Як правильно додати контрагента в застосунку для виставлення рахунків — 5 полів, які плутає кожен новий користувач
Steuernummer, USt-IdNr., Leitweg-ID, префікс нумерації, Kundennummer — яке поле для чого і що найчастіше вписують не туди, куди треба. Посібник для підприємців у Німеччині.
Найпоширеніша помилка нового користувача
Ви налаштовуєте нового контрагента в застосунку для виставлення рахунків. Форма показує понад десяток полів: назва компанії, адреса, Steuernummer, USt-IdNr., Kundennummer, Префікс нумерації, Leitweg-ID... Усі вони виглядають схоже, більшість приймає цифри, а кожне має «необовʼязкове» в дужках.
Цілком природно вставити податковий номер клієнта в перше поле, яке прийме цифри. І тут починається проблема: цей номер потім зʼявляється на кожному рахунку в дуже неочікуваному місці — або як префікс нумерації 7691596854/2026/001, або його взагалі ніде не видно, бо він потрапив у поле для зовсім іншої інформації.
Ця стаття пояснює, що означає кожне поле, що туди вписувати і чого туди абсолютно не можна вписувати.
Порівняльна таблиця — яке поле для чого
| Поле | Що вписувати | Чого НЕ вписувати | Де зʼявиться на рахунку |
|---|---|---|---|
| Назва компанії | Повна юридична назва контрагента | Скорочення, торгову назву | Розділ «Empfänger» / «Отримувач» |
| Kundennummer | Номер клієнта (ваша внутрішня нумерація) | Податковий номер клієнта | Іноді під адресою клієнта |
| Steuernummer | Німецький податковий номер клієнта (формат 12/345/67890) | USt-IdNr., NIP | Під даними клієнта при §13b |
| USt-IdNr. | Номер ПДВ ЄС (формат DE123456789, PL1234567890) | Steuernummer | Під даними клієнта при операціях у межах ЄС |
| Префікс нумерації | Коротке скорочення клієнта (напр. ACME, MK) | Steuernummer, USt-IdNr. | На початку номера рахунка: ACME/2026/001 |
| Leitweg-ID | ID установи (формат 991-12345-67) | NIP, Steuernummer | У метаданих XRechnung |
| Freistellungsbescheinigung | PDF звільнення §13b від Finanzamt | Нічого іншого — це вкладення PDF | У метаданих рахунка §13b |
1. Steuernummer — німецький податковий номер
Що це таке: локальний німецький податковий номер, який Finanzamt присвоює кожній компанії та кожній особі, що веде діяльність у Німеччині. Формат: XX/XXX/XXXXX (напр. 12/345/67890), 10–11 цифр після видалення розділювачів.
Коли вписувати в контрагента: рідко. Найчастіше потрібно лише в рахунках §13b (Reverse Charge у будівництві) — тоді на рахунку зʼявляється ваш власний Steuernummer, а не контрагента. Поле «Steuernummer» у контрагента заповнюйте лише тоді, коли контрагент конкретно просить розмістити його номер на рахунку, або під час специфічних внутрішніх операцій.
Найпоширеніша помилка: вписати сюди польський NIP замість німецького Steuernummer. Польський NIP — це USt-IdNr. (після зміни формату на PL1234567890), а не Steuernummer.
2. USt-IdNr. — європейський номер ПДВ
Що це таке: номер ідентифікації платника ПДВ у ЄС (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer). Кожен активний платник ПДВ у ЄС має свій USt-IdNr. Польський NIP після простого перетворення (додавання префікса PL) стає польським USt-IdNr.
Формат: DE123456789 (німецький, 9 цифр після DE), PL1234567890 (польський, 10 цифр після PL), ATU12345678 (австрійський) тощо.
Коли вписувати в контрагента: завжди, коли контрагент є активним платником ПДВ у Німеччині або іншій країні ЄС. Необхідно для:
- операцій у межах ЄС з Reverse Charge §3a UStG (послуги),
- перевірки в реєстрі VIES,
- внутрішньосоюзних постачань товарів (§4 Nr. 1b UStG).
Найпоширеніша помилка: сплутати зі Steuernummer. Якщо клієнт дає вам 10-значний номер без літерного префікса — це, ймовірно, Steuernummer (PL: NIP). Якщо дає номер із префіксом країни (DE, PL, AT) — це USt-IdNr.
3. Kundennummer — номер клієнта у вашій бухгалтерії
Що це таке: ваша внутрішня нумерація клієнтів, що використовується для впорядкування в бухгалтерії та інших програмах для виставлення рахунків (напр. DATEV). Формат довільний — K-001, KD2026-042, 12345.
Коли вписувати: якщо ви ведете нумерацію клієнтів в Excel або в іншій програмі і хочете зберегти узгодженість. Більшість застосунків для виставлення рахунків присвоює Kundennummer автоматично — у NiemieckaFaktura формат за замовчуванням K2026-0001, його можна змінити в Налаштуваннях.
Найпоширеніша помилка: вписувати сюди Steuernummer клієнта («це ж номер, який його ідентифікує»). Kundennummer — це ВАШ номер для ЦЬОГО клієнта, ваша внутрішня позначка, а не офіційний ідентифікатор.
4. Префікс нумерації — найчастіше плутають із податковим номером
Що це таке: коротке скорочення, яке зʼявиться на початку номера кожного рахунка, що виставляється для цього конкретного контрагента. Поле необовʼязкове — якщо залишити його порожнім, нумерація йде стандартно 2026/001, 2026/002.
Навіщо: полегшує швидке розпізнавання рахунків у довгому списку. Коли ви обслуговуєте кілька десятків клієнтів, рахунок ACME/2026/047 одразу каже «це рахунок для ACME GmbH», без потреби заглядати в деталі.
Приклади правильного використання:
| Що вписати | Номер рахунка |
|---|---|
ACME | ACME/2026/001 |
Bauer | Bauer/2026/001 |
MK (ініціали клієнта) | MK/2026/001 |
| (порожньо) | 2026/001 |
Чого НЕ вписувати: податковий номер клієнта (Steuernummer, USt-IdNr.), NIP, REGON чи будь-який інший офіційний ідентифікатор. Ці номери мають свої спеціальні поля в розділі «Податкові дані» — і лише звідти система зчитає їх, щоб розмістити у відповідних місцях рахунка та файлу ZUGFeRD/XRechnung.
Чому це плутають: поле називається «Префікс нумерації», а податковий номер теж має в назві «номер». Інтуїція підказує: «ага, тут вписую його номер». Але «префікс нумерації» стосується нумерації рахунка, а не якогось номера клієнта.
Тест, чи зробили правильно: погляньте на попередній перегляд номера першого рахунка для цього контрагента. Якщо він виглядає як 7691596854/2026/001 — у вас у префіксі податковий номер, і це треба виправити. Він має виглядати як ACME/2026/001 або просто 2026/001.
5. Leitweg-ID — лише для установ та публічних організацій
Що це таке: ідентифікатор маршрутизації для електронних рахунків (e-Rechnung) до німецьких державних установ. Формат: 991-12345-67 (чотиричастинний, із контрольною цифрою в останніх двох знаках).
Коли вписувати: лише коли контрагентом є федеральна, земельна чи комунальна установа в Німеччині. Обовʼязкове для XRechnung у рахунках B2G (Business-to-Government). Leitweg-ID ви завжди отримуєте від установи — у публічному замовленні або в договорі.
Найпоширеніша помилка: вписувати сюди будь-що для бізнес-контрагента. Якщо ваш клієнт — це компанія (а не установа), це поле залишаєте порожнім. Формат Leitweg-ID характерний (цифри з дефісами всередині) — легко перевірити, чи взагалі клієнт має такий номер.
6. Freistellungsbescheinigung — вкладення PDF, а не текст
Що це таке: довідка від Finanzamt, що звільняє контрагента від обовʼязку утримання податку Bauabzugsteuer (15% при будівельних послугах понад 5000 EUR на рік). Стосується лише будівельної галузі в Німеччині (§48 EStG).
Формат поля: вкладення PDF — ви завантажуєте файл, отриманий від клієнта, а не вписуєте текст чи номер. NiemieckaFaktura перевіряє дату чинності (зазвичай 3 роки) і попереджає про закінчення терміну.
Коли потрібно: якщо ви позначили в контрагента «Reverse Charge §13b» і виставляєте будівельні послуги. Без чинної Freistellung Finanzamt може оскаржити звільнення від ПДВ.
Швидкий чек-лист для польського контрагента в Німеччині
Припустимо, ви додаєте польську будівельну компанію «Bauer Sp. z o.o.» з номером NIP 7691596854:
✅ Назва компанії: Bauer Sp. z o.o.
✅ Адреса: повна польська адреса з поштовим індексом
✅ Країна: Польща
✅ USt-IdNr.: PL7691596854 (NIP із префіксом PL)
✅ Steuernummer: порожньо (компанія не має німецького Steuernummer)
✅ Префікс нумерації: Bauer або порожньо (на ваш вибір)
✅ Kundennummer: K-001 або автоматично
✅ Leitweg-ID: порожньо (це компанія, а не установа)
✅ Freistellungsbescheinigung: порожньо (хіба що у вас є документ від клієнта)
✅ Reverse Charge §13b: позначайте лише якщо виставляєте будівельні послуги для компанії, зареєстрованої в Німеччині (не стосується польських клієнтів)
Після першого рахунка перевірте ZUGFeRD
Після виставлення першого рахунка відкрийте згенерований PDF і перевірте:
- Заголовок: номер рахунка виглядає як
2026/001абоПРЕФІКС/2026/001(неNIP/2026/001) - Розділ отримувача: податкові номери зʼявляються під назвою та адресою клієнта, у чітко позначених рядках «USt-IdNr.: PL...», а не вмішані в назву компанії чи номер документа
- Файл XML ZUGFeRD: якщо бухгалтер клієнта імпортує рахунок, USt-IdNr має потрапити в поле
<ram:SpecifiedTaxRegistration>, а не в<ram:ID>номера документа
Якщо щось виглядає не так — поверніться до картки контрагента і перевірте, чи не сплутали поля.
Підсумок
Більшість помилок при налаштуванні контрагента виникає через одну звичку: «у мене є номер клієнта, тож вставлю його в перше поле, яке прийме цифри». Насправді ж кожне поле у формі має своє конкретне завдання і — що важливіше — своє конкретне місце у згенерованому рахунку. Вставлення чогось не в те поле не блокує збереження, але результат ви побачите лише на PDF або коли клієнт надішле його назад із запитанням «чому мій податковий номер опинився в номері вашого рахунка?».
Ключові правила, якщо маєте сумніви:
- Податкові номери (Steuernummer, USt-IdNr.) → лише в полях із такою самою назвою
- Префікс нумерації → коротке скорочення клієнта (назва, ініціали), ніколи не офіційний номер
- Leitweg-ID → лише коли клієнт — це німецька установа
- Freistellungsbescheinigung → PDF, а не текст
А якщо ви вже припустилися помилки — жодної трагедії. Достатньо відредагувати контрагента і виправити. Уже виставлені рахунки збережуть старі дані (вимога GoBD), але всі наступні підуть правильно.