStG-Erklärung hinzu.
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Position in einer Rechnung verwenden
Beim Erstellen einer neuen Rechnung klicken Sie im Schritt Positionen auf Aus Katalog hinzufügen. Eine Liste mit Suchfunktion öffnet sich — geben Sie einen Namensfragment ein, wählen Sie die Position und fertig. Sie können für diese konkrete Rechnung noch Menge, Preis oder Beschreibung ändern — das ändert nichts am Katalog-Eintrag.
Sie können mehrere Positionen auf einmal auswählen (Häkchen setzen) — alle werden mit einem Klick zur Rechnung hinzugefügt.
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Preise aktualisieren (bei Bedarf)
Wenn Sie Preise erhöhen — z. B. zu Jahresbeginn — gehen Sie zurück zu Artikel & Leistungen, klicken die Position an und ändern den Preis. Ab diesem Moment verwenden neu erstellte Rechnungen den neuen Preis. Wichtig: bereits ausgestellte Rechnungen behalten die alten Preise — GoBD erlaubt keine rückwirkenden Änderungen an Finanzdaten.
Wann der Katalog NICHT sinnvoll ist
Der Leistungskatalog hilft bei wiederkehrenden Positionen. Wenn jede Ihrer Rechnungen einzigartige Positionen hat (z. B. Sie sind Freelancer mit wechselnden Projekten und Sätzen) — dann ist der Katalog möglicherweise nicht nötig. Es ist einfacher, Positionen direkt in der Rechnung einzugeben.
Katalog aus Excel importieren
Wenn Sie einen Katalog in Excel oder einem vorherigen Buchhaltungsprogramm haben, müssen Sie die Positionen nicht manuell neu eingeben. Nutzen Sie die Funktion Import aus CSV oben rechts in der Positionsliste — wir akzeptieren .csv- und .xlsx-Dateien. Pflichtspalten: Name, Preis, MwSt-Satz. Der Rest ist optional.
Integration mit Rechnungsvorlagen
Die Pakete Professional und Premium ermöglichen es, ganze Positions-Sets als Rechnungsvorlagen zu speichern — z. B. das Set "Fenstermontage Standard" (Demontage + Montage + Material + Anfahrt). Bei einer neuen Rechnung wählen Sie die Vorlage und alle 4 Positionen werden auf einmal hinzugefügt.