Export DATEV — trimiteți facturile direct contabilului
DATEV este standardul contabilității germane — practic fiecare Steuerberater folosește software DATEV pentru ținerea evidenței dumneavoastră. În loc să îi trimiteți facturi PDF (pe care trebuie să le transcrie manual), pregătiți cu un singur clic un **pachet de export DATEV**. Contabilul importă fișierul, sistemul DATEV înregistrează automat facturile, iar dumneavoastră plătiți mai puțin pentru orele de lucru (și dispar erorile de transcriere).
- 1
Asigurați-vă că aveți datele de la contabil
Înainte de primul export, aveți nevoie de la contabil de 3 date din DATEV:
- Numărul de client (Mandantennummer) — numărul dumneavoastră în sistemul contabilului (5-7 cifre)
- Numărul consultantului (Beraternummer) — numărul contabilului (5-7 cifre)
- Planul de conturi (Kontenrahmen) — SKR03 sau SKR04 (planul de conturi standard german)
Scrieți-i contabilului: "Am nevoie de datele pentru exportul DATEV: Mandantennummer, Beraternummer, Kontenrahmen (SKR03/04)". Răspunsul vine în 5 minute — fiecare Steuerberater cunoaște acești termeni.
Diferența dintre SKR03 și SKR04: SKR03 este cel mai vechi, dar încă cel mai frecvent în firmele mici. SKR04 este standardul mai nou, mai detaliat (folosit de companiile mai mari). Pentru 90 % dintre antreprenorii solo — SKR03.
- 2
Introduceți datele DATEV în setări
În meniu apăsați Setări → Export DATEV. Completați:
- Mandantennummer — de la contabil
- Beraternummer — de la contabil
- Kontenrahmen — alegeți SKR03 sau SKR04
- Contul implicit de client (Debitor) — de obicei gol, sistemul atribuie automat numere secvențiale în intervalul 10000-69999 (regula DATEV)
Salvați. Aceste date se salvează o singură dată — nu trebuie să le introduceți înaintea fiecărui export.
- 3
Alegeți intervalul de date pentru export
Mergeți la Facturi → Export DATEV (sau folosiți scurtătura din Panou). Alegeți intervalul de date:
- Luna curentă — tipic, când trimiteți lunar contabilului
- Luna precedentă — frecvent la sfârșitul lunii următoare (după finalizare)
- Trimestrul / anul curent — pentru declarațiile trimestriale / anuale
- Interval personalizat — orice date
Sistemul va afișa câte facturi vor fi exportate și suma totală.
Dacă unele facturi sunt încă în stare de ciornă, ele nu vor fi exportate — DATEV acceptă doar **facturi finalizate**. Verificați înainte de export dacă totul este finalizat.
- 4
Alegeți formatul de export
Două formate la alegere:
- DATEV CSV (Belegbuchung) — recomandat pentru majoritatea contabililor. Fișier ușor, import simplu. Conține facturile de vânzare cu poziții și TVA.
- DATEV XML (DATEV Format) — mai detaliat, cu atașamente PDF incluse în pachet. Necesită o versiune mai nouă de DATEV la contabil.
Întrebați contabilul ce format dorește. Dacă nu știe — alegeți CSV: este sigur și compatibil cu orice versiune de DATEV Unternehmen online.
- 5
Generați pachetul și verificați rezumatul
Apăsați Generează export. Sistemul pregătește pachetul în câteva secunde și afișează un rezumat:
- Numărul de facturi exportate
- Suma totală netă, TVA, brută
- Defalcare pe cotă de TVA (19 %, 7 %, 0 % §13b)
- Lista contractanților noi (Debitor) cărora sistemul le-a atribuit numere consecutive
Dacă totul corespunde registrului dumneavoastră de vânzări — descărcați pachetul (ZIP cu fișier CSV sau XML + instrucțiuni de import pentru contabil).
- 6
Trimiteți contabilului
Varianta A: Trimiteți prin e-mail din aplicație — introduceți adresa contabilului, sistemul atașează automat pachetul ZIP și o scurtă descriere ("Export facturi DATEV pentru [luna]").
Varianta B: Descărcați pe disc și trimiteți singur (e-mail, DATEV DMS, Dropbox — cum preferați).
Contabilul deschide pachetul în DATEV Unternehmen online → Belegbuchung → Import CSV/XML. Sistemul contabilului înregistrează facturile în câteva secunde — gata.
Pachetul ZIP conține un fișier "Anleitung.pdf" (în germană) cu instrucțiuni de import — contabilul nu trebuie să vă sune pentru detalii.
Ce conține exact fișierul CSV
Fișierul de export conține coloane în standardul DATEV:
| Coloană | Conținut |
|---|---|
| Umsatz | Suma netă a facturii |
| Soll/Haben | Debit/Credit (automat) |
| WKZ Umsatz | Codul valutei (EUR) |
| Konto | Contul de venituri (8400 pentru SKR03) |
| Gegenkonto | Contul de debitor (10000+ pentru SKR03) |
| BU-Schlüssel | Codul de TVA DATEV (6 pentru 19 %, 4 pentru 7 %, 0 pentru §13b) |
| Belegdatum | Data facturii |
| Belegfeld 1 | Numărul facturii |
| Buchungstext | Descriere (numele contractantului + scurtă descriere a serviciului) |
Pachetul conține și un fișier separat Stammdaten.csv cu datele contractanților noi (nume, adresă, USt-IdNr, numărul de debitor atribuit automat).
Frecvența exporturilor — recomandări
- Lunar (în ziua a 5-a a lunii următoare) — pentru USt-Voranmeldung (declarația lunară de TVA). Cel mai frecvent pentru firmele mici.
- Trimestrial — dacă aveți USt-Voranmeldung trimestrială (cifră de afaceri mică)
- Continuu — companiile mari exportă săptămânal sau chiar zilnic
Ce faceți dacă ceva nu merge
Contabilul spune "fișierul nu se importă" — cele mai frecvente cauze:
- Mandantennummer/Beraternummer incorect → verificați setările aplicației
- Versiunea DATEV a contabilului este mai veche de 2020 → folosiți CSV în loc de XML
- Codarea fișierului (rar) → scrieți la suport, veți primi un fișier într-o codare alternativă
Nu s-a exportat tot — verificați dacă:
- Toate facturile din interval sunt finalizate (ciornele nu se exportă)
- Intervalul de date este corect (de exemplu, exportul pentru martie are nevoie de datele 01.03 - 31.03)
- Nu aveți facturi anulate (storno se exportă separat, cu sumă negativă)
Mai mult context juridic
DATEV nu este doar un format de fișiere — este întregul ecosistem al contabilității germane. Ghid complet pentru contabil (și de ce este nevoie de toate acestea): DATEV Export — ghid pentru contabil.