Cum să importați clienții dintr-un fișier CSV în NiemieckaFaktura
Pas cu pas: exportul clienților din programul dumneavoastră actual într-un fișier CSV și importul în NiemieckaFaktura. Maparea câmpurilor, formatele CSV și sfaturi practice.
De ce să importați clienții?
Dacă administrați o firmă în Germania, cel mai probabil aveți deja o bază de clienți într-un alt program de facturare sau de contabilitate. Rescrierea manuală a zecilor sau sutelor de clienți înseamnă pierdere de timp și risc de erori — o greșeală de tastare în adresă sau lipsa USt-IdNr înseamnă o factură incorectă.
NiemieckaFaktura oferă importul clienților dintr-un fișier CSV, cu recunoașterea automată a formatelor tipice de export ale programelor de contabilitate utilizate în Germania.
Surse de import acceptate
| Sursă | Descriere |
|---|---|
| Alt program de facturare | Exportul clienților într-un fișier CSV |
| DATEV | Standard în birourile de contabilitate (Steuerberater) |
| Fișier CSV/XLSX | Orice sursă — maparea manuală a coloanelor |
Export din programul dumneavoastră actual — pas cu pas
Pasul 1: Deschideți lista de clienți
În programul dumneavoastră actual de facturare, accesați lista de clienți (de obicei Kunden / Kontakte / Stammdaten). Veți vedea lista tuturor clienților cu datele lor.
Pasul 2: Exportați în CSV
- Selectați funcția de export al datelor în format CSV (cel mai adesea în meniul Datei → Datenexport sau Exportieren)
- Alegeți domeniul: Alle Kunden (Toți clienții) sau bifați anumiți clienți
- Selectați câmpurile de exportat:
- Firma (numele firmei)
- Anrede (formula de adresare)
- Vorname, Nachname (prenume, nume)
- Straße (strada și numărul)
- PLZ (codul poștal)
- Ort (orașul)
- Land (țara)
- Telefon
- USt-IdNr (numărul de TVA)
- Steuernummer
Pasul 3: Salvați fișierul
- Salvați fișierul CSV pe disc
- Important: multe programe folosesc în mod implicit codificarea ANSI (Windows-1252)
- Dacă aveți clienți cu caractere poloneze (ą, ę, ć, ś, ź, ż, ó, ł, ń) sau cu umlauturi germane (ä, ö, ü, ß), schimbați codificarea în UTF-8
- Cum se schimbă: deschideți fișierul în Notepad → Salvare ca → Codificare: UTF-8
Import în NiemieckaFaktura — pas cu pas
Pasul 1: Accesați importul
- Conectați-vă la NiemieckaFaktura
- Accesați Setări → Import clienți
Pasul 2: Alegeți sursa
Alegeți de unde importați datele:
- Alt program de facturare — sistemul recunoaște automat formatul tipic al coloanelor
- DATEV — formatul de export DATEV
- CSV — fișier CSV general (maparea manuală a coloanelor)
Pasul 3: Încărcați fișierul
- Faceți clic pe Selectați fișierul și indicați fișierul CSV de pe disc
- Sistemul citește conținutul și afișează o previzualizare
Pasul 4: Verificați previzualizarea (Preview)
Acesta este cel mai important pas! În previzualizare veți vedea:
- Câți clienți vor fi importați
- Cum au fost mapate coloanele din fișier pe câmpurile din NiemieckaFaktura
- Dacă există avertismente (de ex. lipsa numelui firmei, duplicate)
- Previzualizarea primelor câteva înregistrări
Verificați cu atenție dacă datele corespund — în special:
- Dacă numele firmelor sunt complete
- Dacă adresele conțin strada, codul poștal și orașul
- Dacă numerele USt-IdNr/Steuernummer corespund
Pasul 5: Confirmați importul
- Faceți clic pe Importați
- Sistemul adaugă clienții în baza dumneavoastră de date
- Gata — puteți emite imediat facturi în Germania
Maparea câmpurilor — fișier CSV → NiemieckaFaktura
| Câmp în fișierul CSV | Câmp în NiemieckaFaktura | Descriere |
|---|---|---|
| Firma | company_name | Numele firmei |
| Vorname + Nachname | contact_person | Persoana de contact |
| Straße | street | Strada și numărul casei |
| PLZ | postal_code | Codul poștal |
| Ort | city | Orașul |
| Land | country | Țara (implicit DE) |
| Adresa de e-mail | ||
| Telefon | phone | Numărul de telefon |
| USt-IdNr | vat_id | Numărul de identificare TVA |
| Steuernummer | tax_number | Cod fiscal |
Sistemul mapează automat coloanele pe baza sursei selectate. În cazul unui CSV general, puteți mapa coloanele manual.
Sfaturi practice
Înainte de import
- Verificați datele în previzualizare — este mai bine să corectați fișierul CSV decât să editați clienții după import
- Curățați datele sursă — eliminați clienții inactivi din fișierul CSV înainte de import
- Codificare UTF-8 — dacă vedeți „caractere ilizibile" în loc de caractere poloneze, problema este în codificarea fișierului
După import
- Editați clienții — după import puteți adăuga date suplimentare: data de expirare a Freistellungsbescheinigung, prefixul de numerotare a facturilor, note
- Duplicate — sistemul avertizează dacă un client cu același nume de firmă există deja în baza de date. Duplicatele nu sunt suprascrise.
- Import multiplu — puteți importa clienți de mai multe ori (de ex. un lot suplimentar dintr-un alt fișier). Datele existente nu vor fi suprascrise.
- Prefix de numerotare — după import, setați prefixul clientului (de ex. „Mueller"), astfel încât facturile să primească automat numerotarea Mueller/R/2026/001
- Somații de plată — după importul clienților și emiterea facturilor, puteți activa somațiile automate de plată (Smart Mahnwesen), astfel încât sistemul să urmărească singur termenele
Import din DATEV
DATEV este standardul în birourile de contabilitate germane. Exportul clienților arată astfel:
- În DATEV accesați Stammdaten → Debitoren (Date de bază → Debitori)
- Selectați Exportieren → CSV (Exportare → CSV)
- Alegeți formatul: Kontonummer, Name, Adresse
- Salvați fișierul CSV
În NiemieckaFaktura alegeți sursa DATEV — sistemul recunoaște automat formatul coloanelor DATEV (Kontonummer, Name1, Name2, Straße, PLZ, Ort).
Import dintr-un alt program de facturare
Dacă utilizați o contabilitate în cloud sau un alt program de facturare:
- În programul dumneavoastră, accesați lista de contacte / clienți (de obicei Kontakte sau Kunden)
- Faceți clic pe Exportieren → CSV (Exportare → CSV)
- Salvați fișierul CSV
În NiemieckaFaktura alegeți sursa Alt program de facturare — coloanele vor fi mapate automat.
CSV general — import din orice sursă
Dacă datele dumneavoastră se află într-un alt program sau într-o foaie de calcul (Excel, Google Sheets):
Pregătiți fișierul CSV
Creați un fișier CSV cu următoarele coloane:
| Coloană | Obligatorie | Descriere |
|---|---|---|
| company_name | Da | Numele firmei |
| street | Da | Strada și numărul |
| postal_code | Da | Codul poștal |
| city | Da | Orașul |
| country | Nu | Țara (implicit DE) |
| Nu | Adresa de e-mail | |
| phone | Nu | Telefon |
| vat_id | Nu | USt-IdNr |
| tax_number | Nu | Steuernummer |
| contact_person | Nu | Persoana de contact |
Import
- În NiemieckaFaktura alegeți sursa CSV
- Încărcați fișierul
- Mapați coloanele manual — atribuiți coloanele din fișier câmpurilor din sistem
- Verificați previzualizarea și confirmați importul
Cele mai frecvente probleme și soluții
| Problemă | Cauză | Soluție |
|---|---|---|
| Caractere ilizibile în loc de caractere poloneze | Codificare greșită a fișierului | Salvați fișierul ca UTF-8 |
| Lipsesc unii clienți | Câmp „Firma" gol | Completați numele firmei în fișierul sursă |
| Înregistrări duble | Clientul există deja | Sistemul avertizează — decideți dacă îl ignorați |
| Adresă într-o singură coloană | Alt format de export | Împărțiți în stradă, cod poștal, oraș înainte de import |
Rezumat
| Pas | Descriere |
|---|---|
| 1. Exportați | Program actual / DATEV → CSV (codificare UTF-8) |
| 2. Importați | NiemieckaFaktura → Setări → Import clienți |
| 3. Verificați | Previzualizare — verificați datele înainte de import |
| 4. Gata | Clienții sunt în sistem — puteți emite facturi |
Importul clienților este o acțiune unică, care economisește ore de muncă. În loc să rescrieți datele manual, pur și simplu încărcați un fișier CSV și începeți să emiteți facturi. Dacă sunteți în căutarea unui instrument complet de facturare în domeniul construcțiilor, consultați comparația noastră a software-ului de e-facturare pentru firmele de construcții.