Numerotare personalizată a facturilor — prefixe, subtipuri, format
În mod implicit, facturile din NiemieckaFaktura sunt numerotate în formatul **2026/001**, **2026/002**, **2026/003**… Acest lucru este suficient pentru majoritatea firmelor mici. Dar dacă aveți cerințe specifice — o secvență separată pentru facturile de vânzare și pentru corecții, un prefix cu numele firmei, numerotare diferită pentru proiecte diferite — puteți configura un format propriu. Întreaga configurație este conformă cu §14 UStG și GoBD: secvența trebuie să fie continuă și unică. Sistemul veghează asupra acestui lucru în mod automat.
- 1
Deschideți Setări → Numerotare
În meniul lateral apăsați Setări, apoi fila Numerotare facturi. Veți vedea formatul curent (implicit "YYYY/NNN") cu o previzualizare a modului în care ar arăta numărul următoarei facturi emise.
- 2
Adăugați un prefix de firmă
În câmpul Prefix introduceți codul dumneavoastră — de exemplu "RE" (Rechnung), "INV" (Invoice) sau o abreviere a numelui firmei ("MUL" pentru Müller GmbH). Sub câmp veți vedea previzualizarea: RE/2026/001. Prefixul va apărea înaintea datei pe fiecare factură.
Modificarea prefixului **nu va anula** facturile deja emise — acestea își păstrează numerele vechi. Modificarea se aplică doar facturilor nou emise.
- 3
Prefixe separate pentru fiecare tip de factură
Dacă doriți să aveți secvențe de numere separate pentru diferitele tipuri de factură, activați opțiunea Prefixe pe tip. Vor apărea 4 câmpuri:
- Factură standard — implicit RE/
- Corecție — implicit KORR/
- Storno — implicit S/
- Abschlag (avans pentru construcții) — implicit A/
Exemplu: RE/2026/001, RE/2026/002… pentru facturile obișnuite, iar KORR/2026/001 pentru prima corecție (secvență independentă).
Această soluție este preferată de contabili — le este mai ușor să sorteze corecțiile separat de facturile de vânzare. Dar fiecare secvență trebuie să fie **secvențială fără lacune**.
- 4
Subtipuri personalizate (Premium)
În planul Premium puteți crea subtipuri de factură proprii cu prefixe separate — de exemplu, dacă desfășurați mai multe linii de afaceri:
- "Curățenie" (sub tipul Rechnung) — prefix CUR/
- "Acoperișuri" (sub tipul Standard) — prefix DACH/
- "Închiriere echipamente" — prefix INCH/
La emiterea facturii alegeți subtipul din meniul derulant, iar sistemul folosește prefixul acestuia. Storno/corecția la o factură cu subtip moștenește prefixul: CUR/S/2026/001 pentru un storno al unei facturi de curățenie. Totul automat.
Gestionarea subtipurilor: **Setări → Subtipuri de factură**. Acolo le adăugați, editați și arhivați. Maximum 20 de subtipuri pe tip (Standard/Rechnung/Material etc.).
- 5
Prefixe pe contractant (foarte avansat)
Dacă doriți ca fiecare contractant să aibă o secvență separată — de exemplu, pentru un client B2B mare care așteaptă numere în forma "MUL-2026-001" — deschideți fișa contractantului, secțiunea Avansat, și setați un Prefix individual. Facturile pentru acest contractant vor fi numerotate independent de secvența principală.
Atenție: Această soluție este folosită rar — GoBD impune o secvență generală fără lacune, iar prefixele individuale complică auditul. Folosiți-o doar dacă clientul o cere în mod explicit.
- 6
Verificați previzualizarea și salvați
În partea de jos a paginii de setări vedeți o Previzualizare a următoarelor numere — exact cum vor arăta primele 3 numere după salvarea modificărilor. Asigurați-vă că totul este în regulă și apăsați Salvează setările. Modificarea intră în vigoare imediat — următoarea factură emisă va folosi noul format.
Regulile pe care formatul dumneavoastră trebuie să le respecte
Dreptul fiscal german (§14 UStG + GoBD) impune numerelor de factură:
- Unicitate — fiecare număr o singură dată în întreaga istorie a firmei (nu pe an — la nivel global)
- Secvențialitate — fără lacune în șir. Nu puteți avea 2026/001, 2026/003 fără 002
- Identificabilitate — din număr trebuie să rezulte fără echivoc despre ce factură este vorba
Aplicația veghează automat asupra tuturor celor trei reguli — nu este posibil să emiteți o factură cu un număr care există deja, nici să omiteți un număr.
Ce să faceți la începutul noului an
An de an, facturile încep de la 001. Aceasta NU este o lacună în sensul GoBD — trecerea 2025/999 → 2026/001 este standardul. Aplicația resetează contorul pe 1 ianuarie la 00:00 (Berlin).
Dacă doriți o continuare neîntreruptă fără resetare (de exemplu 2025/999 → 2025/1000 → 2026/1001) — debifați în setări Resetare anuală. Atunci șirul este neîntrerupt, dar numerele cresc la nesfârșit.
Modificarea în cursul anului
Modificarea prefixului sau a formatului după emiterea primelor facturi din anul curent este permisă, dar:
- Facturile vechi își păstrează numerele vechi (GoBD — imutabilitate)
- Facturile noi vor folosi noul format începând de la următorul număr
- Secvența numerelor va crește în mod continuu — de exemplu, după factura 2026/050 (formatul vechi), următoarea va fi RE/2026/051 (formatul nou, contor continuat)
Finanzamt acceptă o astfel de modificare, atâta timp cât continuitatea numerotării este păstrată.