Facturi recurente — abonamente, chirii și servicii permanente
Dacă în fiecare lună emiteți aceeași factură aceluiași client — pentru mentenanța site-ului, un contract de service, chirie sau abonament — nu trebuie să faceți acest lucru manual. În NiemieckaFaktura definiți un șablon de factură recurentă, stabiliți programul (lunar, trimestrial, anual), iar aplicația o emite și o trimite singură în ziua aleasă. Veți economisi 5-10 minute pe lună pentru fiecare astfel de contract.
- 1
Deschideți Facturi recurente
Din meniul lateral selectați Facturi recurente. Veți vedea lista ciclurilor configurate (goală la prima accesare) cu informații despre când a fost rulat ultima dată fiecare și când va porni următorul.
- 2
Creați un ciclu nou
Apăsați Adaugă ciclu. Selectați contrapartida din listă (trebuie adăugată în prealabil — vezi Adaugă o contrapartidă), introduceți o denumire a ciclului pentru orientarea dumneavoastră (de ex. „Service site — Müller GmbH") și completați pozițiile facturii la fel ca la o factură obișnuită.
- 3
Stabiliți programul
În secțiunea Program alegeți:
- Frecvența — lunar, la 2 luni, trimestrial, semestrial, anual
- Ziua lunii pentru emitere (de ex. în prima zi a fiecărei luni)
- Data de început — prima factură din acest ciclu va fi emisă în această zi
- Data de încheiere (opțional) — dacă contractul are un termen determinat, de ex. peste un an
Alegând o zi între 1 și 28 evitați complicațiile din februarie (care are 28 sau 29 de zile). Pentru ziua 31, sistemul mută factura în ultima zi a lunii.
- 4
Alegeți nivelul de automatizare
În secțiunea Automatizare decideți ce trebuie să se întâmple în ziua emiterii:
- Doar creează o ciornă — sistemul pregătește factura ca ciornă, o vedeți în lista de facturi și o puteți verifica înainte de finalizare
- Creează și finalizează — sistemul finalizează automat factura (gata, imuabilă)
- Creează, finalizează și trimite pe e-mail — automatizare completă, nu trebuie să faceți nimic
Recomandarea noastră pentru început: „Doar creează o ciornă" — păstrați controlul, iar după ce vă convingeți că totul funcționează, comutați la automatizarea completă.
Opțiunea „Creează, finalizează și trimite" necesită un canal de e-mail funcțional. Dacă folosiți propriul SMTP, configurați-l în Setări înainte de a activa automatizarea completă.
- 5
Salvați și activați
Apăsați Salvează ciclul. Va apărea în listă cu un indicator verde „Activ". În tabloul de bord, pe cardul Facturi recurente, veți vedea câte cicluri active aveți și care vor porni în săptămâna următoare. Sistemul verifică programele zilnic la 07:00 (ora Berlinului) și emite facturile în zilele în care devin scadente.
- 6
Suspendați sau încheiați ciclul
Dacă un client suspendă contractul pentru 2 luni — apăsați pe ciclu și alegeți Suspendă. Nu se va emite nicio factură până când nu alegeți Reia. Dacă contractul s-a încheiat definitiv — apăsați Încheie ciclul. Facturile deja emise rămân în sistem (cerință GoBD — imuabile timp de 8 ani).
Modificarea pozițiilor într-un ciclu activ
Ce se întâmplă dacă, după 3 luni, trebuie să majorați prețul sau să adăugați o nouă poziție în șablon?
Puteți edita ciclul în orice moment. Intrați în ciclu, apăsați Editează, modificați poziția/prețul, salvați. Începând cu următoarea factură, vor fi folosite datele noi. Facturile deja emise nu se vor modifica (GoBD).
Utilizări tipice
- Abonamente lunare — service IT, hosting, domeniu, mentenanța site-ului
- Chirii — închiriere de spațiu, garaj, apartament (pentru activitatea de afaceri)
- Contracte forfetare — taxă fixă pentru contabilitate, consultanță, mentenanță
- Facturi anuale — licențe software, prelungiri de certificate
Limite
Fiecare plan are o limită de cicluri active:
| Plan | Cicluri active |
|---|---|
| Starter | 3 |
| Professional | 20 |
| Premium | nelimitat |
Ciclurile suspendate și încheiate nu se iau în calcul la limită — puteți avea oricâte.