Faktury cykliczne — abonamenty, czynsze i stałe usługi
Jeśli co miesiąc wystawiasz tę samą fakturę temu samemu klientowi — za serwis strony, umowę utrzymaniową, czynsz albo abonament — nie musisz tego robić ręcznie. W NiemieckaFaktura definiujesz szablon cyklicznej faktury, ustawiasz harmonogram (co 1 mc, kwartał, rok) i aplikacja sama wystawia oraz wysyła ją w wybranym dniu. Zaoszczędzisz 5-10 minut miesięcznie na każdej takiej umowie.
- 1
Otwórz Faktury cykliczne
W menu bocznym wybierz Faktury cykliczne. Zobaczysz listę skonfigurowanych cykli (puste przy pierwszym wejściu) z informacją kiedy każdy został uruchomiony ostatnio i kiedy uruchomi się następny.
- 2
Utwórz nowy cykl
Kliknij Dodaj cykl. Wybierz kontrahenta z listy (musi być wcześniej dodany — zobacz Dodaj kontrahenta), podaj nazwę cyklu dla Twojej orientacji (np. "Serwis strony — Müller GmbH"), oraz uzupełnij pozycje faktury tak samo jak przy normalnej fakturze.
- 3
Ustaw harmonogram
W sekcji Harmonogram wybierz:
- Częstotliwość — co miesiąc, co 2 miesiące, co kwartał, co pół roku, co rok
- Dzień miesiąca wystawienia (np. 1. każdego miesiąca)
- Datę startu — pierwsza faktura z tego cyklu będzie wystawiona w tym dniu
- Datę zakończenia (opcjonalnie) — jeśli umowa ma określony koniec, np. za rok
Wybierając dzień między 1. a 28. unikniesz komplikacji w lutym (który ma 28 lub 29 dni). Dla dnia 31. system przesunie fakturę na ostatni dzień miesiąca.
- 4
Wybierz automatyzację
W sekcji Automatyzacja decydujesz co ma się dziać w dniu wystawienia:
- Tylko utwórz szkic — system przygotuje fakturę jako wersję roboczą, zobaczysz ją w liście faktur i możesz ją sprawdzić przed finalizacją
- Utwórz i sfinalizuj — system automatycznie sfinalizuje fakturę (gotowa, niezmienialna)
- Utwórz, sfinalizuj i wyślij e-mailem — pełna automatyka, Ty nic nie musisz robić
Nasza rekomendacja dla początku: "Tylko utwórz szkic" — będziesz mieć kontrolę, a jak się upewnisz że wszystko działa, przełącz na pełną automatykę.
Opcja "Utwórz, sfinalizuj i wyślij" wymaga działającego kanału e-mail. Jeśli używasz własnego SMTP, skonfiguruj go w Ustawieniach przed uruchomieniem pełnej automatyki.
- 5
Zapisz i aktywuj
Kliknij Zapisz cykl. Pojawi się w liście z zielonym wskaźnikiem "Aktywny". W dashboardzie na karcie Faktury cykliczne zobaczysz ile masz aktywnych cykli i które uruchomią się w najbliższym tygodniu. System sprawdza harmonogramy codziennie o 07:00 (czasu berlińskiego) i wystawia faktury w dniach ich wymagalności.
- 6
Pauzuj lub zakończ cykl
Jeśli klient zawiesza umowę na 2 miesiące — kliknij cykl i wybierz Wstrzymaj. Żadne faktury nie będą wystawiane dopóki nie Wznowisz. Jeśli umowa się skończyła całkiem — kliknij Zakończ cykl. Wystawione już faktury zostają w systemie (wymóg GoBD — niezmienialne przez 8 lat).
Zmiana pozycji w aktywnym cyklu
Co jeśli po 3 miesiącach trzeba podnieść cenę albo dodać nową pozycję do szablonu?
Możesz edytować cykl w dowolnym momencie. Wejdź na cykl, kliknij Edytuj, zmień pozycję/cenę, zapisz. Od następnej faktury nowe dane będą używane. Wcześniej wystawione faktury nie zmienią się (GoBD).
Typowe zastosowania
- Abonamenty miesięczne — serwis IT, hosting, domena, utrzymanie strony
- Czynsze — wynajem lokalu, garażu, mieszkania (dla działalności)
- Umowy ryczałtowe — stała opłata za opiekę księgową, doradztwo, konserwację
- Faktury roczne — licencje na oprogramowanie, przedłużenia certyfikatów
Limity
Każdy plan ma limit aktywnych cykli:
| Plan | Aktywne cykle |
|---|---|
| Starter | 3 |
| Professional | 20 |
| Premium | bez limitu |
Cykle wstrzymane i zakończone nie liczą się do limitu — możesz mieć ich dowolnie wiele.