Kako uvesti klijente iz CSV datoteke u NiemieckaFaktura
Korak po korak: izvoz klijenata iz vašeg dosadašnjeg programa u CSV datoteku i uvoz u NiemieckaFaktura. Mapiranje polja, formati CSV-a i praktični savjeti.
Zašto uvoziti klijente?
Ako vodite tvrtku u Njemačkoj, najvjerojatnije već imate bazu klijenata u nekom drugom programu za fakturiranje ili u knjigovodstvenom programu. Ručno prepisivanje nekoliko desetaka ili stotina klijenata gubitak je vremena i rizik od pogrešaka - tipfeler u adresi ili nedostajući USt-IdNr znači neispravan račun.
NiemieckaFaktura nudi uvoz klijenata iz CSV datoteke, uz automatsko prepoznavanje uobičajenih zaglavlja stupaca iz izvoza programa za fakturiranje.
Podržane datoteke
Uvozite CSV, TXT, XLSX ili XLS datoteku (do 5 MB i 2000 redaka) iz bilo kojeg programa ili proračunske tablice. Stupce prepoznajemo prema zaglavljima, a neprepoznate povezujete u koraku povezivanja stupaca (na webu).
Izvoz iz dosadašnjeg programa - korak po korak
Korak 1: Otvorite popis klijenata
U svojem dosadašnjem programu za fakturiranje otvorite popis klijenata (obično Kunden / Kontakte / Stammdaten). Vidjet ćete popis svih klijenata s njihovim podacima.
Korak 2: Izvezite u CSV
- Odaberite funkciju izvoza podataka u format CSV (najčešće u izborniku Datei → Datenexport ili Exportieren)
- Odaberite opseg: Alle Kunden (Svi klijenti) ili označite određene
- Odaberite polja za izvoz:
- Firma (naziv tvrtke)
- Vorname, Nachname (ime, prezime)
- Straße (ulica i broj)
- PLZ (poštanski broj)
- Ort (grad)
- Land (država)
- Telefon
- USt-IdNr (PDV broj)
- Steuernummer
Korak 3: Spremite datoteku
- Spremite CSV datoteku na disk
- Kodiranje prepoznajemo automatski (UTF-8, UTF-16 s BOM, Windows-1250, Windows-1252). Datoteku „ANSI” iz poljskog Excela (Windows-1250) obično ćemo učitati zajedno s poljskim slovima - provjerite ih u pregledu, a ako su iskrivljena, spremite datoteku kao „CSV UTF-8” i ponovno je učitajte. Slova č, ć i đ ostaju sačuvana u CSV datoteci samo u UTF-8 ili UTF-16 - ako program sprema „ANSI” (Windows-1250 ili Windows-1252), pri izvozu odaberite UTF-8.
- Ako program ne nudi izbor kodiranja: otvorite datoteku u Notepadu → Spremi kao → Kodiranje: UTF-8 (pomaže ako Notepad slova č, ć, đ i poljska slova prikazuje ispravno)
Uvoz u NiemieckaFaktura - korak po korak
Korak 1: Otvorite uvoz
- Prijavite se u NiemieckaFaktura
- Otvorite Postavke → Uvoz / Izvoz ili kliknite gumb Import na popisu klijenata
Uvoz klijenata dostupan je u paketima Professional i Premium (te u 14-dnevnom probnom razdoblju).
Korak 2: Prenesite datoteku
- Povucite datoteku na polje za prijenos ili kliknite Odaberite datoteku (CSV, TXT, XLSX ili XLS, do 5 MB i 2000 redaka)
- Čitamo zaglavlja stupaca i odmah predlažemo povezivanje
Korak 3: Povežite stupce
- Svakom stupcu datoteke dodjeljujete polje s popisa (tablica niže); prepoznata povezivanja možete ispraviti, a stupac koji ne želite uvesti preskačete
- Svaki redak treba naziv, tvrtku, ime ili Matchcode
Korak 4: Provjerite pretpregled
Ovo je najvažniji korak. Pretpregled prikazuje:
- broj redaka u datoteci
- duplikate - klijente koji već postoje u bazi ili se ponavljaju u datoteci
- preskočene retke s razlogom (npr. redak bez naziva) - neće biti uvezeni
- upozorenja (npr. neispravna e-mail adresa ili Steuernummer u pogrešnom formatu)
Označite klijente za uvoz - najviše 500 odjednom. Pažljivo provjerite nazive tvrtki i adrese; brojeve USt-IdNr./Steuernummer u pogrešnom formatu pretpregled će prikazati u upozorenjima.
Korak 5: Uvezite
- Kliknite Uvezite
- Označeni klijenti dodaju se u Vašu bazu. Vrijedi ograničenje broja aktivnih klijenata Vašeg paketa: Professional - 30, Premium - bez ograničenja, u probnom razdoblju - kao u Premiumu (cijela tablica u vodiču „Planovi i limiti”). Ako bi uvoz premašio to ograničenje, nećemo spremiti nijednog i prikazat ćemo koliko je mjesta preostalo (arhivirani klijenti se ne broje).
- Gotovo - odmah možete izdavati račune u Njemačkoj
U aplikaciji za Android: Klijenti → ikona uvoza; stupce povezujemo automatski prema zaglavljima, bez ručnog mapiranja (datoteke CSV, TXT, XLSX ili XLS, do 5 MB i 2000 redaka).
Mapiranje polja - datoteka → NiemieckaFaktura
U koraku povezivanja stupaca (na webu) stupce datoteke dodjeljujete ovim poljima:
| Zaglavlje u datoteci (primjeri) | Polje u koraku povezivanja | Napomene |
|---|---|---|
| Firma, company | Tvrtka | Naziv tvrtke |
| Name, Nachname, Nazwisko | Naziv / prezime | |
| Vorname, Imię | Ime | Spaja se s prezimenom u „Prezime Ime”; samo ime postaje naziv |
| Matchcode | Skraćeni naziv (Matchcode) | Ako nema naziva i tvrtke, postaje tvrtka |
| Straße, Strasse | Ulica | Ulica i kućni broj |
| PLZ, Postleitzahl | Poštanski broj | Ako je država Njemačka, pregled označava poštanski broj od 4 znamenke (npr. „1067” - tablica je izgubila nulu na početku) upozorenjem i prijedlogom „01067”; broj uvozimo kako je u datoteci - u tablici postavite stupac poštanskog broja kao tekst |
| Ort, Stadt | Mjesto | |
| „PLZ, Ort” | Poštanski broj + mjesto (zajedno) | Automatski razdvajamo poštanski broj od 4 do 6 znamenki (npr. njemački, austrijski, švicarski, rumunjski), poljski XX-XXX, nizozemski „1234 AB” te češki i slovački „110 00”, i s oznakom države („D-” s 5 znamenki, a s 4 - uz upozorenje o izgubljenoj nuli, „A-” ili „CH-” s 4; npr. „D-10115 Berlin” - poštanski broj 10115, a uz prazan stupac države država DE, čak i kad USt-IdNr. ima oznaku druge države); uz državu GB u stupcu države (GB, GBR, UK, Großbritannien, Vereinigtes Königreich, United Kingdom, Great Britain ili Wielka Brytania) i britanski (npr. „sw1a1aa London” - poštanski broj „SW1A 1AA”, velikim slovima s razmakom); drugi zapis (npr. „Wien 1010”) u cijelosti ide u polje „Mjesto” - ispravite ga nakon uvoza ili u datoteci unesite poštanski broj i mjesto u zasebne stupce |
| Land, Länderkürzel | Država | Prazan stupac: država iz prefiksa USt-IdNr., a bez njega iz poštanskog broja (5 znamenki, osim onih koji počinju s 00 - DE, XX-XXX - PL, „1234 AB” - NL, ali uz slova kratice švicarskog kantona, npr. ZH, BE - država ostaje prazna; bez poštanskog broja - DE); kod drugog broja (npr. 4 znamenke: AT, CH, BE, ili 00144) država ostaje prazna, a pregled upozorava; ako je država pretpostavljena kao DE (5 znamenki ili bez broja), pregled upozorava jednom za cijelu datoteku |
| USt-IdNr., EG-ID | PDV broj (USt-IdNr.) | |
| Steuernummer | Porezni broj (Steuernummer) | |
| E-Mail, Email | Više adresa odvojenih zarezom ili točkom sa zarezom | |
| Telefon, Tel | Telefon | |
| Kundennummer, Kunden-Nr. | Broj klijenta | |
| Bemerkung, Notizen | Bilješke | Upisuje se u polje „Bilješka” klijenta (ne pojavljuje se na računima); tekst dulji od 1000 znakova pretpregled skraćuje uz upozorenje |
| Osoba prywatna, Privatperson | Privatna osoba (da/ne) | Za „da” se Steuernummer, USt-IdNr. i oznaka §13b iz datoteke ne spremaju - pretpregled na to upozorava |
| §13b UStG | Prijenos porezne obveze §13b UStG (da/ne) | Vidi rečenicu ispod tablice |
Prijenos porezne obveze §13b UStG - polje iz datoteke ne uključuje prijenos porezne obveze na računima; nakon uvoza označite Steuerschuldnerschaft na kartici klijenta. Stupac prihvaća da (tak, ja, j, t, yes, y, так, da, 1, true, wahr, prawda, x) ili ne (nie, nein, n, no, ні, nu, ne, 0, false, falsch, fałsz), bez obzira na velika i mala slova; prazna ćelija ili samo crtica znači da oznake nema, a kod druge vrijednosti pretpregled preskače redak (s razlogom).
Praktični savjeti
Prije uvoza
- Provjerite podatke u pretpregledu - bolje je ispraviti datoteku nego uređivati klijente nakon uvoza
- Očistite izvorne podatke - uklonite neaktivne klijente iz datoteke prije uvoza
- Kodiranje - prepoznajemo ga automatski (UTF-8, UTF-16 s BOM, Windows-1250, Windows-1252); ako u pretpregledu umjesto slova č, ć, đ ili poljskih slova vidite „nečitljive znakove”, spremite datoteku u UTF-8 i ponovno je prenesite
Nakon uvoza
- Uredite klijente - nakon uvoza na kartici klijenta možete označiti Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge) i dodati datum valjanosti potvrde USt 1 TG i prefiks numeracije računa; bilješku o klijentu upisujete u polje Bilješka u obrascu klijenta
- Duplikati - pretpregled označava klijenta koji već postoji u bazi i svako sljedeće ponavljanje u datoteci (isti naziv ili tvrtka - bez obzira na velika i mala slova i suvišne razmake -, isti USt-IdNr. ili isti broj klijenta - bez obzira na velika i mala slova) i na početku ga ne odabire; odabrani duplikat uvoz sprema kao novog klijenta. Postojeći klijenti se ne prepisuju.
- Višekratni uvoz - klijente možete uvoziti više puta (npr. sljedeću skupinu iz druge datoteke). Postojeći podaci neće biti prepisani.
- Prefiks numeracije - nakon uvoza postavite prefiks klijenta (npr. „Mueller”), kako bi njegovi računi automatski dobivali taj prefiks, npr. Mueller/2026/001 (ili Mueller/R/2026/001 za vrstu Rechnung)
- Opomene za plaćanje - nakon uvoza klijenata i izdavanja računa, u paketu Premium (i u probnom razdoblju) možete uključiti automatske opomene za plaćanje (Smart Mahnwesen), kako bi sustav sam pazio na rokove
Uvoz iz drugog programa za fakturiranje
Ako koristite knjigovodstvo u oblaku ili neki drugi program za fakturiranje:
- U svojem programu otvorite popis kontakata / klijenata (obično Kontakte ili Kunden)
- Kliknite Exportieren → CSV (Izvezi → CSV)
- Spremite CSV datoteku
Prenesite datoteku u NiemieckaFaktura - stupce prepoznajemo prema zaglavljima, a neprepoznate povezujete u koraku povezivanja stupaca (na webu).
Opći CSV - uvoz iz bilo kojeg izvora
Ako su Vaši podaci u drugom programu ili u proračunskoj tablici (Excel, Google Sheets):
Pripremite datoteku
Prvi redak datoteke sadrži zaglavlja stupaca (primjeri u tablici mapiranja iznad). Svaki redak treba naziv, tvrtku, ime ili Matchcode (samo ime postaje naziv, samo Matchcode - tvrtka); redak bez njih pretpregled prikazuje kao preskočen (s razlogom). Ostali stupci nisu obvezni, ali za finalizaciju računa klijent treba ulicu, poštanski broj i mjesto - bolje ih je odmah uvesti.
Uvoz
- Prenesite datoteku (Postavke → Uvoz / Izvoz)
- Provjerite povezivanje stupaca i po potrebi ga ispravite
- Provjerite pretpregled i kliknite Uvezite
Najčešći problemi i rješenja
| Problem | Uzrok | Rješenje |
|---|---|---|
| Nečitljivi znakovi umjesto slova č, ć, đ | Datoteka spremljena u „ANSI” umjesto u UTF-8 | Spremite datoteku u UTF-8 i ponovno je prenesite |
| Nečitljivi znakovi umjesto poljskih slova | Datoteka spremljena u kodiranju koje ne prepoznajemo (različitom od UTF-8, UTF-16 s BOM, Windows-1250, Windows-1252) ili je datoteka Windows-1250 pročitana kao Windows-1252 - tada pretpregled prikazuje upozorenje „Datoteka je pročitana kao Windows-1252” | Spremite datoteku u UTF-8 i ponovno je prenesite |
| Nedostaju neki klijenti | Redak bez naziva, tvrtke, imena i Matchcode ili s neispravnom vrijednošću (npr. u stupcu §13b ili Privatna osoba) | Pretpregled prikazuje takav redak među preskočenima, s razlogom - ispravite ga u datoteci |
| Dvostruki unosi | Klijent već postoji u bazi ili se ponavlja u datoteci | Pretpregled označava duplikat i ne odabire ga - nemojte ga ručno odabrati; uvoz ništa ne prepisuje |
| Adresa u jednom stupcu | Ulica, poštanski broj i mjesto u jednoj ćeliji | Prije uvoza razdvojite na ulicu, poštanski broj i mjesto; stupac „PLZ, Ort” razdvajamo automatski za poštanski broj od 4 do 6 znamenki, poljski XX-XXX, nizozemski „1234 AB”, češki i slovački „110 00” (i s oznakom „D-”, „A-”, „CH-”) ili britanski uz državu GB - drugi zapis u cijelosti ide u polje „Mjesto” |
Sažetak
| Korak | Opis |
|---|---|
| 1. Izvezite | Dosadašnji program ili tablica → CSV ili XLSX datoteka (najbolje u UTF-8) |
| 2. Uvezite | NiemieckaFaktura → Postavke → Uvoz / Izvoz (ili gumb Import na popisu klijenata) |
| 3. Provjerite | Povezivanje stupaca i pretpregled - provjerite podatke prije uvoza |
| 4. Gotovo | Klijenti su u sustavu - možete izdavati račune |
U aplikaciji za Android uvoz otvara ikona uvoza na popisu klijenata, a stupce povezujemo automatski.
Uvoz klijenata obično radite jednom, a štedi sate posla. Umjesto ručnog prepisivanja podataka jednostavno učitajte CSV datoteku i počnite izdavati račune. Ako tražite sveobuhvatan alat za fakturiranje u građevinskoj branši, pogledajte našu usporedbu softvera za e-račune za građevinske tvrtke.