Eigene Rechnungsnummerierung — Präfixe, Untertypen, Format
Standardmäßig werden Rechnungen in NiemieckaFaktura im Format **2026/001**, **2026/002**, **2026/003** nummeriert. Das reicht für die meisten Kleinunternehmen. Aber wenn Sie spezifische Anforderungen haben — separate Sequenz für Verkaufs- und Korrekturrechnungen, Präfix mit Firmenname, verschiedene Nummerierung für verschiedene Projekte — können Sie ein eigenes Format konfigurieren. Die gesamte Konfiguration ist §14-UStG- und GoBD-konform: die Sequenz muss lückenlos und einzigartig sein. Das System überwacht dies automatisch.
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Einstellungen → Nummerierung öffnen
Klicken Sie im Seitenmenü auf Einstellungen, dann den Reiter Rechnungsnummerierung. Sie sehen das aktuelle Format (standardmäßig "YYYY/NNN") mit einer Vorschau, wie die Nummer der nächsten Rechnung aussehen würde.
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Firmenpräfix hinzufügen
Im Feld Präfix geben Sie Ihren Code ein — z. B. "RE" (Rechnung), "INV" (Invoice) oder Abkürzung Ihres Firmennamens ("MUL" für Müller GmbH). Unter dem Feld sehen Sie die Vorschau: RE/2026/001. Das Präfix erscheint vor dem Datum auf jeder Rechnung.
Die Änderung des Präfixes **ändert nicht** bereits ausgestellte Rechnungen — sie behalten ihre alten Nummern. Die Änderung gilt nur für neu erstellte Rechnungen.
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Eigene Präfixe pro Rechnungstyp
Wenn Sie separate Nummernsequenzen für verschiedene Rechnungstypen möchten, aktivieren Sie Präfixe pro Typ. 4 Felder erscheinen:
- Standardrechnung — Standard RE/
- Korrektur — Standard KORR/
- Storno — Standard S/
- Abschlag (Bauabschlag) — Standard A/
Beispiel: RE/2026/001, RE/2026/002… für normale Rechnungen, und KORR/2026/001 für die erste Korrektur (unabhängige Sequenz).
Diese Lösung bevorzugen Buchhalter — sie können Korrekturen leichter getrennt von Verkaufsrechnungen sortieren. Aber jede Sequenz muss **lückenlos sequenziell** sein.
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Custom-Untertypen (Premium)
Im Premium-Plan können Sie eigene Rechnungsuntertypen mit separaten Präfixen anlegen — z. B. wenn Sie verschiedene Geschäftsbereiche haben:
- "Reinigung" (unter Typ Rechnung) — Präfix REI/
- "Dächer" (unter Typ Standard) — Präfix DACH/
- "Gerätevermietung" — Präfix MIET/
Bei der Rechnungserstellung wählen Sie den Untertyp aus dem Dropdown, und das System verwendet sein Präfix. Storno/Korrektur zu einer Rechnung mit Untertyp erbt das Präfix: REI/S/2026/001 für ein Storno einer Reinigungsrechnung. Alles automatisch.
Untertypen verwalten: **Einstellungen → Rechnungsuntertypen**. Dort fügen Sie hinzu, bearbeiten, archivieren. Maximal 20 Untertypen pro Typ (Standard/Rechnung/Material usw.).
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Präfixe pro Kunde (sehr fortgeschritten)
Wenn jeder Kunde eine eigene Sequenz haben soll — z. B. für einen großen B2B-Kunden, der Nummern in der Form "MUL-2026-001" erwartet — gehen Sie in die Kundendaten, Abschnitt Erweitert, und stellen Sie ein Individuelles Präfix ein. Rechnungen für diesen Kunden werden unabhängig von der Hauptsequenz nummeriert.
Achtung: Diese Lösung wird selten verwendet — GoBD verlangt eine allgemeine lückenlose Sequenz, und individuelle Präfixe komplizieren das Audit. Nur verwenden, wenn der Kunde dies ausdrücklich verlangt.
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Vorschau prüfen und speichern
Am Ende der Einstellungsseite sehen Sie eine Vorschau der nächsten Nummern — genau wie die ersten 3 Nummern nach dem Speichern aussehen werden. Stellen Sie sicher, dass alles passt, klicken Sie auf Einstellungen speichern. Die Änderung gilt sofort — die nächste Rechnung verwendet das neue Format.
Regeln, die Ihr Format erfüllen muss
Das deutsche Steuerrecht (§14 UStG + GoBD) verlangt von Rechnungsnummern:
- Eindeutigkeit — jede Nummer nur einmal in der gesamten Firmengeschichte (nicht pro Jahr — global)
- Sequenzialität — lückenlos. Sie dürfen nicht 2026/001, 2026/003 ohne 002 haben
- Identifizierbarkeit — aus der Nummer muss eindeutig hervorgehen, welche Rechnung gemeint ist
Die App überwacht alle drei Regeln automatisch — es ist nicht möglich, eine Rechnung mit einer bereits vergebenen Nummer auszustellen oder eine Nummer zu überspringen.
Was zum Jahreswechsel zu tun ist
Jahr für Jahr beginnen Rechnungen mit 001. Das ist KEINE Lücke im GoBD-Sinne — der Übergang 2025/999 → 2026/001 ist Standard. Die App setzt den Zähler am 1. Januar um 00:00 (Berlin) zurück.
Wenn Sie eine durchgehende Fortsetzung ohne Reset möchten (z. B. 2025/999 → 2025/1000 → 2026/1001) — deaktivieren Sie in den Einstellungen Jährlicher Reset. Dann ist die Sequenz ungebrochen, aber die Nummern wachsen unendlich.
Änderung mitten im Jahr
Eine Änderung des Präfixes oder Formats nach Ausstellung der ersten Rechnungen im laufenden Jahr ist erlaubt, aber:
- Alte Rechnungen behalten ihre alten Nummern (GoBD — Unveränderlichkeit)
- Neue Rechnungen nutzen das neue Format ab der nächsten Nummer
- Die Nummernsequenz wächst durchgehend — z. B. nach Rechnung 2026/050 (altes Format) ist die nächste RE/2026/051 (neues Format, Zähler fortgeführt)
Das Finanzamt akzeptiert diese Änderung, solange die Nummernkontinuität gewahrt ist.