Abschlags- und Schlussrechnung — etappenweise Rechnungsstellung im Baugewerbe
Im deutschen Baugewerbe wird praktisch jedes größere Projekt etappenweise abgerechnet — der Kunde zahlt nicht alles im Voraus, und der Auftragnehmer will nicht 6 Monate auf Geld warten. Die Lösung: **Abschlagsrechnungen** nach abgeschlossenen Etappen und am Ende eine **Schlussrechnung**, die das gesamte Projekt abrechnet. NiemieckaFaktura verfolgt die Abschlagsbeträge automatisch und berechnet den Restbetrag in der Schlussrechnung.
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Projekt anlegen (Bauvorhaben)
Legen Sie zuerst ein Projekt im Menü Projekte → Projekt hinzufügen an. Geben Sie einen Namen ein (z. B. "Badrenovierung — Hauptstraße 12, München"), optional Adresse und Vertragsnummer. Ein Projekt verbindet alle Rechnungen eines Bauvorhabens, sodass Sie an einem Ort sehen, wer wie viel bezahlt hat und was noch abzurechnen ist.
Der Projektname erscheint auf jeder Rechnung als **Bauvorhaben** — dieses Feld ist bei Baurechnungen in Deutschland Pflicht (gemäß HOAI/VOB).
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Erste Abschlagsrechnung ausstellen
Nach Abschluss der ersten Bauetappe (z. B. 30 % der Arbeiten fertig) stellen Sie eine Abschlagsrechnung aus. Klicken Sie auf Rechnung erstellen, wählen Sie Typ: Abschlagsrechnung, weisen Sie sie dem zuvor angelegten Projekt zu. In den Positionen geben Sie den Wert der bisher erbrachten Leistungen ein — z. B. "Mauerarbeiten — Etappe 1" — 5.000 € netto. Finalisieren und an den Kunden senden.
Auf der Abschlagsrechnung steht zwingend der Hinweis "Abschlagsrechnung zu Bauvorhaben [Name]" — die App fügt ihn automatisch hinzu. Der Kunde muss wissen, dass dies keine Schlussrechnung ist.
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Weitere Abschlagsrechnungen nach Fortschritt
Typisch für ein Bauprojekt sind 3-5 Abschläge — z. B. nach Fundament (20 %), Wänden (50 %), Dach (75 %) und Ausbau (90 %). Jede weitere Abschlagsrechnung wird gleich erstellt, und in der Projektkarte sehen Sie die Summe der bisherigen Abschläge.
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Zum Abschluss: Schlussrechnung ausstellen
Wenn das Projekt abgeschlossen und vom Kunden abgenommen ist, stellen Sie die Schlussrechnung aus. Klicken Sie auf Rechnung erstellen, wählen Sie Typ: Schlussrechnung, weisen Sie sie demselben Projekt zu. In den Positionen geben Sie den Gesamtwert des Projekts ein (alle Leistungen — inkl. der bereits abgeschlagenen). Das System berechnet automatisch den Abschnitt "Abzgl. bereits erhalten" — die Summe aller Abschläge — und zeigt den Restbetrag (Forderungsbetrag) an.
Beispiel: Projekt 30.000 €, Abschläge 5k + 10k + 10k = 25k. Schlussrechnung zeigt: **Projektwert 30.000 €** minus **Abzüge Abschläge 25.000 €** = **Zu zahlen 5.000 €**. Der Kunde zahlt nur die restlichen 5k, nicht alle 30k.
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Summen in der Projektkarte prüfen
Nach Ausstellung der Schlussrechnung gehen Sie zu Projekte und klicken Sie auf Ihr Projekt. Sie sehen eine Tabelle: alle Abschlags- und Schlussrechnungen, ihre Beträge, Status (bezahlt, überfällig) und die Projektbilanz: Gesamtwert, bezahlter Anteil, Restbetrag. Sie können das Projekt schließen (Archivieren), wenn alles bezahlt ist.
Hinweis: Rechtsgrundlage — §14 UStG und HOAI
Die Regeln der Etappenabrechnung richten sich nach:
- §14 UStG — Formalanforderungen an Rechnungen (inkl. Abschlags- und Schlussrechnung)
- HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure) — Honorare und Etappen für Architekten und Ingenieure
- VOB/B (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) — Regeln zur Bauabnahme
Eine Abschlagsrechnung ohne die Bezeichnung "Abschlagsrechnung" oder eine Schlussrechnung ohne Abzug der Abschläge kann bei einer Steuerprüfung vom Finanzamt beanstandet werden.
MwSt auf Abschlägen
Jede Abschlagsrechnung enthält ihre eigene MwSt — Sie schieben die Verrechnung nicht auf die Schlussrechnung. Beispiel:
- Abschlag 1: 5.000 € netto + 950 € MwSt = 5.950 € brutto → MwSt wird in der laufenden Periode abgeführt
- Abschlag 2: 10.000 € netto + 1.900 € MwSt = 11.900 € brutto → MwSt für diese Periode
- Schlussrechnung: volle 30.000 € netto + 5.700 € MwSt = 35.700 € brutto. Das System zieht die bisherigen 25.000 € netto + 4.750 € MwSt (bereits gezahlt) ab = es bleiben 5.000 € netto + 950 € MwSt
So bleibt die Buchhaltung konsistent, und der Kunde zahlt die MwSt nie doppelt.
Reverse Charge §13b im Projekt
Wenn der Kunde ein Bauunternehmen mit Freistellungsbescheinigung ist (Reverse Charge), stellen Sie dies einmal in den Kundendaten ein, und alle Rechnungen im Projekt (Abschläge und Schlussrechnung) werden automatisch ohne MwSt mit dem Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" ausgestellt. Details: Reverse Charge §13b UStG im Baugewerbe.