Abschlagsrechnung und Schlussrechnung — Bauprojekte richtig abrechnen
Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen für Bauprojekte korrekt erstellen. Nummerierung, Beispiele, VAT-Berechnung und häufige Fehler.
Warum Abschlagsrechnungen?
Große Bauprojekte dauern Wochen oder Monate. Der Auftragnehmer trägt Materialkosten, zahlt Löhne an seine Mitarbeiter und bezahlt Subunternehmer — und der Auftraggeber zahlt erst nach Abschluss des gesamten Projekts? In der Praxis ist dieses Modell nicht tragbar, besonders für kleinere Unternehmen.
Die Lösung ist die Abschlagsabrechnung: Ausstellung von Teilrechnungen (Abschlagsrechnungen) während des Projektverlaufs und am Ende eine Endrechnung (Schlussrechnung), die den Gesamtbetrag abrechnet und die bisherigen Zahlungen abzieht.
Dieses System ist Standard im deutschen Bauwesen und ist in den Steuergesetzen geregelt (§14 UStG, §13 Abs. 1 Nr. 1a UStG). Es ermöglicht:
- Liquiditätssicherung für den Auftragnehmer
- Transparente Abrechnung jeder Projektphase
- Korrekte Umsatzsteuerabrechnung — jede Rechnung ist ein eigenständiges Steuerdokument
- GoBD-Konformität — fortlaufende Nummerierung und Archivierung
Abschlagsrechnung (AR) — Teilrechnung
Was ist eine Abschlagsrechnung?
Eine Abschlagsrechnung ist eine Rechnung für teilweise erbrachte Leistungen im Rahmen eines größeren Projekts. Jede AR ist ein eigenständiges Steuerdokument — sie unterliegt der Umsatzsteuer zum Zeitpunkt der Ausstellung und muss alle Anforderungen des §14 UStG erfüllen.
Im ZUGFeRD 2.3-Standard hat die Abschlagsrechnung den Code 386 (Partial payment).
Nummerierung
Abschlagsrechnungen haben ein eigenes Nummernpräfix: AR/Jahr/Nummer, z.B.:
- AR/2026/001
- AR/2026/002
- AR/2026/003
Jede weitere AR im jeweiligen Jahr erhält die nächste fortlaufende Nummer, entsprechend den GoBD-Anforderungen (lückenlose Nummerierung).
Grundlage der Abrechnung
Der Betrag einer Abschlagsrechnung kann basieren auf:
- Fertigstellungsgrad — z.B. 30% der Leistung erbracht = 30% des Auftragswertes
- Meilensteinen — z.B. nach Abschluss der Installation, nach Abschluss der Fliesenarbeiten
- Tatsächlich erbrachten Leistungen — auf Grundlage eines Aufmaßes oder Teilabnahmeprotokolls
Pflichtangaben (§14 UStG)
Eine Abschlagsrechnung muss alle standardmäßigen Rechnungspflichtangaben enthalten:
- Angaben zum Auftragnehmer: vollständiger Firmenname, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr
- Angaben zum Auftraggeber: vollständiger Name und Anschrift
- Rechnungsnummer: z.B. AR/2026/001
- Ausstellungsdatum und Leistungszeitraum
- Leistungsbeschreibung: detailliert, bezogen auf die konkrete Projektphase
- Nettobetrag und 19% Umsatzsteuer (oder 0% bei §13b Reverse Charge — denken Sie daran, eine gültige Freistellungsbescheinigung vorzulegen, um den 15%igen Bauabzugsteuer-Einbehalt zu vermeiden)
- Bruttobetrag
- Kennzeichnung als Abschlagsrechnung — deutlicher Hinweis, dass es sich um eine Teilrechnung handelt
- Bezug zum Projekt/Vertrag
Umsatzsteuer
- Standardfall: 19% USt — jede AR unterliegt der Besteuerung zum Zeitpunkt der Ausstellung (§13 Abs. 1 Nr. 1a UStG)
- Bei §13b Reverse Charge: 0% USt — wenn der Leistungsempfänger ein Bauunternehmer ist, der die Voraussetzungen des §13b UStG erfüllt, stellt der Auftragnehmer die AR ohne Umsatzsteuer aus, mit Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft
Schlussrechnung (SR) — Endrechnung
Was ist eine Schlussrechnung?
Die Schlussrechnung wird nach Abschluss des gesamten Projekts ausgestellt. Sie enthält den vollständigen Wert der erbrachten Leistungen und zieht alle zuvor gestellten und bezahlten Abschlagsrechnungen ab.
Im ZUGFeRD 2.3-Standard hat die Schlussrechnung den Code 380 (Invoice) — denselben wie eine reguläre Rechnung.
Nummerierung
Die Schlussrechnung hat ein eigenes Präfix: SR/Jahr/Nummer, z.B.:
- SR/2026/001
Kernprinzip: Abzug der AR
Die Schlussrechnung muss enthalten:
- Den Gesamtbetrag des Projekts — vollständiger Wert aller erbrachten Leistungen
- Auflistung aller bisherigen AR — mit Rechnungsnummern und Beträgen
- Summe der abgezogenen AR — Gesamtbetrag der bisherigen Teilzahlungen
- Restbetrag — Differenz zwischen Gesamtbetrag und Summe der AR
Restbetrag = Gesamtwert des Projekts − Summe der bezahlten Abschlagsrechnungen
Pflichtangaben
Neben den Standardpflichtangaben einer Rechnung (§14 UStG) muss die Schlussrechnung zusätzlich enthalten:
- Kennzeichnung als Schlussrechnung
- Nummern aller zugehörigen AR (z.B. AR/2026/001, AR/2026/002)
- Beträge der einzelnen AR
- Gesamtsumme der Abzüge
- Verbleibender Zahlbetrag
Praktisches Beispiel
Nehmen wir ein Projekt an: Badsanierung mit einem Gesamtwert von 15.000,00 EUR netto (+ 19% USt).
Abrechnungsverlauf
| Phase | Rechnung | Beschreibung | Netto | USt 19% | Brutto | Zahlbetrag |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1. Installation | AR/2026/001 | Installationsarbeiten | 5.000,00 € | 950,00 € | 5.950,00 € | 5.950,00 € |
| 2. Fliesen | AR/2026/002 | Fliesenarbeiten | 5.000,00 € | 950,00 € | 5.950,00 € | 5.950,00 € |
| 3. Abschluss | SR/2026/001 | Schlussrechnung | 15.000,00 € | 2.850,00 € | 17.850,00 € | 5.950,00 € |
Schlussrechnung — Abrechnungsstruktur
| Position | Nettobetrag |
|---|---|
| Gesamtwert des Projekts | 15.000,00 € |
| − AR/2026/001 (Installation) | −5.000,00 € |
| − AR/2026/002 (Fliesen) | −5.000,00 € |
| Verbleibender Betrag (netto) | 5.000,00 € |
| USt 19% auf den Restbetrag | 950,00 € |
| Zahlbetrag (brutto) | 5.950,00 € |
Gesamtabrechnung des Projekts
| Netto | USt | Brutto | |
|---|---|---|---|
| AR/2026/001 | 5.000,00 € | 950,00 € | 5.950,00 € |
| AR/2026/002 | 5.000,00 € | 950,00 € | 5.950,00 € |
| SR/2026/001 (Restbetrag) | 5.000,00 € | 950,00 € | 5.950,00 € |
| Projektsumme | 15.000,00 € | 2.850,00 € | 17.850,00 € |
Durch den korrekten Abzug der AR beträgt der vom Auftraggeber insgesamt gezahlte Betrag exakt 17.850,00 € — nicht mehr und nicht weniger.
Projekt in NiemieckaFaktura — so funktioniert es
NiemieckaFaktura ermöglicht die vollständige Abwicklung der Abschlagsabrechnung innerhalb eines einzigen Projekts.
Schritt 1: Projekt anlegen
- Auftraggeber auswählen
- Projektname vergeben (z.B. „Badsanierung Müller")
- Bauvorhaben-Adresse angeben
- Das System verknüpft automatisch alle Rechnungen mit diesem Projekt
Schritt 2: Abschlagsrechnungen erstellen
- Beim Erstellen einer Rechnung den Typ Abschlagsrechnung wählen
- Die Rechnung dem Projekt zuordnen
- Das System vergibt automatisch eine Nummer mit dem Präfix AR/ (z.B. AR/2026/001)
- Jede AR wird automatisch im Projekt erfasst
Schritt 3: Fortschritt verfolgen
- In der Projektübersicht sehen Sie die Summe aller gestellten AR
- Das System zeigt an, welcher Anteil des Projektwerts bereits abgerechnet wurde
- Sie haben die volle Kontrolle über den Abrechnungsstand
Schritt 4: Schlussrechnung erstellen
- Den Typ Schlussrechnung wählen und dem Projekt zuordnen
- Das System zieht automatisch die Beträge der bisherigen AR ab
- Die generierte Rechnung enthält die Auflistung aller AR mit Nummern und Beträgen
- Der Zahlbetrag wird automatisch berechnet
- Nummer: SR/Jahr/nnn
Schritt 5: PDF und Versand
- PDF generieren, konform mit ZUGFeRD 2.3 COMFORT
- Rechnung direkt per E-Mail aus der App versenden
- Alle Rechnungen werden GoBD-konform archiviert (8 Jahre)
Steuerliche Aspekte
Umsatzsteuer bei Abschlagsrechnungen
Jede Abschlagsrechnung unterliegt der Umsatzsteuer zum Zeitpunkt der Ausstellung, gemäß §13 Abs. 1 Nr. 1a UStG. Das bedeutet:
- Der Auftragnehmer muss die Umsatzsteuer aus jeder AR im entsprechenden Voranmeldezeitraum abführen
- Der Auftraggeber kann den Vorsteuerabzug aus jeder AR einzeln geltend machen
Umsatzsteuer bei der Schlussrechnung
Die Schlussrechnung muss die Umsatzsteuer unter Berücksichtigung der bisherigen AR korrekt abrechnen:
- Die Umsatzsteuer wird auf den Restbetrag (nach Abzug der AR) berechnet, nicht auf den Gesamtprojektwert
- Dadurch entspricht die Gesamtumsatzsteuer aus AR + SR genau der Umsatzsteuer auf den Gesamtprojektwert
- Eine fehlerhafte Berechnung der USt in der SR kann zu Doppelbesteuerung oder Unterbesteuerung führen
§13b Reverse Charge
Wenn das Projekt dem Reverse-Charge-Verfahren (§13b UStG) unterliegt:
- Alle AR werden mit 0% USt und dem Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft ausgestellt
- Die Schlussrechnung ebenfalls mit 0% USt
- Der Leistungsempfänger (Auftraggeber) rechnet die Umsatzsteuer für jede Rechnung in seiner Erklärung ab
Aufbewahrung
Gemäß BEG IV (Bürokratieentlastungsgesetz IV) wurde die Aufbewahrungsfrist ab 2025 von 10 auf 8 Jahre verkürzt (§257 HGB, §147 AO). Dies gilt sowohl für Abschlagsrechnungen als auch für Schlussrechnungen. NiemieckaFaktura bewahrt alle Dokumente automatisch über den geforderten Zeitraum auf.
Häufige Fehler
Die Abschlagsabrechnung ist in der Theorie einfach, doch in der Praxis passieren kostspielige Fehler. Hier die häufigsten:
1. Fehlender Abzug der AR in der Schlussrechnung
Der schwerwiegendste Fehler. Wenn die Schlussrechnung den vollen Projektbetrag enthält, ohne die bisherigen AR abzuziehen, wird der Auftraggeber doppelt belastet. Dies führt zu Streitigkeiten, Rechnungskorrekturen und Problemen mit dem Finanzamt.
2. Fehlende AR-Nummern in der Schlussrechnung
Die Schlussrechnung muss eindeutig ausweisen, welche Abschlagsrechnungen abgezogen wurden — mit deren Nummern und Beträgen. Ohne diese Angaben fehlt die Transparenz und Prüfbarkeit.
3. Fehlerhafte Umsatzsteuer in der Schlussrechnung
Die USt in der SR sollte auf den Betrag nach Abzug der AR berechnet werden, nicht auf den Gesamtprojektwert. Berechnungsfehler können führen zu:
- Doppelbesteuerung
- Problemen mit dem Vorsteuerabzug beim Auftraggeber
- Korrekturforderungen des Finanzamts
4. Ausstellung der SR vor Projektabschluss
Die Schlussrechnung ist eine Endrechnung — sie wird erst nach Abschluss aller vertraglich vereinbarten Leistungen ausgestellt. Eine SR bei noch laufendem Projekt ist formell fehlerhaft und kann beanstandet werden.
5. Fehlende Zuordnung der AR zum Projekt
Wenn Abschlagsrechnungen nicht einem konkreten Projekt zugeordnet sind, lässt sich die Schlussrechnung später nur schwer korrekt erstellen. Jede AR sollte klar auf das zugehörige Projekt und den Vertrag verweisen.
6. Abweichungen in den Summen
Die Summe aller AR + der Restbetrag aus der SR muss exakt dem Gesamtprojektwert entsprechen. Jede Abweichung deutet auf einen Fehler hin und erfordert eine Korrektur.
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Zusammenfassung
| Thema | Kernaussage |
|---|---|
| Abschlagsrechnung (AR) | Teilrechnung, ZUGFeRD-Code 386, Nummerierung AR/Jahr/nnn |
| Schlussrechnung (SR) | Endrechnung, ZUGFeRD-Code 380, Nummerierung SR/Jahr/nnn |
| Abzug der AR in der SR | SR enthält den Gesamtbetrag abzüglich aller AR |
| Umsatzsteuer | Jede AR unterliegt einzeln der USt; SR besteuert nur den Restbetrag |
| §13b Reverse Charge | Alle AR und SR mit 0% USt + Hinweis Steuerschuldnerschaft |
| Aufbewahrung | 8 Jahre ab 2025 (BEG IV) |
NiemieckaFaktura automatisiert den gesamten Abschlagsabrechnungsprozess — von der Projektanlage über die Erstellung von Abschlagsrechnungen bis hin zur Generierung der Schlussrechnung mit automatischem Abzug der bisherigen Zahlungen. Alles konform mit ZUGFeRD 2.3, GoBD und den deutschen Steuervorschriften. Sie suchen nach einer E-Rechnungslösung für Ihr Bauunternehmen? Lesen Sie unseren Vergleich von E-Rechnungssoftware für Bauunternehmen.