Abschlagsrechnung i Schlussrechnung — fakturowanie etapowe w budownictwie
W niemieckim budownictwie praktycznie każdy większy projekt rozlicza się etapami — klient nie zapłaci całości z góry, a wykonawca nie chce czekać 6 miesięcy na gotówkę. Rozwiązanie: faktury zaliczkowe (**Abschlagsrechnung**) wystawiane po ukończonych etapach, a na końcu faktura końcowa (**Schlussrechnung**), która rozlicza całość projektu. NiemieckaFaktura automatycznie śledzi kwoty zaliczkowe i wylicza pozostałą należność w Schlussrechnung.
- 1
Utwórz projekt (Bauvorhaben)
Najpierw utwórz Projekt w menu Projekty → Dodaj projekt. Wpisz nazwę (np. "Remont łazienki — ul. Hauptstraße 12, Monachium"), opcjonalnie adres i numer umowy. Projekt łączy wszystkie faktury dotyczące jednej budowy, więc zobaczysz w jednym miejscu kto ile zaliczkował i ile zostało do zafakturowania.
Nazwa projektu pojawi się na każdej fakturze jako **Bauvorhaben** — to wymagane pole w fakturach budowlanych w Niemczech (zgodnie z HOAI/VOB).
- 2
Wystaw pierwszą Abschlagsrechnung
Po ukończeniu pierwszego etapu prac (np. wykończenie 30% robót) wystaw fakturę zaliczkową. Kliknij Utwórz fakturę, wybierz typ: Abschlagsrechnung, przypisz do utworzonego wcześniej projektu. W pozycjach wpisujesz wartość wykonanych do tej pory prac — np. "Roboty murarskie — etap 1" — 5.000 € netto. Sfinalizuj i wyślij do klienta.
Na fakturze zaliczkowej koniecznie widnieje adnotacja "Abschlagsrechnung zu Bauvorhaben [nazwa]" — aplikacja dodaje ją automatycznie. Klient musi wiedzieć że to nie jest faktura końcowa.
- 3
Wystawiaj kolejne Abschlagsrechnungen w miarę postępu
Typowo przy projekcie budowlanym wystawia się 3-5 zaliczek — np. po ukończeniu fundamentów (20%), ścian (50%), dachu (75%) i prac wykończeniowych (90%). Każda kolejna Abschlagsrechnung jest wystawiana tak samo, a w karcie projektu widzisz sumę dotychczasowych zaliczek.
- 4
Na koniec: wystaw Schlussrechnung
Gdy projekt jest zakończony i odebrany przez klienta, wystawiasz fakturę końcową. Kliknij Utwórz fakturę, wybierz typ: Schlussrechnung, przypisz do tego samego projektu. W pozycjach wpisujesz pełną wartość projektu (całość prac — łącznie z tym co już zafakturowałeś w zaliczkach). System automatycznie wylicza sekcję "Abzgl. bereits erhalten" — sumę wszystkich zaliczek — i pokazuje pozostałą kwotę do zapłaty (Forderungsbetrag).
Przykład: projekt 30.000 €, zaliczki 5k + 10k + 10k = 25k. Schlussrechnung pokazuje: **Wartość projektu 30.000 €** minus **Odliczenia zaliczek 25.000 €** = **Do zapłaty 5.000 €**. Klient płaci tylko pozostałe 5k, nie całe 30k.
- 5
Sprawdź sumy w karcie projektu
Po wystawieniu Schlussrechnung wejdź w Projekty i kliknij swój projekt. Zobaczysz tabelę: wszystkie faktury zaliczkowe i końcowa, ich kwoty, statusy (zapłacone, przeterminowane), oraz bilans projektu: łączna wartość, ile zapłacono, ile zostało. Możesz zamknąć projekt (Archiwizuj) gdy wszystko jest opłacone.
Uwaga: podstawa prawna — §14 UStG i HOAI
Zasady fakturowania etapowego są regulowane przez:
- §14 UStG — wymogi formalne faktur (w tym Abschlags- i Schlussrechnung)
- HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure) — stawki i etapy dla architektów i inżynierów
- VOB/B (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) — zasady odbioru prac w budownictwie
Faktura zaliczkowa bez oznaczenia "Abschlagsrechnung" albo faktura końcowa bez odliczenia zaliczek mogą być zakwestionowane przez Finanzamt przy kontroli podatkowej.
VAT na zaliczkach
Każda Abschlagsrechnung zawiera swój VAT — nie odkładasz rozliczenia VAT do Schlussrechnung. Przykład:
- Abschlag 1: 5.000 € netto + 950 € VAT = 5.950 € brutto → VAT odprowadzasz w bieżącym okresie
- Abschlag 2: 10.000 € netto + 1.900 € VAT = 11.900 € brutto → VAT za ten okres
- Schlussrechnung: pełne 30.000 € netto + 5.700 € VAT = 35.700 € brutto. System odliczy dotychczasowe 25.000 € netto + 4.750 € VAT (już zapłacone) = pozostaje 5.000 € netto + 950 € VAT
Dzięki temu księgowość jest spójna, a klient nigdy nie płaci VAT dwa razy.
Reverse charge §13b w projekcie
Jeśli klient jest firmą budowlaną z Freistellungsbescheinigung (reverse charge), ustawiasz to w karcie kontrahenta raz, a wszystkie faktury w projekcie (zaliczki i końcowa) są automatycznie bez VAT z oznaczeniem "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers". Szczegóły: Reverse Charge §13b UStG w budownictwie.