Abschlagsrechnung i Schlussrechnung - fakturiranje po etapama u graditeljstvu
U njemačkom graditeljstvu praktički se svaki veći projekt obračunava po etapama - klijent neće platiti sve unaprijed, a izvođač ne želi čekati 6 mjeseci na novac. Rješenje: računi za predujam (Abschlagsrechnung) koji se izdaju nakon dovršenih etapa, a na kraju završni račun (Schlussrechnung), koji obračunava cijeli projekt. NiemieckaFaktura automatski prati iznose predujmova i izračunava preostali dug u Schlussrechnung.
- 1
Izradite projekt (Bauvorhaben)
Najprije izradite Projekt u izborniku Projekti → Novi projekt. Unesite naziv (npr. "Renovacija kupaonice - Hauptstraße 12, München"), po želji adresu i broj ugovora. Projekt povezuje sve račune jedne gradnje, pa predujmove i završni račun te gradnje s njihovim iznosima vidite na jednom mjestu (korak 5).
Nakon odabira projekta aplikacija u prazno polje Bauvorhaben (gradilište) na računu upisuje sadržaj polja Bauvorhaben iz projekta, a ako je to polje u projektu prazno - naziv projekta (možete to promijeniti). Klijent odmah vidi na koju se gradnju račun odnosi. Svaki Abschlagsrechnung sadrži vlastiti PDV.
- 2
Izdajte prvi Abschlagsrechnung
Nakon dovršetka prve etape radova (npr. izvedeno 30% radova) izdajte račun za predujam. Kliknite Izradite račun, odaberite vrstu: Abschlagsrechnung i pridružite ga prethodno izrađenom projektu. U stavke upisujete vrijednost do tada izvedenih radova - npr. "Zidarski radovi - etapa 1" - 5.000 € neto. Finalizirajte i pošaljite klijentu.
PDF računa za predujam ima naslov Abschlagsrechnung, pa klijent vidi da to nije završni račun. Kada projekt već ima finalizirani i nestornirani račun za predujam, PDF sljedećeg (osim u partnerskom predlošku Buchalteria) prikazuje i popis predujmova projekta s iznosima neto, PDV i bruto pod naslovom „Diese Rechnung ist die 2. Teilzahlungsforderung zum Projekt …” (broj prati redoslijed predujmova).
- 3
Izdajte sljedeće Abschlagsrechnungen kako radovi napreduju
Kod građevinskog projekta obično se izdaje 3-5 predujmova - npr. nakon temelja (20%), zidova (50%), krova (75%) i završnih radova (90%). Svaki sljedeći Abschlagsrechnung izdaje se na isti način, a u prozoru projekta vidite ga zajedno s ostalim računima projekta (korak 5).
- 4
Na kraju: izdajte Schlussrechnung
Kada je projekt završen i klijent ga je preuzeo, izdajete završni račun. Kliknite Izradite račun, odaberite vrstu: Schlussrechnung i pridružite ga istom projektu. U stavke upisujete punu vrijednost projekta (sve radove - uključujući ono što ste već fakturirali u predujmovima). Aplikacija od bruto iznosa završnog računa odbija finalizirane i nestornirane račune za predujam ovog projekta, a PDF ispod iznosa računa prikazuje oduzete iznose predujmova i iznos koji preostaje za plaćanje.
Primjer: projekt 30.000 €, predujmovi 5k + 10k + 10k = 25k. Schlussrechnung prikazuje: Vrijednost projekta 30.000 € minus Odbici predujmova 25.000 € = Za plaćanje 5.000 €. Klijent plaća samo preostalih 5k, a ne cijelih 30k. Ako završni račun točno ponavlja stavke predujmova, a predujmovi su PDV zaokružili drukčije (najviše 1 cent po predujmu), ti centi idu u zaseban redak „Rundungsdifferenz” i za plaćanje ostaje 0,00 €.
- 5
Provjerite ukupni iznos u prozoru projekta
Nakon izdavanja Schlussrechnung otvorite Projekti i kliknite na svoj projekt. Otvorit će se prozor Detalji projekta s klijentom, brojem računa i poljem Ukupno - to je bruto iznos računa projekta u EUR, u koji završni račun ulazi iznosom nakon odbitka predujmova, pa se predujmovi ne broje dvaput. Ispod je tablica svih računa projekta s brojem, datumom, vrstom i iznosom; kada pokazivač miša postavite na broj računa, mali prozor prikazuje njegov status (npr. „Plaćen”, „U kašnjenju”). Kada je završni račun finaliziran i nije storniran, projekt možete premjestiti u arhivu ikonom arhive na popisu projekata (opis Arhivirajte).
Pravna osnova - §14 Abs. 5 UStG i §632a BGB
- §632a Abs. 1 BGB - izvođač (Unternehmer) može od naručitelja (Besteller) tražiti djelomično plaćanje (Abschlagszahlung) u visini vrijednosti radova koje je izveo i na koje ga obvezuje ugovor. Radove treba dokazati popisom (Aufstellung) koji omogućuje njihovu brzu i pouzdanu procjenu.
- §14 Abs. 5 UStG - ako poduzetnik naplati naknadu ili dio naknade za isporuku ili uslugu koja još nije izvršena, odredbe o računima (Abs. 1-4) primjenjuju se na odgovarajući način. Na završnom računu (Endrechnung) odbijaju se dijelovi naknade naplaćeni prije izvršenja isporuke ili usluge i iznosi poreza koji na njih otpadaju, ako su za te dijelove izdani računi u smislu Abs. 1-4.
Aplikacija na završnom računu odbija finalizirane i nestornirane račune za predujam projekta - izdane, bez obzira na to je li ih klijent već platio (korak 4). Primjenjuje li se §14 Abs. 5 UStG na Vaš predujam, procijenit će porezni savjetnik (Steuerberater); za pitanja o ugovoru i §632a BGB obratite se odvjetniku (Rechtsanwalt).
PDV na predujmovima
Svaki Abschlagsrechnung sadrži vlastiti PDV - obračun PDV-a ne odgađate do Schlussrechnung. Primjer:
- Abschlag 1: 5.000 € neto + 950 € PDV = 5.950 € bruto → PDV za razdoblje u kojem primite taj predujam
- Abschlag 2: 10.000 € neto + 1.900 € PDV = 11.900 € bruto → PDV za razdoblje u kojem primite taj predujam
- Abschlag 3: 10.000 € neto + 1.900 € PDV = 11.900 € bruto → PDV za razdoblje u kojem primite taj predujam
- Schlussrechnung: punih 30.000 € neto + 5.700 € PDV = 35.700 € bruto. Sustav odbija dosadašnjih 25.000 € neto + 4.750 € PDV (već plaćeno) = ostaje 5.000 € neto + 950 € PDV
Tako po završnom računu za plaćanje ostaje samo ostatak PDV-a - PDV iz predujmova ne obračunava se drugi put.
Kada nastaje PDV na predujam: ako primite predujam prije nego što je usluga ili njezin dio (Teilleistung) izvršen, PDV na taj iznos nastaje istekom razdoblja prijave (Voranmeldungszeitraum) u kojem primite predujam (§13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a S. 4 UStG). Samo izdavanje računa za predujam ne uzrokuje nastanak PDV-a. Ako je etapa za koju klijent plaća već izvršena kao dio usluge (Teilleistung), trenutak nastanka PDV-a procijenit će porezni savjetnik (Steuerberater).
Reverse Charge §13b u projektu
Ako klijent i sam pruža građevinske usluge i duguje PDV prema §13b (Reverse Charge), to jednom označite na kartici klijenta (Steuerschuldnerschaft). Novi računi u projektu (predujmovi i završni) tada automatski dobivaju Reverse Charge: bez PDV-a, s oznakom "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers". Automatika ne mijenja račun s drugom postavkom (Kleinunternehmer §19, §25a, oslobođenje §4 Nr. 1, ručno odabrana vrsta Reverse Chargea) - prije finalizacije provjerite u obrascu računa prekidač Reverse Charge (prijenos porezne obveze). Detalji: Reverse Charge §13b UStG u graditeljstvu.
Pogrešan predujam kada je konačni račun već izdan
Finalizirani predujam koji je konačni račun već odbio nije moguće stornirati zasebno - aplikacija to odbija. Razlog je knjigovodstveni, a ne tehnički: odbitak predujmova na konačnom računu zabilježen je pri njegovu izdavanju (GoBD) i naknadno se ne može promijeniti. Kad bi se predujam mogao stornirati sam, konačni bi račun i dalje odbijao prihod kojeg više nema.
Ispravan redoslijed rasplete lanac s kraja:
- Stornirajte konačni račun. Projekt zatim ponovno prima konačni račun.
- Ispravite predujam - sada ga je moguće stornirati ili ispraviti.
- Ponovno izdajte konačni račun. Odbitak se iznova izračunava iz aktualnih predujmova.
Nakon klika na „Ispravite ili stornirajte račun” uz takav predujam nalazi se gumb koji vodi izravno na konačni račun od kojeg treba početi.
Ispravak predujma i dalje je moguć, ali ne smije mijenjati iznose. Predujam izdan za kasniju fazu projekta, koji konačni račun nije odbio, stornira se uobičajeno.