Kundendaten aus einer CSV-Datei in NiemieckaFaktura importieren
Schritt für Schritt: Kundendaten aus Ihrem bisherigen Programm als CSV exportieren und in NiemieckaFaktura importieren. Feldzuordnung, CSV-Formate und Praxistipps.
Warum Kundendaten importieren?
Wenn Sie ein Unternehmen in Deutschland betreiben, haben Sie Ihre Kundendaten wahrscheinlich bereits in einem anderen Rechnungsprogramm oder einer anderen Buchhaltungssoftware gespeichert. Das manuelle Abtippen von Dutzenden oder Hunderten von Kunden ist Zeitverschwendung und fehleranfällig - ein Tippfehler in der Adresse oder eine fehlende USt-IdNr bedeutet eine fehlerhafte Rechnung.
NiemieckaFaktura bietet den Import von Kundendaten aus CSV-Dateien mit automatischer Erkennung gängiger Spaltenüberschriften aus Exporten von Rechnungsprogrammen.
Unterstützte Dateien
Sie importieren eine CSV-, TXT-, XLSX- oder XLS-Datei (bis 5 MB und 2000 Zeilen) aus einem beliebigen Programm oder einer Tabellenkalkulation. Die Spalten erkennen wir anhand der Überschriften; nicht erkannte Spalten ordnen Sie bei der Spaltenzuordnung zu (im Web).
Export aus Ihrem bisherigen Programm - Schritt für Schritt
Schritt 1: Kundenliste öffnen
Navigieren Sie in Ihrem bisherigen Rechnungsprogramm zur Kundenliste (meist Kunden / Kontakte / Stammdaten). Sie sehen die Liste aller Kunden mit ihren Daten.
Schritt 2: Als CSV exportieren
- Wählen Sie die Funktion zum Datenexport im CSV-Format (häufig im Menü Datei → Datenexport oder Exportieren)
- Wählen Sie den Umfang: Alle Kunden oder markieren Sie bestimmte Kunden
- Wählen Sie die zu exportierenden Felder:
- Firma (Firmenname)
- Vorname, Nachname
- Straße (Straße und Hausnummer)
- PLZ (Postleitzahl)
- Ort (Stadt)
- Land
- Telefon
- USt-IdNr (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer)
- Steuernummer
Schritt 3: Datei speichern
- Speichern Sie die CSV-Datei auf Ihrer Festplatte
- Die Kodierung erkennen wir automatisch (UTF-8, UTF-16 mit BOM, Windows-1250, Windows-1252). Umlaute (ä, ö, ü, ß) bleiben in einer CSV-Datei auch in Windows-1252 erhalten, polnische Buchstaben (ą, ł, ś … - außer ó) nicht. Eine „ANSI“-Datei aus polnischem Excel (Windows-1250) lesen wir in der Regel samt polnischer Buchstaben ein - prüfen Sie diese in der Vorschau; werden sie falsch dargestellt, speichern Sie die Datei als „CSV UTF-8“ und laden Sie sie erneut hoch. Enthalten Ihre Daten polnische Buchstaben und speichert Ihr Programm in Windows-1252, wählen Sie beim Export UTF-8.
- Wenn das Programm keine Auswahl der Kodierung bietet: Datei im Editor öffnen → Speichern unter → Kodierung: UTF-8 (das hilft, wenn der Editor Umlaute und polnische Buchstaben korrekt anzeigt)
Import in NiemieckaFaktura - Schritt für Schritt
Schritt 1: Import aufrufen
- Melden Sie sich bei NiemieckaFaktura an
- Öffnen Sie Einstellungen → Import / Export oder klicken Sie in der Kundenliste auf Import
Der Kundenimport ist in den Tarifen Professional und Premium (sowie in der 14-tägigen Testphase) verfügbar.
Schritt 2: Datei hochladen
- Ziehen Sie die Datei auf das Upload-Feld oder klicken Sie auf Datei auswählen (CSV, TXT, XLSX oder XLS, bis 5 MB und 2000 Zeilen)
- Wir lesen die Spaltenüberschriften und schlagen sofort eine Zuordnung vor
Schritt 3: Spalten zuordnen
- Jeder Spalte der Datei weisen Sie ein Feld aus der Liste zu (Tabelle unten); erkannte Zuordnungen können Sie korrigieren, und eine Spalte, die Sie nicht importieren möchten, überspringen Sie
- Jede Zeile braucht einen Namen, eine Firma, einen Vornamen oder einen Matchcode
Schritt 4: Vorschau prüfen
Dies ist der wichtigste Schritt. Die Vorschau zeigt:
- die Anzahl der Zeilen in der Datei
- Duplikate - Kunden, die bereits in der Datenbank sind oder sich in der Datei wiederholen
- übersprungene Zeilen mit Grund (z. B. eine Zeile ohne Namen) - sie werden nicht importiert
- Hinweise (z. B. eine ungültige E-Mail-Adresse oder eine Steuernummer im falschen Format)
Markieren Sie die Kunden für den Import - höchstens 500 auf einmal. Prüfen Sie sorgfältig Firmennamen und Adressen; USt-IdNr. und Steuernummer mit falschem Format zeigt die Vorschau unter den Hinweisen.
Schritt 5: Importieren
- Klicken Sie auf Importieren
- Die markierten Kunden werden zu Ihrer Datenbank hinzugefügt. Es zählt das Limit aktiver Kunden Ihres Tarifs: Professional - 30, Premium - unbegrenzt, in der Testphase wie in Premium (vollständige Tabelle im Leitfaden „Tarife und Limits“). Würde der Import dieses Limit überschreiten, speichern wir keinen Kunden und zeigen, wie viele Plätze noch frei sind (archivierte Kunden zählen nicht).
- Fertig - Sie können sofort Rechnungen in Deutschland erstellen
In der Android-App: Kunden → Import-Symbol; die Spalten ordnen wir automatisch anhand der Überschriften zu, ohne manuelle Zuordnung (CSV-, TXT-, XLSX- und XLS-Dateien, bis 5 MB und 2000 Zeilen).
Feldzuordnung - Datei → NiemieckaFaktura
Bei der Spaltenzuordnung (im Web) weisen Sie die Spalten der Datei diesen Feldern zu:
| Überschrift in der Datei (Beispiele) | Feld bei der Spaltenzuordnung | Hinweise |
|---|---|---|
| Firma, company | Firma | Firmenname |
| Name, Nachname, Nazwisko | Name | |
| Vorname, Imię | Vorname | Wird mit dem Nachnamen zu „Nachname Vorname“ verbunden; ein Vorname allein wird zum Namen |
| Matchcode | Matchcode | Ohne Name und Firma wird er zur Firma |
| Straße, Strasse | Straße | Straße und Hausnummer |
| PLZ, Postleitzahl | PLZ | Beim Land Deutschland markiert die Vorschau eine 4-stellige PLZ (z. B. „1067“ - die Tabelle hat die führende Null entfernt) mit einem Hinweis und dem Vorschlag „01067“; importiert wird die PLZ wie in der Datei - formatieren Sie die PLZ-Spalte in der Tabelle als Text |
| Ort, Stadt | Ort | |
| „PLZ, Ort“ | PLZ + Ort (kombiniert) | Automatisch trennen wir eine 4- bis 6-stellige PLZ (z. B. eine deutsche, österreichische, schweizerische oder rumänische), eine polnische im Format XX-XXX, eine niederländische im Format „1234 AB“ sowie eine tschechische oder slowakische im Format „110 00“, auch mit Länderpräfix („D-“ mit 5 Ziffern - mit 4 Ziffern mit einem Hinweis auf die fehlende führende Null -, „A-“ oder „CH-“ mit 4; z. B. „D-10115 Berlin“ - PLZ 10115, bei leerer Länderspalte Land DE, auch wenn die USt-IdNr. das Präfix eines anderen Landes hat); beim Land GB in der Länderspalte (GB, GBR, UK, Großbritannien, Vereinigtes Königreich, United Kingdom, Great Britain oder Wielka Brytania) auch eine britische (z. B. „sw1a1aa London“ - PLZ „SW1A 1AA“, in Großbuchstaben mit Leerzeichen); eine andere Schreibweise (z. B. „Wien 1010“) übernehmen wir vollständig in das Feld „Ort“ - korrigieren Sie sie nach dem Import oder geben Sie PLZ und Ort in der Datei in getrennten Spalten an |
| Land, Länderkürzel | Land | Leere Spalte: Land aus dem Präfix der USt-IdNr., sonst aus der PLZ (5 Ziffern, außer mit 00 beginnend - DE, XX-XXX - PL, „1234 AB“ - NL, bei Buchstaben eines Schweizer Kantonskürzels wie ZH, BE jedoch kein Land; ohne PLZ - DE); bei einer anderen PLZ (z. B. 4 Ziffern: AT, CH, BE, oder 00144) bleibt das Land leer, und die Vorschau weist darauf hin; wurde Deutschland angenommen (5 Ziffern oder keine PLZ), weist die Vorschau einmal für die ganze Datei darauf hin |
| USt-IdNr., EG-ID | USt-IdNr. | |
| Steuernummer | Steuernummer | |
| E-Mail, Email | Mehrere Adressen, getrennt durch Komma oder Semikolon | |
| Telefon, Tel | Telefon | |
| Kundennummer, Kunden-Nr. | Kundennummer | |
| Bemerkung, Notizen | Notiz | Landet im Feld „Notiz“ des Kunden (erscheint nicht auf Rechnungen); bei über 1000 Zeichen kürzt die Vorschau den Text mit einer Warnung |
| Privatperson, Osoba prywatna | Privatperson (ja/nein) | Bei „ja“ werden Steuernummer, USt-IdNr. und das §13b-Kennzeichen aus der Datei nicht gespeichert - die Vorschau weist darauf hin |
| §13b UStG | Reverse Charge §13b UStG (ja/nein) | Siehe Satz unter der Tabelle |
Reverse Charge §13b UStG - das Feld aus der Datei aktiviert die Steuerschuldnerschaft auf Rechnungen nicht; markieren Sie sie nach dem Import auf der Kundenkarte. Die Spalte akzeptiert ja (tak, ja, j, t, yes, y, так, da, 1, true, wahr, prawda, x) oder nein (nie, nein, n, no, ні, nu, ne, 0, false, falsch, fałsz), unabhängig von Groß- und Kleinschreibung; eine leere Zelle oder ein einzelner Strich bedeutet keine Kennzeichnung, bei einem anderen Wert überspringt die Vorschau die Zeile (mit Grund).
Praktische Tipps
Vor dem Import
- Daten in der Vorschau prüfen - es ist einfacher, die Datei zu korrigieren als die Kunden nach dem Import zu bearbeiten
- Quelldaten bereinigen - entfernen Sie inaktive Kunden vor dem Import aus der Datei
- Kodierung - wir erkennen sie automatisch (UTF-8, UTF-16 mit BOM, Windows-1250, Windows-1252); wenn Sie in der Vorschau statt polnischer Buchstaben „Zeichensalat“ sehen, speichern Sie die Datei in UTF-8 und laden Sie sie erneut hoch
Nach dem Import
- Kunden bearbeiten - nach dem Import können Sie auf der Kundenkarte die Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge) markieren und das Ablaufdatum der Bescheinigung USt 1 TG sowie ein Rechnungsnummern-Präfix ergänzen; eine Notiz zum Kunden tragen Sie im Feld Notiz im Kundenformular ein
- Duplikate - die Vorschau markiert einen Kunden, der bereits in der Datenbank ist, und jede weitere Wiederholung in der Datei (gleicher Name oder gleiche Firma - unabhängig von Groß- und Kleinschreibung und überzähligen Leerzeichen -, gleiche USt-IdNr. oder gleiche Kundennummer - unabhängig von Groß- und Kleinschreibung) und wählt solche Einträge zu Beginn nicht aus; ein ausgewähltes Duplikat speichert der Import als neuen Kunden. Bestehende Kunden überschreibt der Import nicht.
- Mehrfacher Import - Sie können Kunden mehrfach importieren (z. B. eine weitere Charge aus einer anderen Datei). Bestehende Daten werden nicht überschrieben.
- Nummerierungspräfix - nach dem Import können Sie ein Kundenpräfix festlegen (z. B. „Mueller“), damit die Rechnungen dieses Kunden das Präfix automatisch erhalten, z. B. Mueller/2026/001 (oder Mueller/R/2026/001 beim Typ Rechnung)
- Zahlungserinnerungen - nach dem Import und der Rechnungsstellung können Sie im Tarif Premium (und in der Testphase) automatische Zahlungserinnerungen (Smart Mahnwesen) aktivieren, damit das System Fristen automatisch überwacht
Import aus einem anderen Rechnungsprogramm
Wenn Sie eine Cloud-Buchhaltung oder eine andere Buchhaltungssoftware nutzen:
- Navigieren Sie in Ihrem Programm zur Kontakt- bzw. Kundenliste (meist Kontakte oder Kunden)
- Klicken Sie auf Exportieren → CSV
- Speichern Sie die CSV-Datei
Laden Sie die Datei in NiemieckaFaktura hoch - die Spalten erkennen wir anhand der Überschriften, nicht erkannte ordnen Sie bei der Spaltenzuordnung zu (im Web).
Allgemeines CSV - Import aus beliebiger Quelle
Wenn Ihre Daten aus einem anderen Programm oder einer Tabellenkalkulation (Excel, Google Sheets) stammen:
Datei vorbereiten
Die erste Zeile der Datei enthält die Spaltenüberschriften (Beispiele in der Tabelle zur Feldzuordnung oben). Jede Zeile braucht einen Namen, eine Firma, einen Vornamen oder einen Matchcode (ein Vorname allein wird zum Namen, ein Matchcode allein zur Firma); eine Zeile ohne diese Angaben zeigt die Vorschau als übersprungen (mit Grund). Alle anderen Spalten sind optional, für die Finalisierung einer Rechnung braucht der Kunde aber Straße, PLZ und Ort - importieren Sie diese am besten gleich mit.
Import durchführen
- Laden Sie die Datei hoch (Einstellungen → Import / Export)
- Prüfen Sie die Spaltenzuordnung und korrigieren Sie sie bei Bedarf
- Prüfen Sie die Vorschau und klicken Sie auf Importieren
Häufige Probleme und Lösungen
| Problem | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Unleserliche Zeichen statt polnischer Buchstaben | Datei in einer Kodierung gespeichert, die wir nicht erkennen (nicht UTF-8, UTF-16 mit BOM, Windows-1250 oder Windows-1252), oder eine Windows-1250-Datei wurde als Windows-1252 gelesen - dann zeigt die Vorschau den Hinweis „Die Datei wurde als Windows-1252 gelesen“ | Datei in UTF-8 speichern und erneut hochladen |
| Einige Kunden fehlen | Zeile ohne Namen, Firma, Vornamen und Matchcode oder mit einem ungültigen Wert (z. B. in der Spalte §13b oder Privatperson) | Die Vorschau zeigt diese Zeile bei den übersprungenen Zeilen mit Grund - korrigieren Sie sie in der Datei |
| Doppelte Einträge | Kunde ist bereits in der Datenbank oder wiederholt sich in der Datei | Die Vorschau markiert das Duplikat und wählt es nicht aus - wählen Sie es nicht manuell aus; der Import überschreibt nichts |
| Adresse in einer Spalte | Straße, PLZ und Ort in einer Zelle | Vor dem Import in Straße, PLZ und Ort aufteilen; die Spalte „PLZ, Ort“ trennen wir automatisch bei einer 4- bis 6-stelligen PLZ, einer polnischen im Format XX-XXX, einer niederländischen im Format „1234 AB“, einer tschechischen oder slowakischen im Format „110 00“ (auch mit Präfix „D-“, „A-“, „CH-“) oder einer britischen beim Land GB - eine andere Schreibweise landet vollständig im Feld „Ort“ |
Zusammenfassung
| Schritt | Beschreibung |
|---|---|
| 1. Exportieren | Bisheriges Programm oder Tabelle → CSV- oder XLSX-Datei (am besten in UTF-8) |
| 2. Importieren | NiemieckaFaktura → Einstellungen → Import / Export (oder Import in der Kundenliste) |
| 3. Prüfen | Spaltenzuordnung und Vorschau - Daten vor dem Import verifizieren |
| 4. Fertig | Kunden im System - Sie können Rechnungen erstellen |
In der Android-App öffnet das Import-Symbol in der Kundenliste den Import, und die Spalten ordnen wir automatisch zu.
Den Import von Kundendaten erledigen Sie meist einmal, und er erspart Ihnen Stunden an Arbeit. Statt Daten manuell abzutippen, laden Sie einfach eine CSV-Datei hoch und beginnen Sie mit der Rechnungsstellung. Wenn Sie ein umfassendes Fakturierungstool für das Baugewerbe suchen, lesen Sie unseren Vergleich der E-Rechnungssoftware für Bauunternehmen.