Imate tvrtku u Njemačkoj, klijenti plaćaju, posao ide. Problem počinje kod dokumenta: jedno polje zove se Leistungszeitraum, drugo Fälligkeitsdatum, a Vi niste sigurni upisujete li ih na prava mjesta. Javlja se napast da račun izdate na hrvatskom pa da se s klijentom „nekako dogovorite". To je najgori mogući izbor — i istodobno problem koji se dade riješiti jednom zauvijek.

Ovaj tekst nije još jedan porezni popis obveza. Pune zahtjeve §14 UStG, rokove plaćanja, GoBD, prijenos porezne obveze i Kleinunternehmer opisuje zaseban vodič: kako izdati račun u Njemačkoj. Ovdje je riječ o nečem drugom — o jeziku dokumenta, terminologiji i praksi dvojezičnog rada.

Zašto dokument mora biti na njemačkom

Tri neovisna razloga, od kojih je svaki sam za sebe dovoljan.

Finanzamt vodi postupak na njemačkom. Propis ne nameće izrijekom jezik računa, ali ured nije dužan čitati dokumente na stranom jeziku. U praksi to znači da pri kontroli može osporiti dokument ili zatražiti prijevod — o Vašem trošku i u roku koji određuje ured, a ne Vi. Račun na hrvatskom nije nezakonit, nego je rizičan.

Vaš klijent knjiži ga kod sebe. Njemačka knjigovotkinja dobiva Vaš PDF i mora ga proknjižiti. Ako ne razumije opis stavke, nazvat će, tražiti ispravak ili odgoditi plaćanje. To nije pitanje prava, nego toga kada ćete dobiti novac.

Kod e-računa sloj čitljiv čovjeku i dalje je tekst. U formatu ZUGFeRD dio podataka je strojni i jezik za njega nije bitan — ali ista datoteka sadrži i običan PDF koji čita čovjek. Opisi stavaka, napomene i uvjeti plaćanja i dalje su proza. I dalje moraju biti razumljivi.

Rješenje: sučelje na Vašem jeziku, dokument na njemačkom

Sukob je samo prividan. Ne morate birati između „razumijem što izdajem" i „klijent razumije što je dobio" — te se dvije stvari tiču različitih slojeva.

U aplikaciji NiemieckaFaktura razdvajanje je kruto: sučelje radi na hrvatskom, poljskom, njemačkom, ukrajinskom i rumunjskom, a dokument koji izlazi uvijek je na njemačkom. Ispunjavate polje označeno kao „Razdoblje pružanja usluge", a na PDF-u se ispisuje Leistungszeitraum. Odaberete „Račun za predujam" — nastaje Abschlagsrechnung. Stalni dijelovi dokumenta, zaglavlja tablica, pravne napomene i formati brojeva ugrađeni su na njemačkom i ne ovise o tome na kojem jeziku klikate.

Ne tražite račun s dva jezična stupca na istom PDF-u — to nije praksa koju prihvaćaju njemački poslovni partneri ni ured, i NiemieckaFaktura to ne radi. Dvojezičnost ima smisla u alatu, ne u dokumentu. Dokument mora biti jednoznačan.

Ono što morate upisati sami — opis stavke, naziv gradilišta, napomene — trebalo bi biti na njemačkom. Ostalo je već prevedeno.

Zamka o kojoj nitko ne piše: kvačice na PDF-u

Ovo je najčešće tehničko iznenađenje kod hrvatskih, poljskih, ukrajinskih i rumunjskih korisnika, a proizlazi iz načina na koji rade PDF datoteke.

Standardno kodiranje znakova koje se koristi u PDF dokumentima (WinAnsi) obuhvaća zapadnoeuropsku abecedu — uključujući njemačke ä, ö, ü, ß. Od hrvatskih slova obuhvaća š i ž, velika i mala. Ne obuhvaća č, ć ni đ. Ne obuhvaća ni ćirilicu, ni poljske ą, ć, ę, ł, ń, ś, ź, ż, ni rumunjske ă, ș, ț.

Najopakije je to što hrvatska slova ne padaju sva zajedno. Posljedica ovisi o znaku i tiha je — ne dobivate nikakvu poruku:

š i ž prolaze i ispisuju se ispravno: „Šibenik" ostaje Šibenik, „Križevci" ostaje Križevci;
č, ć i đ brišu se znak po znak: „Čakovec" postane akovec, „Đakovo" postane akovo, „Ivančić" postane Ivani, a „Osječka" postane Osjeka;
znakovi izvan zapadne latinice jednostavno nestaju: ćirilica te rumunjski ă, ș, ț uklanjaju se znak po znak, pa „Ковальчук" zna za sobom ostaviti prazno polje.

Upravo je taj djelomični uspjeh zamka. Naziv koji dopola prođe izgleda kao tipfeler, a ne kao tehnički kvar, pa ga nitko ne prijavi — Vi ga vidite tek kad Vam ga klijent vrati.

U starijim generatorima PDF-a jedan takav znak rušio je cijelo stvaranje datoteke greškom. Danas se tekst čisti unaprijed — cijena je ta da ne vidite trenutak u kojem se dokument prestao slagati s onim što ste upisali.

To se tiče svakog polja čiji sadržaj dolazi na ispis: naziva tvrtke, adrese, opisa stavke, naziva projekta, napomena i svrhe plaćanja.

Praktično pravilo: u poljima koja se ispisuju na dokumentu koristite transliteraciju na latinicu bez kvačica. „Čakovec" → Cakovec. „Ivančić" → Ivancic. „Đakovo" → Dakovo. Njemački primatelj to će svejedno pročitati ispravno, a datoteka će nastati bez greške. Isto vrijedi i za š i ž: iako tehnički prolaze, Sibenik i Krizevci sigurnija su varijanta ako isti naziv koristite i u ugovoru i u banci.

NiemieckaFaktura na to upozorava izravno u obrascu — u poljima čiji sadržaj ide na PDF znak koji se ne može ispisati uklanja se već pri upisu, pa ga primijetite na licu mjesta, dok još ispravljate, a ne tek na gotovom dokumentu kod klijenta.

Obrnuta napomena: njemački Umlauti i ß potpuno su u redu i ne treba ih zamjenjivati s „ae/oe/ue/ss". Grünstraße ispisat će se ispravno.

Tri datuma: koji njemački pojam ide kamo

To što je trenutak izvršenja zasebno polje koje zahtijeva zakon opisuje članak o obveznim elementima računa. Ovdje je riječ o nečem drugom: na njemačkom se ta polja zovu slično i lako je vrijednost upisati ondje gdje joj nije mjesto.

Njemački pojam	Što znači	Kada ga koristite
Rechnungsdatum	Datum izdavanja računa	Uvijek — to je dan u kojem stvarate dokument
Leistungsdatum	Datum izvršenja usluge	Usluge obavljene jednokratno, u jednom danu
Leistungszeitraum	Razdoblje pružanja usluge (od–do)	Usluge razvučene u vremenu: montaža kroz dva tjedna, čišćenje kroz mjesec dana
Lieferdatum	Datum isporuke robe	Prodaja materijala i robe — ne usluge

Praktično: za usluge birate Leistungsdatum ili Leistungszeitraum, za robu Lieferdatum. Rechnungsdatum uvijek je zasebno polje, čak i kad je datum isti.

Gutschrift — jedna riječ, dva posve različita dokumenta

Gutschrift je riječ-zamka jer u njemačkoj praksi znači dvije stvari.

Prvo značenje: knjižno odobrenje. Ispravljate naniže raniji račun — povrat dijela iznosa, priznata reklamacija, naknadni popust. Dokument smanjuje potraživanje.

Drugo značenje: samoizdavanje računa (§14 Abs. 4 Satz 1 Nr 10 UStG). To je obrnuta situacija: račun za Vašu uslugu izdaje Vaš klijent, u Vaše ime. Često na velikim gradilištima i u obračunima s trgovačkim lancima — glavni izvođač sam obračuna koliko Vam pripada i pošalje dokument označen kao Gutschrift. Zakon tada zahtijeva da ta riječ izrijekom stoji na dokumentu.

Ako od klijenta dobijete dokument sa zaglavljem Gutschrift, prvo provjerite o kojem se od dva značenja radi. Knjiženje samoizdavanja kao odobrenja (ili obrnuto) razlazi obračun PDV-a na obje strane. Naputak: knjižno odobrenje redovito se poziva na broj ranijeg računa. Samoizdavanje se ne poziva ni na jedan — ono ga zamjenjuje.

Rječnik: minimum koji morate prepoznavati

Iznosi i plaćanje

Pojam	Značenje
Rechnung	Račun
Rechnungsnummer	Broj računa
Nettobetrag	Iznos bez PDV-a
Umsatzsteuer (USt.)	PDV
Bruttobetrag / Gesamtbetrag	Iznos s PDV-om / ukupno za platiti
Zahlungsziel	Rok plaćanja
Skonto	Popust za ranije plaćanje (skonto)
Zuschlag	Dodatak, uvećanje (npr. dolazak, rad vikendom)
Rabatt	Popust
Kontoinhaber	Vlasnik bankovnog računa
Verwendungszweck	Svrha plaćanja, opis uplate

Strane i identifikatori

Pojam	Značenje
Leistender Unternehmer	Izvođač — dakle Vi
Leistungsempfänger	Primatelj usluge — Vaš klijent
Steuernummer	Porezni broj koji dodjeljuje Finanzamt
USt-IdNr.	Europski PDV broj (za transakcije unutar EU)
Bestellnummer	Broj narudžbe na strani klijenta
Kostenstelle	Mjesto troška kod klijenta
Leitweg-ID	Identifikator javnog naručitelja kod e-računa

Zadnja tri polja traži veliki klijent kako bi trošak mogao automatski rasporediti. Bez njih račun zna tjednima kružiti po računovodstvu — pojedinosti u tekstu o Kostenstelle i Bestellnummer.

Povezani dokumenti i graditeljstvo

Pojam	Značenje
Gutschrift	Knjižno odobrenje ili samoizdavanje računa (vidi gore)
Zahlungserinnerung	Pristojan podsjetnik na plaćanje
Mahnung	Opomena — formalno jača
Abschlagsrechnung	Račun za predujam / djelomični račun
Schlussrechnung	Završni račun, koji obračunava predujmove
Freistellungsbescheinigung	Potvrda o oslobođenju od poreza po odbitku na građevinske usluge — zaseban članak
Bauvorhaben	Naziv građevinskog projekta

Mehaniku obračuna predujmova opisuje Abschlagsrechnung i Schlussrechnung u građevinskim projektima, a prijenos porezne obveze na gradilištu — reverse charge §13b UStG.

Kako to posložiti u praksi

Jednom postavite podatke tvrtke u transliteraciji — naziv, ulica, grad bez kvačica. Poslije se automatski prepisuju na svaki račun.
Napravite si popis stalnih opisa stavaka na njemačkom. Ako radite montažu, čišćenje ili fasade, ponavlja se desetak rečenica. Spremite ih kao predloške stavaka i prestanite u krug prevoditi isto.
Provjeravajte datum izvršenja, ne samo datum izdavanja. To jedno polje odgovorno je za većinu prigovora klijentovih knjigovođa.
Ne prevodite račun naknadno. Dokument mora nastati na njemačkom odmah — dopisivanje hrvatske verzije uz njega ne dodaje sigurnost, nego dvojbu.

Česta pitanja

Smijem li izdati račun na hrvatskom ako je klijent Hrvat s tvrtkom u Njemačkoj? Smijete, ali rizik preuzimate na sebe. Ako su obje tvrtke registrirane u Njemačkoj, dokumentacija podliježe njemačkoj kontroli — a Finanzamt je vodi na njemačkom i može zatražiti prijevod. Budući da Vam jezik dokumenta ionako ništa ne olakšava (izdaje ga program), nema razloga riskirati.

Je li „hrvatsko-njemački račun" u dva stupca sigurno rješenje? Ne preporučujemo. Dvojezični stupci zatrpavaju dokument, znaju stvoriti razliku između verzija (a onda se postavlja pitanje koja je obvezujuća) i rijetko se susreću u njemačkom poslovanju. Sigurniji je čist njemački dokument izdan u hrvatskom sučelju.

Što ako naziv moje tvrtke doista sadrži č, ć ili đ? Na dokumentu upotrijebite transliteraciju: č i ć → c, š → s, ž → z, đ → d ili dj. „Marijan Đurić Bauleistungen" tako postaje Marijan Djuric Bauleistungen. Naziv ostaje prepoznatljiv, račun se generira, a njemački poslovni partner i banka nemaju problema s uparivanjem uplate. Ključna je dosljednost: jedan te isti zapis u svim računima, u ugovorima i na bankovnom računu.

Kako provjeriti traži li klijent Leistungsdatum ili Lieferdatum? Ne pitajte klijenta — to proizlazi iz onoga što prodajete. Obavili ste posao: Leistungsdatum (jedan dan) ili Leistungszeitraum (nekoliko dana ili tjedana). Prodali ste materijal ili robu: Lieferdatum. Ako račun obuhvaća i jedno i drugo, odlučuje glavna usluga — a kod velike razlike u datumima razdvojite to na dvije stavke sa zasebnim datumima.

Ovaj članak ima informativni karakter i ne predstavlja poreznu ni pravnu savjetodavnu uslugu — posavjetujte se s poreznim savjetnikom ili odvjetnikom.

Dvojezični račun u Njemačkoj: sučelje na hrvatskom, dokument na njemačkom