Ce trebuie să conțină o factură în Germania (§14 UStG)
Lista completă a elementelor obligatorii pe o factură germană conform §14 Abs. 4 UStG, factura sub 250 EUR și formulările juridice exacte pentru TVA 0%.
O factură germană nu este un document liber. Legea spune exact ce rubrici trebuie să apară pe ea, iar dacă una lipsește, clientul dumneavoastră nu are voie să deducă TVA-ul (Vorsteuerabzug — deducerea TVA-ului aferent intrărilor). În practică asta înseamnă un lucru simplu: factura vă vine înapoi, plata se amână, iar la un control fiscal discuția devine neplăcută.
Articolul de față este lista completă a acestor rubrici, cu textul de lege în spatele fiecăreia, plus formulările exacte care trebuie tipărite pe factură atunci când nu percepeți TVA.
Temeiul legal: §14 Abs. 4 UStG
Norma centrală este §14 Abs. 4 Satz 1 UStG (Umsatzsteuergesetz — legea germană a TVA). Ea enumeră zece elemente obligatorii, numite Pflichtangaben (mențiuni obligatorii). Nu sunt recomandări și nu depind de cât de mare este firma dumneavoastră.
| Nr | Element obligatoriu | Denumirea germană |
|---|---|---|
| 1 | Denumirea completă și adresa emitentului și a beneficiarului | vollständiger Name und Anschrift |
| 2 | Steuernummer sau USt-IdNr. al emitentului | Steuernummer / Umsatzsteuer-Identifikationsnummer |
| 3 | Data emiterii | Ausstellungsdatum |
| 4 | Număr de factură secvențial, atribuit o singură dată | fortlaufende Rechnungsnummer |
| 5 | Cantitatea și tipul bunurilor livrate sau volumul și tipul serviciului | Menge und Art der Lieferung / Umfang und Art der sonstigen Leistung |
| 6 | Momentul livrării sau al prestării | Leistungsdatum / Leistungszeitraum |
| 7 | Contravaloarea netto, defalcată pe cote de impozit și scutiri | Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen |
| 8 | Reducerile convenite în avans (Skonto, rabaturi), dacă nu sunt deja incluse în sumă | im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen |
| 9 | Cota de impozit și suma impozitului sau trimiterea la scutire | Steuersatz und Steuerbetrag / Hinweis auf Steuerbefreiung |
| 10 | Trimiterea la obligația de arhivare, când beneficiarul este persoană privată, iar prestația privește un bun imobil | Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht |
Câteva precizări care se pierd de obicei
Nr 1 — ambele părți. Nu este suficientă adresa dumneavoastră. Denumirea completă și adresa beneficiarului fac parte din aceleași mențiuni obligatorii. „Firma X, München" nu este o adresă.
Nr 2 — una dintre două, nu ambele. Aveți nevoie fie de Steuernummer (numărul fiscal atribuit de Finanzamt), fie de USt-IdNr. (numărul de TVA intracomunitar). Pentru facturile către firme din alte țări UE, USt-IdNr. este oricum indispensabil.
Nr 4 — secvențial și unic. Numărul poate conține cifre și litere, poate avea prefixe și serii separate (de exemplu pe an sau pe tip de document), dar nu poate fi atribuit de două ori. O serie cu goluri este explicabilă; un număr dublu nu este.
Nr 5 — descriere identificabilă. „Servicii conform înțelegerii" nu trece. Prestația trebuie descrisă astfel încât un terț să poată stabili ce anume s-a livrat sau s-a executat.
Nr 8 — reducerile convenite în avans. Dacă ați convenit un Skonto (discount pentru plata rapidă) sau un rabat de volum, mențiunea trebuie să apară pe factură — de exemplu „2 % Skonto la plata în 10 zile" — cu excepția cazului în care reducerea este deja cuprinsă în suma facturată.
Leistungsdatum: rubrica omisă cel mai des
Nr 6 este cea care lipsește în majoritatea facturilor respinse. Leistungsdatum (data prestării) sau Leistungszeitraum (perioada prestării) nu este același lucru cu data emiterii. Sunt două rubrici distincte, chiar dacă uneori cad în aceeași zi.
- Ați montat instalația pe 12 martie și ați emis factura pe 30 martie → data emiterii 30.03, data prestării 12.03.
- Ați lucrat pe un șantier între 1 și 20 martie → Leistungszeitraum 01.03–20.03, data emiterii separat.
O factură fără data prestării este incompletă în sensul §14 Abs. 4 UStG. Formularea „factura ține loc de dată" nu are niciun temei legal — este exact motivul pentru care contabilul clientului o trimite înapoi.
Pentru livrări de bunuri se folosește termenul Lieferdatum (data livrării), pentru servicii Leistungszeitraum. Distincția contează atunci când perioada se întinde peste două luni fiscale.
Factura sub 250 EUR: Kleinbetragsrechnung (§33 UStDV)
Pentru sume mici există un set redus de cerințe. Kleinbetragsrechnung este factura al cărei total brut nu depășește 250 EUR. Temeiul este §33 UStDV (Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung — normele de aplicare).
| Cerință | Factură normală | Kleinbetragsrechnung |
|---|---|---|
| Denumirea și adresa emitentului | da | da |
| Denumirea și adresa beneficiarului | da | nu |
| Data emiterii | da | da |
| Număr de factură | da | nu |
| Cantitate și tip | da | da |
| Defalcare netto / TVA | da | nu — o singură sumă cu impozitul inclus |
| Cota de impozit sau trimiterea la scutire | da | da |
Plafonul de 250 EUR se calculează la brut, nu la netto. O factură de 220 EUR netto cu 19 % TVA înseamnă 261,80 EUR brut și nu mai este Kleinbetragsrechnung.
Regula simplificată nu se aplică la reverse charge și nici la livrarea intracomunitară. În aceste două situații aveți nevoie de setul complet prevăzut de §14 Abs. 4 UStG, indiferent de cât de mică este suma.
Mențiunile juridice pentru facturile fără TVA
Când nu percepeți TVA, Nr 9 se îndeplinește printr-o trimitere la scutire (Hinweis auf die Steuerbefreiung). Formularea nu este liberă: trebuie să indice temeiul legal. Mai jos sunt textele exacte, în limba germană, așa cum ajung ele pe document.
Reverse charge în construcții (§13b):
Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 13b UStG (Reverse Charge). Der Leistungsempfänger ist verpflichtet, die Umsatzsteuer abzuführen.
Detalii despre condiția beneficiarului găsiți în articolul despre Reverse Charge §13b UStG în construcții.
Servicii B2B către firme din alte țări UE (§3a):
Nicht steuerbare sonstige Leistung gemäß § 3a Abs. 2 UStG i.V.m. Art. 196 MwStSystRL. Der Leistungsempfänger ist verpflichtet, die Umsatzsteuer in seinem Mitgliedstaat abzuführen.
Condițiile complete, inclusiv verificarea VIES, sunt tratate în articolul despre serviciile pentru firme din UE.
Kleinunternehmer (§19):
Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.
Pragurile și consecințele acestui statut sunt explicate în articolul despre scutirea de TVA conform §19 UStG.
Livrare intracomunitară (§4 Nr. 1 lit. b):
Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gemäß § 4 Nr. 1 Buchst. b i. V. m. § 6a UStG.
Export în afara UE (§4 Nr. 1 lit. a):
Steuerfreie Ausfuhrlieferung gemäß § 4 Nr. 1 Buchst. a i. V. m. § 6 UStG.
Aceste scenarii se exclud reciproc. Pe o factură poate exista cel mult una dintre mențiunile de mai sus. Dacă vi se pare că două se potrivesc simultan, înseamnă că încadrarea operațiunii este greșită, nu că trebuie tipărite amândouă.
În aplicație, mențiunea este aleasă automat pe baza scenariului fiscal al facturii, astfel încât textul și paragraful citat să corespundă situației, nu memoriei celui care completează formularul.
§14c: TVA-ul indicat fără temei se plătește oricum
Aceasta este consecința cea mai costisitoare și cea mai puțin cunoscută. La §19 (Kleinunternehmer), la §13b (reverse charge) și la §25a (Differenzbesteuerung — impozitarea marjei) nu aveți voie să indicați o sumă de TVA pe factură.
Dacă o indicați totuși, se aplică §14c UStG: datorați statului exact suma pe care ați scris-o — chiar dacă beneficiarul nu v-a plătit-o niciodată și chiar dacă nu aveați dreptul să o percepeți. Corectarea este posibilă, dar presupune emiterea unui document de corecție și, în multe cazuri, dovada că beneficiarul nu a dedus TVA-ul respectiv.
Obligația de arhivare: 8 ani, respectiv 2 ani condiționat
De la 01.01.2025, prin BEG IV (Bürokratieentlastungsgesetz IV), termenul de păstrare a facturilor pentru antreprenori este de 8 ani. Textul tipărit pe factură arată așa:
Aufbewahrungspflicht: Als Unternehmer sind Sie verpflichtet, diese Rechnung 8 Jahre lang aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 UStG, BEG IV).
Pentru persoane private există varianta de 2 ani — dar ea este condiționată. Se aplică numai atunci când prestația este legată de un bun imobil (Grundstück):
Aufbewahrungspflicht: Soweit es sich um eine steuerpflichtige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück handelt, sind Sie als Privatperson verpflichtet, diese Rechnung 2 Jahre lang aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).
Pe internet circulă frecvent afirmația că orice client privat trebuie să păstreze factura 2 ani. Este fals. Obligația de 2 ani a persoanei private există numai în legătură cu un bun imobil — de aceea și mențiunea de la Nr 10 este obligatorie doar în acest caz. O formulare necondiționată este o informație juridică greșită pe un document oficial.
Cum trebuie păstrate fișierele — nemodificabil, lizibil, disponibil pe durata întregului termen — ține de GoBD și este tratat separat în articolul despre arhivarea facturilor conform GoBD.
Două reguli suplimentare
Termenul de emitere. La operațiunile B2B, factura trebuie emisă în 6 luni de la executarea prestației (§14 Abs. 2 UStG). Nu este un termen orientativ.
Gutschrift. Dacă factura este întocmită de beneficiar în locul prestatorului (autofacturare), documentul trebuie să poarte mențiunea „Gutschrift" — §14 Abs. 4 Satz 1 Nr 10 UStG. Cuvântul nu trebuie folosit pentru storno sau pentru o notă de credit obișnuită, pentru că are acest sens tehnic precis.
Formatul. Din 2025, în relația B2B internă din Germania se aplică obligația de recepție a facturii electronice structurate. Ce înseamnă asta concret și de când este obligatorie și emiterea, găsiți în articolul despre obligația de e-factură. Mențiunile obligatorii rămân aceleași — se schimbă doar ambalajul.
Listă de verificare înainte de trimitere
- Apar denumirea și adresa ambelor părți?
- Este trecut Steuernummer sau USt-IdNr.?
- Data emiterii și data (sau perioada) prestării sunt două rubrici distincte?
- Numărul de factură continuă seria și nu a mai fost folosit?
- Prestația este descrisă suficient pentru un terț?
- Netto, cota și suma TVA sunt defalcate — sau, la scutire, apare mențiunea legală corectă?
- Skonto sau rabatul convenit în avans este menționat?
- Dacă TVA-ul este 0 %, chiar lipsește orice sumă de TVA de pe document?
- Beneficiarul este persoană privată, iar lucrarea privește un imobil? Atunci adăugați mențiunea de arhivare.
Pentru procedura pas cu pas de completare a unei facturi, de la datele firmei până la trimitere, vedeți ghidul de emitere a facturilor în Germania.
Întrebări frecvente
Factura trebuie scrisă în limba germană?
Legea nu impune expres limba germană pentru factura obișnuită, însă Finanzamt poate solicita, în cadrul unui control, o traducere a documentului. În practică, o factură pentru piața germană se emite în germană — inclusiv mențiunile juridice, care oricum trebuie redate în formularea de mai sus.
Ce se întâmplă dacă lipsește data prestării?
Factura este incompletă în sensul §14 Abs. 4 UStG, iar beneficiarul își pierde temeiul pentru deducerea TVA-ului. Situația se rezolvă printr-un document de corecție care completează rubrica lipsă; nu este nevoie să anulați întreaga factură dacă restul datelor sunt corecte.
Pot să reiau un număr de factură dacă am șters documentul?
Nu. Numărul se atribuie o singură dată. Un document deja finalizat nu se șterge și nu se renumerotează — se corectează sau se stornează. Seriile de numere gestionate de aplicație sunt de aceea monotone: un număr consumat nu se întoarce în circulație.
La reverse charge trebuie să indic totuși cota de 0 %?
Nu indicați o cotă și cu atât mai puțin o sumă de TVA. Rubrica Nr 9 se îndeplinește prin trimiterea la temeiul legal — textul §13b sau §3a de mai sus. Orice sumă de TVA scrisă acolo declanșează §14c.
Plafonul de 250 EUR se aplică per factură sau per lună?
Per factură, la valoarea brută. Nu puteți împărți o prestație de 600 EUR în trei facturi de 200 EUR pentru a beneficia de regimul simplificat — divizarea artificială a unei operațiuni unitare nu este recunoscută fiscal.
Ce fac dacă mi-am schimbat adresa între prestație și emitere?
Pe factură se trece adresa valabilă la momentul emiterii documentului, împreună cu data corectă a prestării. Important este ca datele să permită identificarea fără echivoc a firmei — motiv pentru care modificarea datelor de firmă trebuie făcută înainte de a finaliza documentele următoare, nu după.
Acest articol are caracter informativ și nu constituie consultanță juridică sau fiscală. Pentru situația concretă a firmei dumneavoastră, discutați cu un Steuerberater.