Export DATEV — trimiteți facturile direct contabilului
DATEV este standardul contabilității germane — practic fiecare Steuerberater folosește software DATEV pentru ținerea evidenței dumneavoastră. În loc să îi trimiteți facturi PDF (pe care trebuie să le transcrie manual), pregătiți cu un singur clic un **fișier Buchungsstapel** (EXTF CSV) cu înregistrări de vânzare gata făcute: sumă brută, cont de debitor, cont de venituri potrivit cotei de TVA și scenariului (§13b, §19, livrare intracomunitară), dată și număr de factură. Contabilul importă fișierul, DATEV înregistrează facturile, iar dumneavoastră plătiți mai puțin pentru orele de lucru.
- 1
Asigurați-vă că aveți datele de la contabil
Înainte de primul export, aveți nevoie de la contabil de 4 informații:
- Beraternummer — numărul cabinetului în DATEV (4–7 cifre, de la 1001)
- Mandantennummer — numărul dumneavoastră de client la contabil (1–5 cifre)
- Kontenrahmen — SKR03 sau SKR04 (planul de conturi standard german)
- Modul de înregistrare — contabilitate completă cu bilanț (Soll) sau EÜR, adică înregistrare la data plății (Ist)
Scrieți-i contabilului: „Am nevoie de datele pentru exportul DATEV: Beraternummer, Mandantennummer, Kontenrahmen (SKR03/04) și dacă înregistrăm Soll sau EÜR". Dacă nu aveți încă numerele, exportul funcționează oricum: fișierul primește substituenții 1001/1, iar contabilul atribuie mandantul corect la import.
Diferența dintre SKR03 și SKR04: SKR03 este cel mai vechi, dar încă cel mai frecvent în firmele mici. SKR04 este standardul mai nou, mai detaliat (folosit de companiile mai mari). Pentru majoritatea antreprenorilor solo — SKR03, dar decide planul de conturi al contabilului dumneavoastră.
- 2
Deschideți fereastra de export și introduceți datele DATEV
Mergeți la Facturi → Export → Export DATEV (în Android: selectați facturile → DATEV). La primul export aplicația întreabă despre modul de impozitare (Soll / Ist) și reține răspunsul. În fereastră completați:
- Beraternummer și Mandantennummer — de la contabil
- Kontenrahmen — SKR03 sau SKR04
- Conturile clienților în fișier (Debitoren) — în modul Soll alegeți: cont separat pentru fiecare client (implicit; numere noi de la 10001, numărul de start îl schimbați la cererea biroului, de ex. „de la 20000") sau un singur cont colectiv (1400 în SKR03 / 1200 în SKR04, fără decontări pe client — așa exportă magazinele cu clienți ocazionali)
La conturi separate, numărul introdus în datele clientului (câmpul „Cont debitor (DATEV)") are prioritate — așa preluați numerotarea biroului. Restul clienților îi numerotăm automat și salvăm numărul la client, astfel încât exporturile următoare rămân consecvente, iar în ZIP adăugăm fișierul EXTF_DebKred_Stamm.csv cu datele acestor conturi — biroul îl importă înaintea Buchungsstapel, iar conturile se creează singure. Toate setările se salvează în datele firmei și funcționează pe web și în Android.
- 3
Alegeți facturile sau intervalul de date și faceți Previzualizare
Exportați facturile selectate sau un interval de date (de obicei toată luna precedentă). În fișier ajung doar facturile finalizate — ciornele sunt omise. Fiecare lună este un fișier separat (DATEV și Agenda importă un fișier într-o singură perioadă contabilă) — un interval de mai multe luni îl descărcați ca ZIP cu câte un fișier pe lună; un ZIP acoperă un an fiscal.
Apăsați Previzualizare: veți vedea numărul de rânduri, suma brută, avertismente (de ex. facturi de avans și finală ale aceluiași proiect, numere DATEV lipsă) și lista facturilor omise cu motivul — verificați-o înainte de a trimite fișierul.
În modul Ist / EÜR, în fișier ajung doar facturile marcate ca plătite (cu data plății). Dacă Previzualizarea arată „7 din 50", de obicei acesta este motivul — marcați plățile sau treceți pe Soll.
- 4
Soll sau Ist / EÜR — verificați modul setat
Modul decide care facturi și cu ce dată ajung în fișier:
- Soll (angajamente) — fiecare factură finalizată, cu data emiterii, pe contul clientului dumneavoastră în DATEV. Așa se înregistrează la bilanț și oriunde biroul înregistrează facturile în ziua emiterii (adesea și la EÜR); dacă aveți Ist-Versteuerung de la Finanzamt, DATEV mută singur TVA-ul la momentul încasării.
- Ist / EÜR (de casă) — doar facturile marcate ca plătite, cu data plății (ratele separat), pe contul de decontare EÜR 1371 (SKR03) / 1486 (SKR04). Doar dacă biroul vă înregistrează venitul abia la încasare (EÜR după încasări).
Modul îl schimbați în fereastra de export (pentru un export) sau în Setări → Facturi (permanent).
Nu știți care? Nu depinde de forma juridică sau de cifra de afaceri. Întrebați biroul într-o singură frază: „Îmi înregistrați facturile la emitere sau abia la încasare?". La emitere → Soll, la încasare → Ist.
- 5
Generați fișierul și citiți mesajul
Apăsați Exportați DATEV CSV. Descărcați fișierul
EXTF_Buchungsstapel_AAAA-LL.csvîn format DATEV (EXTF 700, codificare CP1252, punct și virgulă), iar la mai multe luni un ZIP cu câte un astfel de fișier pe lună. Mesajul de după export spune câte rânduri are fișierul și câte facturi au fost omise (fără plată în modul Ist, ciorne) — dacă cifrele vă surprind, reveniți la Previzualizare.Nu deschideți fișierul în Excel și nu îl salvați din nou — Excel schimbă codificarea și formatul sumelor, iar un astfel de fișier DATEV îl respinge. Transmiteți-l exact în forma în care a fost descărcat.
Un interval care cuprinde doi ani fiscali va fi blocat — DATEV acceptă un Wirtschaftsjahr per fișier. Exportați decembrie și ianuarie separat.
- 6
Transmiteți fișierul contabilului
Trimiteți fișierul prin e-mail sau încărcați-l în DATEV Unternehmen online, dacă acel contabil v-a dat acces. Contabilul îl importă în DATEV Kanzlei-Rechnungswesen → Bestand → Importieren → DATEV-Format-Daten (sau prin Stapelverarbeitung). Lotul este neblocat (Festschreibung 0), deci mai poate reînregistra poziții individuale, de ex. deconta avansurile.
Merită să atașați un ZIP cu facturile PDF (Facturi → Export → Exportă ZIP): fiecare factură este un PDF/A-3 cu ZUGFeRD XML încorporat, pe care contabilul îl atașează în DATEV ca Belegbild. La primul export cereți un import de test al câtorva facturi și un feedback — fiecare cabinet are propriile setări de mandant.
Ce conține exact fișierul CSV
Fișierul este un DATEV Buchungsstapel în formatul EXTF 700 (versiunea 13): două linii de antet (metadate + numele celor 125 de coloane) și câte un rând pentru fiecare cotă de TVA a facturii (o factură cu poziții la 19% și 7% dă două rânduri). Completăm primele 14 coloane, restul rămân goale — exact cum fac și celelalte programe care exportă către DATEV.
| Coloană | Conținut |
|---|---|
| Umsatz | Suma brută (întotdeauna pozitivă — direcția o dă Soll/Haben) |
| Soll/Haben | S pentru facturi, H pentru storno și corecții |
| WKZ Umsatz | Valuta (EUR; la PLN suplimentar cursul și suma în EUR) |
| Konto | Contul de debitor al clientului (numărul din fișă sau automat de la numărul de start, implicit 10001) sau contul colectiv 1400/1200 — în modul Ist contul EÜR 1371/1486 |
| Gegenkonto | Contul de venituri potrivit scenariului (tabelul de mai jos) |
| BU-Schlüssel | gol — conturile de venituri sunt Automatikkonten, DATEV calculează singur TVA-ul |
| Belegdatum | Data facturii (Soll) sau a plății (Ist), format ZZLL |
| Belegfeld 1 | Numărul facturii (max. 36 de caractere: litere, cifre și $&%*+-/) |
| Belegfeld 2 | Numărul facturii originale la storno/corecție (max. 12 caractere) |
| Buchungstext | Numele clientului + marcaj: Abschlagsrechnung, SR abzgl. AR…, Storno zu…, Teilzahlung n/N |
Conturi de venituri (Gegenkonto)
| Scenariu | SKR03 | SKR04 |
|---|---|---|
| 19% | 8400 | 4400 |
| 7% | 8300 | 4300 |
| Reverse Charge §13b (de ex. Bauleistungen în Germania) | 8337 | 4337 |
| Serviciu pentru o firmă din altă țară UE (§3a Abs. 2, Zusammenfassende Meldung) | 8336 | 4336 |
| Livrare intracomunitară de bunuri §4 Nr. 1b | 8125 | 4125 |
| Export în afara UE §4 Nr. 1a | 8120 | 4120 |
| Kleinunternehmer §19 (de la SKR 2025) | 8192 | 4184 |
| Alte 0% | 8100 | 4100 |
| §25a (marjă) — partea din prețul de achiziție | 8197 | 4132 |
| §25a (marjă) — marja propriu-zisă, 19% | 8199 | 4134 |
Avansuri și factura finală: Factura de avans (Abschlagsrechnung) se înregistrează în sumă întreagă la emitere, iar factura finală (Schlussrechnung) doar cu suma rămasă de plată după scăderea avansurilor, cu marcajul „SR abzgl. AR …" în Buchungstext — contul de venituri arată proiectul o singură dată, iar biroul nu scade avansurile a doua oară. Facturile §25a le împărțim pe două rânduri: partea din prețul de achiziție fără TVA și marja propriu-zisă în contul de 19%, deci biroul nu trebuie să le reînregistreze. Excepție este metoda Gesamtdifferenz: acolo marja se calculează pe întreaga perioadă, nu pe factura individuală, așa că rămâne un singur rând fără TVA, iar marja perioadei o stabilește biroul.
Frecvența exporturilor
- Lunar (la câteva zile după încheierea lunii) — pentru USt-Voranmeldung lunară. Cel mai frecvent.
- Trimestrial — dacă aveți USt-Voranmeldung trimestrială.
Ce faceți dacă ceva nu merge
Contabilul spune „fișierul nu se importă":
- Beraternummer/Mandantennummer din fișier nu corespund mandantului din DATEV → corectați în fereastra de export.
- Fișierul a fost deschis și salvat în Excel → exportați din nou și transmiteți originalul.
- Kontenrahmen greșit (SKR03 în loc de SKR04) → DATEV raportează conturi inexistente; schimbați planul de conturi.
În fișier sunt mai puține facturi decât în listă:
- modul Ist / EÜR ia doar facturile marcate ca plătite — marcați plățile sau treceți pe Soll,
- ciornele nu se exportă — finalizați-le,
- intervalul cuprindea doi ani — exportul este blocat, împărțiți-l.
Numărul facturii arată altfel decât pe factură: DATEV permite în Belegfeld 1 doar litere, cifre și caracterele $&%*+-/ — spațiile, punctele și diacriticele le eliminăm sau le înlocuim, iar Previzualizarea avertizează despre asta.
Mai mult context
Ghid complet pentru contabil (ce face DATEV cu acest fișier și de ce este nevoie de toate acestea): DATEV Export — ghid pentru contabil.