Warum eine einzige fehlende Angabe teuer wird

Eine Rechnung ist in Deutschland kein formloses Schreiben, sondern ein Steuerdokument mit gesetzlich festgelegtem Inhalt. Fehlt eine der Pflichtangaben, ist die Rechnung nicht automatisch ungültig — aber Ihr Kunde verliert daraus den Vorsteuerabzug. Genau deshalb kommen unvollständige Rechnungen fast immer zurück: nicht vom Finanzamt, sondern vom Buchhalter des Empfängers, meist Wochen später und meist zusammen mit einer verzögerten Zahlung.

Die maßgebliche Vorschrift ist §14 Abs. 4 Satz 1 UStG. Sie zählt die Angaben abschließend auf. Dieser Artikel geht sie einzeln durch, erklärt die häufigste Lücke (das Leistungsdatum), zeigt die Ausnahme für Kleinbeträge bis 250 EUR und nennt die Rechtshinweise im genauen Wortlaut — inklusive der Fälle, in denen Sie keine Umsatzsteuer ausweisen dürfen.

Die zehn Pflichtangaben nach §14 Abs. 4 UStG

Nr.	Pflichtangabe	Worauf es ankommt
1	Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers	Beide Seiten, jeweils vollständig — Firmenname wie im Register, Straße, PLZ, Ort
2	Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers	Eine von beiden genügt. Bei EU-Geschäften brauchen Sie die USt-IdNr.
3	Ausstellungsdatum	Das Datum, an dem die Rechnung geschrieben wurde
4	Eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer	Lückenlos und nie doppelt vergeben
5	Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistung	„Arbeiten laut Absprache" reicht nicht — die Leistung muss identifizierbar sein
6	Leistungsdatum oder Leistungszeitraum	Nicht identisch mit Nr. 3 — siehe eigener Abschnitt unten
7	Das nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt	Bei gemischten Positionen: pro Steuersatz getrennt summieren
7	Jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts — Skonto, Rabatt, Bonus	Nur nötig, soweit sie nicht schon im Entgelt berücksichtigt ist
8	Der anzuwendende Steuersatz und der Steuerbetrag — oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung	Entweder Steuer ausweisen oder befreien, nie beides weglassen
9	Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers	Nur wenn der Empfänger Privatperson ist und die Leistung ein Grundstück betrifft

Dazu kommt Nr. 10: Rechnet der Leistungsempfänger selbst ab (Selbstfakturierung), muss die Angabe „Gutschrift" auf dem Dokument stehen. Das Wort ist gesetzlich vorgeschrieben — eine Umschreibung genügt nicht.

Zwei weitere Angaben stehen zwar nicht in §14 Abs. 4, gehören aber auf jede brauchbare Rechnung: die Bankverbindung (IBAN) und ein Zahlungsziel. Ohne beides zahlt niemand pünktlich.

Frist nicht vergessen: Bei Leistungen an andere Unternehmer müssen Sie die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung ausstellen (§14 Abs. 2 UStG). Die Frist läuft ab der Leistung, nicht ab der Auftragserteilung.

Leistungsdatum ist nicht Rechnungsdatum

Das ist die mit Abstand häufigste Lücke. Viele Rechnungen tragen oben rechts ein Datum — und sonst keines. Damit fehlt Nr. 6, und der Vorsteuerabzug des Kunden steht auf wackligen Füßen.

Die beiden Datumsangaben beantworten verschiedene Fragen:

Feld	Frage	Beispiel
Ausstellungsdatum (Nr. 3)	Wann wurde das Dokument geschrieben?	05.09.2026
Leistungsdatum / Leistungszeitraum (Nr. 6)	Wann wurde geliefert oder gearbeitet?	12.08.2026 bzw. 01.08.–24.08.2026

Faustregel für die Praxis:

Waren und Material → ein Lieferdatum, also der Tag der Übergabe.
Dienstleistungen und Bauleistungen → ein Leistungszeitraum, also von–bis.

Fallen Leistung und Rechnungsstellung tatsächlich auf denselben Tag, genügt der Satz „Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum". Ganz weglassen dürfen Sie das Feld auch dann nicht. Eine Monatsangabe („August 2026") ist zulässig, wenn die Leistung in diesem Monat erbracht wurde.

Wie ein vollständiger Beleg Schritt für Schritt entsteht, zeigt die Anleitung zum Rechnungschreiben in Deutschland.

Kleinbetragsrechnung bis 250 EUR (§33 UStDV)

Für kleine Beträge gibt es eine echte Erleichterung. Liegt der Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer bei höchstens 250 EUR, greift die Kleinbetragsrechnung nach §33 UStDV. Maßgeblich ist der Bruttobetrag, nicht das Netto.

Angabe	Normale Rechnung	Kleinbetragsrechnung bis 250 EUR
Name und Anschrift des Ausstellers	erforderlich	erforderlich
Name und Anschrift des Empfängers	erforderlich	nicht erforderlich
Ausstellungsdatum	erforderlich	erforderlich
Fortlaufende Rechnungsnummer	erforderlich	nicht erforderlich
Menge und Art der Leistung	erforderlich	erforderlich
Aufschlüsselung Netto / Steuerbetrag	erforderlich	nicht erforderlich — ein Bruttobetrag genügt
Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung	erforderlich	erforderlich

Zwei Ausnahmen: Die Erleichterung gilt nicht bei Reverse Charge und nicht bei innergemeinschaftlichen Lieferungen. In diesen Fällen brauchen Sie den vollständigen Satz nach §14 Abs. 4 UStG — unabhängig davon, wie klein der Betrag ist.

In der Praxis betrifft das Tankquittungen, Kassenbons und kleine Materialeinkäufe. Für Ihre eigenen Ausgangsrechnungen lohnt sich die Vereinfachung selten: Wer ohnehin fortlaufend nummeriert, verliert nichts, wenn er die vollständige Form beibehält.

Rechtshinweise: der genaue Wortlaut zählt

Wenn Sie keine Umsatzsteuer ausweisen, verlangt Nr. 8 einen Hinweis auf die Steuerbefreiung bzw. auf die Steuerschuldnerschaft. Ein vager Satz wie „steuerfrei" genügt nicht — der Grund muss erkennbar sein. Diese Formulierungen sind erprobt und nennen die einschlägige Vorschrift:

Bauleistungen im Reverse-Charge-Verfahren (§13b UStG):

Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 13b UStG (Reverse Charge). Der Leistungsempfänger ist verpflichtet, die Umsatzsteuer abzuführen.

Sonstige Leistungen an Unternehmer im EU-Ausland (§3a Abs. 2 UStG):

Nicht steuerbare sonstige Leistung gemäß § 3a Abs. 2 UStG i.V.m. Art. 196 MwStSystRL. Der Leistungsempfänger ist verpflichtet, die Umsatzsteuer in seinem Mitgliedstaat abzuführen.

Kleinunternehmer (§19 UStG):

Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.

Innergemeinschaftliche Lieferung (§4 Nr. 1 Buchst. b UStG):

Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gemäß § 4 Nr. 1 Buchst. b i. V. m. § 6a UStG.

Ausfuhr in ein Drittland (§4 Nr. 1 Buchst. a UStG):

Steuerfreie Ausfuhrlieferung gemäß § 4 Nr. 1 Buchst. a i. V. m. § 6 UStG.

Diese Szenarien schließen einander aus. Auf einer Rechnung steht höchstens einer dieser Hinweise. Wer zur Sicherheit zwei nebeneinander druckt, macht die Rechnung nicht sicherer, sondern widersprüchlich.

Die Hintergründe zu den beiden häufigsten Fällen stehen in den eigenen Artikeln zum Reverse Charge nach §13b im Baugewerbe, zu Leistungen an EU-Unternehmen nach §3a und zur Kleinunternehmerregelung nach §19.

In NiemieckaFaktura wird der passende Hinweis automatisch aus dem Steuerszenario der Rechnung abgeleitet und gedruckt — Sie wählen das Szenario, nicht den Textbaustein.

§14c: ausgewiesene Steuer schulden Sie — auch zu Unrecht

Bei §19 (Kleinunternehmer), §13b (Reverse Charge) und der Differenzbesteuerung nach §25a darf auf der Rechnung kein Umsatzsteuerbetrag stehen. Weder als Prozentsatz noch als Eurobetrag.

Der Grund steht in §14c UStG: Wer Umsatzsteuer ausweist, die er gar nicht schuldet, schuldet sie trotzdem — allein wegen des Ausweises. Sie führen dann Geld ans Finanzamt ab, das Ihr Kunde Ihnen nie bezahlt hat. Die Korrektur ist möglich, aber aufwendig und setzt eine berichtigte Rechnung voraus.

Bei der Differenzbesteuerung kommt hinzu, dass die Marge selbst nicht offengelegt werden muss und die Steuer deshalb ohnehin nicht auf die Rechnung gehört.

Aufbewahrungspflicht — 8 Jahre, und der Sonderfall Privatperson

Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Unternehmer eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren für Rechnungen (§14b Abs. 1 UStG in der Fassung des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes). Vorher waren es zehn. Ein passender Hinweis auf der Rechnung:

Aufbewahrungspflicht: Als Unternehmer sind Sie verpflichtet, diese Rechnung 8 Jahre lang aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 UStG, BEG IV).

Für Privatpersonen gilt Nr. 9 des §14 Abs. 4 — und zwar nur unter einer Bedingung: Die Leistung muss im Zusammenhang mit einem Grundstück stehen. Dann sind zwei Jahre aufzubewahren, und der Hinweis ist Pflicht:

Aufbewahrungspflicht: Soweit es sich um eine steuerpflichtige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück handelt, sind Sie als Privatperson verpflichtet, diese Rechnung 2 Jahre lang aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).

Ein weit verbreiteter Fehler: Im Netz kursiert die Aussage, Privatkunden müssten Rechnungen generell zwei Jahre aufbewahren. Das stimmt nicht. Die Zwei-Jahres-Frist ist an den Grundstücksbezug geknüpft. Wer sie pauschal auf jede Rechnung an Privatkunden druckt — etwa auf eine Autoreparatur oder eine Beratung —, verbreitet eine falsche Rechtsauskunft.

Wie die Aufbewahrung technisch aussehen muss (Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, maschinelle Auswertbarkeit), regelt die GoBD — dazu der Artikel zur GoBD-konformen Archivierung.

Checkliste vor dem Versand

Ab 2025 kommt für den B2B-Bereich ein zweiter Prüfpunkt hinzu: das Format. Ein reines PDF ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes — Details dazu im Artikel zur E-Rechnungspflicht.

Häufige Fragen

Ist eine Rechnung ohne Rechnungsnummer ungültig?

Sie ist nicht nichtig, aber unvollständig: Dem Empfänger fehlt eine Voraussetzung für den Vorsteuerabzug, und er wird eine Korrektur verlangen. Ausnahme ist die Kleinbetragsrechnung bis 250 EUR brutto — dort ist die Nummer nach §33 UStDV entbehrlich. Für alle anderen Rechnungen gilt: fortlaufend und einmalig.

Reicht das Rechnungsdatum, wenn ich am Tag der Leistung abrechne?

Nein, das Feld muss trotzdem erkennbar sein. Zulässig ist der Zusatz „Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum". Fehlt jeder Bezug zum Leistungszeitpunkt, fehlt die Angabe nach §14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG.

Was ändert sich für mich als Kleinunternehmer?

§19 UStG betrifft ausschließlich die Umsatzsteuer: Auf der Rechnung steht kein Steuerbetrag, dafür der Hinweis „Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten." Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer, Ausstellungsdatum und eine nachvollziehbare Leistungsbeschreibung gehören weiterhin auf den Beleg. Eine durchgehende Nummerierung behalten Sie schon wegen der GoBD-Anforderungen an Ihre eigene Buchführung bei.

Was passiert, wenn ich bei Reverse Charge versehentlich 19 % ausweise?

Sie schulden den ausgewiesenen Betrag nach §14c UStG, obwohl das Geschäft eigentlich beim Leistungsempfänger versteuert wird. Ihr Kunde darf die Vorsteuer daraus nicht ziehen. Die Lösung ist eine berichtigte Rechnung — deshalb lohnt es sich, das Steuerszenario vor dem Versand zu prüfen statt danach.

Kann ich eine fehlerhafte Rechnung einfach neu ausdrucken?

Nur solange sie das Haus nicht verlassen hat. Eine bereits übermittelte Rechnung wird nicht überschrieben, sondern durch eine Rechnungskorrektur oder eine Stornorechnung mit neuer Nummer bereinigt. Die ursprüngliche Rechnung bleibt im Bestand — das verlangt die GoBD-konforme Unveränderbarkeit.

Dieser Beitrag gibt den Stand der Rechtslage allgemein wieder und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Bei Zweifeln zu Ihrem konkreten Sachverhalt fragen Sie Ihren Steuerberater.

Dieser Artikel dient nur zur Information und stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung dar — konsultieren Sie einen Steuerberater oder Rechtsanwalt.

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