Dodaj kontrahenta — B2B, reverse charge §13b i urząd (XRechnung)
Każda faktura wymaga kompletnych danych odbiorcy — brak USt-IdNr przy wysyłce do UE, brak Leitweg-ID do urzędu czy brak Freistellungsbescheinigung przy §13b = odrzucenie przez organ kontrolny lub księgowość klienta. Ten poradnik pokazuje co wpisać dla każdego scenariusza.
- 1
Otwórz formularz dodawania
W menu bocznym wybierz Kontrahenci, następnie kliknij Dodaj kontrahenta w prawym górnym rogu. Otworzy się formularz z polami podstawowymi i rozszerzonymi.
- 2
Uzupełnij dane podstawowe
Obowiązkowe: nazwa firmy, ulica i numer, kod pocztowy i miasto, kraj (domyślnie Niemcy). Dla faktur dostarczanych pocztą wystarczy — ale dla e-Rechnung zalecamy też email, żeby móc wysyłać PDF bezpośrednio z aplikacji.
System nadaje **Kundennummer** automatycznie (np. K2026-0001). Prefiks możesz zmienić w Ustawieniach → Numerowanie.
- 3
USt-IdNr dla B2B krajowego i UE
Jeśli kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT w Niemczech lub UE — wpisz USt-IdNr (format: DE123456789 lub PL1234567890). Pole walidowane w locie: sprawdzamy strukturę oraz (opcjonalnie) aktywność w rejestrze VIES. Dla B2C i Kleinunternehmer — zostaw puste.
Dla transakcji UE (reverse charge §3a UStG) USt-IdNr kontrahenta jest **obowiązkowa** — bez niej faktura bez VAT będzie odrzucona przez Finanzamt w kontroli.
- 4
Reverse charge §13b (budowlanka) — Freistellungsbescheinigung
Jeśli wystawiasz usługi budowlane dla firmy z Niemiec ze zwolnieniem §13b UStG — zaznacz opcję Reverse Charge §13b w karcie kontrahenta. Dodatkowo prześlij Freistellungsbescheinigung kontrahenta (załącznik PDF). Bez tego dokumentu faktura bez VAT może być zakwestionowana przez Finanzamt.
Więcej o §13b i kiedy go stosować: [Reverse Charge §13b UStG w budownictwie](/blog/reverse-charge-13b-ustg-budownictwo).
- 5
Jednostka publiczna — Leitweg-ID dla XRechnung
Jeśli kontrahent to urząd federalny, landowy lub komunalny — zaznacz Sektor publiczny i wpisz Leitweg-ID (np. 991-12345-67). System waliduje cyfrę kontrolną algorytmicznie. Przy fakturach do tego kontrahenta automatycznie generujemy ZUGFeRD 2.3 w profilu XRECHNUNG — akceptowany przez portale ZRE / OZG-RE.
Leitweg-ID dostajesz zawsze od urzędu w zamówieniu publicznym lub umowie. Pełny przewodnik: [XRechnung 3.0 — format dla B2G](/blog/xrechnung-3-format-e-faktury-b2g).
- 6
Zapisz i użyj w fakturze
Kliknij Zapisz. Kontrahent pojawi się na liście, posortowanej alfabetycznie i pogrupowanej pierwszą literą nazwy (uwzględniamy polskie znaki i niemieckie Ä/Ö/Ü). Przy wystawianiu kolejnej faktury wybierzesz go z listy rozwijanej — wszystkie jego dane (USt-IdNr, oznaczenie §13b, Leitweg-ID) zostaną automatycznie uzupełnione w fakturze.
Kiedy wypełnić które pole — szybka ściąga
| Scenariusz | USt-IdNr | Reverse Charge §13b | Leitweg-ID | Freistellungsbescheinigung |
|---|---|---|---|---|
| B2C (osoba prywatna) | nie | nie | nie | nie |
| B2B Niemcy, zwykłe usługi | opcjonalne | nie | nie | nie |
| B2B Niemcy, usługi budowlane | tak (zalecane) | tak | nie | tak |
| B2B UE (inna strona) | wymagane | nie | nie | nie |
| Urząd DE (federalny/landowy) | nie | nie | wymagane | nie |
Synchronizacja z istniejącymi fakturami
Jeśli edytujesz dane kontrahenta (np. zmieniasz adres):
- Faktury w wersji roboczej (jeszcze nie sfinalizowane) — dane kontrahenta zaktualizują się automatycznie
- Faktury sfinalizowane (zapłacone, oczekujące na płatność lub przeterminowane) — ze względu na wymogi GoBD faktury po finalizacji nie mogą być zmieniane, więc zostają z oryginalnymi danymi
Import z Excela / Lexware
Jeśli masz już bazę kontrahentów, nie musisz dodawać każdego ręcznie — sprawdź poradnik Import kontrahentów z Lexware. Aplikacja akceptuje CSV i XLSX.