Adăugarea unui client — B2B, Reverse Charge §13b și instituții publice (XRechnung)
Fiecare factură necesită date complete ale destinatarului — fără USt-IdNr. la trimiterea către UE, fără Leitweg-ID către instituția publică sau fără Freistellungsbescheinigung la §13b, factura va fi respinsă de organul de control sau de contabilitatea clientului. Acest ghid arată ce trebuie completat pentru fiecare scenariu.
- 1
Deschideți formularul de adăugare
În meniul lateral selectați Clienți, apoi apăsați Adaugă un client în colțul din dreapta sus. Se va deschide un formular cu câmpuri de bază și extinse.
- 2
Completați datele de bază
Obligatorii: denumirea firmei, stradă și număr, cod poștal și oraș, țara (implicit Germania). Pentru facturile trimise prin poștă este suficient — dar pentru e-Rechnung vă recomandăm să adăugați și e-mailul, ca să puteți trimite PDF-uri direct din aplicație.
Sistemul atribuie **Kundennummer** (numărul de client) automat (de ex. K2026-0001). Prefixul îl puteți schimba în Setări → Numerotare.
- 3
Prefix de numerotare — abreviere scurtă a clientului pe factură
Câmpul opțional Prefix de numerotare este o etichetă scurtă care va apărea la începutul numărului fiecărei facturi emise pentru acest client. Nu introduceți aici numere fiscale sau identificatori (Steuernummer, USt-IdNr.) — este doar o abreviere pentru comoditate (de ex. numele firmei sau marcajul dumneavoastră intern al clientului).
Ce introduceți în câmp Cum va arăta numărul facturii ACMEACME/2026/001BauerBauer/2026/001MKMK/2026/001(gol) 2026/001Numerele fiscale introduceți-le în câmpuri separate în secțiunea „Date fiscale" — sistemul le va insera automat în locurile potrivite de pe factură și în fișierul ZUGFeRD/XRechnung.
Cel mai adesea acest câmp se lasă gol, iar numerotarea merge pur și simplu `2026/001`, `2026/002`. Prefixul este util când deserviți mulți clienți și doriți să distingeți dintr-o privire facturile pe fiecare client în lista de documente.
- 4
USt-IdNr. pentru B2B intern și UE
Dacă clientul este plătitor de TVA în Germania sau UE — introduceți USt-IdNr. (format: DE123456789 sau PL1234567890). Câmpul este validat din mers: verificăm structura și (opțional) activitatea în registrul VIES. Pentru B2C și Kleinunternehmer — lăsați gol.
Pentru tranzacțiile din UE (Reverse Charge §3a UStG), USt-IdNr. a clientului este **obligatorie** — fără ea, factura fără TVA va fi respinsă de Finanzamt la control.
- 5
Reverse Charge §13b (construcții) — Freistellungsbescheinigung
Dacă emiteți servicii de construcții pentru o firmă din Germania cu scutire conform §13b UStG — bifați opțiunea Reverse Charge §13b în fișa clientului. Suplimentar încărcați Freistellungsbescheinigung a clientului (atașament PDF). Fără acest document, factura fără TVA poate fi contestată de Finanzamt.
Mai multe despre §13b și când se aplică: [Reverse Charge §13b UStG în construcții](/blog/reverse-charge-13b-ustg-budownictwo).
- 6
Instituție publică — Leitweg-ID pentru XRechnung
Dacă clientul este o autoritate federală, regională (Land) sau comunală — bifați Sector public și introduceți Leitweg-ID (de ex. 991-12345-67). Sistemul validează algoritmic cifra de control. La facturile către acest client generăm automat ZUGFeRD 2.3 în profilul XRECHNUNG — acceptat de portalurile ZRE / OZG-RE.
Leitweg-ID o primiți întotdeauna de la instituție în comanda publică sau în contract. Ghid complet: [XRechnung 3.0 — formatul pentru B2G](/blog/xrechnung-3-format-e-faktury-b2g).
- 7
Salvați și folosiți în factură
Apăsați Salvează. Clientul va apărea în listă, sortată alfabetic și grupată după prima literă a denumirii (luăm în calcul caracterele poloneze și pe cele germane Ä/Ö/Ü). La emiterea următoarei facturi îl veți alege din lista derulantă — toate datele lui (USt-IdNr., marcajul §13b, Leitweg-ID) vor fi completate automat în factură.
Când completați care câmp — fișă rapidă
| Scenariu | USt-IdNr. | Reverse Charge §13b | Leitweg-ID | Freistellungsbescheinigung |
|---|---|---|---|---|
| B2C (persoană fizică) | nu | nu | nu | nu |
| B2B Germania, servicii obișnuite | opțional | nu | nu | nu |
| B2B Germania, servicii de construcții | da (recomandat) | da | nu | da |
| B2B UE (cealaltă parte) | obligatoriu | nu | nu | nu |
| Instituție DE (federală/regională) | nu | nu | obligatoriu | nu |
Sincronizarea cu facturile existente
Dacă editați datele unui client (de ex. schimbați adresa):
- Facturi în ciornă (încă nefinalizate) — datele clientului se actualizează automat
- Facturi finalizate (plătite, în așteptarea plății sau restante) — din cauza cerințelor GoBD, facturile nu mai pot fi modificate după finalizare, așa că rămân cu datele originale
Import din fișier CSV / Excel
Dacă aveți deja o bază de clienți, nu trebuie să adăugați fiecare client manual — consultați ghidul Import de clienți dintr-un fișier CSV. Aplicația acceptă CSV și XLSX și recunoaște coloanele automat.