Ce este XRechnung?

XRechnung este standardul oficial german pentru facturi electronice, creat special pentru comunicarea dintre întreprinderi și administrația publică (B2G — Business-to-Government). Este un format XML structurat conform normei europene EN 16931, dezvoltat și menținut de KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) la cererea guvernului federal și a landurilor.

Spre deosebire de ZUGFeRD, XRechnung este XML pur, fără strat grafic PDF. Destinatarul din administrație primește exclusiv date care pot fi citite de mașină — nicio vizualizare, nicio previzualizare pentru om. Pentru autoritate contează datele; pentru emitent și client — un software adecvat care redă aceste date.

Cele mai importante caracteristici ale XRechnung

Format: XML pur (două variante — UBL și CII)
Bază: EN 16931 + extensii germane CIUS (Core Invoice Usage Specification)
Destinație: comunicarea cu autoritățile germane federale, ale landurilor și comunale
Obligație: din 27 noiembrie 2020 pentru furnizorii administrației federale
Versiunea actuală: XRechnung 3.0 (în vigoare de la 1 februarie 2024)

Temeiul juridic — §4a E-RechV și Directiva 2014/55/EU

XRechnung a apărut ca implementare germană a Directivei europene 2014/55/EU privind facturarea electronică în achizițiile publice. Acte juridice cheie:

Directiva 2014/55/EU — a obligat toate statele UE să accepte facturi electronice conforme cu EN 16931 din 18 aprilie 2019 (administrația federală) și 18 aprilie 2020 (landuri/comune).
E-Rechnungsverordnung (E-RechV) — regulament federal din 13 octombrie 2017, care stabilește regulile tehnice de primire a facturilor electronice de către autorități.
§4a E-RechV — prevede că XRechnung este standardul implicit pentru facturile adresate administrației federale.
Wachstumschancengesetz (martie 2024) — extinde obligația facturii electronice la B2B de la 1 ianuarie 2025 (detalii în articolul despre obligația e-Rechnung 2025).

Pentru firmele de construcții și de servicii care colaborează cu orașe, cu administrațiile fiscale (Finanzamt) sau cu Bundeswehr — XRechnung nu este o opțiune, ci o cerință legală. Factura pe hârtie sau PDF va fi respinsă.

XRechnung vs ZUGFeRD — când folosiți fiecare

Ambele formate sunt conforme cu EN 16931, dar au domenii de utilizare diferite:

Caracteristică	XRechnung 3.0	ZUGFeRD 2.3
Format	XML pur	Hibrid PDF/A-3 + XML
Citire de către om	Nu — doar date	Da — strat PDF
Destinație	B2G (autoritate)	B2B și B2G
Variantă XML	UBL sau CII	CII (doar)
Extensii germane	Da (CIUS)	Nu
Profil în ZUGFeRD	—	XRECHNUNG (cel mai restrictiv)
Validare oficială	KoSIT Validator	KoSIT Validator (când profilul = XRECHNUNG)

Sfat practic: Dacă doriți să acoperiți cu un singur fișier atât autoritățile, cât și partenerii B2B — generați ZUGFeRD 2.3 în profilul XRECHNUNG. Acesta este un ZUGFeRD a cărui parte XML îndeplinește cerințele XRechnung, în timp ce stratul PDF rămâne lizibil pentru om. NiemieckaFaktura generează implicit exact acest profil atunci când emiteți o factură pentru o instituție din sectorul public.

Leitweg-ID — identificatorul destinatarului-autoritate

Fiecare autoritate germană care primește facturi electronice are propriul Leitweg-ID — un identificator unic în sistemul central. Fără acest ID, factura nu ajunge la unitatea organizatorică potrivită.

Structura Leitweg-ID

Format: XX-YYYY-NN (simplificat), de exemplu:

991-12345-67 — formă tipică pentru o autoritate federală
04011000-12345-80 — Hamburg (ID-ul landului + unitate + cifră de control)

Leitweg-ID se compune din trei părți:

Prefixul zonei (identificatorul general al regiunii/landului)
Unitatea organizatorică generală (minister, oraș, comună)
Cifra de control — validată algoritmic

Unde găsiți Leitweg-ID-ul partenerului

Achiziție publică — autoritatea trebuie să indice Leitweg-ID în anunțul de licitație sau în contract
Site-ul autorității — majoritatea autorităților își publică ID-ul
Baza de date Leitweg-ID — registru central la leitweg-id.de

În câmpul XRechnung BuyerReference (BT-10) introduceți întotdeauna Leitweg-ID-ul destinatarului. Fără acesta, factura va fi respinsă deja la nivelul portalului.

Cum transmiteți XRechnung către autoritate — 3 canale

Administrația germană oferă trei canale oficiale de primire a XRechnung:

1. ZRE — Zentrale Rechnungseingangsplattform (federație)

Portalul xrechnung.bund.de primește facturi pentru toate autoritățile federale (ministere, autorități centrale, Bundeswehr, Bundesbank etc.).

Transmitere prin încărcare web (manuală) sau Peppol (automatizată)
Format: exclusiv XRechnung (nu ZUGFeRD în forma completă PDF)
Validare automată: respingere în câteva secunde în caz de erori

2. OZG-RE — platformele landurilor

Fiecare dintre cele 16 landuri (Bundesländer) are propria platformă conformă cu OZG (Onlinezugangsgesetz). Exemple:

Bavaria: e-rechnung.bayern.de
NRW: rechnung.nrw.de
Berlin: rechnung.berlin.de
Hamburg, Hessen, Saxonia — portaluri proprii

Fiecare platformă acceptă XRechnung + Leitweg-ID-ul unității corespunzătoare.

3. Peppol — rețeaua europeană

Pentru firmele care trimit facturi la scară mare, recomandăm un Peppol Access Point. Este o infrastructură UE care permite trimiterea de facturi electronice către orice instituție publică din Europa (nu doar Germania) — un canal, mulți destinatari. Necesită un intermediar (Peppol-broker) sau o integrare proprie.

Validare — KoSIT Validator

Înainte de a trimite XRechnung, validați întotdeauna fișierul cu instrumentul KoSIT Validator. Este instrumentul oficial de verificare a conformității pe trei niveluri:

Nivelul 1 (EN 16931): conformitatea cu norma europeană
Nivelul 2 (XRechnung CIUS): înăspririle germane (de exemplu, obligativitatea anumitor câmpuri, formatele datelor)
Nivelul 3 (Schematron): reguli de business (de exemplu, TVA trebuie să se însumeze la 100 %)

O eroare la oricare nivel = respingere la poarta portalului oficial. NiemieckaFaktura validează intern fiecare fișier înainte de salvare — dacă ceva nu corespunde, primiți un mesaj clar înainte ca factura să fie finalizată.

Cele mai frecvente erori de validare

Leitweg-ID lipsă sau eronat (BT-10)
Format de monedă incompatibil (trebuie să fie ISO 4217 — „EUR")
Date într-un format greșit (YYYY-MM-DD, nu DD.MM.YYYY)
Lipsa numărului fiscal al vânzătorului (BT-31 — Steuernummer sau USt-IdNr.)
Rotunjiri TVA eronate (suma pozițiilor ≠ suma totală)

XRechnung 3.0 — ce este nou

Versiunea 3.0 (oficial în vigoare de la 1 februarie 2024) a introdus:

Noi reguli de business (BR-DE-21, BR-DE-22) pentru facturile de corecție
Suport extins pentru anexe (attachments în format PDF/A-3)
Validare mai precisă a adreselor (cod poștal conform formatului național)
Suport pentru Zahlungsavis (PaymentMeans cu coduri SEPA extinse)
Compatibilitate retroactivă — versiunile anterioare 2.x sunt acceptate până la 31 decembrie 2025

NiemieckaFaktura generează nativ XRechnung 3.0. Nu trebuie să vă faceți griji privind migrarea — toate facturile din 2024 sunt emise conform celui mai recent standard.

XRechnung în NiemieckaFaktura — cum funcționează

Dacă emiteți o factură pentru o autoritate:

Marcați partenerul ca „Sector public" în fișa partenerului
Completați Leitweg-ID — validat din mers (algoritmul cifrei de control)
Emiteți factura în mod normal — sistemul generează automat ZUGFeRD 2.3 în profilul XRECHNUNG
Descărcați fișierul XML sau PDF — ambele conțin aceleași date structurate
Trimiteți prin ZRE/OZG-RE/Peppol — manual sau (pentru planul Business) prin integrare API

Validarea KoSIT funcționează în fundal înainte de fiecare salvare. Dacă ceva nu corespunde — primiți o eroare concretă în limba română, nu un stack trace XML criptic.

Întrebări frecvente

Este XRechnung obligatorie la facturarea B2B? Nu — pentru B2B este suficient ZUGFeRD. XRechnung este obligatorie doar când destinatarul este o instituție din sectorul public (Behörde). Din 2025, B2B necesită o factură electronică (nu hârtie/scan), dar aceasta nu trebuie să fie neapărat XRechnung — este suficient orice format conform cu EN 16931.

Pot trimite PDF + XML separat? Tehnic da, dar portalurile oficiale așteaptă un singur fișier. Soluția hibridă ZUGFeRD în profilul XRECHNUNG (PDF cu XML încorporat) este mai sigură.

Ce se întâmplă dacă autoritatea nu are Leitweg-ID? Fiecare autoritate federală trebuie să aibă un Leitweg-ID din 2020. Dacă susține că nu are — adresați întrebarea departamentului său de contabilitate, cu trimitere la §4a E-RechV. Unitățile locale (comună, oraș) au timp până în 2025-2027, în funcție de land.

Va înlocui XRechnung formatul ZUGFeRD? Nu. Ambele formate au nișa lor: ZUGFeRD pentru B2B (lizibil pentru om), XRechnung pentru B2G (pur de mașină). Coexistența este înscrisă în strategia pentru anii următori.

📘 Pas cu pas: Adăugați un partener cu Leitweg-ID în NiemieckaFaktura — marcați o instituție din sectorul public, indicați Leitweg-ID, iar sistemul va genera automat ZUGFeRD în profilul XRECHNUNG.

Rezumat

XRechnung 3.0 este formatul obligatoriu al facturii electronice pentru administrația publică germană
Temei juridic: §4a E-RechV + Directiva 2014/55/EU
Necesită Leitweg-ID-ul destinatarului (BT-10) și validarea în KoSIT Validator
Trei canale de primire: ZRE (federație), OZG-RE (landuri), Peppol (UE)
Pentru B2B este suficient ZUGFeRD; pentru B2G — XRechnung
NiemieckaFaktura generează ZUGFeRD în profilul XRECHNUNG — un singur fișier, ambele utilizări

Dacă nu sunteți sigur dacă destinatarul dumneavoastră concret necesită XRechnung sau acceptă un ZUGFeRD obișnuit — verificați în contract sau întrebați contabilitatea autorității înainte de prima factură. Respingerea unei facturi electronice de către portal înseamnă nu doar muncă suplimentară, ci și o întârziere a plății chiar de câteva săptămâni.

Setări cookies

XRechnung 3.0 — formatul oficial al facturii electronice pentru administrația germană (B2G)