DATEV izvoz - datoteka Buchungsstapel za knjigovođu
DATEV je standard njemačkog knjigovodstva - praktički svaki Steuerberater koristi softver DATEV za vođenje Vaših knjiga. Umjesto da mu šaljete PDF račune (koje mora ručno prepisati), jednim klikom pripremate datoteku Buchungsstapel (EXTF CSV) s gotovim knjiženjima prodaje: bruto iznos, debitorsko konto, konto prihoda usklađeno sa stopom PDV-a i scenarijem (§13b, §19, isporuka unutar EU), datum i broj računa. Knjigovođa uvozi datoteku, a DATEV knjiži račune bez ručnog prepisivanja. DATEV izvoz je funkcija u beta verziji. Prije prvog uvoza zamolite knjigovodstveni ured za testni uvoz. Izvoz DATEV dostupan je u planovima Professional i Premium, i u probnom razdoblju. U planu Starter knjigovođi možete predati ZIP arhivu s računima u PDF-u (Računi → Izvezite → Izvezite ZIP; u Androidu: označite račune → ikona preuzimanja).
- 1
Provjerite imate li podatke od knjigovođe
Prije prvog izvoza trebate od knjigovođe 4 podatka:
- Beraternummer - broj ureda u sustavu DATEV (4–7 znamenki, od 1001)
- Mandantennummer - Vaš broj klijenta kod knjigovođe (1–5 znamenki)
- Kontenrahmen - SKR03 ili SKR04 (standardni njemački kontni plan)
- Način knjiženja - puno knjigovodstvo s bilancom (Soll) ili EÜR, tj. knjiženje na datum plaćanja (Ist)
Napišite knjigovođi: „Trebam podatke za izvoz DATEV: Beraternummer, Mandantennummer, Kontenrahmen (SKR03/04) i knjižimo li Soll ili EÜR”. Ako brojeve još nemate, izvoz svejedno radi: datoteka dobiva zamjenske vrijednosti 1001/1, a knjigovođa pri uvozu dodjeljuje ispravnog mandanta.
Razlika između SKR03 i SKR04: SKR03 je stariji, ali i dalje najčešći u malim tvrtkama. SKR04 je noviji, detaljniji standard (koriste ga veće tvrtke). Za većinu solo poduzetnika - SKR03, ali odlučuje kontni plan Vašeg knjigovođe.
- 2
Otvorite prozor izvoza i unesite podatke DATEV
Idite na Računi → Izvezite → DATEV izvoz (u Androidu: označite račune → DATEV). Pri prvom izvozu aplikacija pita za način obračuna (Soll / Ist) i pamti odgovor. U prozoru ispunite:
- Beraternummer i Mandantennummer - od knjigovođe
- Kontenrahmen - SKR03 ili SKR04
- Konta klijenata u datoteci (Debitoren) - u načinu Soll birate: zasebno konto po klijentu (zadano; novi brojevi od 10001, početni broj mijenjate na zahtjev ureda, npr. „od 20000”) ili jedno zbirno konto (1400 u SKR03 / 1200 u SKR04, bez salda po klijentu - tako izvoze trgovine s jednokratnim kupcima)
Kod zasebnih konta broj unesen u podacima klijenta (polje „Debitorsko konto (DATEV)”) ima prednost - tako preuzimate numeraciju ureda. Ostale klijente numeriramo automatski i spremamo broj kod klijenta, pa su sljedeći izvozi usklađeni, a u ZIP dodajemo datoteku EXTF_DebKred_Stamm.csv s podacima tih konta - ured je uvozi prije Buchungsstapela i konta se sama otvaraju. Sve postavke spremaju se u podatke tvrtke i vrijede na webu i u Androidu.
- 3
Odaberite račune ili raspon datuma i napravite Pregled
Izvozite označene račune ili raspon datuma (obično cijeli prethodni mjesec). U datoteku ulaze samo finalizirani računi - nacrti se preskaču. Svaki mjesec je zasebna datoteka (DATEV i Agenda učitavaju jednu datoteku u jedno obračunsko razdoblje) - raspon od više mjeseci preuzimate kao ZIP s datotekom za svaki mjesec; jedan ZIP obuhvaća jednu poslovnu godinu.
Kliknite Pregled: vidjet ćete broj redaka, bruto zbroj, upozorenja (npr. predujmovi i završni račun istog projekta, nedostaju DATEV brojevi) i popis preskočenih računa s razlogom - provjerite ga prije slanja datoteke.
U načinu Ist / EÜR u datoteku ulaze samo računi označeni kao plaćeni (s datumom plaćanja). Ako Pregled pokazuje „7 od 50”, najčešće je to razlog - označite uplate ili prebacite na Soll.
- 4
Soll ili Ist / EÜR - provjerite koji je način postavljen
Način odlučuje koji računi i s kojim datumom ulaze u datoteku:
- Soll (obračunsko načelo) - svaki finalizirani račun, s datumom izdavanja, na konto Vašeg klijenta u DATEV-u. Tako se knjiži kod bilance i svugdje gdje ured knjiži račune na dan izdavanja (često i kod EÜR); ako Vam je Finanzamt odobrio Ist-Versteuerung, DATEV sam pomiče PDV na trenutak uplate.
- Ist / EÜR (po naplati) - samo računi označeni kao plaćeni, s datumom plaćanja (rate zasebno), na obračunsko konto EÜR 1371 (SKR03) / 1486 (SKR04). Samo ako ured Vaš prihod knjiži tek pri uplati (EÜR prema uplatama).
Način mijenjate u prozoru izvoza (za jedan izvoz) ili u Postavke → Računi (trajno).
Ne znate koji? Ne ovisi o pravnom obliku ni prometu. Pitajte ured jednom rečenicom: „Knjižite li moje račune pri izdavanju ili tek pri uplati?”. Pri izdavanju → Soll, pri uplati → Ist.
- 5
Generirajte datoteku i pročitajte poruku
Kliknite Izvezite DATEV CSV. Preuzimate datoteku
EXTF_Buchungsstapel_GGGG-MM.csvu formatu DATEV (EXTF 700, kodiranje CP1252, točka-zarez), a kod više mjeseci ZIP s takvom datotekom za svaki mjesec. Poruka nakon izvoza kaže koliko redaka ima datoteka i koliko je računa preskočeno (bez uplate u načinu Ist, nacrti) - ako Vas brojke iznenade, vratite se na Pregled.Ne otvarajte datoteku u Excelu i ne spremajte je ponovno - Excel mijenja kodiranje i format iznosa, a takvu datoteku DATEV odbija. Proslijedite je točno onakvu kakva je preuzeta.
Raspon koji obuhvaća dvije poslovne godine bit će blokiran - DATEV prihvaća jednu poslovnu godinu po datoteci. Izvezite prosinac i siječanj zasebno.
- 6
Proslijedite datoteku knjigovođi
Pošaljite datoteku e-poštom ili je učitajte u DATEV Unternehmen online ako Vam je knjigovođa dao pristup. Knjigovođa je uvozi u DATEV Kanzlei-Rechnungswesen → Bestand → Importieren → DATEV-Format-Daten (ili putem Stapelverarbeitung). Paket je nezaključan (Festschreibung 0), pa još može preknjižiti pojedine stavke, npr. obračunati predujmove.
Vrijedi priložiti ZIP s računima u PDF-u (Računi → Izvezite → Izvezite ZIP; u Androidu: označite račune → ikona preuzimanja): svaki račun je PDF/A-3 s ugrađenim ZUGFeRD XML-om koji knjigovođa u DATEV-u prilaže kao Belegbild. Pri prvom izvozu zatražite testni uvoz nekoliko računa i povratnu informaciju - svaki ured ima vlastite postavke mandanta.
Što točno sadrži CSV datoteka
Datoteka je DATEV Buchungsstapel u formatu EXTF 700 (verzija 13): dva retka zaglavlja (metapodaci + nazivi 125 stupaca) i po jedan redak za svaku stopu PDV-a računa (račun sa stavkama od 19% i 7% daje dva retka). Ispunjavamo prvih 14 stupaca, ostali ostaju prazni - točno kako to rade i drugi programi koji izvoze u DATEV.
| Stupac | Sadržaj |
|---|---|
| Umsatz | Bruto iznos (uvijek pozitivan - smjer daje Soll/Haben) |
| Soll/Haben | S za račune, H za storna i ispravke |
| WKZ Umsatz | Valuta (EUR; kod PLN dodatno tečaj i iznos u EUR) |
| Konto | Debitorsko konto klijenta (broj iz kartice ili automatski od početnog broja, zadano 10001) ili zbirno konto 1400/1200 - u načinu Ist konto EÜR 1371/1486 |
| Gegenkonto | Konto prihoda usklađeno sa scenarijem (tablica dolje) |
| BU-Schlüssel | prazno - konta prihoda su Automatikkonten, DATEV sam izračunava PDV |
| Belegdatum | Datum računa (Soll) ili plaćanja (Ist), format DDMM |
| Belegfeld 1 | Broj računa (najviše 36 znakova: slova, znamenke i $&%*+-/) |
| Belegfeld 2 | Broj izvornog računa kod storna/ispravka (najviše 12 znakova) |
| Buchungstext | Naziv klijenta + oznaka: Abschlagsrechnung, SR abzgl. AR…, Storno zu…, Teilzahlung n/N |
Konta prihoda (Gegenkonto)
| Scenarij | SKR03 | SKR04 |
|---|---|---|
| 19% | 8400 | 4400 |
| 7% | 8300 | 4300 |
| Reverse Charge §13b (npr. Bauleistungen u Njemačkoj) | 8337 | 4337 |
| Usluga za tvrtku iz druge zemlje EU (§3a Abs. 2, Zusammenfassende Meldung) | 8336 | 4336 |
| Isporuka robe unutar EU §4 Nr. 1b | 8125 | 4125 |
| Izvoz izvan EU §4 Nr. 1a | 8120 | 4120 |
| Kleinunternehmer §19 (od SKR 2025) | 8192 | 4184 |
| Ostalo 0% | 8100 | 4100 |
| §25a (marža) - udio nabavne cijene; kod Gesamtdifferenz sve u jednom retku (bez podjele) | 8197 | 4132 |
| §25a (marža) - sama marža, 19% (samo Einzeldifferenz) | 8199 | 4134 |
Predujmovi i završni račun: Račun za predujam (Abschlagsrechnung) knjiži se u punom iznosu pri izdavanju, a završni račun (Schlussrechnung) samo s preostalim iznosom za plaćanje nakon odbitka predujmova, s oznakom „SR abzgl. AR …” u Buchungstext - konto prihoda prikazuje projekt jednom, a ured ne mora drugi put odbijati predujmove. Račune §25a dijelimo na dva retka: udio nabavne cijene bez PDV-a i samu maržu na kontu od 19%, pa ih ured ne mora preknjižavati. Iznimka je metoda Gesamtdifferenz: ondje se marža računa za cijelo razdoblje, a ne za pojedini račun, pa ostaje jedan redak bez PDV-a, a maržu razdoblja utvrđuje ured.
Učestalost izvoza
- Mjesečno (nekoliko dana nakon kraja mjeseca) - za mjesečni USt-Voranmeldung. Najčešće.
- Tromjesečno - ako imate tromjesečni USt-Voranmeldung.
Što ako nešto pođe po zlu
Knjigovođa kaže „datoteka se ne uvozi”:
- Beraternummer/Mandantennummer u datoteci ne odgovaraju mandantu u DATEV-u → ispravite u prozoru izvoza.
- Datoteka je otvorena i spremljena u Excelu → izvezite ponovno i proslijedite original.
- Pogrešan Kontenrahmen (SKR03 umjesto SKR04) → DATEV javlja nepostojeća konta; promijenite kontni plan.
U datoteci je manje računa nego na popisu:
- način Ist / EÜR uzima samo račune označene kao plaćene - označite uplate ili prebacite na Soll,
- nacrti se ne izvoze - finalizirajte ih,
- raspon je obuhvaćao dvije godine - izvoz je blokiran, podijelite ga.
Broj računa izgleda drugačije nego na računu: DATEV u polju Belegfeld 1 dopušta samo slova, znamenke i znakove $&%*+-/ - razmake, točke i dijakritičke znakove uklanjamo ili zamjenjujemo, a Pregled na to upozorava.
Više konteksta
Potpuni vodič za knjigovođu (što DATEV radi s tom datotekom i čemu sve to služi): DATEV izvoz - vodič za knjigovođu.