Ce este e-Rechnung? Definiție și bază legală

Noțiunea de e-Rechnung (factură electronică) are în Germania o semnificație juridică clar definită. Nu orice document trimis prin e-mail este o factură electronică. Conform directivei UE 2014/55/EU și legii germane Wachstumschancengesetz (adoptată în martie 2024), e-Rechnung este o factură emisă într-un format electronic structurat, conform standardului european EN 16931.

Ce NU este o factură electronică în sensul legii

Un simplu fișier PDF trimis prin e-mail
Scanarea unei facturi pe hârtie
Un e-mail cu atașament PDF
O imagine a facturii (JPG, PNG)

Toate formele de mai sus sunt doar imagini ale facturilor — nu conțin date structurate, lizibile de mașină, prin urmare nu sunt e-Rechnung în sensul reglementărilor germane. Începând cu 2025, companiile B2B trebuie să poată primi facturi electronice, iar în perioada de tranziție imaginea unei facturi (așa-numita sonstige Rechnung) este uneori încă admisă cu acordul destinatarului — standardul-țintă este însă formatul structurat. Dacă abia începeți să emiteți facturi în Germania, consultați ghidul nostru Cum să emiteți o factură în Germania, care tratează toate elementele obligatorii ale unei facturi.

ZUGFeRD vs. XRechnung — comparația formatelor

În Germania există două formate principale de facturi electronice conforme cu EN 16931. Ambele sunt recunoscute juridic, dar diferă prin utilizare și structură.

Caracteristică	ZUGFeRD	XRechnung
Format	PDF/A-3 + XML încorporat (Factur-X)	XML pur (UBL sau CII)
Lizibilitate	Pentru oameni (PDF) și mașini (XML)	Doar lizibil de mașină
Standard	EN 16931 (profil COMFORT / EN 16931)	EN 16931
Utilizare	Preferat în B2B	Obligatoriu în B2G (administrația publică)
Origine	Colaborare DE (FeRD) + FR (FNFE-MPE)	KoSIT (Germania)
Vizualizare	Integrată (PDF)	Necesită randare externă

De ce este ZUGFeRD mai popular în B2B?

ZUGFeRD combină într-un singur fișier un document PDF lizibil cu un XML prelucrabil de mașină. Destinatarul fără sistem ERP poate deschide factura ca un PDF obișnuit, iar sistemul de contabilitate citește automat datele din XML-ul încorporat. Este soluția ideală pentru întreprinderile mici și mijlocii, meșteșugari și întreprinzători individuali care activează în Germania.

XRechnung este XML pur — necesită software dedicat pentru citire. Este obligatoriu la facturarea către administrația publică (B2G), dar în circuitul B2B ZUGFeRD este net mai comod.

Profilurile ZUGFeRD — 6 niveluri de conformitate

ZUGFeRD definește șase profiluri, care diferă prin volumul de date conținute. Nu toate profilurile sunt considerate facturi electronice cu valoare deplină în sensul dreptului german.

1. MINIMUM

Conține doar datele de bază din antet (numărul facturii, data, suma). NU este considerat o factură în Germania — servește exclusiv la prelucrarea plăților.

2. BASIC WL (Without Lines)

Date de antet fără poziții de facturare. NU este considerat o factură în Germania.

3. BASIC

Conține poziții de facturare, dar nu este pe deplin conform cu standardul EN 16931. Poate fi folosit ca format de tranziție.

4. EN 16931 (fost COMFORT) — RECOMANDAT

Conformitate deplină cu standardul EN 16931. Acesta este profilul recomandat pentru majoritatea companiilor. Conține toate câmpurile obligatorii: datele vânzătorului și ale cumpărătorului, pozițiile cu prețuri unitare, cotele de TVA, condițiile de plată și termenele.

5. EXTENDED

Profil extins pentru procese de afaceri complexe. De la versiunea ZUGFeRD 2.4 acceptă sub-line management (subpoziții de facturare). Conform cu EN 16931.

6. XRechnung

Profilul XRechnung încorporat în formatul ZUGFeRD. Combină avantajele ambelor formate — un fișier PDF cu conformitate deplină XRechnung în stratul XML.

Care profiluri sunt considerate facturi electronice?

Doar trei profiluri îndeplinesc cerințele dreptului german privind e-Rechnung:

EN 16931 (COMFORT) — conformitate deplină cu standardul
EXTENDED — extins, conform cu standardul
XRechnung — profilul XRechnung în cadrul ZUGFeRD

Profilurile MINIMUM, BASIC WL și BASIC nu sunt considerate facturi electronice cu valoare deplină în Germania.

Calendarul implementării e-Rechnung în Germania

Obligația de a emite și de a primi facturi electronice în circuitul B2B este introdusă etapizat. Baza legală o constituie §14 UStG (legea privind TVA) și §27 Abs. 38 UStG (dispozițiile tranzitorii).

De la 1 ianuarie 2025 — obligația de primire (Empfangspflicht)

Toate companiile înregistrate ca plătitoare de TVA în Germania trebuie să fie în măsură să primească facturi electronice într-un format conform cu EN 16931. Aceasta vizează atât ZUGFeRD (profilul EN 16931 sau superior), cât și XRechnung.

2025–2026 — perioada de tranziție (Übergangszeit)

În acest interval se pot emite în continuare facturi pe hârtie sau în format PDF, cu condiția acordului destinatarului. Este timpul pentru adaptarea sistemelor și a proceselor.

2027 — facilitate pentru companiile mai mici

Companiile cu o cifră de afaceri în anul precedent (Vorjahresumsatz) sub 800.000 EUR pot emite în continuare facturi pe hârtie sau PDF.

De la 1 ianuarie 2028 — obligația B2B deplină

Toate companiile din circuitul B2B din Germania trebuie să emită facturi electronice conforme cu EN 16931. Sfârșitul perioadei de tranziție — hârtia și PDF-ul simplu nu vor mai fi acceptate. Un calendar detaliat și sfaturi practice de pregătire găsiți în articolul Obligația e-Rechnung de la 2025 — ce trebuie să știți.

ZUGFeRD 2.4 — cea mai recentă versiune

Organizația FeRD a publicat ZUGFeRD 2.4 pe 4 decembrie 2025. Noua versiune este în vigoare de la 15 ianuarie 2026.

Cele mai importante modificări în versiunea 2.4

Sub-line management în profilul EXTENDED — suport pentru subpoziții de facturare (de exemplu, decontarea detaliată a materialelor în cadrul unei singure poziții)
Validări Schematron actualizate — control mai precis al corectitudinii datelor
Se bazează pe UN/CEFACT CII D22B (anterior D16B)
Compatibil retroactiv cu formatul D16B — sistemele care acceptă ZUGFeRD 2.3 pot citi facturile versiunii 2.4

Și ce este cu ZUGFeRD 2.3?

ZUGFeRD 2.3 rămâne pe deplin conform cu standardul EN 16931 și este acceptat ca format valid de factură electronică. Trecerea la versiunea 2.4 nu este obligatorie — este o evoluție, nu o revoluție.

Generarea facturilor electronice ZUGFeRD în NiemieckaFaktura

NiemieckaFaktura generează automat facturi în formatul ZUGFeRD 2.3, profil EN 16931 (COMFORT) — care îndeplinește toate cerințele dreptului german privind e-Rechnung.

PDF/A-3 cu XML încorporat — un singur fișier, lizibil pentru oameni și mașini
Validare automată a conformității cu standardul EN 16931
Pregătit pentru trimitere — prin e-mail direct din aplicație sau export pentru descărcare
Conformitate GoBD — imutabilitatea facturilor finalizate, numerotare secvențială

Indiferent dacă administrați o firmă de construcții, o activitate individuală sau prestați servicii ca subcontractant — facturile dumneavoastră sunt conforme cu reglementările în vigoare.

Întrebări frecvente (FAQ)

Trebuie să emit deja acum facturi electronice?

De la 1 ianuarie 2025 trebuie să fiți în măsură să primiți facturi electronice. Obligația de a emite facturi electronice pentru toate companiile B2B intră în vigoare la 1 ianuarie 2028, cu anumite facilități în perioada de tranziție.

Este suficient un simplu PDF?

Nu — de la 2028 un simplu PDF nu va mai fi recunoscut drept factură electronică. Merită să treceți deja acum la ZUGFeRD sau XRechnung, pentru a evita problemele în viitor.

Ce profil ZUGFeRD ar trebui să aleg?

Pentru majoritatea companiilor din circuitul B2B, profilul optim este EN 16931 (fost COMFORT). Asigură conformitatea deplină cu standardul european și este recomandat de FeRD.

Funcționează ZUGFeRD cu DATEV?

Da. ZUGFeRD în profilul EN 16931 este pe deplin compatibil cu sistemele de contabilitate, inclusiv DATEV și alte soluții uzuale din Germania.

Setări cookies

ZUGFeRD — ce este și de ce aveți nevoie de e-Rechnung