Katalog usług i artykułów — zapisz raz, używaj na wielu fakturach
Jeśli wystawiasz faktury z powtarzającymi się pozycjami — np. "Roboty murarskie", "Dojazd", "Materiał" — katalog pozycji oszczędza mnóstwo czasu. Dodajesz pozycję raz, ustawiasz cenę i stawkę VAT, a przy wystawianiu faktury wybierasz ją z listy. W razie podwyżek aktualizujesz cenę w jednym miejscu, nie w każdej fakturze osobno.
- 1
Otwórz katalog pozycji
W menu bocznym kliknij Artykuły & Usługi. Zobaczysz listę swoich pozycji (puste przy pierwszym wejściu) oraz przyciski Dodaj pozycję i Dodaj kategorię w prawym górnym rogu.
- 2
Utwórz kategorie (opcjonalnie)
Jeśli masz więcej niż 10-15 pozycji, warto pogrupować je w kategorie. Typowe kategorie dla firmy budowlanej: Prace murarskie, Wykończeniowe, Elektryka, Materiał, Dojazd. Kliknij Dodaj kategorię, wpisz nazwę, wybierz kolor — gotowe.
Kategorie pomagają też w statystykach — zobaczysz które kategorie generują największy przychód w skali roku.
- 3
Dodaj pierwszą pozycję
Kliknij Dodaj pozycję. Uzupełnij: nazwę (np. "Montaż drzwi wewnętrznych"), opcjonalnie opis (szczegóły widoczne na fakturze), jednostkę (godz., szt., m², m³, ryczałt), cenę jednostkową netto oraz stawkę VAT (19%, 7%, 0% lub zwolnione). Możesz też przypisać pozycję do kategorii.
Dla usług w Niemczech domyślnie **19% VAT**. Dla materiałów budowlanych przy reverse charge §13b używasz **0%** i zaznaczasz opcję w kontrahencie. Jeśli jesteś Kleinunternehmer — wszystkie pozycje zostawiasz z **0% VAT** i aplikacja automatycznie dodaje oświadczenie §19 UStG.
- 4
Użyj pozycji w fakturze
Przy wystawianiu nowej faktury, w kroku Pozycje, kliknij Dodaj z katalogu. Otworzy się lista z wyszukiwarką — wpisz fragment nazwy, wybierz pozycję i gotowe. Możesz jeszcze zmienić ilość, cenę albo opis dla tej konkretnej faktury — zmiana nie wpływa na pozycję w katalogu.
Możesz wybrać kilka pozycji naraz (zaznaczając checkboxy) — wszystkie trafią na fakturę jednym kliknięciem.
- 5
Zaktualizuj ceny (gdy trzeba)
Gdy podnosisz ceny — np. na początku nowego roku — wracasz do Artykuły & Usługi, klikasz pozycję i zmieniasz cenę. Od tego momentu nowo wystawiane faktury będą używać nowej ceny. Ważne: już wystawione faktury zachowują stare ceny — GoBD nie pozwala na wsteczną zmianę danych finansowych.
Kiedy NIE warto używać katalogu
Katalog usług jest pomocny przy powtarzających się pozycjach. Jeśli każda Twoja faktura ma unikalne pozycje (np. jesteś freelancerem pracującym nad różnymi projektami z różnymi stawkami) — katalog może być niepotrzebny. Lepiej wpisywać pozycje bezpośrednio w fakturze.
Importuj katalog z Excela
Jeśli masz katalog w Excelu albo w poprzednim programie księgowym, nie musisz przepisywać pozycji ręcznie. Użyj funkcji Import z CSV w prawym górnym rogu listy pozycji — akceptujemy pliki .csv i .xlsx. Wymagane kolumny: nazwa, cena, stawka VAT. Reszta opcjonalna.
Integracja z szablonami faktur
Pakiety Professional i Premium pozwalają zapisywać całe zestawy pozycji jako szablony faktur — np. zestaw "Montaż okna standard" (demontaż + montaż + materiał + dojazd). Przy nowej fakturze wybierasz szablon i wszystkie 4 pozycje są dodawane naraz.