Własne numerowanie faktur — prefiksy, podtypy, format
Domyślnie faktury w NiemieckaFaktura są numerowane w formacie **2026/001**, **2026/002**, **2026/003**... To wystarczy dla większości małych firm. Ale jeśli masz specyficzne wymagania — oddzielny ciąg dla faktur sprzedaży i korekt, prefiks z nazwą firmy, różne numerowanie dla różnych projektów — możesz skonfigurować własny format. Cała konfiguracja jest zgodna z §14 UStG i GoBD: sekwencja musi być ciągła i niepowtarzalna. System pilnuje tego automatycznie.
- 1
Otwórz Ustawienia → Numerowanie
W menu bocznym kliknij Ustawienia, następnie zakładkę Numerowanie faktur. Zobaczysz aktualny format (domyślnie "YYYY/NNN") z podglądem jak wyglądałby numer najbliższej wystawianej faktury.
- 2
Dodaj prefiks firmowy
W polu Prefiks wpisz swój kod — np. "FV" (faktura VAT), "RE" (Rechnung) albo skrót nazwy firmy ("MUL" dla Müller GmbH). Pod polem zobaczysz podgląd: FV/2026/001. Prefiks pojawi się przed datą na każdej fakturze.
Zmiana prefiksu **nie cofnie** już wystawionych faktur — one zachowują swoje stare numery. Zmiana dotyczy tylko nowo wystawianych faktur.
- 3
Osobne prefiksy per typ faktury
Jeśli chcesz mieć osobne ciągi numerów dla różnych typów faktur, włącz opcję Prefiksy per typ. Pojawią się 4 pola:
- Faktura standardowa — domyślnie FV/
- Korekta — domyślnie K/
- Storno — domyślnie S/
- Abschlag (zaliczka budowlana) — domyślnie A/
Przykład: FV/2026/001, FV/2026/002... dla zwykłych faktur, a K/2026/001 dla pierwszej korekty (niezależna sekwencja).
To rozwiązanie preferują księgowi — łatwiej im sortować korekty osobno od faktur sprzedażowych. Ale każdy ciąg musi być **sekwencyjny bez luk**.
- 4
Custom podtypy (Premium)
W planie Premium możesz tworzyć własne podtypy faktur z osobnymi prefiksami — np. jeśli prowadzisz różne linie biznesu:
- "Sprzątanie" (pod typem Rechnung) — prefiks SPR/
- "Dachy" (pod typem Standard) — prefiks DACH/
- "Wynajem sprzętu" — prefiks WYN/
Przy wystawianiu faktury wybierasz podtyp z dropdown, a system używa jego prefiksu. Storno/korekta do faktury z podtypem dziedziczy prefiks: SPR/S/2026/001 dla storna faktury sprzątania. Wszystko automatyczne.
Zarządzanie podtypami: **Ustawienia → Podtypy faktur**. Tam dodajesz, edytujesz, archiwizujesz. Maksymalnie 20 podtypów per typ (Standard/Rechnung/Material etc.).
- 5
Prefiksy per kontrahent (bardzo zaawansowane)
Jeśli chcesz, żeby każdy kontrahent miał osobną sekwencję — np. dla dużego klienta B2B, który oczekuje numerów w formie "MUL-2026-001" — wejdź w kartę kontrahenta, sekcję Zaawansowane, i ustaw Prefiks indywidualny. Faktury dla tego kontrahenta będą numerowane niezależnie od głównego ciągu.
Uwaga: To rozwiązanie rzadko używane — GoBD wymaga ogólnej sekwencji bez luk, a indywidualne prefiksy komplikują audyt. Używaj tylko jeśli klient wyraźnie tego wymaga.
- 6
Sprawdź podgląd i zapisz
Na dole strony ustawień widzisz Podgląd najbliższych numerów — dokładnie jak będą wyglądać pierwsze 3 numery po zapisaniu zmian. Upewnij się że wszystko gra, kliknij Zapisz ustawienia. Zmiana obowiązuje natychmiast — następna wystawiana faktura użyje nowego formatu.
Zasady które musi spełnić Twój format
Niemieckie prawo podatkowe (§14 UStG + GoBD) wymaga od numerów faktur:
- Unikalność — każdy numer tylko raz w całej historii firmy (nie per rok — globalnie)
- Sekwencyjność — bez luk w ciągu. Nie możesz mieć 2026/001, 2026/003 bez 002
- Identyfikowalność — z numeru musi jednoznacznie wynikać, o którą fakturę chodzi
Aplikacja automatycznie pilnuje wszystkich trzech zasad — nie ma możliwości wystawienia faktury z numerem, który już istnieje, ani pominięcia numeru.
Co zrobić na początku nowego roku
Rok-rok faktury zaczynają się od 001. To NIE jest luka w rozumieniu GoBD — przejście 2025/999 → 2026/001 jest standardem. Aplikacja resetuje licznik 1 stycznia o 00:00 (Berlin).
Jeśli chcesz kontynuację ciągłą bez resetu (np. 2025/999 → 2025/1000 → 2026/1001) — w ustawieniach odznacz Reset roczny. Wtedy ciąg jest nieprzerwany, ale numery rosną w nieskończoność.
Zmiana w trakcie roku
Zmiana prefiksu albo formatu po wystawieniu pierwszych faktur w danym roku jest dozwolona, ale:
- Stare faktury zachowują stare numery (GoBD — niezmienialność)
- Nowe faktury użyją nowego formatu od następnego numeru
- Sekwencja numerów wzrośnie w sposób ciągły — np. po fakturze 2026/050 (stary format) następna będzie FV/2026/051 (nowy format, licznik kontynuowany)
Finanzamt akceptuje taką zmianę, bo ciągłość numeracji jest zachowana.