DATEV izvoz — pošaljite račune izravno knjigovođi
DATEV je standard njemačkog knjigovodstva — praktički svaki Steuerberater koristi softver DATEV za vođenje Vaših knjiga. Umjesto da mu šaljete PDF račune (koje mora ručno prepisati), jednim klikom pripremate **paket za izvoz DATEV**. Knjigovođa uvozi datoteku, sustav DATEV sam knjiži račune, a Vi plaćate manje za radne sate (i nema pogrešaka od prepisivanja).
- 1
Provjerite imate li podatke od knjigovođe
Prije prvog izvoza trebate od knjigovođe 3 podatka iz sustava DATEV:
- Broj klijenta (Mandantennummer) — Vaš broj u sustavu knjigovođe (5-7 znamenki)
- Broj savjetnika (Beraternummer) — broj knjigovođe (5-7 znamenki)
- Kontni plan (Kontenrahmen) — SKR03 ili SKR04 (standardni njemački kontni plan)
Napišite knjigovođi: "Trebam podatke za izvoz DATEV: Mandantennummer, Beraternummer, Kontenrahmen (SKR03/04)". Odgovor stiže za 5 minuta — svaki Steuerberater poznaje te pojmove.
Razlika između SKR03 i SKR04: SKR03 je stariji, ali i dalje najčešći u malim tvrtkama. SKR04 je noviji, detaljniji standard (koriste ga veće tvrtke). Za 90 % solo poduzetnika — SKR03.
- 2
Unesite podatke DATEV u postavke
U izborniku kliknite Postavke → Izvoz DATEV. Ispunite:
- Mandantennummer — od knjigovođe
- Beraternummer — od knjigovođe
- Kontenrahmen — odaberite SKR03 ili SKR04
- Zadani konto klijenta (Debitor) — obično prazno, sustav automatski dodjeljuje uzastopne brojeve u rasponu 10000-69999 (pravilo DATEV)
Spremite. Ti se podaci spremaju jednom — ne morate ih unositi prije svakog izvoza.
- 3
Odaberite raspon datuma za izvoz
Idite na Računi → Izvoz DATEV (ili upotrijebite prečac s nadzorne ploče). Odaberite raspon datuma:
- Tekući mjesec — tipično kada knjigovođi šaljete svaki mjesec
- Prethodni mjesec — često na kraju sljedećeg mjeseca (nakon finalizacije)
- Tekuće tromjesečje / godina — za tromjesečne / godišnje prijave
- Vlastiti raspon — bilo koji datumi
Sustav će prikazati koliko će računa biti izvezeno i ukupan iznos.
Ako su neki računi još u statusu skice, neće biti izvezeni — DATEV prihvaća samo **finalizirane račune**. Prije izvoza provjerite je li sve finalizirano.
- 4
Odaberite format izvoza
Dva formata na izbor:
- DATEV CSV (Belegbuchung) — preporučeno za većinu knjigovođa. Lagana datoteka, jednostavan uvoz. Sadrži prodajne račune s pozicijama i PDV-om.
- DATEV XML (DATEV Format) — detaljniji, s PDF privicima ugrađenima u paket. Zahtijeva noviju verziju DATEV kod knjigovođe.
Pitajte knjigovođu koji format želi. Ako ne zna — odaberite CSV: siguran je i kompatibilan sa svakom verzijom DATEV Unternehmen online.
- 5
Generirajte paket i provjerite sažetak
Kliknite Generiraj izvoz. Sustav priprema paket u nekoliko sekundi i prikazuje sažetak:
- Broj izvezenih računa
- Ukupan iznos neto, PDV, bruto
- Raščlamba po stopi PDV-a (19 %, 7 %, 0 % §13b)
- Popis novih klijenata (Debitor) kojima je sustav dodijelio uzastopne brojeve
Ako se sve slaže s Vašom evidencijom prodaje — preuzmite paket (ZIP s CSV ili XML datotekom + upute za uvoz za knjigovođu).
- 6
Pošaljite knjigovođi
Opcija A: Pošaljite e-poštom iz aplikacije — unesite adresu knjigovođe, sustav automatski prilaže ZIP paket i kratak opis ("Izvoz računa DATEV za [mjesec]").
Opcija B: Preuzmite na disk i pošaljite sami (e-pošta, DATEV DMS, Dropbox — kako Vam odgovara).
Knjigovođa otvara paket u DATEV Unternehmen online → Belegbuchung → Uvoz CSV/XML. Sustav knjigovođe knjiži račune u nekoliko sekundi — gotovo.
ZIP paket sadrži datoteku "Anleitung.pdf" (na njemačkom) s uputama za uvoz — knjigovođa Vas ne mora zvati zbog detalja.
Što točno sadrži CSV datoteka
Datoteka izvoza sadrži stupce u standardu DATEV:
| Stupac | Sadržaj |
|---|---|
| Umsatz | Neto iznos računa |
| Soll/Haben | Duguje/Potražuje (automatski) |
| WKZ Umsatz | Oznaka valute (EUR) |
| Konto | Konto prihoda (8400 za SKR03) |
| Gegenkonto | Konto debitora (10000+ za SKR03) |
| BU-Schlüssel | DATEV oznaka PDV-a (6 za 19 %, 4 za 7 %, 0 za §13b) |
| Belegdatum | Datum računa |
| Belegfeld 1 | Broj računa |
| Buchungstext | Opis (naziv klijenta + kratak opis usluge) |
Paket sadrži i zasebnu datoteku Stammdaten.csv s podacima novih klijenata (naziv, adresa, USt-IdNr, broj debitora dodijeljen automatski).
Učestalost izvoza — preporuke
- Mjesečno (5. dana sljedećeg mjeseca) — za USt-Voranmeldung (mjesečna prijava PDV-a). Najčešće kod malih tvrtki.
- Tromjesečno — ako imate tromjesečni USt-Voranmeldung (mali promet)
- Kontinuirano — velike tvrtke izvoze svaki tjedan ili čak svaki dan
Što ako nešto pođe po zlu
Knjigovođa kaže "datoteka se ne uvozi" — najčešći uzroci:
- Neispravan Mandantennummer/Beraternummer → provjerite postavke aplikacije
- Verzija DATEV kod knjigovođe starija je od 2020. → upotrijebite CSV umjesto XML
- Kodiranje datoteke (rijetko) → javite se podršci, dobit ćete datoteku u alternativnom kodiranju
Nije izvezeno sve — provjerite:
- Jesu li svi računi u rasponu finalizirani (skice se ne izvoze)
- Je li raspon datuma ispravan (npr. izvoz za ožujak treba datume 01.03 - 31.03)
- Nemate li stornirane račune (Storno se izvozi zasebno, s negativnim iznosom)
Više pravnog konteksta
DATEV nije samo format datoteka — to je cijeli ekosustav njemačkog knjigovodstva. Potpuni vodič za knjigovođu (i čemu sve to služi): DATEV izvoz — vodič za knjigovođu.