Як правильно додати контрагента в застосунку для виставлення рахунків - 4 поля, які плутає кожен новий користувач

Найпоширеніша помилка нового користувача

Ви налаштовуєте нового контрагента в застосунку для виставлення рахунків. Форма показує понад десяток полів: назва компанії, адреса, Steuernummer, USt-IdNr., Kundennummer, Префікс нумерації... Усі вони виглядають схоже, більшість приймає цифри, а кожне має «необов’язкове» в дужках.

Цілком природно вставити податковий номер клієнта в перше поле, яке прийме цифри. І тут починається проблема: цей номер потім з’являється на кожному рахунку в дуже неочікуваному місці - або як префікс нумерації 1234567883/2026/001, або його взагалі ніде не видно, бо він потрапив у поле для зовсім іншої інформації.

Ця стаття пояснює, що означає кожне поле, що туди вписувати і чого туди абсолютно не можна вписувати.

Порівняльна таблиця - яке поле для чого

1. Steuernummer - німецький податковий номер

Що це таке: локальний німецький податковий номер, який Finanzamt присвоює кожній компанії та кожній особі, що веде діяльність у Німеччині. Формат: XX/XXX/XXXXX (напр. 12/345/67890), 10–11 цифр після видалення розділювачів.

Коли вписувати в контрагента: рідко. Найчастіше потрібно лише в рахунках §13b (Reverse Charge у будівництві) - тоді на рахунку з’являється ваш власний Steuernummer, а не контрагента. Поле «Steuernummer» у контрагента заповнюйте лише тоді, коли контрагент конкретно просить розмістити його номер на рахунку, або під час специфічних внутрішніх операцій.

Найпоширеніша помилка для клієнта з Німеччини: вписати сюди польський NIP замість німецького Steuernummer. Польський NIP - це USt-IdNr. (після зміни формату на PL1234567883), а не Steuernummer. Інакше для іноземної фірми з номером VAT іншої країни (напр. польської компанії з PL…): тут можна вписати її національний податковий номер (NIP) - цей національний номер застосунок не перевіряє за німецькими правилами. Натомість USt-IdNr. контрагента застосунок перевіряє у VIES: у фоні, коли в майстрі рахунку після вибору контрагента ви переходите далі (рахунок це не блокує), і вручну кнопкою «Перевірити USt-IdNr.» у редагуванні контрагента.

2. USt-IdNr. - європейський номер ПДВ

Що це таке: номер ідентифікації платника ПДВ у ЄС (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer). Кожен активний платник ПДВ у ЄС має свій USt-IdNr. Польський NIP після простого перетворення (додавання префікса PL) стає польським USt-IdNr.

Формат: DE123456788 (німецький, 9 цифр після DE), PL1234567883 (польський, 10 цифр після PL), ATU12345675 (австрійський) тощо.

Коли вписувати в контрагента: завжди, коли контрагент є активним платником ПДВ у Німеччині або іншій країні ЄС. Необхідно для:

• операцій у межах ЄС з Reverse Charge §3a UStG (послуги),
• перевірки в реєстрі VIES,
• внутрішньосоюзних постачань товарів (§4 Nr. 1b UStG).

Найпоширеніша помилка: сплутати зі Steuernummer. Якщо клієнт дає вам 10-значний номер без літерного префікса - це, ймовірно, Steuernummer (PL: NIP). Якщо дає номер із префіксом країни (DE, PL, AT) - це USt-IdNr.

3. Kundennummer - номер клієнта у вашій бухгалтерії

Що це таке: ваша внутрішня нумерація клієнтів, що використовується для впорядкування в бухгалтерії та інших програмах для виставлення рахунків (напр. DATEV). Формат довільний - K-001, KD2026-042, 12345.

Коли вписувати: якщо ви ведете нумерацію клієнтів в Excel або в іншій програмі і хочете зберегти узгодженість. У NiemieckaFaktura ви можете увімкнути автоматичне присвоєння Kundennummer (напр. K2026-0001) - за замовчуванням воно вимкнене, тож поле лишається порожнім, доки ви його не заповните.

Найпоширеніша помилка: вписувати сюди Steuernummer клієнта («це ж номер, який його ідентифікує»). Kundennummer - це ВАШ номер для ЦЬОГО клієнта, ваша внутрішня позначка, а не офіційний ідентифікатор.

4. Префікс нумерації - найчастіше плутають із податковим номером

Що це таке: коротке скорочення, яке з’явиться на початку номера кожного рахунка, що виставляється для цього конкретного контрагента. Поле необов’язкове - якщо залишити його порожнім, нумерація йде стандартно 2026/001, 2026/002.

Навіщо: полегшує швидке розпізнавання рахунків у довгому списку. Коли ви обслуговуєте кілька десятків клієнтів, рахунок ACME/2026/047 одразу каже «це рахунок для ACME GmbH», без потреби заглядати в деталі.

Приклади правильного використання:

Чого НЕ вписувати: податковий номер клієнта (Steuernummer, USt-IdNr.), NIP, REGON чи будь-який інший офіційний ідентифікатор. Ці номери мають свої спеціальні поля в розділі «Податкові дані» - і лише звідти система зчитає їх, щоб розмістити у відповідних місцях рахунка та файлу ZUGFeRD/XRechnung.

Чому це плутають: поле називається «Префікс нумерації», а податковий номер теж має в назві «номер». Інтуїція підказує: «ага, тут вписую його номер». Але «префікс нумерації» стосується нумерації рахунка, а не якогось номера клієнта.

Тест, чи зробили правильно: погляньте на попередній перегляд номера першого рахунка для цього контрагента. Якщо він виглядає як 1234567883/2026/001 - у вас у префіксі податковий номер, і це треба виправити. Він має виглядати як ACME/2026/001 або просто 2026/001.

5. Leitweg-ID - ви не знайдете її у формі контрагента

Важливо: Leitweg-ID не є полем контрагента. Це ідентифікатор маршрутизації для електронних рахунків (e-Rechnung) до німецьких державних установ (формат 991-12345-73, тричастинний, із контрольною цифрою в останніх двох знаках).

Де його вписують: безпосередньо на рахунку (у розділі відсилань/референсів), а не під час створення контрагента. Ви заповнюєте його лише тоді, коли виставляєте рахунок B2G (Business-to-Government) для німецької федеральної, земельної чи комунальної установи - це вимога XRechnung. Leitweg-ID ви завжди отримуєте від установи - у публічному замовленні або в договорі.

Для звичайного бізнес-клієнта: вам взагалі не потрібно ним займатися - його немає на картці контрагента.

6. Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge) - довідка USt 1 TG клієнта

Що це таке: довідка USt 1 TG від Finanzamt клієнта про те, що клієнт сам надає будівельні послуги. За будівельні послуги для такого клієнта ПДВ сплачує він (§13b UStG), а ви виставляєте рахунок без ПДВ.

Формат поля: ви вмикаєте Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge), вписуєте номер і дату чинності (щонайбільше 3 роки) та додаєте PDF, отриманий від клієнта. NiemieckaFaktura надсилає лист за 14 днів до завершення терміну.

Коли потрібно: коли ви надаєте будівельні послуги фірмі, яка сама надає будівельні послуги, - з Німеччини чи з іншої країни, також з Польщі. Freistellungsbescheinigung - це інше: ваша власна довідка (§48b EStG), яку ви показуєте замовнику, щоб він не утримував 15% Bauabzugsteuer. Вона не є умовою §13b, і її не вписують у картку контрагента.

Швидкий чек-лист для польського контрагента в Німеччині

Припустимо, ви додаєте польську будівельну компанію «Bauer Sp. z o.o.» з номером NIP 1234567883:

• ✅ Назва компанії: Bauer Sp. z o.o.
• ✅ Адреса: повна польська адреса з поштовим індексом
• ✅ Країна: Польща
• ✅ USt-IdNr.: PL1234567883 (NIP із префіксом PL)
• ✅ Steuernummer: порожньо (компанія не має німецького Steuernummer)
• ✅ Префікс нумерації: Bauer або порожньо (на ваш вибір)
• ✅ Kundennummer: K-001 або автоматично
• ✅ Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge): позначте, якщо ви надаєте цій фірмі будівельні послуги, а вона сама надає будівельні послуги (найпростіший доказ: її довідка USt 1 TG) - країна реєстрації не має значення; інакше залиште порожнім

Після першого рахунка перевірте ZUGFeRD

Після виставлення першого рахунка відкрийте згенерований PDF і перевірте:

1. Заголовок: номер рахунка виглядає як 2026/001 або ПРЕФІКС/2026/001 (не NIP/2026/001)
2. Розділ отримувача: податкові номери з’являються під назвою та адресою клієнта, у чітко позначених рядках «USt-IdNr.: PL...», а не вмішані в назву компанії чи номер документа
3. Файл XML ZUGFeRD: якщо бухгалтер клієнта імпортує рахунок, USt-IdNr має потрапити в поле <ram:SpecifiedTaxRegistration>, а не в <ram:ID> номера документа

Якщо щось виглядає не так - поверніться до картки контрагента і перевірте, чи не сплутали поля.

Підсумок

Більшість помилок при налаштуванні контрагента виникає через одну звичку: «у мене є номер клієнта, тож вставлю його в перше поле, яке прийме цифри». Насправді ж кожне поле у формі має своє конкретне завдання і - що важливіше - своє конкретне місце у згенерованому рахунку. Вставлення чогось не в те поле не блокує збереження, але результат ви побачите лише на PDF або коли клієнт надішле його назад із запитанням «чому мій податковий номер опинився в номері вашого рахунка?».

Ключові правила, якщо маєте сумніви:

• Податкові номери (Steuernummer, USt-IdNr.) → лише в полях із такою самою назвою
• Префікс нумерації → коротке скорочення клієнта (назва, ініціали), ніколи не офіційний номер
• Leitweg-ID → не в контрагенті, а на рахунку для німецької установи
• USt 1 TG клієнта → у полі Steuerschuldnerschaft (номер, дата, PDF); Freistellungsbescheinigung - ваш документ, а не клієнта

А якщо ви вже припустилися помилки - жодної трагедії. Достатньо відредагувати контрагента і виправити. Уже виставлені рахунки збережуть старі дані (вимога GoBD), але всі наступні підуть правильно.

---

Ця стаття має інформаційний характер і не є податковою чи юридичною консультацією - зверніться до податкового радника або юриста.